Wirtschaftsinformatik

Transkript

1 MEBRA-: Vertragsverwaltung (1/8) Die Spezial-Lösung auf Basis Microsoft Dynamics NAV (vorm. NAVISION) Mit der Vertragsverwaltung der MEBRA- rechnen Sie regelmäßig per Knopfdruck Ihre Verträge ab. Alle Verträge werden im Stapel abgearbeitet, der abzurechnende Zeitraum wird ermittelt und die Beträge hierzu werden berechnet. Unabhängig des Abrechnungsintervalls: monatlich, pro Quartal oder pro Jahr erfolgt die Abrechnung immer im korrekten Abrechnungslauf. Die Ergebnisse sind in den noch nicht verbuchten Rechnungen sichtbar. Hier verwenden wir die Standardfunktion zur Stapelbuchung. Anhand von Vertragsposten sehen Sie genau welcher Vertrag zu welchem Zeitraum abgerechnet wurde. Die notwendigen Schritte im Einzelnen: Die Vertragsanlage: Im Hauptmenü ist der Menüpunkt Vertrag neu. Wie gewohnt legen Sie neue Verträge an und wählen den Debitor aus. Die Register und Angaben sind sehr stark an die Belegerfassung in Navision angellehnt. Hauptmenü mit Vertragsverwaltung

2 MEBRA-: Vertragsverwaltung (2/8) Vertragskopf mit Vertragszeilen Im Zeilenbereich tragen Sie den Vertragsgegenstand ein und wählen die gewünschte Abrechnungsressource. Sobald alle notwendigen Daten für die Vertragszeile eingerichtet sind, wird der Abrechnungsbetrag automatisch berechet. Ein Vertrag kann mehrere Zeilen beinhalten. Dabei ist es auch möglich, einmalige Abrechnungspositionen und Verbrauchspositionen für die Vorperiode in einem Vertrag abzubilden. Vertragszeilen mit einmaliger Abrechnung Die berechneten Daten zur aktuellen Abrechnung

3 MEBRA-: Vertragsverwaltung (3/8) Eine automatische Anlage der Verträge bei besonderer Kennzeichnung von Artikeln und / oder Aufträgen kann bei der Buchung der Aufträge zur Warenlieferung erfolgen. So können Sie Artikel als Vertragsartikel kennzeichnen und bereits bei der Auslieferung der Anlage einen Vertrag anlegen lassen. Artikel als Vertragsartikel gekennzeichnet Artikel als Vertragsartikel gekennzeichnet Die Abrechnung der Verträge: Bei der Stapelabrechung werden alle angelegten Verträge geprüft. Zuerst wird ermittelt, ob der Vertrag in diesem Abrechnungslauf anzurechnen ist. Hiernach werden der Abrechnungszeitraum und der Abrechnungsbetrag nochmals ermittelt. Für jeden Vertrag wird eine neue Rechnung angelegt. Zu Ihrer Information erhalten Sie die Meldung, wie viele Vertragsrechnungen angelegt wurden. Start der Stapelabrechnung im Vertrag Sie erhalten die Meldung, wie viele Rechnungen erstellt wurden Die Nachbearbeitung in den ungebuchten Rechnungen: Alle erstellten Rechnungen können nochmals überarbeitet werden. Abrechnungszeilen, die aus dem Vertrag entstanden sind können nicht verändert werden. Texte und Hinweise können Sie jedoch ergänzen.

4 MEBRA-: Vertragsverwaltung (4/8) Erstellte Rechnung Die Vertragszeilenübersicht: In dieser Übersicht können Sie sehr schnell sehen, welche Positionen in den Verträgen enthalten sind. Für die Suche innerhalb der Verträge, für die Ermittlung von Kennzahlen und für die Prüfung der Datenqualität ist diese Übersicht das richtige Werkzeug. Sie können direkt in den Vertrag springen und hier die notwendigen Änderungen eintragen. Alle Vertragszeilen gefiltert nach dem Artikel Welche Verträge existieren für einen Debitor: Damit Sie auch am Telefon schnell die Verträge des Kunden finden, können Sie von der Debitorenkarte aus direkt in dessen Verträge springen. So sind Sie schnell und zuverlässig informiert.

5 MEBRA-: Vertragsverwaltung (5/8) Alle Verträge eines Debitors Welche Verträge haben Sie mit einer bestimmten Ressource: In den Vertragszeilen definieren Sie Ressourcen, die den Inhalt der mit dem Vertrag abgerechneten Leistung abbildet. Hierzu werden unterschiedliche Ressourcen verwendet. Ändert sich diese Ressource, so hat dies Auswirkung auf die bestehenden Verträge. Damit diese bearbeitet werden können, sind die betroffenen Verträge von der Ressource aus aufrufbar. In den Ressourcenposten ist sichtbar, ob der Posten über die Buchung eines Vertrags entstanden ist. So können Sie schnell den entsprechenden Vertrag aufrufen.

6 MEBRA-: Vertragsverwaltung (6/8) Alle Vertragszeilen mit der Ressource Welche Verträge werden über eine bestimmte Ressource abgerechnet: In den Verträgen ist es möglich, Artikel zu verwenden. Da die Buchung des Artikels falsch ist, wird die Leistung über eine Abrechnungsressource abgerechnet. Von jeder Abrechnungsressource aus können Sie die entsprechenden Vertragszeilen aufrufen. In den hierzu erstellten Ressourcenposten ist nicht nur die Abrechnungsressource aufgeführt, sondern auch die Ressource bzw. der Artikel, der im Vertrag abgerechnet wurde.

7 MEBRA-: Vertragsverwaltung (7/8) Alle über Ressource abzurechnenden Vertragszeilen Welche Artikel werden in Verträgen verwendet: Auch in den Artikelposten ist sichtbar, ob eine Position aus einem Vertrag erstellt wurde. Sie haben jederzeit den Überblick, in welchen Verträgen der Artikel verwendet wird. Alle Vertragszeilen mit dem Artikel 10003

8 MEBRA-: Vertragsverwaltung (8/8) Die Anpassung an Ihre Anforderungen: Wir empfehlen, die Menüpunkte je nach interner Organisation im Menü für Verkauf & Marketing zu integrieren. Die Objekte der Vertragsverwaltung sind im Bereich bis untergebracht. Je nach Ihrer Lizenz und Ihren bisherigen Anpassungen übernehmen wir kostenlos die Leistung, die Objekte in einen von Ihnen bestimmten Bereich zu verlagern. Weitere Anpassungen übernehmen wir gerne. Lassen Sie sich ein Angebot erstellen. Die Weiterentwicklung: Wir haben nicht die endgültige Lösung für alle Branchen und alle Gegebenheiten. Wir entwickeln die Anwendung ständig weiter. So wächst die Vertragsverwaltung der MEBRA- UG mit Ihren Anforderungen. Die nächsten Schritte sind bereits geplant: Vertragsangebote erstellen und unterschriftsreif ausgeben. Verbrauchswerte in den Vertragszeile selbst eintragen und berechnen lassen. Hierzu zählt auch die Eingabe von Zählerständen am Anfang der Abrechnungsperiode und am Ende dieser Periode. Die abgebildeten Daten und Werte sind erfunden Alle Ähnlichkeiten sind rein zufällig. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme Ihr Carsten Breuer Weitere Informationen zu Microsoft Dynamics NAV finden Sie unter Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung bei Bedarf geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Microsoft Corporation in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die Microsoft Corporation lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab Microsoft Corporation. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Microsoft Dynamics und das Microsoft Dynamics-Logo sind entweder eingetragene Markenzeichen oder Markenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind möglicherweise Markenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber.