Fallbeispiel Software

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1 H. Hartmann GmbH & Co. KG Viehhofstraße Wuppertal Telefon Fallbeispiel Software Archivierung mit BvLArchivio bei Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG aus Wuppertal Mit Unterstützung von Hartmann Bürotechnik und dem Einsatz von BvLArchivio einem serverbasierten Komplett-System für digitale Dokumenten-Archivierung konnten Lagerkapazität geschaffen, die Papierware reduziert und Abläufe optimiert werden.

2 Hartmann Bürotechnik Mit unserem Produktportfolio im Bereich Software haben wir eine individuelle Lösung, die zu Ihrem Unternehmen und Ihren Vorstellungen passt. Als herstellerunabhängiger Anbieter haben wir unser Software-Portfolio so aufgestellt, dass wir Ihnen eine individuelle und wirtschaftlich effektive Lösung präsentieren können und das unabhängig davon, welche Hardware Sie im Bereich Bürokommunikation nutzen. In diesem Fallbeispiel stellen wir Ihnen BvLArchivio, ein serverbasiertes Komplett-System für digitale Dokumenten-Archivierung bei dem Wuppertaler Unternehmen Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG vor. Und veranschaulichen Ihnen, wie mit Hilfe von BvLArchivio, Lagerkapazität geschaffen, die Papierware reduziert und Abläufe optimiert werden konnten. Über Hartmann Bürotechnik Wir sind ein zukunftsorientiertes, mittelständisches und inhabergeführtes Dienstleistungsunternehmen im Bereich Vertrieb und Service von Paper-Output und Dokumentenmanagement Produkten. In dieser, sich stetig wandelnden, Technologie-Branche haben wir uns auf die Spezialisierung und Qualifizierung von innovativen Technologien im Bereich Workflow-Management und Netzwerkintegration von Hard- und Software fokussiert. Unser Produktportfolio bzw. Dienstleistungssegment reicht von einfachen Kopierern, Druckern und Faxsystemen über multifunktionale Systeme bis hin zu Komplettlösungen im Bereich Paper-Output und Dokumentenmanagement. Unterstützt werden wir dabei von namhaften Partnerunternehmen wie Canon, Ricoh und Lexmark, sowie ELO beim digitalen Dokumentenmanagement. 1

3 Über das Unternehmen Die Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG ist ein international agierendes, mittelständisches Unternehmen mit Hauptsitz in Wuppertal. Seit der Gründung im Jahre 1961 etablierte sich die Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG als weltweit marktführendes Unternehmen im Handel mit rostfreien Komponenten aus Edelstahl, Aluminium und Sonderwerkstoffen. In Wuppertal beschäftigt das Traditionsunternehmen rund 200 Mitarbeiter an zwei Standorten der Emil-Wagener-Strasse und der WASI-Strasse und verfolgt somit ein Zwei-Standort-Logistikkonzept. 2

4 Die Aufgabenstellung Gerade bei einem global operierenden Unternehmen im produzierenden Gewerbe fallen eine Vielzahl an Papierdokumente für die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse und abläufe an. Seit vielen Jahren hat die Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG zur Bewältigung des enormen Dokumentenaufkommens eigene Lagerkapazitäten an dem Standort Emil-Wagener-Strasse in Wuppertal-Heckinghausen geschaffen. Bedingt durch die rechtliche 10-jährige Aufbewahrungsfrist, hatten sich rund 300 Paletten mit Ordnerweise Dokumentenware in den Lagerräumlichkeiten angesammelt. Wir hatten in unserem Lager mittlerweile ca. 300 Paletten an Papierware für Dokumente, Verträge und Geschäftsvorgänge, berichtet Karlheinz Schreiber, Geschäftsführer der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG. Zudem wollen wir unsere Standorte von zwei auf einen reduzieren. Grund genug um sich nun endlich um dieses Papier zu kümmern. Ziel war es, zum einen den geplanten Umzug mit dieser Masse an Papier nicht unnötig zu belasten und zum anderen eine kompatible und flexible digitale Lösung für das Dokumentenaufkommen, auch für zukünftige Abläufe, zu schaffen und zu optimieren. Weitere Anforderungen an die Lösung schildert Daniel Gellert, IT-Leiter der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG: Das System soll einfach zu implementieren sein. Zudem dürfen die bestehenden IT-Abläufe nicht gestört werden und natürlich soll die Lösung auch kostengünstig sein. Ihm ist besonders wichtig, dass die Dokumente revisionssicher archiviert und im Anschluss ein einfacher und schneller Zugriff auf die archivierten Dokumente durch die Mitarbeiter der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG ohne enormen Zeitaufwand erfolgen kann. 3

5 Die Lösung Im Fokus standen demnach eine einfache, kostengünstige Installation, die Datensicherheit, ein schneller und einfacher Zugriff auf die gescannten Dokumente und des Weiteren durften die internen Abläufe nicht beeinträchtigt werden. Auf Basis dieser Vorgaben entschied sich die Hartmann Bürotechnik die Dokumentenarchivierung von BvLArchivio bei der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG vorzustellen und zu implementieren. BvLArchivio ist ein serverbasiertes Komplett-System, mit dem sich die gesamten Dokumente rechtskonform, digital verwalten lassen, ohne eine zusätzliche installierbare Software zu verwenden, wodurch auch keine weiteren Lizenzkosten anfallen. Das System arbeitet Betriebssystem- und Hardware-Unabhängig. Weiterhin erfolgt die Sicherung der Daten gespiegelt und vollautomatisiert mit einer Bit Verschlüsselung auf mindestens drei Datenträgern. BvLArchivio ist eines der wenigen Systeme, das nach PS880 zertifiziert und zulässig für das deutsche Handels- und Steuerrecht ist, sodass eine revisionssichere Dokumentenarchivierung gewährleistet werden kann. Zusätzlich wurden bei Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG zwei Canon Hochleistungsscanner eingesetzt, welche bis zu 100 Seiten pro Minute scannen können. Damit der Arbeitsaufwand vom Einscannen und der Verschlagwortung zum Archivieren möglichst gering gehalten werden konnte, wurde beim Scannen ein Befehlsblatt mit eingescannt, auf dem das Archivierungsziel, die Verschlagwortung und die Art der OCR (Schrifterkennung im archivierten Dokument) mit angegeben wurde. Mit dieser Art der Archivierung ist ein schnelles und sicheres Wiederfinden der Dokumente gewährleistet. Die Suche der archivierten Dokumente erfolgt über einen beliebigen Web-Browser, indem man eine Suchmaske öffnet und anhand von Schlagworten oder Inhalten über eine sog. Volltextsuche sich das gewünschte Dokument anzeigen lassen kann. Zudem kann eine Verschlüsselung nach Abteilungen (Geschäftsleitung, Buchhaltung, Personal, usw.) erfolgen, sodass nur die Fachabteilung Zugang zu den Dokumenten hat, die diese einsehen darf. Trotz der benutzerdefinierten Zugriffsrechte, kann jeder Benutzer Dokumente digitalisieren und ablegen. 4

6 Das Ergebnis Durch den Einsatz von BvLArchivio und einem damit verbundenen 6 Terabyte Speichervolumen, können bei der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG ca. 60 Mio. Dokumente digitalisiert und somit die rund 300 Paletten an Papierware auf ca. 0,08 Kubikmeter reduziert werden. Zudem wurde mit BvLArchivio eine kompakte, flexible und kostengünstige Lösung gefunden, die durch ihre einfache und schnelle Installation die internen Unternehmensabläufe nicht beeinflusst und eine entsprechende Datensicherheit gewährleistet. Fazit Karlheinz Schreiber Geschäftsführer der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG Wir haben uns bewusst, aus mehreren Gründen, für ein regionales Unternehmen, für die Hartmann Bürotechnik, entschieden: Zum einen um den Service nutzen zu können, den uns nur ein Unternehmen bieten kann aufgrund der örtlichen Nähe. Zum anderen haben wir bereits seit 2 Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Hartmann Bürotechnik sammeln können, die genau das bewiesen hat: Wenn wir sie brauchten, waren die Mitarbeiter der Hartmann Bürotechnik schnell bei uns. Vor allem auch im Hinblick auf den neuen Standort, den Umzug und die damit verbundenen Veränderungen sehen wir in Hartmann Bürotechnik einen flexiblen Partner, der sich schnell und gut an die neue Umgebung anpassen kann. Mehr erfahren Sie im Video unter hartmann-gmbh.de Unter haben wir zusätzlich ein Video mit Einblicken in die Funktionsweise und Einsatz von BvLArchivio bei der Wagener & Simon WASI GmbH & Co. KG bereitgestellt. Erfahren Sie von Karlheinz Schreiber (WASI), Daniel Gellert (WASI) und Andreas Bryx (Hartmann Bürotechnik) mehr zu BvLArchivio und warum genau diese Software auch für Ihr Unternehmen eine optimale Lösung sein kann. 5

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