Büroplan Software GmbH & Co. KG büroarchiv Version 4.0

Transkript

1 Büroplan Software GmbH & Co. KG büroarchiv Version 4.0 Dokumentenmanagement für den Mittelstand

2 mit büroarchiv büroarchiv ist als Hardwarelösung kompakt, da die Software in einem Archiv-Server integriert ist. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einer Box- oder einer 19"-Version. Gehen Sie mit uns den Weg der digitalen Transformation! Ein Plugin gibt Ihnen die Möglichkeit direkt in Microsoft OfficeAnwendungen den Ablageordner im Archiv zu wählen und erstellte Dateien und empfangene s zu archivieren. Dateien aus ERP- und Warenwirtschaftsanwendungen können Sie ebenfalls direkt in büroarchiv übergeben. büroarchiv ermöglicht Ihnen durch moderne Technologie u n d u n t e r b e s t i m m t e n Vo r a u s s e t z u n g e n e i n e n Informationszugriff von überall. Greifen Sie auf Ihre archivierten Dokumente und Dateien zu, wann und wo Sie das möchten. büroarchiv erfüllt die Anforderungen der GoBD, ist revisionssicher und zertifiziert durch

3 Optionale Module Sachbearbeitung: Weiterleiten von Dateien an andere Benutzer oder Abteilungen, stempeln von Dokumenten, Dokumente mit Haftnotizen versehen, Vertragsverwaltung Stapelverarbeitung: Scannen von Dokumentenstapeln, die im Archiv anhand eines Trennblattes automatisch wieder gesplittet werden Briefeingang: Druckausgaben (z. B. aus ERP-Systemen) werden automatisch mit einem im System hinterlegten digitalen Briefbogen verschmolzen und als vollständige PDF/A-3 Datei archiviert Erweiterung: s aus büroarchiv versenden, zeitgesteuertes Abrufen von s direkt vom server Workflow: Automatisiertes Weiterleiten von Dokumenten in der Sachbearbeitung nach Setzen vordefinierter Stempel, automatische Eskalation bei Nichtbearbeitung Dateitransfer: Transfer bzw. Übergabe von Dateien aus büroarchiv in vordefinierte Ordner, auf die z. B. DATEV-Anwendungen zugreifen können Zwischenablage: Zurückstellen von Dateien, um sie später mit einer gemeinsamen Indexierung / Verschlagwortung zu archivieren Standardwerte: Effiziente und schnelle Erfassung von Altdatenbeständen, ganz ohne manuelle Nachbearbeitung Mandanten: Anlegen gleichnamiger Abteilungen und Ordner für mehrere Verwaltungseinheiten eines Unternehmens, z. B. ausgegliederte Firmen, max. 5 Mandanten...und viele weitere Module

4 Digitale Archivierung und Dokumentenmanagement BÜROARCHIV IST DIE BRANCHENUNABHÄNGIGE LÖSUNG FÜR DIGITALE A R C H I V I E R U N G U N D D O K U M E N T E N M A N A G E M E N T, M I T D E R S I E EINGESCANNTE DOKUMENTE, DATEIEN UNTERSCHIEDLICHER DATEIFORMATE SOWIE S SCHNELL, EINFACH UND REVISIONSSICHER ARCHIVIEREN DIGITALE ARCHIVIERUNG GESCHÄFTSPROZESSE Archivieren Sie eingescannte Dokumente, Office-Dateien, s und spezifische Dateien mit weit über 150 unterschiedlichen Dateiformaten schnell, einfach und sicher in büroarchiv. Ob Projektverwaltung, Aktenführung, Rechnungsbearbeitung oder spezifische Dokumentenworkflows bilden Sie Ihre Dokumentenprozesse mit büroarchiv praxisnah ab. DOKUMENTENMANAGEMENT ARCHIVIERUNG Leiten Sie Ihre Dokumente bequem an andere Benutzer oder Abteilungen weiter. Egal ob Sie die Dokumente splitten, zusammenführen, stempeln oder mit Notizen versehen möchten, mit büroarchiv haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten Ihre Dokumente zu bearbeiten! Archivierung ist nicht nur notwendig, sondern erleichtert Ihren Arbeitsalltag ungemein. Das umständliche und zeitaufwendige Suchen einer bestimmten hat ein Ende, denn mit büroarchiv finden Sie Ihre gesuchte mit nur wenigen Klicks. Und wann werden Sie digital?

5 Vorteile mit büroarchiv Einfach Kosten reduzieren Sparen Sie sich das herkömmliche und platzraubende Archiv mit Ordnern, Registern, Papier und reduzieren Sie zudem Ihre Druckkosten mittels digitalisiertem Rechnungsversand. Es geht auch ohne Fachwissen Einen ausgebildeten Administrator benötigen Sie für büroarchiv genau so wenig wie besondere IT-Kenntnisse. Das Arbeiten mit büroarchiv erlernen Sie in kurzer Zeit, ohne lange Schulungsphase. Mehr Zeit für das Wesentliche haben büroarchiv befreit Sie von der täglichen Papierflut. Finden Sie Ihre digitalisierten Dokumente sekundenschnell mit nur wenigen Klicks und bearbeiten Sie diese ohne großen Zeitaufwand. Dokumentensicherheit genießen Schützen Sie Ihre Dokumente vor äußeren Einflüssen durch die Digitalisierung dieser und beugen Sie Datenmissbrauch mittels individueller Benutzerrechte vor.

6 Büroplan Software GmbH & Co. KG büroarchiv erhalten Sie bei: HD: Büro- und Kopiergeräte GmbH Merziger Straße Dillingen Tel: / Fax: / info@hd-dillingen.de Büroplan Software GmbH & Co. KG l An der Altenbach 8 l Wachenheim info@bueroplan-software.de l Alle erwähnten Produkt- und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer. Diese Veröffentlichung dient nur zur allgemeinen Information und ersetzt keine eingehende individuelle Beratung. Informationen können auch jederzeit, ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Weiterführende Informationen erhalten Sie bei Büroplan Software GmbH & Co. KG sowie allen Händlerpartnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistung ergeben sich ausschließlich aus den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und Leistungen wird seitens Büroplan weder gewährleistet, noch garantiert oder zugesichert. Der Kunden ist selbst für die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des deutschen Rechts verantworlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck, Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung seitens der Büroplan Software GmbH & Co. KG. Büroplan Software GmbH & Co. KG Alle Rechte vorbehalten.