ALLGEMEINES RECALL-SYSTEM

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1 ALLGEMEINES RECALL-SYSTEM Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 986.

2 Inhaltsverzeichnis. Patienten in den Allgemeinen Recall setzen / aktivieren. Voreinstellung des Allgemeinen Recall-Systems. Erklärung und Aufbau des Allgemeinen Recall-Systems 4 4. Arbeiten / Filterung mit dem Allgemeinen-Recall-System 7 5. Recallpatienten anschreiben / anrufen / / SMS 8 6. Patienten als recalled kennzeichnen 0

3 . Patienten in den Allgemeinen Recall setzen / aktivieren Seite /0 Um Patienten in das Allgemeine-Recall-System von Dampsoft zu bekommen, müssen Sie bei den entsprechenden Patienten folgende Voreinstellungen vornehmen. 4 In der Patientenauswahl unter dem Reiter Recall muss Im Feld aktiv Patient für den Recall aktiviert wird. ein Haken gesetzt werden, wodurch der Des Weiteren tragen Sie im Feld Allg (Allgemein) letzten 0 wieder erscheinen soll) ein. den Recallintervall (die Monate, wann ein Patient nach der Unter Benachrichtigungsstatus können Sie eintragen, wie Ihr Patient benachrichtigt werden soll. Sie haben die Möglichkeiten Ihre Patienten per Brief, Telefon, oder SMS zu informieren. Zusätzlich können Sie unter an Patient). 4 festlegen, an wen die Benachrichtigung gehen soll (Versicherter, Betreuer oder

4 . Voreinstellung des Allgemeinen Recall-Systems Seite /0 Um Voreinstellungen für den Allgemeinen Recall vorzunehmen, klicken Sie bitte im Hauptmenü auf Verwaltung und dort auf Recall. Es öffnet sich der Recall-Dialog, siehe Bildausschnitt unten: Ist der Reiter Allgemein im Vordergrund, befinden Sie sich im Allgemeinen Recall. Sollte bereits der Reiter Spezial um wieder in den Allgemeinen Recall zurückzukehren. im Vordergrund sein, nehmen Sie bitte Kontakt unserem Kundenservice auf Hinweis! Hierzu benötigen sie die Berechtigung, das Generalpasswort zu erfragen. Mit dem Einstellungsrädchen rufen Sie die Voreinstellungen auf. Es öffnet sich folgender Dialog: 4

5 . Voreinstellung des Allgemeinen Recall-Systems Seite /0 Zu : Wiederholung bedeutet: der Patient hat sich seit dem letzten Recall (vor 0 Tagen) keinen Termin geben lassen und war auch nicht zur Behandlung da und wird noch mal für den Recall vorgeschlagen. Zu : Hier legen Sie fest, wie oft der Patient benachrichtigt werden soll und in welchem Abstand (Wiederholungsintervall) Zu : Besuch nicht älter als Es werden nur Patienten im Recall erscheinen, die in den letzten 4 Monaten eine Behandlung hatten. Zu 4 : Aktiviert man dieses Häkchen, wird der Recallintervall in der Titelzeile mit angezeigt, siehe Bildausschnitt, : Bitte beachten Sie, dass nur der obere Bereich dieser gesamten Einstellungen für den Allgemeinen Recall gilt Die anderen Bereiche in diesem Voreinstellungsfenster sind nur für den Spezial-Recall relevant und haben somit für den Allgemeinen Recall keine Auswirkung.

6 . Erklärung und Aufbau des Allgemeinen Recall- Systems Seite 4/ Zu : Hier erscheinen die Patienten, sie können nach Patientennummer oder Patientenname sortiert werden. Sie können den Patientennamen, Geburtsdatum, die Telefonnummer und letzte Behandlung ersehen. Wiederholung: In dieser Spalte wird dargestellt, wie häufig ein Patient schon angeschrieben wurde. Diese Anzahl bezieht sich immer auf den Intervall der letzten 0-Leistung bzw. letzten Behandlung. Unter gedruckt sehen Sie, ob Sie einen Patienten benachrichtigt haben, es erscheint ein J. Zu : Hier erscheinen Ihre gefilterten Patienten (Recallliste). Zu : Über den Button Alle Patienten, Recall-Patienten und Recall-Liste können Sie entscheiden, wie die Liste werden soll. gefüllt Alle Patienten: Hier erscheinen die Patienten der gesamten Praxis, egal ob sie für den Recall aktiviert wurden oder nicht. In dieser Liste haben Sie die Möglichkeit weitere Patienten für den Recall zu aktivieren. Recall-Patienten: Hier erscheinen alle Patienten die für den Recall aktiviert wurden und für die ein Intervall vorhanden ist. Recall-Liste: Hier werden Ihnen die aktuell gefilterten Recall-Patienten angezeigt. Zu 4 : In den Voreinstellungen entscheiden Sie, nach welchen Kriterien Sie Ihre Recall-Patienten filtern möchten.

7 . Erklärung und Aufbau des Allgemeinen Recall- Systems Seite 5/0 letzter 0-Befund: Filtert alle Patienten, für die eine 0, 000 oder eine sonstige Leistung, bei der sich die Befunderfassung öffent, in der Leistungserfassung/KONS/GOZ erfasst wurde letzte Behandlung: Filtert nach der zuletzt erfassten Leistung, egal ob Füllung, WF oder Zahnstein. Recall bis: Hier wird der Zeitraum eingegeben, bis wann Patienten gefiltert werden sollen. Neu filtern: Diese Schaltfläche wird aktiv, wenn Sie Ihre Voreinstellung getroffen haben. Durch Anklicken von neu filtern erscheint Ihre aktuelle Recallliste. Termine drucken: Druckt die Termine der Patienten, sofern Sie sich in der Liste alle Patienten oder Recallpatienten befinden. Hinweis! Patienten mit Terminen erscheinen nicht in der aktuellen Recallliste. Zu 5 : Datenanalyse: Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Datenanalyse Kartei: Über diese Schaltfläche gelangen Sie in die Karteikarte des ausgewählten Patienten. Daten: Über diese Schaltfläche verzweigen Sie in die Patientenstammdaten des ausgewählten Patienten. Austragen: Über diese Schaltfläche können Patienten einzeln ausgetragen werden, nachdem sie angeschrieben oder angerufen wurden (oder per oder SMS benachrichtigt wurden). Nur Patienten mit einem J bei gedruckt können ausgetragen werden. Alle bearbeiteten austragen: Über diese Schaltfläche kennzeichnen Sie Ihre Recall-Patienten als recalled, nachdem Sie Ihre Patienten angeschrieben oder angerufen haben. Nur Patienten mit einem J bei gedruckt können ausgetragen werden. Hinweis! Das Austragen der Patienten ist zwingend notwendig, damit die Patienten auch wieder richtig im Recall erscheinen. Etiketten drucken: Über diese Schaltfläche gelangen Sie in den Bereich der Patientenliste /Serienbriefe und können die Etiketten Ihrer Recall-Patienten drucken. Briefe drucken: Über diese Schaltfläche gelangen Sie in den Bereich der Patientenliste/Serienbriefe und können einen Brief an Ihre Recall-Patienten drucken. Termine aktualisieren: Gilt nur für den Spezialrecall.

8 . Erklärung und Aufbau des Allgemeinen Recall- Systems Seite 6/0 Zu 6 : In diesem Fenster werden die vergebenen Termine des ausgewählten Patienten angezeigt, sofern Sie mit dem elektronischen Terminbuch von Dampsoft arbeiten.

9 4. Arbeiten / Filterung mit dem Allgemeinen- Recall-System Seite 7/0 In dem Allgemeinen-Recall-System setzen Sie zunächst den Punkt bei und entscheiden sich in der Voreinstellung, nach welchem Kriterium, oder Sie filtern möchten. Unter tragen Sie Ihr entsprechendes Datum ein, bis wann gefiltert werden soll. Im Anschluss klicken Sie auf die rot gewordene Schaltfläche. Ihre Recallpatienten werden geprüft und gefiltert, ob Patienten für Ihr Recall-System fällig sind. Es erscheint folgende Meldung: Um eine neue Recall-Liste zu erstellen, müssen Sie auf die Schaltfläche Ja klicken. Wenn Sie dieses Fenster mit Ja bestätigt haben, dann springt der Punkt automatisch auf Recall-Patienten gefiltert und können diese jetzt entsprechend bearbeiten. und somit haben Sie Ihre aktuellen

10 5. Recallpatienten anschreiben / anrufen / / SMS Seite 8/0 Nachdem Ihre Patienten gefiltert worden sind, können Sie jetzt Ihre Patienten bearbeiten, indem Sie Ihren Patienten einen Brief, eine Postkarte, eine , eine SMS schicken oder vielleicht auch telefonisch informieren. Um die Patienten mit einem Brief (oder ggf. nur ein Etikett z.b. für Postkarten) zu informieren, wählen Sie die Schaltfläche Briefe drucken ( Etiketten drucken ) an. Sie gelangen in den Bereich der Patientenliste/Serienbriefe: 4 Zu : In diesem Fenster befinden sich Ihre aktuell gefilterten Recall-Patienten. Zu : Innerhalb dieses Fensters können Sie über die Auswahl zwischen den verschiedenen Benachrichtigungsarten ( , SMS, familienbezogen (sofern Sie mit der Familienverwaltung arbeiten), Briefe) entsprechend filtern und dann Ihre Filterung weiter bearbeiten. Wenn Sie Ihren Patienten einen Brief schreiben möchten, dann können Sie über Briefe editieren einen Brief entwerfen und müssen diesen als Brief oder Formular abspeichern. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit, unsere Dampsoft-Beispiele zu verwenden, dazu müssen Sie über Briefe editieren in die Textverarbeitung gehen und über Text / Auswahl können Sie sich die Beispiele anschauen und bearbeiten. Auch diesen Text müssen Sie als Brief oder Formular neu abspeichern.

11 5. Recallpatienten anschreiben / anrufen / / SMS Seite 9/0 Wenn Sie den Brief gespeichert haben, wählen Sie Ihren Text unter Briefe/Formulare/Vorlage Brief/Vorlage aus und können danach unten links auf Drucken klicken, um die Briefe auszudrucken. Um die Etiketten zu drucken, klicken Sie neben Etikett editieren auf Etiketten drucken. 4 Über das Druckersymbol richten Sie entsprechend Ihrer Angaben des Etiketts Ihre Justierung ein. Über Formular einstellen wählen Sie Ihr Etikett aus. Sollte Ihres nicht dabei sein, haben Sie die Möglichkeit, über die Anwahl Etiketten selbst definiert, das Etikett für den Drucker über definieren mit Angabe der Maße (Breite/ Höhe usw.) zu definieren, siehe folgender Bildausschnitt: Über die Buttons SMS und können Sie die SMS- bzw. - Patienten über die Filterung der Auswahl Recall mit SMS / Recall mit benachrichtigen. Sie klicken auf SMS oder , dann öffnet sich das SMS- Fenster oder der -Client. Dies können Sie nur nutzen, wenn die technischen Voraussetzungen an dem entsprechenden Rechner gegeben sind. Wenn Sie mit der Familienverwaltung arbeiten, haben Sie im Recall-System die Möglichkeit, familienbezogen zu recallen.

12 6. Patienten als recalled kennzeichnen Seite 0/0 Sie haben Ihre Patienten informiert (über die verschiedenen Varianten), dann müssen Sie dem Programm noch mitteilen, dass diese Patienten auch angeschrieben / angerufen worden sind, damit dieses auch in der Kartei des Patienten vermerkt werden kann und Ihre Voreinstellungen (z.b. Wiederholung) zum Tragen kommen können. Wenn Sie einen Brief, ein Etikett, eine SMS, eine verschickt haben, erscheint bei den Patienten unter gedruckt ein J, welches für Gedruckt: Ja steht, also bearbeitet. Um diese Patienten jetzt endgültig als recalled zu markieren, müssen Sie die Patienten austragen, dazu verwenden Sie die Schaltfläche Alle bearbeiteten austragen. Mit dieser Anwahl werden alle gekennzeichneten J -Patienten ausgetragen und somit als recalled gekennzeichnet. Nachdem Sie diese Kennzeichnung durchgeführt haben, haben Sie Ihren jetzigen Recall abgeschlossen und müssen bei der nächsten Filterung Ihre Patienten erneut so bearbeiten, indem Sie bei dem Punkt 4 beginnen. Sofern Sie Ihre Recallliste bearbeitet / ausgetragen haben ist die Liste komplett leer. Hinweis! Bedenken Sie bitte, dass Sie neue Patienten, die recalled werden möchten, immer mit in das Recall-System aufnehmen müssen, siehe Punkt.

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