Electronic Data Interchange

Transkript

1 #1 interface.progressive.evolvable.simply.economical.flexible.intuitive.sap certified.sap HANA proved.s/4hana proved Electronic Data Interchange and your work starts to flow

2 Motivation Die digitale Bereitstellung von Rechnungsdaten bietet sowohl für die Wirtschaft wie für die Verwaltung grundlegende Vorteile: schnellere und effizientere Arbeitsabläufe, geringere Zahlungsverzögerungen sowie niedrigere Druck- und Portokosten. Auf diese Weise wird die Fehlerquote gesenkt, die Transparenz verbessert und die Prozessschritte bei der Rechnungsbearbeitung werden insgesamt beschleunigt. Es ergibt sich ein enormes Potential für Kosteneinsparungen durch den Umstieg von der papierbasierten zur elektronischen Rechnung. Bei hohem Datenvolumen hat sich hier das EDI-Verfahren in der Wirtschaft fest etabliert. EDI ist dann der richtige Weg, wenn in regelmäßigen Geschäftsbeziehungen Massendaten ausgetauscht werden sollen. Voraussetzung sind in der Regel entsprechende bilaterale Absprachen. Vorteile Die elektronische Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung beschleunigt den Freigabeprozess, erleichtert die Einhaltung von Skontofristen und verhindert Dokumentenverlust. Der automatische Abgleich mit dem Bestellwesen reduziert den Bearbeitungsaufwand und spart Arbeitszeit. Die automatische Übernahme von Daten in das Finanzbuchhaltungsund Zahlungssystem vermeidet Fehleingaben beschleunigt die Verbuchung und spart somit Arbeitszeit Die vollautomatische, fehlerfreie geordnete Ablage von Eingangsrechnungen spart Papier durch den Wegfall von Kopien für die Mehrfachablage, spart Platz für Aktenordner, spart Zeit für die manuelle Ablage und erleichtert das Finden abgelegter Rechnungen. #2

3 Voraussetzung Das Einrichten eines EDI Verfahrens ist relativ aufwendig und stellt Unternehmen vor eine Reihe von Herausforderungen. Neben den notwendigen Absprachen mit Lieferanten muss die nahtlose Weiterverarbeitung der eingehenden EDI-Daten gewährleistet werden. Zu bewältigende Aufgaben sind u.a. das Integrieren von EDI-Verfahren in bestehende Rechnungsprüfungs- und Freigabeszenarien, das automatisierte Überführen von EDI-Daten in einen SAP-Beleg, oder auch das revisionssichere Archivieren von EDI-Rechnungen. Das mit der Nutzung von EDI verbundene Kosteneinsparungspotenzial kann nur dann voll ausgeschöpft werden, wenn alle Herausforderungen durch eine umfassende Lösung abgebildet sind und damit alle Rechnungen ohne Medienbruch automatisch verarbeitet werden können.

4 Die Lösung maxflow interface EDI bietet diese automatisierte Verarbeitung.

5 Ab dem Empfang übernimmt maxflow interface EDI die weitere Verarbeitung der Rechnung. Die eingehenden Rechnungsdaten (IDoc) werden an der SAP EDI-Schnittstelle automatisch abgeholt und für die Verarbeitung durch maxflow interface aufbereitet. Es erfolgt die automatisierte maschinelle Verarbeitung, die sog. Rechnungseingangsprüfung auf gesetzliche und betriebliche Pflichtangaben. Außerdem die Vervollständigung der Rechnungsdaten anhand der SAP- Stammdaten. Dazu gehört insbesondere der Abgleich mit dem Bestellwesen und den Wareneingängen. Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung erfolgt automatisch die Vorerfassung bzw. Buchung eines SAP-Beleges. Die nahtlose Weiterverarbeitung im SAP-System, z.b. durch einen Freigabeworkflow wie maxflow invoice management, ist damit sichergestellt. Üblicherweise fehlt in EDI-Verfahren ein lesbares Rechnungsbild für die Sachbearbeiter. maxflow interface EDI kann in diesem Fall aus den strukturierten EDI-Daten ein Rechnungsbild (PDF) generieren. Das Rechnungsbild wird in einem angebundenen Archivsystem abgelegt und mit dem erfassten SAP-Beleg verknüpft. Die Originalrechnung ist damit jederzeit einsehbar und revisionssicher gespeichert. maxflow interface EDI umfasst ein vollständiges Monitoring der durchlaufenen Prozessschritte für alle verarbeiteten Rechnungen, sowie die bewährte Validierungsoberfläche für ein manuelles Eingreifen in den Prozess. Trotz vollständig automatisierter Verarbeitung bleibt maximale Transparenz und Kontrolle über den Prozess gewährleistet. Beck IT GmbH Fürstenzeller Str Passau Tel: +49 (0) Beck IT GmbH GS Hannover Zum Hämeler Wald Lehrte-Arpke Tel. +49 (0) Copyright 2016, Beck IT GmbH info@beck-it.com Alle Rechte vorbehalten maxflow ist eine eingetragene Warenzeichen der Beck IT GmbH SAP, R/3 und NetWeaver sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG Bild #1 vege / fotolia.com Bild #2 adam121 / fotolia.com

6 Interne Verrechnung Mit Hilfe von maxflow interface EDI kann auch der Prozess der internen Verrechnung (intercompany billing) abgebildet werden. Mit der internen Verrechnung können Sie Rechnungen für die Fakturierung zwischen Einheiten innerhalb eines Unternehmens erstellen. Eine interne Verrechnung (IV) ist dann erforderlich, wenn die Einheit, die einen Auftrag erhält, den Auftrag nicht selbst beliefert, sondern die Lieferung von einer anderen Einheit übernommen wird, die demselben Unternehmen, aber einem anderen Buchungskreis angehört. Im Senderbuchungskreis werden die relevanten Fakturen per EDI an den Empfängerbuchungskreis übermittelt. Dort werden die Daten in maxflow interface EDI empfangen und eine entsprechende Eingangsrechnung erstellt. Diese Eingangsrechnung wird mit dem Rechnungsbild der Ausgangsrechnung (Faktura als PDF) verknüpft. Ob eine Faktura im automatisierten Prozess verarbeitet wird, d.h. an einen anderen Buchungskreis als Eingangsrechnung übertragen wird, kann anhand beliebiger Kriterien per Customizing eingestellt werden.

7 Funktionsweise im Detail Erzeugung des Rechnungsbildes aus den EDI-Daten Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, die EDI-Daten der Eingangsrechnung in Form eines Rechnungsbildes graphisch aufzubereiten. Auf diese Weise können die Daten z.b. während des Freigabeprozesses analog zu einer eingescannten Papierrechnung angezeigt werden. Verarbeitung von Anlagen Es können auch Anlagen zur Eingangsrechnung verarbeitet werden, z.b. ein Rechnungsbild, Signaturen, etc. Dies setzt ein vorhergehendes Zusenden der Anlagen durch den Rechnungssteller voraus. Diese Anlagen werden dann automatisch mit dem SAP-Beleg verknüpft. Belegerfassung Belege werden voll automatisch vorerfasst, vollständig gesichert oder auch direkt gebucht. Archivierung Die Archivierung des Rechnungsbildes erfolgt per SAP ArchiveLink. Die archivierte Rechnung wird mit dem erstellten SAP-Beleg verknüpft und kann jederzeit eingesehen werden. Unterstützte Beleg- und Dokumentarten Es ist die Verarbeitung von Rechnungen und Gutschriften möglich. Ebenso können Belege mit oder ohne Bestellbezug erzeugt werden (FI/MM). Validierung und Monitor Für die manuelle Korrektur der Belegdaten steht eine Validierungsoberfläche in SAP zur Verfügung. Das Lookand-Feel orientiert sich dabei an den Standard SAP Transaktionen für die Belegerfassung und bietet dem Benutzer somit eine vertraute Arbeitsumgebung. Alle eingehenden Rechnungen können in einem Monitor überwacht und ihre Verarbeitung lückenlos nachvollzogen werden. Kundenindividuelle Anpassungen möglich Die einzigartige flexible Architektur von maxflow interface EDI macht die Implementierung individueller Anforderungen schnell und kosteneffizient möglich. Über ein flexibles Customizing sind bereits im Standard diverse Anpassungen an eigene Anforderungen möglich. Darüber hinaus können User-Exits entwickelt und mit minimalem Aufwand eingebunden werden. Voller Funktionsumfang von maxflow interface maxflow interface EDI erweitert den Funktionsumfang von maxflow interface EDI. Das bedeutet selbstverständlich auch, dass sämtliche Funktionen aus dem Standard für die Verarbeitung von EDI zur Verfügung stehen. Die nahtlose Integration mit den anderen maxflow Produkten erhöht nochmals den Mehrwert dieser Lösung.

8 Technische Details / Voraussetzungen Release-Unabhängigkeit ab SAP ECC 6.0 aufwärts maxflow interface EDI empfohlen SAP zertifiziert SAP HANA und S/4 HANA kompatibel SAP ArchiveLink fähiges Archivsystem benötigt Beck IT GmbH Fürstenzeller Str Passau Tel: +49 (0) Beck IT GmbH GS Hannover Zum Hämeler Wald Lehrte-Arpke Tel. +49 (0) Copyright 2016, Beck IT GmbH info@beck-it.com Alle Rechte vorbehalten maxflow ist eine eingetragene Warenzeichen der Beck IT GmbH SAP, R/3 und NetWeaver sind eingetragene Warenzeichen der SAP AG Bild #1 vege / fotolia.com Bild #2 adam121 / fotolia.com