OPplus Branchenlösung

Transkript

1 OPplus Branchenlösung für Microsoft Dynamics NAV alle Versionen Handbuch Rechnungseingangsprüfung /Belegerfassung gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Allgemein 3 Struktur dieses Handbuchs 3 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole 3 Navigationsbereich OPplus 4 Das Modul Rechnungseingangsprüfung / Beleganzeige 5 Belegfreigabe Belegerfassung 5 Weitere Änderungen 8

3 Basis / Verbände Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: Rechnungseingangsprüfung / Beleganzeige Die Funktionalitäten dieses Moduls befindet sich in der Gruppe Belegfreigabe des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Basis, das Modul Verbände, das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden

4 HANDBUCH OPplus Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird:

5 Basis / Verbände Das Modul Rechnungseingangsprüfung / Beleganzeige Mit diesem Modul erhalten Sie Möglichkeit, für Eingangsrechnungen einen Workflow abzubilden sowie ggf. gescannte Eingangsbelege schnell für alle Benutzer innerhalb Ihrer Navision-Applikation verfügbar zu machen. Belegfreigabe Belegerfassung Die Eingangsrechnung wird in Navision erfasst und direkt beim Eingang gescannt. Die gescannte Rechnung wird als.pdf auf einem freigegebenen Laufwerk unter dem Namen der von Navision vergebenen Nummer gespeichert. Wichtig: Die Nummernserie der erfassten und der gebuchten Einkaufsrechnungen muss identisch sein, damit die Nummer der gebuchten Rechnung mit der Nummer der erfassten Rechnung übereinstimmt. Eine Kontierung der Rechnung muss an dieser Stelle noch nicht erfolgen. Es reicht ggf. das Erfassen der Gesamtstumme auf einem Dummy-Konto, welches von der Buchhaltung im Nachhinein korrekt eingestellt wird. Der Benutzer, der die Rechnung zunächst prüfen soll, wird im Feld Nächste Prüfung ausgewählt. Wird im Feld Nächste Prüfung ein Benutzer ausgewählt, wird an diesen automatisch eine Nachricht per E- Mail erstellt, dass eine Rechnung zur Prüfung eingegangen ist

6 HANDBUCH OPplus Die Rechnung wird automatisch als gesperrt gekennzeichnet. Beim Buchen erscheint nun folgende Fehlermeldung: Der benachrichtige Benutzer sieht nur die Rechnungen in der Freigabemaske, die seine Benutzerkennung im Feld Nächste Prüfung durch haben. Er kann nun die Felder Sachlich richtig, Rechnerisch richtig und Freizeichnung richtig erfassen. Nächste Prüfung durch kann ggf. wieder an die Fibu oder an einen anderen Benutzer verweisen. Es wird dann wieder automatisch eine an den Empfänger erzeugt

7 Basis / Verbände In dieser Maske können ebenfalls Bemerkungszeilen für die Rechnung eingefügt werden. Die Rechnung kann nur gebucht werden, wenn Sachlich richtig und Rechnerisch richtig eingetragen sind. Zusätzlich kann noch das Feld Freizeichnung richtig gesetzt werden

8 HANDBUCH OPplus Eine Validierung der Felder (Welcher User hat die Berechtigung welche Freigabe zu tätigen) findet nicht statt, solche Regeln müssen per Absprache getroffen werden, werden aber programmtechnisch z. Z. nicht geprüft. Die entsprechenden Werte sind in den gebuchten Belegen gespeichert und können ggf. in der Maske der geb. Belege zur Anzeige gebracht werden. Weitere Änderungen In den Mandantendaten gibt es das neue Feld Pfad gescannte ER, in dem der Pfad zu den gescannten Belegen eingetragen ist. Dieses Feld wird bei der PDF-Anzeige eines Beleges herangezogen. Dieser Pfad sollte im Netzwerk für die Benutzer freigegeben sein

9 Basis / Verbände In der Tabelle Benutzer Einrichtung gibt es neue Felder, ob a) der Benutzer nur die Eingangsrechnungen sehen darf, bei denen Nächste Prüfung durch seiner Kennung entspricht b) der Benutzer das Feld Nächste Prüfung durch löschen darf (gilt auch für die Freizeichnungsfelder) und c) welche Adresse der Benutzer hat. Weitere Änderungen zur Anzeige der gescannten Belege: In den gebuchten Belegen, sowie in der Belegfreigabe können die gescannten PDF-Dokumente per Klick auf ein PDF-Icon oder über einen Menüpunkt angezeigt werden

10 HANDBUCH OPplus Dasselbe gilt für die Postenanzeige der Sach- und Kreditorenposten und beim Navigate

11 Basis / Verbände Im Zlg.-Ausgangsbuchungblatt können die Belege, die per Ausgleich-mit Belegnr. gezahlt werden sollen, ebenfalls analog angezeigt werden. Hier sind jeweils zwei neue Menüpunkte (bzw. Icons) hinzugekommen, mit Hilfe derer man unmittelbar zur Anzeige des PDF-Dokuments bzw. des gebuchten Navision- Einkaufsbelegs gelangt. Wenn eine PDF-Datei nicht gefunden wurde, bekommen Sie folgende Fehlermeldung: Bei korrekter Hinterlegung der Datei, wird diese natürlich geöffnet

12 HANDBUCH OPplus Weitere Informationen zu OPplus finden Sie unter und gbedv GmbH & Co. KG Hördorfer Weg 13a Osterholz-Scharmbeck Telefon: / Telefax: / info@opplus.de Internet: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber