Eingangsrechnungs-Workflow

Transkript

1 PHOENIX EasyWorkFlow Modul für Eingangsrechnungen Das Modul Eingangsrechnungen ist ohne weiteren Aufwand sofort nach der Installation produktiv einsetzbar. Der konfigurierte Standard-Workflow enthält zwei Prüfungsstationen zur fachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung und die Finanzbuchhaltung. Ergänzungen lassen sich von Ihnen leicht einrichten. Fachliche und Rechnerische Rechnungsprüfung Komfortabler Beleg-Editor für Kommentare, Stempel und Korrekturen Erstellen von Buchungssätzen (inkl. Splittbuchungen) Workflow mit Eskalation, Vertreterregelung und Wiedervorlage Benachrichtigungen intern oder per Mail Schnittstelle zu FiBu- und Bestell- Systemen Automatische Archivierung Komfortable und einfach zu bedienende Benutzer-Oberfläche Workflow mit dem integrierten Workflowdesigner einfach durch Sie änderbar PHOENIX EWF Eingangsrechnungs-Workflow

2 Leistungsmerkmale Das Modul Eingangsrechnungsverwaltung erlaubt die strukturierte Verwaltung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen in PHOENIX EasyWorkFlow. Mit dem workflow-orientierten Dokumenten-Management-System PHOENIX EWF werden alle Informationen zur Belegprüfung sowie der Beleg selbst verwaltet. Komfortable und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche Übernahme von eingescannten Eingangsrechnungen per Drag & Drop oder mit einer optionalen Import-Schnittstelle (d.velop, Easy, eflow, etc.) Übernahme von Stammdaten (*) mit einer optionalen Schnittstelle aus einem FiBu-System (Varial, CSS, SAP etc.) Übernahme von Bestelldaten (*) mit einer optionalen Schnittstelle aus einem ERP-System (BaaN, Microsoft Dynamics NAV, PSI, SAP etc.) Verwalten der eingescannten Rechnungen zusammen mit den Rechnungsdaten und Kontierungsinformationen Ergänzen von Metadaten und Erstellen von Anmerkungen auf dem Dokument Verteilen von Aufgaben Erstellen von Buchungssätzen und Übergabe (*) an das FiBu-System Ablage der Belege und Daten im Archivbereich oder über eine optionale Archiv-Schnittstelle (d.velop, Easy etc.) Rollenbasiertes Berechtigungssystem; bis auf Feld- und Befehlsebene einstellbar Abbildung und Umsetzung der Prozesse durch Workflow-Funktionalität Workflowfunktionen für Eskalation, Vertreterregelung und Wiedervorlage Benachrichtigungen im PHOENIX-Postfach oder per Mail mit Ihrem Mailsystem Benachrichtigungsmails enthalten einen Link zur Workflow-Rechnung bzw. -Gutschrift Integrierter Workflow-, Rollen- und Rechte-Editor - damit können beliebige Workflows eingerichtet und angepasst werden. (*) PHOENIX EWF enthält eigene Tabellen für Bestelldaten, Stammdaten und Kontierungsinformationen. Diese können Sie innerhalb von PHOENIX EWF nutzen und pflegen. Mit wenig Aufwand können diese SQL-Tabellen durch Ihre EDV von aussen geschrieben und gelesen werden oder Sie setzen unsere spezifischen Schnittstellen (z.b. für SAP, Varial usw.) ein. Auswertungen Im Template für Eingangsrechnungsprüfung sind folgende Auswertungen vorgesehen: Rechnungsliste Die Rechnungsliste wird über alle angezeigten oder ausgewählten Rechnungen gebildet. So bekommen Sie eine Übersicht über alle Rechnungen. Rechnungsübersicht Die Rechnungsübersicht wird über alle angezeigten oder ausgewählten Rechnungen gebildet. Damit werden alle Daten zu einer Rechnung übersichtlich dargestellt. Durch gespeicherte Favoriten können beliebige Suchen (z.b. alle Rechnungen für Kostenstelle xyz, alle Rechnungen für Abteilung xyz, alle Rechnungen des aktuellen Jahres usw. ) durchgeführt und damit die Auswertungen Rechnungsliste und Rechnungsübersicht erzeugt werden. Im Basismodul PHOENIX EWF ist der Report Generator List & Label enthalten. Dieser erlaubt es, beliebige Auswertungen selbst zu erstellen und vorhandene anzupassen

3 Rechnungskopf Die Metadaten können komfortabel im System erfasst werden. Optional übernehmen wir Daten z.b. aus Ihrem Rechnungseingangsbuch oder setzen einen Belegleser (OCR-Erkennung) ein. Einige Datenfelder sind (optional) mit internen Tabellen Ihrer IT-Systeme (ERP, FiBu, Bestellsystem usw.) verknüpft und können so automatisch gefüllt werden. Datumsfelder werden zum Teil automatisch gefüllt bzw. berechnet. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Felder, die ihm aufgrund seiner Rolle frei geschaltet wurden. Einige Felder (z.b. Umsatzsteuer, Währung und Zahlungskonditionen) werden automatisch mit den individuellen Buchungsvorlagen belegt, sobald ein Kreditor ausgewählt wurde. Aufgrund der gewählten Zahlungskonditionen werden wichtige Termine (z.b. der Fälligkeitstermin) automatisch berechnet. Alle Felder sind individuell veränderbar, es können weitere Felder zugefügt oder Felder entfernt werden

4 Rechnungspositionen Das Feld Betrag kann automatisch mit dem noch zu verbuchenden Restbetrag vorbelegt werden Der Steuerbetrag wird automatisch ermittelt Die Rechnungssumme kann auf beliebig viele Buchungspositionen aufgeteilt werden (Splittbuchung) Plausibilitäts-Prüfungen sind möglich, z.b.: wenn Feld Kostenstelle gefüllt, dann muss Feld Kostenträger leer sein. Alle Felder sind individuell veränderbar, es können weitere Felder zugefügt oder entfernt werden. Weitere Daten Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, zu einer Rechnung eine zusätzliche Anschrift zu erfassen (Registerkarte ADRESSE) (z. B. wichtig, falls Sie mehrere ( sonstige ) Kreditoren unter eine Nummer zusammenfassen) eine Rechnung auf Wiedervorlage zu legen (Registerkarte WIEDERVORLAGE) (so werden z. B. Adhoc-Workflows realisiert) beliebige zusätzliche Dateien an eine Rechnung anzuhängen (Registerkarte ANHÄNGE) (hier können z. B. Angebote, Gutschriften, Korrespondenz usw. abgelegt werden) Bemerkungen zu erfassen, die mit Username und Tag - nicht revidierbar - festgehalten werden (Registerkarte BEMERKUNGEN) Statusänderungen und andere wichtige Ereignisse automatisch festzuhalten (Registerkarte HISTORIE) (siehe Beschreibung im Basismodul Workflow ) Import (Capture-System) Eingescannte Dateien können per Drag & Drop aus dem Filesystem übernommen werden. Optional ist eine Schnittstelle zu einem Capture-System (EASY-Capture, d.capture) oder zu einem kompletten Beleg-Leser (eflow und andere) erhältlich. Die Belege werden im TIFF-Format (oder als PDF- Datei) verwaltet. Export (Buchhaltung) Nach der vollständigen Erfassung und Bearbeitung werden die Buchungssätze in eine Schnittstellendatei geschrieben. Optional sind spezifische Buchungsschnittstellen (SAP R/3, Navision, Varial usw.) erhältlich. Export (Archiv) Nach der vollständigen Zahlung werden die Rechnungsbelege und die Rechnungsdaten automatisch in einem festgelegten Bereich des Filesystems archiviert. Optional ist eine Schnittstelle zu revisionssicheren Archivsystemen erhältlich

5 Datengitter Bild: PHOENIX EWF Anwenderoberfläche, hier das Datengitter mit Autofilter Belegeditor Eskalation Bild: Ausschnitt aus PHOENIX Grafik Editor PGA Der Belegbetrachter PGA (optional: PHOENIX Grafik Editor PGE) stellt schon auf einem 19 -Display den gesamte Beleg ohne scrollen leserlich dar. Außerdem werden Multi-Monitor-Lösungen optimal unterstützt, weil der PGE frei plaziert werden kann. An Werkzeugen stehen Standard- Stempel (z.b. Eingegangen, Freigegeben ) und eigene Bildstempel zur Verfügung, ebenso Texte, Grafikelemente, Highlighting usw.. Bemerkungen, Stempel und Notizen auf einem Beleg können revisionssicher archiviert werden. Eskalationen werden unterstützt. Die Eskalationswege bei Zeitüberschreitungen im Workflow oder Nichteinhaltung der festgelegten Termine werden im Workflow-Editor festgelegt (Wiedervorlage, Weiterleiten an den Vorgesetzten, etc.). Vertreterregelung Eine Vertreterreglung wird unterstützt. Bei Abwesenheit werden Benachrichtigungen an einen vorher festgelegten Vertreter gesendet.

6 Workflow Rechnungsprüfung Bemerkungen zum Ablaufdiagramm: Der Rechnungseingang findet in der Finanzbuchhaltung statt. Daten aus einem Rechnungseingangsbuch können bei der Übernahme der Belege in das Workflowsystem automatisch gelesen werden. Die Zuordnung der Rechnungen zu den Mandanten kann automatisch über Barcode- Nummernkreise oder durch andere Regeln durchgeführt werden. Die Weitergabe an die Prüfer kann durch manuelle Auswahl des Prüfers oder regelbasiert erfolgen (z.b. Rechnungen über ,- gehen zur Prüfung an den Geschäftsführer). Prüfer werden auf Wunsch per oder im systeminternen Postfach benachrichtigt. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Buchungssätze an die FiBu, die Belege und Metadaten an das Archiv übergeben. Die Abfolge (Prüfer 1 Prüfer 2 FiBu) können Sie beliebig erweitern und anpassen. Der Workflow lässt sich individuell an Ihre internen Vorgaben anpassen. Untere Lichtenplatzer Str. 100, Wuppertal, Tel ,