Rechnungseingangs- Workflow. Rechnungen automatisch erfassen, bearbeiten und archivieren. Prozesse automatisieren und strukturieren

Transkript

1 Individuelle Abläufe definieren, Prozesssicherheit erhöhen Rechnungseingangs- Workflow Rechnungen automatisch erfassen, bearbeiten und archivieren Prozesse automatisieren und strukturieren Manuellen Aufwand reduzieren Kosten nachhaltig senken

2 Der GSD Rechnungseingangs-Workflow ist Ihre sichere Lösung für die automatisierte Erfassung, Prüfung und Verteilung von Eingangsrechnungen Mit dem GSD Rechnungseingangs-Workflow verringern Sie Ihren Aufwand bei der Erfassung und Verteilung eingehender Belege auf ein Minimum. Eingangsrechnungen lassen sich automatisiert oder manuell u.a. zugehörigen Adressen, Bestellungen und Artikeln zuordnen. Durch die integrierte Workflow-Funktionalität definieren Sie Standardabläufe bei Ihrem Rechnungseingangsprozess und erledigen Routineaufgaben somit deutlich schneller. Die durchgängigen Funktionen für die Rechnungserfassung, regelbasierte Formulare, die Belegerkennung und -verarbeitung sowie die regelbasierte Prozesssteuerung erleichtern Ihren Arbeitstag und helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesssicherheit beim Rechnungseingang zu erhöhen. Arbeitsabläufe automatisieren und besser strukturieren Der GSD Rechnungseingangs-Workflow unterstützt Sie bei der Reduzierung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten Ihrer Dokumente in erheblichem Umfang. Eingehende Dokumente können auf Basis vordefinierter, sinnvoll strukturierter Prozesse automatisch an den zuständigen Mitarbeiter bzw. die zuständige Abteilung (mehrere Mitarbeiter) weitergeleitet werden. Manuellen Aufwand reduzieren Das bisherige mühsame Zuordnen von Dokumenten zu zugehörigen Objekten, beispielsweise zu einer Bestellung, entfällt. Denn anhand der Möglichkeit der Inhaltserkennung und der darauf beruhenden automatisierten Zuordnung werden Dokumente digital z.b. mit zugehörigen Adressen, Vorgängen oder Projekten verknüpft. Regelbasierte Prozesssteuerung (RBPS) Belegerkennung und -Verarbeitung (BuV)

3 Kosten nachhaltig senken Liquidität erhöhen Manuelle Zuordnungen und fallspezifische Abstimmungen entfallen in vielen Situationen komplett. Durch die so ersparte Zeit bei der täglichen Arbeit senkt Ihr Unternehmen die Arbeitskosten. Durch integrierte Eskalationsmechanismen können Sie die Liegezeiten der Belege erheblich reduzieren, so dass Sie Skontofristen problemlos einhalten und Ihre Liquidität verbessern. Vollständige Integration und rechtssichere Archivierung Der GSD Rechnungseingangs-Workflow lässt sich nahtlos in die GSD Module für Warenwirtschaft (ERP) und FIBU integrieren. GSD stellt Ihnen darüber hinaus offene Schnittstellen zu ERP- und FIBU-Systemen anderer Hersteller zur Verfügung. Automatischer Datenexport und durchgängige Prozesse werden somit gewährleistet. Sämtliche Dokumente werden nicht einfach in einem Filesystem abgelegt, sondern werden, den Grundsätzen der rechtssicheren Archivierung entsprechend, sicher in Ihrer Datenbank aufbewahrt. Hohe Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit Die enorme Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit der GSD Lösungen ermöglicht es Ihnen, gemeinsam mit GSD den für Ihren Prozess exakt passenden Durchlauf zu realisieren. Damit haben Sie immer nur die Funktionalitäten im Einsatz, die Sie zum jeweiligen Zeitpunkt benötigen. GSD empfiehlt: Fangen Sie klein an und erweitern Sie Ihre Lösung bei Bedarf Schritt für Schritt um neue Funktionsbereiche!

4 Rechnungseingangs-Workflow Funktionsübersicht: Scan-Funktionalität Bei eingehenden Papierrechnungen steht Ihnen mit der Scan-Funktionalität ein umfangreiches Portfolio an unterstützenden Werkzeugen zur Verfügung, z.b.: leistungsfähiger Import von Papier-Dokumenten per Scanner detaillierte Scanner-Ansteuerung integrierter Barcode-Generator manuelle oder automatische Dokumententrennung mittels Barcode oder Trennseiten Volltexterkennung mit OCR Die leistungsfähige OCR-Komponente wandelt für Sie eingescannte Dokumente automatisch in Texte um. Auf dieser Basis lassen sich dann z.b. Daten aus dem Belegkopf einer Rechnung einlesen und per Datenextraktion über das Modul regelbasierte Formulare direkt in die Dialogfelder übernehmen. Regelbasierte Formulare (RBF) Nachdem die eingescannten Dokumente mittels OCR/Texterkennung automatisch in Text konvertiert wurden, erkennt die Funktionalität für regelbasierte Formulare, anhand vordefinierter Formularmasken, Absender und Inhalte der Belege. So können in Eingangsrechnungen die Lieferanten, und auf Wunsch die Belegpositionen, erkannt werden. Auf dieser Basis kann anschließend eine automatische Zuordnung der Rechnung zur zugehörigen Lieferantenadresse erfolgen. Belegerkennung und verarbeitung (BuV) Aufbauend auf den regelbasierten Formularen lässt sich mit der Belegerkennung und -verarbeitung ein automatischer Abgleich zwischen erkannten Belegen und Ursprungsbelegen durchführen, z.b. zwischen Eingangsrechnungen und Bestellungen. Erkannte Belege lassen sich dann weiterverarbeiten. So lässt sich auf dieser Basis z.b. eine Rechnung in der DOCUframe Warenwirtschaft erstellen oder ein Export an ein externes System (z.b. Finanzbuchhaltung) durchführen. Regelbasierte Prozesssteuerung (RBPS) Im Sinne eines elektronischen Workflowsystems erfolgt mittels regelbasierter Prozesssteuerung eine softwaregesteuerte Prüfung, Freigabe und Verteilung der eingehenden Rechnungen. Diese werden entsprechend Ihrer Ablauforganisation bspw. automatisiert an unterschiedliche Abteilungen weitergeleitet. Die Dokumente können anschließend von mehreren Mitarbeitern parallel verarbeitet werden. Die eingehenden Rechnungen, egal ob eingescannte Papierdokumente oder bereits elektronisch empfangene Belege, lassen sich automatisch zugehörigen Objekten zuordnen. Dazu gehört u.a. die sinnvolle Verknüpfung des Dokuments mit: Vorgängen (Auftragsmappen) Projekten Artikeln bzw. Produkten

5 Über GSD GSD Software Flexibel. Gemeinsam. Erfolgreich. GSD Software ist ein deutscher Hersteller von betriebswirtschaftlichen Lösungen für die Bereiche Enterprise Resource Planning (ERP), Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM / XRM), Groupware, Mobile Solutions, Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Business Intelligence und Controlling. Vision Die Vision des 1988 gegründeten Unternehmens ist es, seinen Kunden die Freiheit und Flexibilität zu geben, sich durchgehend auf die Umsetzung ihrer individuellen Bedürfnisse und Prozesse konzentrieren zu können. GSD Software hat sich zum Ziel gesetzt, mit Hilfe von Software und Know-how, alle Abläufe in Unternehmen und jede Kommunikation einfacher, schneller und besser zu machen. Enorme Flexibilität und individuelle Anpassbarkeit Die Basis dafür legt die hochflexible Software, die den Kunden eine am Markt einzigartige Möglichkeit der individuellen Anpassbarkeit bietet. Auf der Grundlage des bereits umfangreichen funktionalen Standards bildet GSD Software gemeinsam mit seinen Kunden sämtliche unternehmensspezifischen Prozesse so ab, dass Kunden aller Branchen produktiver arbeiten können. Transparenz und Investitionssicherheit Respekt und Loyalität in einer partnerschaftlichen Geschäftsbeziehung stehen bei GSD Software an oberster Stelle. GSD Software agiert stets transparent, um ein langfristiges Vertrauensverhältnis aufzubauen. Der nachhaltige Ressourcenumgang und die 100-prozentige Eigenkapitalfinanzierung bieten Stabilität und Sicherheit für eine gemeinsame, erfolgreiche Zukunft. J-18-M-09 GSD Gesellschaft für Software, Entwicklung und Datentechnik mbh Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth (Ofr.) Fon +49 (0) Fax +49 (0) info@gsd-software.com