Daten der Sozialstiftung Bamberg

Transkript

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2 Daten der Sozialstiftung Bamberg

3 Das Unternehmen

4 Projekt Zentralarchiv Ausschreibung, Auswahl und Aufbau eines zentralen Dokumentenarchivs 3 Teilprojekte TP1 Rechnungsworkflow TP2 Vertragsmanagement TP3 Patientenakte TPx Belegablage InterCompanyRechnung TPx Personalakte

5 TP1 Rechnungsworkflow Ausgangssituation Belegvolumen der Unternehmens: insgesamt ca ,00 Belege ,00 Belege mit Bestellbezug AMOR-Belege ,00 Belege ohne Bestellbezug

6 TP1 Rechnungsworkflow Ausgangssituation Buchungskreise vfm Bestellverfahren 13 Buchungskreise Apotheke MedLog AMOR3 AMOR3 offline Rechnungen mit und ohne Bestellbezug!

7 TP1 der Rechnungsprozess im 4 Augen-Prinzip Prozessschritte Scannen & Scanergebnis prüfen Weiterleitung an FiBu Prüfung, Ergänzun g Buchungs daten Weiterleit ung an sachliche n Prüfer Sachliche Prüfung mit Weitergabefunktion Weiterleit ung an Freigebenden Rechnung sfreigabe mit Weitergabefunktion Weiterleitung an FiBu Vervollstä ndigung und Buchung Wer Poststelle System FiBu System Erkennun g Abteilungskürzel sachlicher Prüfer sachlicher Prüfer Freigeben der System FiBu Sortierun g nach Buchungs -kreis ohne Wertgrenzen manuelle Auswahl Namen mit Wertgrenzen Prüfung Betrag

8 abgeleitet Aufgaben Skizzierung des Standardprozess <heute> Prüfung ob der Standardprozess im System abbildbar ist Aufbau Kürzelverzeichnis für Abteilungen (Rechnungsprüfung) Information an Lieferanten Festlegung Benutzerstamm Festlegung Rollen Zuordnung Rollen pro Benutzer (pro Buchungskreis) Zuordnung Wertgrenzen pro Benutzer (pro Buchungskreis)

9 Rechnungen mit und ohne Bestellbezug Forderung: Informationen aus elektronischen Vorsystemen müssen übernommen werden Der Rechnungsprüfvorgang darf nur in einem System stattfinden Bestehende Verfahren/Schnittstellen sollen möglichst unangetastet bestehen bleiben Rechnungen ohne Bestellbezug okay Rechnungen mit Bestellbezug Integration AMOR3 & vfm notwendig

10 Was ist AMOR3 in der Sozialstiftung Bamberg 1 Buchungskreis = 1 logischer Mandant = 1 Lieferantenstamm Materialwirtschaft zentrales Materialwirtschaftssystem in der Gesellschaft MedLog - Einkauf für alle Gesellschaften der SSB - Buchungsdatenlieferant für alle Gesellschaften 1 Buchungskreis = 4 logische Mandanten = 4 Lieferantenstämme Apotheke Dialyse -Einkauf für 4 Organisationseinheiten -Buchungsdatenlieferant für Hauptbuchungskreis Nuklearmedizin Labor

11 Konzeption AMOR3 Nutzung der maschinellen Rechnungsprüfung (AMOR3-Funktion) Belege dürfen maschinell verbucht werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: - Bezug zur Bestellung hergestellt werden kann - der Warenzugang verbucht ist - der Wert des/der Zugänge dem Rechnungsbetrag, damit dem Bestellbetrag entspricht - maximale Abweichung (Systemparameter) eingehalten wird

12 Konzeption AMOR3 ist Mastersystem (Vorerfassung und ArchivLink) Buchungs-Kopfdaten werden AMOR3 zur Verfügung gestellt AMOR3 macht automatische Rechnungsprüfung Ablage von Lieferscheinen Verlinkung Rechnungsbeleg/Lieferschein zu AMOR3 Buchungsdatenübergabe bleibt unberührt (steuert Stornovorgang in -Vorerfassung) 40% der Belege konnten ohne Nacharbeit in AMOR3 maschinell verbucht werden

13 Ausbau Kommunikation <->AMOR3 Erweiterung der Schnittstelle notwendig Übergabe der Lieferscheindaten an AMOR3 Einbau Feldwert Bezugsnebenkosten Aufbau und Übergabe Bestelldaten zur Anreicherung des Verifikationsprozess damit 80% der Belege maschinell verbuchbar!!!!

14 Technischer Aufbau

15 Inbetriebnahme Buchungskreis 1 (außerhalb AMOR3) Projektstart mit einer Gesellschaft, mit den Eigenschaften viele dezentrale Prüfstellen keine Schnittstelle zu einem Bestellsystem in der Poststelle gut erkennbar überschaubares Volumen an Belegen alle Geschäftsvorfälle im Zusammenhang mit Rechnungen Da die Benutzermatrix in Excel vorbereitet wurde war die technische Inbetriebnahme problemlos!

16 Erkenntnisse das Arbeiten mit elektronischen Belegen hat eine hohe Akzeptanz, in allen Bereichen die Schulung aller Mitarbeiter, die am Rechnungsworkflow beteiligt sind zahlt sich aus das Arbeiten mit dem WEB-Client hat sich als problemlos herausgestellt Gutschriften sind auch Rechnungen Korrekturbeleg ist eine Gutschrift ein Bescheid ist eine Rechnung Lieferscheine und Bestellpapiere sollen der Rechnung als Anlage hinzugefügt werden!!!

17 Lieferscheine und Begleitpapiere Barcodelabel fortlaufende Nummer alle Papiere werden oben links gelabelt mit Standardtechnik im Stapel eingescannt Erkennungssoftware vergibt sprechenden Dateiname Ablage der benannten Dateien auf dem Gruppenlaufwerk der Rechnungsprüfungsabteilung manuelle Zuordnung während der Rechnungsprüfungsprozess Entsorgung des papiergebundenen LS nach der Prüfung

18 Projektverlauf

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

20 Konzeption vfm Herstellung Buchungskreisbezug in vfm Synchronisation Stammdaten mit Kostenstellen und Innenaufträge Ablösung ELO Ablage von Lieferscheinen und Tätigkeitsberichten Übergabe Bestelldaten an Rechnungsworkflow Übernahme Rechnungsdaten aus Rechnungsworkflow Verlinkung Rechnungsbeleg zu vfm-auftrag