Automatisierung von E Rechnungen

Transkript

1 swissdigin Forum 19. Juni 2013 Automatisierung von E Rechnungen Kurzvorstellung 1

2 Zu meiner Person Name: Funktion: Raphael Herzog CFO/CIO HERZOG Küchen AG Mitglied der Geschäftsleitung, Mitinhaber Facts HERZOG Küchen AG Die Firma wurde 1912 gegründet (Schreinerei/Zimmerei) Produktion von Einbauküchen und Schreinerarbeiten Beschäftigt 160 Mitarbeiter/innen an 4 Standorten Hauptsitz: Unterhörstetten TG 3 Verkaufsniederlassungen mit eigenen Ausstellungsräumlichkeiten in Schlieren, Effretikon und Gossau SG Wirkungskreis ist TG, ZH, AG, SG, SH (80% Grossraum Zürich) Jahresproduktion: ca Einbauküchen 2

3 .. unserer Produkte Altes Gebäude Neue Küche.. unsere Produkte Raffinierte Farbwahl: cremeweiss Amberbaum 3

4 . unsere Produkte Kontrast: schwarz weiss unsere E Invoicing Lösung für den Rechnungseingang 4

5 HERZOG kocht seit Jahren mit Finanzbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung E Business (über dieses Modul sprechen wir heute) Electronic Banking Projektrechnung Lohnbuchhaltung Human Resources E Rechnung: Empfang Lieferanten E Business Netzwerke ABACUS Software Lieferant ERP-System z.b. SAP Rechnung Gutschrift Dossier-Ablage Schweizer E-Business Netzwerke ABACUS E-Business Netzwerk E-Business Inbox Rechnung Gutschrift Lieferant Kreditorenbuchhaltung Rechnung Gutschrift Inbox für Visum 5

6 Prozess E Rechnung ohne Bezug zu einer Systembestellung Zuordnung von E Rechnung ohne Bestellbezug Systematisierung von Beispielen Lieferanten typ Produkt ( gruppe) Zuordnung E Rechnung Kostenzuweisung Kontrollregel Freigaberegel Verbuchungsregel Beispiel: E Geräte Lieferant E Geräte Zubehör Warengruppen Code des Lieferanten weist E Rechnung der entsprechenden Einkaufsabteilung zu Vereinbartes Extrafeld (Kommisson2) liefert die KST /KTR Nummer für die Zuweisung des Projektes Online im Workflow durch Besteller mittels ABACUS Visumskontrolle in der entsprechenden Einkaufsabteilung durch Warengruppencode und zugehöriges Sachkontos Einkäufe über CHF benötigen ein Zweit Visum in der ABACUS Visumskontrolle Autom. Verbuchung des Sachkontos 4020 Halbfabrikate oder 4200 E Geräte Einkauf durch Warengruppen Code; KST /KTR Zuweisung durch vereinbartes Feld Sollte in der Empfehlung standardisiert werden 6

7 Konkrete Beispiele Handwerkliche Bestellung Vorgangsbezug 7

8

9 Liste der Warengruppen unseres Lieferanten FIBU Konto Zuweisung 9

10 Visumspflichtiger Einkäufer zuweisen Automatische Zuweisung der Werte Zuweisung KST/KTR Zuweisung FIBU Konto Resultat 10

11 Resultat: Kreditoren Beleg Status provisorisch Resultat: Elektronisches Archiv GebüV konform 11

12 Visum In Box des Einkäufers Nach Visum erhält der Beleg Status Definitiv und ist nun zur Zahlung freigegeben Ein weiteres Beispiel 12

13 Liste der Warengruppen unseres Lieferanten ein anderes Beispiel Völlig andere Nummerierung als im Beispiel zuvor FIBU Konto Zuweisung 13

14 Lessons Learned Erfolge Informationsgehalte für andere Abteilungen entdeckt (Seriennummer der E Geräte) Erfassungsqualität ist gestiegen keine «fehlende» Belege mehr Zahlungskonditionen 10 Tage 3 % Skonto können eingehalten werden kein Altpapier mehr massive Zeiteinsparung Anstoss für vollständige Digitalisierung sämtlicher Buchhaltungsbelege Warum nicht alles?? 14

15

16 Frage der Umsetzung.. Für die geplanten, nächsten E Rechnung Lieferanten wird die bestehende Logik nicht mehr funktionieren. das Projekt wird für die Ablaufsteuerung in Vordergrund stehen und nicht mehr die Warengruppe Ist die Prozessimplementation korrekt erfolgt? Übrige Papier Rechnungen 16

17 Scanning mit Barcodes Eingang der Belege und Erfassen in der Kreditorenbuchhaltung Drucken der Barcodelabels Versehen der Originalbelege mit den entsprechenden Barcodes Originale Scannen...via AbaScan... Scannen der Originalbelege mit dem Scanner......in die ABACUS Archive/Dossiers 17

18 Visum In Box des Einkäufers E Rechnungen und die Papier Rechnungen landen in der selben Visum In Box ab hier gleicher Prozess Auswertungen mit Originaldokumenten 36 18

19 unsere e document Gesamtlösung Entstehung der heutigen Lösung Phase I: Phase II: Dezentraler Visumsprozess E Rechnungen von grossen Lieferanten Phase III: Digitalisierung aller Belege für die Buchhaltung 19

20 Entstehung der heutigen Lösung Phase I: Dezentraler Visumsprozess Auslöser: Bedingt durch die Übernahme der Buchhaltungen unserer Zürcher Niederlassungen war der Visumsprozess via Postweg zu langsam Entstehung der heutigen Lösung Phase II: E Rechnungen von grossen Lieferanten Auslöser: Meine Tochter: stinke langweilig immer das gleiche zu Erfassen 20

21 Entstehung der heutigen Lösung Phase III: Digitalisierung aller Belege für die Buchhaltung Auslöser: bei den E Rechnungen kriegten wir kein Papier mehr warum kann der Rest nicht auch digital sein? Nutzen Phase I: Dezentraler Visumsprozess Zahlungskonditionen können eingehalten werden, da Visierung zeitnaher erfolgt Kein Belegverlust, da «Orginale» nicht zum Visumsverantwortlichen gehen 21

22 Nutzen Phase II: E Rechnungen von grossen Lieferanten Massive Zeiteinsparung von Rechnungen kommen elektronisch Verbesserte Qualität kein Erfassungsfehler Nutzen Phase III: Digitalisierung aller Belege für die Buchhaltung Bereitstellung von Informationen komplett orts und zeitunabhängig Vereinfachte Revision Einsparungen nach Einführung Phase III: 100 Stellenprozent! 22

23 Schlussbemerkung 23

24 Herzlichen Dank 24