Papierlos in die Zukunft WebCast Rechnungsworkflow mit APplus

Transkript

1 Papierlos in die Zukunft WebCast Rechnungsworkflow mit APplus Sollten Sie Probleme bei der Übertragung von Bild oder Ton haben, schreiben Sie uns bitte über den Chat oder per an. Danke Udo Prell 1

2 Agenda Allgemein Rechnungseingangsworkflow d.3 mit APplus Thema auslesen von Rechnungen bidirektionale Kommunikation Workflow und APplus elektronische Freigabe von Rechnungen Fazit papierlose Rechnungsbearbeitung Fragen & Antworten Udo Prell Folie 2

3 Wer kennt das... Wo ist die Rechnung, wer hat das bestellt??? Können Sie bitte die Rechnung XY aus der Ablage holen? Sind alle Rechnungen verbucht, damit wir den Monatsabschluss machen können? Wer ist für die Prüfung dieser Rechnung zuständig? Ich kann Ihnen da leider keine Auskunft geben, die Rechnung ist schon in der Zentrale Differenz? 3

4 Ausgangssituation Eingangsrechnungsprüfung konventionell Häufig manueller, intransparenter Prozess Umlauf von Rechnungskopien mit Notizen Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten In welchem Bearbeitungsstatus befinden sich die Rechnungen? Aufwändige Abstimmungen notwendig Schwieriger Zugriff auf die zur Prüfung erforderlichen Unterlagen (Lieferscheine, Bestellungen...) Hoher Aufwand, um Skontoverluste auszuschließen Hektische Monatsabschlüsse usw. Folie 4

5 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Poststelle Erfassen Prüfen / Buchen Freigabe Finanzsicht Öffnen Sortieren Weiterleiten Prüfung Kontierung Zahlungsfreigabe Vorbereitung Manuelle Erfassung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug Sperrgründe auflösen Skontoverlust Verzugszinsen Liquiditätsplanung Monatsabschluss Die Verarbeitung einer eingehenden Papierrechnung kostet Euro Fehlende Transparenz: Unsicherheit wo und bei wem die Rechnung liegt 0,5 % aller Rechnungen gehen verloren Lange Durchlaufzeiten: Allein Kontrolle/Genehmigung können über 14 Tage in Anspruch nehmen Insgesamt können bis zu 41 Tage verstreichen Keine Seltenheit: In 50% der Fälle schlägt die 3-Belege-Prüfung fehl QUELLE: Institut für Wirtschaftsinformatik, Leibniz Universität Hannover Folie

6 Die Lösung: Digitale Rechnungsverarbeitung mit plusflow

7 Scan - Szenarien Posteingang Formular- & Texterkennung autom. Klassifizierung Datenbankvalidierung Datenübergabe (APplus) Scannen man. Korrektur -Lastverteilung -Eskalationsszenarien -Vertreterregelungen -Statistiken -Protokollierung Folie

8 Workflow-Vorteile schneller Rechnungsumlauf Prozesskosten einsparen Transparenz erhöhen Erweiterung um den Bestellprozess im Vorfeld der Rechnung möglich hohe Planungs- und Prozesssicherheit standortübergreifendes Arbeiten ermöglichen Unterstützung bei der Verbuchung Einhaltung von Skontofristen Vertreterregelung Folie 8

9 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Poststelle Erfassen Prüfen / Buchen Freigabe Finanzsicht Öffnen Sortieren Weiterleiten Prüfung Kontierung Zahlungsfreigabe Vorbereitung Manuelle Erfassung mit Bestellbezug ohne Bestellbezug Sperrgründe auflösen Skontoverlust Verzugszinsen Liquiditätsplanung Monatsabschluss Ziele: Kostenreduzierung Kostenreduzierung Vermeidung von Skontoverlusten Einsparung: bis zu 70% bis zu 75% bis zu 60% Folie 9

10 Udo Prell - Vertrieb & Beratung PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ein Unternehmen der paperless group Industriestr. 165a Köln Fon: Fax: Folie

11 Attribute extrahieren Datenbank v1.1 d.velop AG, April 13 Folie Folie 11

12 Attribute extrahieren Datenbank ERP Folie

13 fnetto * fmsatz / 100 = fmbetrag fnetto * (1+(fMSatz / 100)) = fbrutto fnetto + fmbetrag = fbrutto fnetto fmsatz fmbetrag Erg. 19,00 x 262,00/100 = 1380, ,00 x 262,00/100 = 1624, ,20 x 1380,00/100 = 19, ,00 x 1380,00/100 = 1624, ,00 x 19,00/100 = 1624, ,00 x 19,00/100 = 262,00 1 Folie

14 Udo Prell - Vertrieb & Beratung PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ein Unternehmen der paperless group Industriestr. 165a Köln Fon: Fax: Folie

15 Fazit Tiefe Integration in APplus Direkter Zugriff auf das Dokument Bi-direktionale Datenkommunikation Rechnungen mit- und ohne- Bestellbezug! Anbindung Diamant, CSS und Varial möglich Steigerung der Auskunftsfähigkeit Erhöhung der Lieferantenzufriedenheit Einhaltung von Skontofristen Erreichung von Wettbewerbsvorteilen Reduzierung von manuellen Erfassungsarbeiten Standardprozess => Schnelle Implementierung! Folie 16

16 Bei Fragen stehen wir gern zur Verfügung! Axel Schürer (Köln) - Vertrieb & Beratung - Axel.Schürer@ppls.de Udo Prell - Vertriebsleitung - Udo.Prell@ppls.de Michaela Brune - Vertrieb & Marketing - Michaela.Brune@ppls.de Katrin Haneke (Dresden) - Vertrieb & Beratung - Katrin.Haneke@ppls.de Ihre bekannten Ansprechpartner aus dem Hause asseco oder Partner Weitere Informationen Gerne auch individuell vor Ort bei Ihnen! PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ein Unternehmen der paperless group Industriestrasse 165 a Köln Tel.: Mail: Vertrieb@ppls.de Folie 17