Case Study. ELO 4 Lobos Digitale Verwaltung für soziale Institutionen

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1 Case Study. ELO 4 Lobos Digitale Verwaltung für soziale Institutionen

2 Alles aus einer Hand Ausgangslage Als innovatives Technologie-Unternehmen entwickelt die Lobos Informatik AG effiziente und wirtschaftliche Informatik-Lösungen für KMU aus Handel, Industrie und Dienstleistung sowie für soziale Institutionen. Gleichzeitig bieten Sie alle Arbeitsschritte rund um die Realisierung von ERP-Projekten an, von der Konzeption bis zum Abschluss. Bei der Umsetzung der individuellen Bedürfnisse der Kundschaft wird auf höchste Qualität gesetzt der Unternehmenserfolg beruht auf der Zufriedenheit der Kunden. Die jahrzehntelange Erfahrung, die Verlässlichkeit und das Engagement schaffen Vertrauen und bilden das Fundament zur langfristigen, erfolgreichen Zusammenarbeit. Herausforderungen Schnelligkeit und Effizienz sind mehr denn je Grundpfeiler der Wettbewerbsfähigkeit. Ausserdem verlagert sich der Informationsfluss immer weiter in den elektronischen Bereich. Bei der immens wachsenden Flut an Daten ist Ordnung im Bereich der digitalen Verwaltung von Dokumenten unverzichtbar. Lösung Durch das Zusammenspiel mit ELO wird die Branchen-Software Lobos 3.X für Pflegezentren, Institutionen für Menschen mit Behinderung und Spitex mit einem leistungsfähigen Archivierungs- und Dokumentenablagesystem ergänzt. Mit dem massgeschneiderten Kreditoren-Workflow wird der Rechnungs-Prüf- und Freigabeprozess nun volldigitalisiert und hocheffizient gestaltet. Die automatische Übernahme der Lobos-Ausgangsdokumente wie Fakturen, Mahnungen und Lohnabrechnungen reduzieren den Ablageaufwand enorm und unterstützen die Revisionssicherheit. Beliebige weitere Dokumente können z.b. ins Bewohner- oder Pflegedossier abgelegt werden

3 «Die jahrelange Zusammenarbeit von Lobos und Optive zahlt sich aus und bringt einen grossen Nutzen.» Udo Hacker, Projektleitung Lobos Informatik AG Highlights Gesetztes konforme Ablage Dokumente aus Lobos 3.X werden automatisch in ELO gesetzeskonform revisionssicher archiviert. Dazu gehören Fakturen und andere ausgehende Dokumente wie Lohnabrechnungen. Automatische Kreditoren Erkennung Durch OCR-Erkennung werden die wichtigsten Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsbetrag und Bankverbindung automatisch erfasst. Über eine Schnittstelle werden diese Daten von ELO nahtlos an Lobos übergeben. Kreditoren Workflow Freigabe Über das Optive DocPortal können Rechnungen geprüft und freigegeben werden. Danach werden diese an die Buchhaltung weitergeleitet und beglichen. Sämtliche Schritte des Arbeitsablaufs sind im System hinterlegt und können zentral koordiniert werden. Bewohnerdossier Über die integrierten Ablagefunktionalitäten können diverse Dokumente im Bewohnerdossier oder im Pflegemanager (elektronische Pflegedokumentation) festgehalten werden. Dazu gehören Verträge, Patientenverfügungen, Vorsorgeaufträge, Laborberichte usw., schlicht und einfach alles, was man sonst noch ablegen möchte. Andreas Bischofberger, Geschäftsführer Bereich Lobos 3.X

4 Funktionsübersicht der ELO 4 Lobos Schnittstelle Vollautomatische Ablage ausgehender Dokumente wie Fakturen, Mahnungen, Lohnabrechnungen usw. Vollautomatische Ablage beliebiger Beilagen über die ELO DropZone Direkter Aufruf der Belege aus Lobos 3.X Automatische Archivierung von Kreditoren und Buchungsbelegen Archivierung beliebiger Personaldokumente Archivierung beliebiger Bewohnerdokumente Archivierung beliebiger anderer Dokumente wie z.b. Verträge, Korrespondenz usw. Optive Capture Fibu, einfache Rechnungserkennung inkl. OP-Generierung in Lobos 3.X Optive DocPortal, Kontierung und Freigabe von Kreditoren Rechnung Hinweis: Der Umfang der Schnittstelle ist abhängig von den gewählten Paketen.

5 ELO next Generation by Optive TM Belegbezogene Dokumentenablage Einfache und schnelle Ablage unterschiedlicher Dokumententypen zu einem bestehenden Lobos Beleg per Drag & Drop. Belege- oder Personenbezogene Dokumentensuche Noch effizienter nach sämtlichen archivierten Dokumenten suchen und beliebigen Inhalt finden. Beispiel Archivstruktur

6 Sie wollen die Prozesse digitalisieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Mit dem bewährten Software-Paket ELO von Optive wird die verbreitete Branchenlösung Lobos 3.X optimal ergänzt. Das Software-Paket ist ab sofort bei Optive erhältlich. Über Optive Wir tun, was wir können. Und wir können, was wir tun. Nicht zuletzt dank unserer Kunden. Seit unserer Gründung im Jahr 2000 haben wir vieles über die Bedürfnisse und Ansprüche im geschäftlichen Alltag gelernt. Heute können wir darum als Gesamtdienstleister alle Schritte des Dokumentenmanagements (DMS / ECM), der Archivierung und der Workflowoptimierung abdecken. Von der Beratung über die Installation und die Schulung bis hin zum Support. Möchten Sie mehr über uns und unser Angebot wissen? Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne. Certified System I S O Optive AG Frauenfelderstrasse Wängi Optive AG Limmatquai Zürich info@optive.ch