Handbuchauszug. Stapeldruck. Willkommen bei der Praxis Hilfe! Es ist Zeit für die richtige Software!

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1 Handbuchauszug Stapeldruck Willkommen bei der Praxis Hilfe! PRAXIS EDV- Betriebswirtschaft- u. Software Entwicklung AG Lange Str. 35, Pferdingsleben b. Gotha Tel.: /566-0 Fax: / mail: Es ist Zeit für die richtige Software! Produkt: WDV 2007 Abteilung: Dokumentation Verfasser: Jeffrey Ludwig An der Entwicklung beteiligte Mitarbeiter: Simon Scheler, Lars-Uwe Heise, Dirk Howe

2 Inhaltsverzeichnis 1. Stapeldruck temporärer Rechnungsdruck Stapeldruck-Schema speichern... 8 Seite 2 von 8

3 1. Stapeldruck Funktion: Hier können Belege im Stapel gedruckt werden. Optionen sind: Druck offener und/oder bereits gedruckter Debitoren- und / oder Kreditorenbelege, physischer Druck, Nachdruck vorgedruckter Belege oder Vordruck (Stapeldruck ins Leere, nur bei aktiver Lizenz Temporärer Rechnungsdruck ), sowie Eingrenzungen nach Kundennummer, Baustelle und Laufnummer bzw. Fakturennummer des Belegs. Außerdem kann eine Zwischenfaktura gefahren werden, welche nur Rechnungen von Kunden druckt, deren Gesamtbruttobetrag an Rechnungen ein bestimmtes Limit überschreitet und deren letztes Rechnungsdatum außerhalb der ggf. im Kunden- und/oder Baustellenstamm angegebenen Fakturierungsperiode liegt. Druckoptionen (bei aktivem Modul Temporärer Rechnungsdruck ) physischer Ausdruck offener Belege : alle Belege werden auf dem programmweiten Drucker ausgedruckt. Dies ist Standardverhalten, wenn das Modul Temporärer Rechnungsdruck nicht aktiv ist. Vordruck offener Belege : alle offenen Belege erhalten ein Druckkennzeichen; sie werden nicht physisch ausgedruckt, werden vom Programm aber als gedruckt behandelt. Bereits gedruckte Belege (wenn ausgewählt) werden physisch gedruckt. Ausdruck fixierter Belege : Alle mit Punkt 2 vorgedruckten Belege werden physisch ausgedruckt; der Beleg wird vor dem Druck in keiner Form verändert. Offene Belege werden neu gerechnet, Preise werden nur aktualisiert, wenn im Beleg das Kennzeichen keine Preisaktualisierung bei Stapeldruck gesetzt ist (wird standardmäßig bei manuell erfassten Belegen vorgetragen) Seite 3 von 8

4 Offene Debitorenbelege : Es werden alle offenen (noch nicht gedruckten) debitorischen Belege gedruckt, die den evtl. unten angegebenen Eingrenzungen entsprechen. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle offenen Belege gedruckt. Offene Spediteursbelege Es werden alle offenen (noch nicht gedruckten) Spediteursbelege gedruckt, die den evtl. unten angegebenen Eingrenzungen entsprechen. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle offenen Belege gedruckt. Offene Kreditorenbelege : Es werden alle offenen (noch nicht gedruckten) kreditorischen Belege gedruckt, die den evtl. unten angegebenen Eingrenzungen entsprechen. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle offenen Belege gedruckt. Offene Handelsbelege : Es werden alle offenen (noch nicht gedruckten) Handelsbelege gedruckt, d.h. Belege, die im Handelsmodul entstanden sind und nicht über die klassische Verwiegung. Es können zusätzliche Eingrenzungen wie Kundennummer, Baustelle, Laufnummer und Druckdatum des Handelslieferscheins. Gedruckte Debitorenbelege : Es werden alle debitorischen Belege gedruckt, die den unten angegbenen Einschränkungen entsprechen, die aber schon gedruckt und nicht an die Fibu übergeben wurden. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle gedruckten Belege gedruckt. Seite 4 von 8

5 Gedruckte Spediteursbelege : Es werden alle Spediteursbelege gedruckt, die den unten angegbenen Einschränkungen entsprechen, die aber schon gedruckt und nicht an die Fibu übergeben wurden. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle gedruckten Belege gedruckt. Gedruckte Kreditorenbelege : Es werden alle kreditorischen Belege gedruckt, die den unten angegbenen Einschränkungen entsprechen, die aber schon gedruckt und nicht an die Fibu übergeben wurden. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle gedruckten Belege gedruckt. Gedruckte Handelsbelege Es werden alle Handelsbelege gedruckt, die den unten angegbenen Einschränkungen entsprechen, die aber schon gedruckt und nicht an die Fibu übergeben wurden. Werden keine Eingrenzungen angegeben, so werden alle gedruckten Belege gedruckt. Rechnungsdatum : kann das Rechnungsdatum aller beteiligten offenen Belege übersteuern, wird nichts angegeben, so bleibt das Rechnungsdatum des Belegs bestehen Valutadatum : kann das Valutadatum aller beteiligten offenen Belege übersteuern, wird nichts angegeben, so bleibt das Valutadatum des Belegs bestehen Zwischenfakturierung : Ist dieser Haken aktiv, so gelten zusätzlich folgende Einschränkungen: Es werden nur Rechnungen von Kunden fakturiert, wenn die Gesamt-Brutto-Summe aller offenen Rechnungen den unter Brutto-Schwellwert eingegebenen Wert übersteigt Es werden nur Kunden fakturiert, deren letztes Rechnungsdatum einer gedruckten Rechnung vor dem, im Kundenstamm unter Fakturaperiode angegebenen Zeitraum Seite 5 von 8

6 (in Tagen) liegt. Ist für einen Kunden keine Fakturaperiode oder 0 angegeben, so entfällt dieser Punkt. baustellenbezogene Rechnungen, bei denen das Rechnungsdatum der letzten gedruckten Rechnung dieser Baustelle innerhalb der, im Baustellenstamm angegebenen, Fakturaperiode liegt, werden nicht gedruckt. Für Baustellen, für die keine Fakturaperiode oder 0 angegeben ist, entfällt dieser Punkt. Versandart : an dieser Stelle kann definiert werden, für welche Versandart die Ausdrucke erzeugt werden sollen. Sortierung : hier kann ausgewählt werden, in welcher Sortierreihenfolge die Rechnungen gedruckt werden. Alle hier gedruckten oder fixierten offenen Belege werden danach programmtechnisch nicht mehr verändert; sie erhalten keine neuen Lieferscheine und können per Rechnungsausgang in die Fibu exportiert werden. Die Belege können trotzdem im Belegfenster noch manuell verändert werden. Hinweis: Achtung: Beim wiederholten Stapeldruck von gedruckten und/oder fixierten Rechnungen hat die Angabe von Rechnungs- u. Valutadatum keine Auswirkung. Wenn man einen Beleg im Fenster der Belegerfassung öffnet wird, so lange der Beleg nicht durch den Rechnungsausgang gelaufen ist, statt des in der Datenbank stehenden Valutadatum das aktuelle Tagesdatum vorgetragen. Den Belegdrucker ändern Sie unter Programme Druckereinstellung temporärer Rechnungsdruck Der temporäre Rechnungsdruck ist ein Zusatzmodul. Sie haben hier die Möglichkeit, eine Rechnungsnummer zu vergeben, ohne die Rechnung zu drucken. Druckoptionen (bei aktivem Modul Temporärer Rechnungsdruck ) physischer Ausdruck offener Belege : alle Belege werden auf dem programmweiten Drucker ausgedruckt. Dies ist Standardverhalten, wenn das Modul Temporärer Rechnungsdruck nicht aktiv ist. Vordruck offener Belege : alle offenen Belege erhalten ein Druckkennzeichen; sie werden nicht physisch ausgedruckt, werden vom Programm aber als gedruckt behandelt. Bereits gedruckte Belege (wenn ausgewählt) werden physisch gedruckt. Ausdruck fixierter Belege : Alle mit Punkt 2 vorgedruckten Belege werden physisch ausgedruckt; der Beleg wird vor dem Druck in keiner Form verändert. Seite 6 von 8

7 Dieses Modul ist entstanden, da es bei Kunden vorkommt, dass diese mehrere Fakturastandorte haben, aber nur an einer zentralen Stelle die Rechnungen drucken. Sollen Rechnungen ins leere gedruckt werden, so öffnen Sie den Menüpunkt Belegbearbeitung Stapeldruck u. wählen Sie die Option Vordruck (Bepreisung & Fixierung offener Belege). Diesen Punkt erreichen Sie, indem Sie den schwarzen Pfeil am Ende des Feldes anklicken (ist dieser nicht sichtbar, dann fehlt Ihnen entweder die Lizenz oder das Recht auf dieses Modul) Seite 7 von 8

8 Um fixierte Belege auf Papier auszudrucken, wählen Sie den Menüpunkt Ausdruck fixierter Belege. Es werden dann alle Belege ausgedruckt, die den Status vorgedruckt fixiert besitzen. Sie können auch einzelne fixierte Belege ausdrucken, dazu geben Sie die gewünschten Eingrenzungen im Register Debitorenbelege im Bereich Offene Debitorenbelege ein. Hinweis: Beim Druck von fixierten Rechnungen hat die Angabe von Rechnungs- u. Valutadatum keine Auswirkung. Wenn Sie diese Daten ändern möchten, so muss dies manuell im Belegerfassungsfenster erfolgen. Der Menüpunkt physischer Ausdruck offener Belege ist der normale Rechnungsdruck. Hier werden also alle offenen Rechnungen (Belege ohne Rechnungsnummer) direkt auf den Drucker gedruckt. Wenn Sie fixierte Rechnungen erstellt haben u. diese dann aufrufen (Belegbearbeitung Beleg bearbeiten Rechnung), hat diese den Status vorgedruckt / fixiert. Es ist möglich, auch von hier aus eine vorgedruckte Rechnung entgültig zu drucken Stapeldruck-Schema speichern Um ein bestimmtes Schema zu speichern stellen Sie alles so ein, wie Sie es benötigen (z.b. alle offenen Belege bis zu einem Brutto-Schwellwert von 1000 EUR sortiert nach Kundenname). Betätigen Sie anschließend Speichern u. vergeben einen Namen für das entsprechende Abgleichsschema. Folgende Einstellungen sind möglich und wirken sich wie folgt aus: Einstellung Verhalten, wenn aktiviert Verhalten, wenn deaktiviert alle Lieferscheine neu bepreisen Voreinstellung ist, das alle Lieferscheine bei Bepreisung und LFS-Übernahme bepreist werden, unabhängig davon, ob sie bereits bepreist -> vorherige Einstellung aktiviert bereits bepreiste Lieferscheine nicht erneut bepreisen Benutzer kann Voreinstellung ändern wurden oder nicht Voreinstellung ist, das nur Lieferscheine bei Bepreisung und LFS-Übernahme bepreist werden, wenn sie nicht bereits bepreist wurden abhängig von den vorhergehenden Einstellungen, der durchführende Anwender darf die Voreinstellung im Dialog ändern -> vorherige Einstellung aktiviert abhängig von den vorhergehenden Einstellungen, der durchführende Anwender darf die Voreinstellung im Dialog nicht ändern Seite 8 von 8