Anwendertage WDV2012

Transkript

1 Anwendertage WDV in Pferdingsleben Thema: Wer ist ELSE? Elektronischer Lieferschein & elektronische Rechnung Kunden- & Eigennutzen Referent: Beate Volkmann - Betriebswirtin PRAXIS-Consultant Alles ist möglich! PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

2 Agenda Der Belegfluss Stand heute und wie kann es morgen aussehen Einsparpotential bei der Umstellung auf elektronischen Belegfluss Wer ist ELSE? - Der elektronische Lieferscheindatenaustausch Rechnungen per Mail verschicken ohne Hürden möglich Alles ist sicher mit der WDV-Archivierung PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

3 Der Belegfluss und Ablaufprozess heute Lieferschein wird erstellt - Stationäre Waage - Radladerwaage - Bandwaage - Lieferschein wird manuell unterschrieben Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 45 s Lieferschein wird zur weiteren Bearbeitung übertragen - Kabelgebunden od. Funk - Manuell - Lieferscheine werden manuell zur Verwaltung transportiert Stat. Waage Σ = 0 s Radl. Waage Σ = 0 s Lieferschein kommt in der Verwaltung an - Überarbeitung nach Preisen, nach korrekten Eingaben Ergänzung von fehlenden Inhalten - Lieferschein wird sortiert nach Lieferscheinnummer - Manuelle Eingabe in die Fakturierung Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 60 s 15 s 15 s 05 s 00 s 10 s 02 s 15 s 15 s Lieferschein wird in die Rechnung übernommen Rechnung wird geprüft Rechnung wird zum Versand ausgedruckt und Lieferschein dazu sortiert Rechnung wird kuvertiert Rechnung geht zur Poststelle Rechnung erhält das Wertzeichen nach Verwiegung Rechnung geht in die Ausgangspost Rechnung wird zur Archivierung abgelegt Lieferscheine werden zur Archivierung abgelegt Rechnung wird durch die Post transportiert 05 s 00 s 30 s 30 s 15 s 00 s 10 s Rechnung kommt beim Kunden an Rechnung und Lieferscheine werden beim Kunden ausgepackt Rechnung in Vorordner zur Prüfung Rechnung wird geprüft Rechnung wird in das ERP System eingebucht Rechnung mit Lieferschein wird abgelegt und archiviert Rechnung wird zur Zahlung freigegeben Rechnung wird per Überweisung an Lieferanten bezahlt Σ = 77 s Σ = 1 Min 17 s Je Rechnung Σ = 90 s Σ = 1 Min 30 s Je Rechnung PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

4 Die Kosten im Belegfluss heute Bei einer Betrachtung von 3 Lieferscheinen im Schnitt pro Rechnung Erstellung an der stat. Waage je Lf.-Schein 30 s = 90 s Bearbeitung in der Verwaltung je Lf.-Schein 30 s = 90 s Erstellung der Rechnung je Rechnung = 77 s Gesamtzeit 3x Lieferschein = 180s Gesamtzeit 1x Rechnung = 77 s Gesamtaufwand = 257 s = 4 Min. 17 s Interner Stundenverrechnungssatz Sachbearbeiter mit allen Kosten, Krankheit, Urlaub, Sozialabgaben und Investitionen 35,00 je Stunde. Σ stat. Waage 257 s = 4 Min. 17 s Kosten 2,50 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 3,55 Σ Radlader Waage 392 s = 6 Min. 32 s Kosten 3,81 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 4,86 PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

5 Wir wollen diese Kosten minimieren!!! Lieferscheine werden an der Waage elektronisch unterschrieben & archiviert Druck des eigenen Lieferschein-Exemplars entfällt Lieferscheine werden automatisch für den Kunden in ELSE bereitgestellt Zusammensortieren von Papier-Lieferscheinen für Ablage & Rechnung entfällt Kunde kann den / die gewünschten Lieferscheine in ELSE abholen Rechnung wird elektronisch per Mail verschickt & archiviert PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

6 Der elektronische Belegfluss mit ELSE Lieferschein wird erstellt Stationäre Waage Radladerwaage Bandwaage Lieferschein wird unterschrieben Stat. Waage Σ = 30 s Radl. Waage Σ = 30 s Lieferschein wird zur weiteren Bearbeitung übertragen Kabelgebunden od. Funk Manuell per Stick oder Diskette Lieferscheine werden manuell zur Verwaltung transportiert Stat. Waage Σ = 0 s Radl. Waage Σ = 0 s Lieferschein kommt in der Verwaltung an Überarbeitung nach Preisen, nach korrekten Eingaben Ergänzung von fehlenden Inhalten Lieferschein wird sortiert nach Lieferscheinnummer Manuelle Eingabe in die Fakturierung Stat. Waage Σ = 5 s Radl. Waage Σ = 5 s 15 s 00 s 00 s 00 s 00 s 00 s 00 s 00 s 00 s Lieferschein wird in die Rechnung übernommen Rechnung wird geprüft Rechnung wird zum Versand ausgedruckt und Lieferschein dazu sortiert - entfällt Rechnung wird kuvertiert - entfällt Rechnung geht zur Poststelle - entfällt Rechnung erhält das Wertzeichen nach Verwiegung - entfällt Rechnung geht in die Ausgangspost - entfällt Rechnung wird zur Archivierung abgelegt - entfällt Lieferscheine werden zur Archivierung abgelegt - entfällt Σ =15 s Σ = 0 Min 15 s Je Rechnung Rechnung wird durch die Post transportiert entfällt 00 s 00 s 30 s 30 s 00 s 00 s 10 s Rechnung kommt beim Kunden an Rechnung und Lieferscheine werden beim Kunden ausgepackt - entfällt Rechnung in Vorordner zur Prüfung - entfällt Rechnung wird geprüft Rechnung wird in das ERP System eingebucht Rechnung mit Lieferschein wird abgelegt und archiviert - entfällt Rechnung wird zur Zahlung freigegeben Rechnung wird per Überweisung an Lieferanten bezahlt Σ = 70 s Σ = 1 Min 10 s Je Rechnung PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

7 Die Kosten mit elektronischem Belegfluss Bei einer Betrachtung von 3 Lieferscheinen im Schnitt pro Rechnung Erstellung stat. Waage je Schein 30 s = 90 s Bearbeitung in der Verwaltung je Schein 5 s = 15 s Erstellung der Rechnung je Rechnung = 15 s Gesamtzeit 3x Lieferschein = 105s Gesamtzeit 1x Rechnung = 15 s Gesamtaufwand = 120 s = 2 Min. 0 s Interner Stundenverrechnungssatz Sachbearbeiter mit allen Kosten, Krankheit, Urlaub, Sozialabgaben und Investitionen 35,00 je Stunde. Σ stat. Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Porto 0,00 + Druck 0,00 = 1,16 Σ Radlader Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Porto 0,00 + Druck 0,00 = 1,16 PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

8 Gegenüberstellung der Kosten Stand Heute manuelle Abarbeitung Σ stat. Waage 257 s = 4 Min. 17 s Kosten 2,50 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 3,55 Σ Radlader Waage 392 s = 6 Min. 32 s Kosten 3,81 + Porto 0,55 + Druck 0,50 = 4,86 Stand Morgen elektronische Abarbeitung Σ stat. Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Porto 0,00 + Druck 0,00 = 1,16 Σ Radlader Waage 120 s = 2 Min. 0 s Kosten 1,16 + Porto 0,00 + Druck 0,00 = 1,16 Tageslieferscheine 100 an der Fahrzeug- oder Radladerwaage Daraus resultieren 30 Rechnungen pro Tag Stat. Waage Stat. Waage für Lieferscheinerstellung und Prüfung für Lieferscheinerstellung und Prüfung 60 s = 0,58 = 58,00 (1Std. 40 Min.) 35 s = 0,34 = 34,00 (0Std. 58 Min.) + Rechnungserstellung + Rechnungserstellung 77 s = 0,75 = 22,45 (0 Std. 39 Min.) 15 s = 0,15 = 04,50 (0 Std. 07 Min.) Radladerwaage Radladerwaage Für Lieferscheinerstellung und Prüfung Für Lieferscheinerstellung und Prüfung 105 s = 1,02 = 102,00 (2 Std. 50 Min. 35 s = 0,34 = 34,00 (0 Std. 58 Min.) + Rechnungserstellung + Rechnungserstellung 77 s = 0,75 = 22,45 (0 Std. 39 Min.) 15 s = 0,15 = 4,50 (0 Std. 07 Min.) PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

9 Sagen wir dem manuellen Belegfluss den Kampf an!!! Wie können Kosten minimiert werden bei z.b. 100 Tageslieferscheine an der Fahrzeug- bzw. Radladerwaage Daraus resultieren 30 Rechnungen pro Tag Stationäre Waage Manueller Belegfluß 80,45 Ersparnis 41,95 pro Tag Monatsersparnis bei 20 Arbeitstagen 839,00 In 10 Monaten 8.390,00 Stationäre Waage elektronischer Belegfluß 38,50 Radladerwaage Waage Manueller Belegfluß 124,45 Ersparnis 85,95 pro Tag Monatsersparnis bei 20 Arbeitstagen 1.719,00 In 10 Monaten ,00 Radladerwaage Waage elektronischer Belegfluß 38,50 PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

10 Die Struktur Papier-Lieferschein PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

11 ELSE in der WDV PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

12 ELSE in der WDV PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

13 ELSE aus der Sicht des Lieferanten - Einrichtung PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

14 ELSE aus der Sicht des Lieferanten - Lieferscheine PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

15 ELSE aus der Sicht des Lieferanten - Lieferscheine PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

16 ELSE aus der Sicht des Lieferanten - Lieferscheine Beim Import erfolgt eine automatische Zuordnung der Lieferscheine zum Abnehmer Die Daten zum Abnehmer und Lieferwerk werden automatisch aus dem Lieferschein übernommen Der neue Abnehmer erhält auf Basis der Neuanlage in der Administration automatisch ein Mail mit seinen Zugangsdaten zum ELSE-Portal PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

17 ELSE aus der Sicht eines Abnehmers Bauunternehmen Aus Hamburg Bild-Auszug aus einem Pressebericht PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG 2012

18 Win Win Situation für Lieferant und Kunde Lieferant Kunde Kein heraus - & zusammensuchen von Lieferscheinen mehr für die Rechnung Nie mehr auch nachträglich nach Lieferscheinen suchen müssen Einsparung von Druck- und Versandkosten sowie Arbeitszeit Kein Manueller Eingriff für die Bereitstellung der Lieferscheine nötig Zeit- und Kostenersparnis an vielen, vielen, vielen Stellen wie aufgeführt Wettbewerbsvorteil durch Kundenbindung und Service Kein Kontrollieren mehr ob die Lieferscheine vollständig da sind Wenn doch mal ein Lieferschein gesucht wird ab in ELSE Lieferscheine stehen jederzeit zum Abruf und zur Kontrolle zur Verfügung ELSE stellt die Lieferscheine als XML bereit zur Übernahme ins System Zeit- und Kostenersparnis in der Nacherfassung, Bearbeitung und Kontrolle individueller Zusatznutzen Zufriedener Kunde der den Service gerne zu seinem eigenen Nutzen ausschöpft 18 PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG 2012

19 Elektronischer Rechnungsausgang in der WDV Ihr Nutzen des elektronischen Rechnungsausgangs Kostenreduktion (wie schon aufgeführt ) für Papier / Briefumschläge Toner- / Tintenverbrauchsmaterial Abnutzung Drucker Porto Zeiteinsparung beim kuvertieren der Rechnungen Kürzere Zahlungsziele -> Liquidität PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

20 Rechtliche Hintergründe PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

21 Innerbetriebliches Kontrollverfahren / Checkliste Ist der Aussteller der Rechnung bekannt? Wurde die Lieferung oder Leistung bestellt und bezogen? Sind Angaben korrekt (UST-ID, Steuernummer, Anschrift, Firmierung usw.) Sind Art, Menge und Preis der ausgewiesenen Lieferung / Leistung korrekt Sind alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten Ist die Rechnung rechnerisch korrekt PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

22 Elektronischer Rechnungsausgang in der WDV PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

23 Elektronischer Rechnungsausgang in der WDV Alle Belege Rechnungen Stapeldruck Rechnungen Angebote Stapeldruck Angebote Aufträge Stapeldruck Aufträge Lieferscheine Mehrfachhinterlegung & Kombinationen möglich PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

24 Elektronischer Rechnungsausgang in der WDV PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

25 Sie haben eine neue Rechnung Ihr Kunde bekommt die Rechnung per Mail Hierfür sollte ein separates Postfach eingerichtet sein Die Rechnung kann sofort ins eigene Archivsystem übernommen werden Wahlweise wird diese gedruckt oder über einen Workflow elektronisch weiter verarbeitet Ihr Kunde spart Zeit & Geld Kein Auspacken mehr Ggf. Kein Scannen mehr fürs Archiv Kein Vorsortieren mehr in Postlaufmappen.. PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

26 Das WDV-Archiv Erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen TÜV geprüft Vollständige Ausgangsbelegarchivierung - vollautomatisch Ebenfalls alle Eingangsbelege (wenn Sie elektr. Rechnungen bekommen) Postbox zur Organisation der elektronischen Postlaufmappen inklusive Vollständiger Zugriff auf alle WDV-Daten über Matchcode-Funktionen Dokumente sind dort verfügbar, wo Sie benötigt werden (z.b. Lieferschein) Drag & Drop startet automatisch die Archivierung mit Workflow-Assistent PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

27 Das WDV-Archiv - Postbox Dokumente Ordnerstruktur Schnellansicht Zusatz-Infos PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

28 Das WDV-Archiv - Vorteile Zeitvorteile Schnellere Bearbeitung Eingang/Ausgang/Verteilung Keine zusätzliche separate Belegaufbereitung (kopieren, sammeln, sortieren) Schneller Zugriff, effektive Suche keine Postlaufzeiten/Wegezeiten Sicherheit Effektive und sichere Ablage Kostenvorteile geringer Lagerraum, geringe Lagerkosten geringere Ablaufkosten (realisierte Zeitvorteile) geringere Handlingkosten für Belege Sonstige Dezentrale Erfassung / Auswertung möglich Gleichzeitige Sichtmöglichkeit durch viele Personen PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

29 Alles ist möglich! mit der WDV2012 PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG Lange Strasse 35 D Pferdingsleben / Gotha Tel. (0049) Fax (0049) info@praxis-edv.de PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- und Software- Entwicklung AG