Prozessoptimierung als Erfolgsgarant

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1 RONDO FOOD GmbH & Co. KG Anwenderbericht Prozessoptimierung als Erfolgsgarant «Auf der Basis unserer elektronischen Dokumenten-Workflows und unserer Dokumenten- Archive, haben wir unser wichtigstes Ziel verwirklicht: Alle Mitarbeiter nutzen die gleichen Standards und Werkzeuge an identischen Arbeitsplätzen. Alle Kollegen arbeiten weitestgehend ohne Papier. Anders wäre die Verbindung unserer drei Standorte zu einer Organisation überhaupt nicht möglich.» Helge Gräfen, IT-Beauftragte, RONDO FOOD GmbH & Co. KG

2 Prozessoptimierung als Erfolgsgarant Durch das Etablieren von Standards für seine elektronischen Dokumenten-Workflows verbindet RONDO FOOD GmbH & Co. KG effizient und kostensparend seine drei Standorte zu einem Unternehmen. Die Herausforderung RONDO FOOD strebt an, alle seine Geschäftsprozesse papierlos abzubilden. Das Management möchte dieses Ziel durch die kontinuierliche Verbesserung aller Arbeitsprozesse erreichen. Dafür haben die Verantwortlichen zunächst damit begonnen das gesamte Unternehmen auf papierlose Dokumenten-Workflows umzustellen. Alle Informationen auf Knopfdruck Die Intention der Geschäftsführung ist es, die drei Standorte zu einer einzigen und durchgängigen Organisation zu verbinden. Hier soll jeder Mitarbeiter auf jede für ihn relevante Information auf Knopfdruck digital zugreifen können ohne Recherche in Aktenordnern, in Papierstapeln oder Nachfragen bei den Kollegen. Um diese Ziele zu verwirklichen, handelt RONDO FOOD im besonderen Maße technologie- und prozessgetrieben. Der Einsatz von modernsten Informationstechnologien ist selbstverständlich ein DMS soll Standorte und Mitarbeiter zu einer Einheit verbinden. Da das Unternehmen auf eine eigene IT-Abteilung verzichtet, ist das Management auf den Echtzeit-Support und die Rundum-die-Uhr-Administration seiner Dienstleister angewiesen. Viele Unternehmen können überhaupt nicht mehr anders, als ihre Organisation papierlos und mit elektronischen Prozessen zu managen. Bei der Umsetzung dieser Vorgaben scheitern sie jedoch häufig beim Aufsetzen der elektronischen Workflows oder dem Integrieren der Software in ihre bestehende IT. Wir haben unsere Ziele erreicht. Die Standorte sind miteinander verbunden, wir haben überall gleiche Standards etabliert. Wir können die Qualität unserer Produktion und unserer Prozesse jederzeit belegen. Obwohl wir international in drei Niederlassungen arbeiten, sind wir ein Unternehmen. Helge Gräfen IT-Beauftragte RONDO FOOD GmbH & Co. KG

3 Die Lösung Die standortübergreifende Lösung RONDO FOOD hat das DMS im Jahr 2008 eingeführt. Inzwischen arbeiten mehr als 120 Mitarbeiter mit DocuWare, die rund 600 Dokumente pro Tag bearbeiten und archivieren. Dafür nutzen sie Funktionen vom Prozessmanagement bis zur Archivierung. Sechs Jahre nach dessen Einführung hat das Management das Hauptziel erreicht: Die Papierdokumente sind fast vollständig aus der Organisation verschwunden. Die Poststelle scannt die gesamte Eingangspost und verteilt diese über das DMS-System an die Mitarbeiter. Außerdem digitalisieren die Fachabteilungen Lieferscheine sowie Frachtpapiere und tauschen Dokumente aus Rechnungsläufen und Buchhaltung elektronisch aus. Auch die Personalakten wurden digitalisiert und liegen sicher in einem separaten elektronischen Archiv. Über insgesamt vier Dokumenten-Archive sind alle Standorte und Abteilungen miteinander verbunden. Die Mitarbeiter greifen über Webclient auf die Dokumente zu, die auf den Servern in der RONDO FOOD Zentrale in Krefeld liegen. Das gesamte System läuft auf Windows 2012 R2. Die Spezialisten von Alos Solution administrieren das DMS- System zuverlässig. Automatisierte, digitale Dokumentenablage Das DMS ergänzt das Warenwirtschaftssystem. Um zum Beispiel die Lieferscheine in DocuWare automatisch abzulegen, werden diese bei Erstellung mit einem EAN-Code versehen. Die Lieferscheine werden ausgedruckt und durch den Versand bearbeitet und unterzeichnet. Danach werden diese Dokumente über ein MFP-Gerät eingescannt und über den Alos Flow verschlagwortet und abgelegt.

4 Lösung Alos Flow erkennt das Dokument über den EAN-Code und zieht sich Informationen für die Ablagemaske über eine Datenbank, die vom ERP-System zur Verfügung gestellt wird. Archiviert mit dedizierten Zugriffsrechten Mit Unterstützung von Alos Flow belegt RONDO FOOD die Geschäftsprozesse aus dem QAD-Warenwirtschaftssystem anhand der gescannten Dokumente im DocuWare-Archiv unabhängig vom Standort der Mitarbeiter. Für die irische Tochtergesellschaft ist ein DocuWare-System auf Englisch aufgesetzt. Hier legen die Irischen Kollegen die englischsprachigen Dokumente ab. Das Archiv ist mit allen nötigen Funktionen ausgestattet und komplett englischsprachig installiert. In einem dritten DocuWare-Archiv speichert die HR-Abteilung die vertraulichen Akten und schützt diese so vor unberechtigtem Zugriff. Das Management arbeitet mit einem vierten Archiv. Die Buchhaltung arbeitet in dem allgemeinen Archiv mit separaten Berechtigungen.

5 Das Ergebnis Prozesse schnell, unkompliziert und reibungslos Im direkten Vergleich zu ihren Mitbewerbern aber auch beim Kontakt mit ihren Partnern oder Kunden erfahren die RONDO FOOD Mitarbeiter wie schnell, unkompliziert und reibungslos ihre Prozesse laufen. Bei Anfragen von Kunden, Lieferanten oder im Falle eines Audits können alle Mitarbeiter auf die Dokumente eines Vorganges zugreifen und sofort kompetent Auskunft geben. Mit zwei oder drei Klicks sehen die Mitarbeiter alle Informationen. Unser Management hat das entscheidende Ziel erreicht und die drei Niederlassungen über das Dokumenten-Management zu einer Organisation verschmolzen, sagt Helge Gräfen. Wenn wir heute noch mit Papierprozessen arbeiten würden, wäre unser jetziges Geschäftsmodell nicht konkurrenzfähig.

6 Projekt-Eckdaten Die Herausforderung RONDO FOOD ist technologieorientiert. Interne Prozesse hat der Snackfutterhersteller komplett digital abgebildet. Da das Unternehmen ohne operative IT-Abteilung arbeitet, verlangt das Management, dass seine Technologie-Partner zuverlässig Support leisten und sofort auf Probleme reagieren. Alos Solution garantiert diesen Service. Die Lösung RONDO FOOD GmbH & CO. KG nutzt eine DocuWare-Installation, die Alos Solution administriert und wartet. Interne Prozesse hat der Snackfutterhersteller komplett digital abgebildet. Da das Unternehmen ohne operative IT-Abteilung arbeitet, verlangt das Management, dass seine Technologie-Partner zuverlässig Support leisten und sofort auf Probleme reagieren. Alos Solution garantiert diesen Service. Einsatzbereiche Alle Abteilungen nutzen DocuWare; die integrierte DMS-Lösung bildet interne Prozesse ab und kommt auch in der Produktion und dem Labor zum Einsatz. Die Vorteile Der Wegfall der Papierdokumente schont nicht nur die Umwelt, sondern die elektronischen Dokumenten- Workflows beschleunigen Geschäftsprozesse, reduzieren Fehlerquellen und Kosten. RONDO FOOD hat auf Basis eines Kaizen-Projektes ein DMS-System eingeführt und damit viele Abläufe im Unternehmen verbessert.

7 Alos Solution / RONDO FOOD RONDO FOOD Die RONDO FOOD GmbH & Co. KG produziert ein umfangreiches und innovatives Sortiment von qualitativ hochwertigen Snackprodukten für Hunde und Katzen. Vermarktet werden diese weltweit als Private-Label- Produkte unter den Eigenmarken bedeutender Handelsunternehmen und Industriepartner. Das Familienunternehmen mit 550 Mitarbeitern verfügt über drei moderne Produktionsstätten und ist Teil eines Netzwerks mehrerer europäischer Hersteller unterschiedlicher Snacks und Leckereien. Der Erfolg der RONDO FOOD basiert auf Vertrauen, Verlässlichkeit und Fairness in den Geschäftsbeziehungen ebenso wie auf einer effizienten und leistungsfähigen Produktion. Mit der Implementierung des DMS DocuWare durch Alos Solution garantiert RONDO FOOD den reibungslosen und transparenten Workflow an seinen drei Produktionsstandorten Krefeld, Halle (Saale) und Arklow in Irland. Die Betriebe arbeiten kosteneffizient, da die Organisationsund Produktionsabläufe im Rahmen verschiedener Projekte ständig optimiert werden. Enterprise Content Management mit DocuWare Prozesse lassen sich in jedem Unternehmen mit DocuWare automatisieren und verbessern. DocuWare- Lösungen zeichnen sich durch eine sehr einfache Installation, Administration und Bedienung sowie sehr niedrige Total Cost of Ownership (TCO) aus. Unabhängig von Format und Quelle vereint das ECM beliebige Papierdokumente und elektronische Daten, zum Beispiel Belege, Briefe, Zeichnungen, Dateien und s in einem zentralen Dokumenten-Pool. Schon die Basisversion verfügt über alle Funktionen, um Dokumente zu erfassen, zu bearbeiten und zu verwalten. Via Internet steht das zentrale Archiv weltweit rund um die Uhr allen Berechtigten zur Verfügung. Das ECM zeichnet sich durch höchste Sicherheit, maximale Skalierbarkeit und flexible Integrierbarkeit aus. Es ist in 16 Sprachen erhältlich. Die Zahl der Installationen beträgt mehr als weit über Anwender arbeiten täglich mit DocuWare. Alos Solution WE MANAGE INFORMATION Alos Solution ist ein führender Integrator von Capture und ECM-Lösungen mit über 60 Jahren Erfahrung. Mit rund 100 Mitarbeitern in Deutschland und der Schweiz betreut das Systemhaus mehrere tausend Kunden mit teils weltweiten Installationen. Die Kernkompetenzen des Integrators sind das Realisieren von intelligenten Datenerfassungslösungen mit vollautomatisierten Workflows und ECM inklusive gesetzeskonformer Archivierung. Für seine Kunden analysiert und bildet Alos Solution Prozesse unternehmensweit durchgängig digital ab und garantiert, dass elektronische Workflow- sowie ECM-Systeme immer allen relevanten Compliance- Vorgaben entsprechen. In Finanzinstituten und Versandhäusern, bei Telekommunikationsanbietern und insbesondere bei Scan-Dienstleistern verarbeiten Alos Solution Lösungen mehrere Millionen Dokumente pro Tag.

8 Unsere Kernkompetenzen Scan- und Auslesesysteme Belegklassifizierung und Routing Document-Management Invoice-Management Workflow-Management Dokumenten-Scanner Consulting, Projektmanagement Support & Vorort-Service DEUTSCHLAND Dieselstraße 17 D Köln Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) SCHWEIZ Bachstrasse 29 CH-8912 Obfelden Tel.: +41 (0) Fax: +41 (0)