SAP Rechnungsworkflow. Rechnungseingangsbuch für Institute

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1 SAP Rechnungsworkflow Rechnungseingangsbuch für Institute

2 Inhaltsverzeichnis 1 Rechnungsbuch Allgemein... Seite 3 2 Rechnungseingangsbuch Selektionsfenster... Seite 3 3 Rechnungseingangsbuch ALV... Seite 3 4 Abbildungen... Seite 5 5 Support und Fragen... Seite 7 Seite 2/7

3 1 Rechnungseingangsbuch Allgemein Das Rechnungseingangsbuch (REB) für die Institute dient als Übersicht aller Rechnungen einer Organisation. Die Organisation wird im Rechnungseingangsbuch über die Einkäufergruppe ermittelt. Die Einkäufergruppe wird schon in der Bestellung festgelegt und dann in den Rechnungsworkflow übernommen. Falls es Rechnungen ohne Bestellbezug gibt, wird die Einkäufergruppe durch die Erstprüfer im Rechnungswesen definiert. Gestartet wird das Rechnungseingangsbuch über die Transaktion ZTUG_REB_ANZEIGE. Die Transaktion kann im Transaktionsfeld (Abb. 1.1.) oder über das Benutzermenü von SAP (Abb. 1.2.) eingegeben werden. Hinweis: für den Aufruf der Transaktion ZTUG_REB_ANZEIGE wird ein Institutsuser als Berechtigung vorausgesetzt! 2 Rechnungseingangsbuch Selektionsfenster Beim Aufruf des REB wird das Selektionsfenster (Abb. 1.3.) geöffnet. Sie sind automatisch auf die jeweilige Einkäufergruppe eingeschränkt. Im Selektionsfenster können Sie diverse Abfragekombination starten. Für genauere Beschreibung bitte in das Feld klicken und die Taste F1 drücken (Abb. 1.3.). 3 Rechnungseingangsbuch ALV Nach Ausführen des Reports (durch Klick auf die Uhr) erhalten Sie das Ergebnis der Selektion in einer sogenannten SAP List Viewer (ALV) Liste (Abb. 1.4.). In dieser ALV-Liste stehen die bekannten SAP Funktionen wie Filter setzen, Sortierung, Zwischensummen, Summen, Export in Excel u.a. zur Verfügung. Folgende Spalten werden in der Variante für die Institute angezeigt: REB-ID: eindeutiger Identifer für den Rechnungsworkflow Bestellnummer: Belegnummer des Einkaufsbelegs Kreditor und Kreditorname: Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der den Lieferanten oder Kreditor im SAP-System eindeutig identifiziert. Belegdatum: Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an. Referenz: Die Referenzbelegnummer dient als Suchkriterium bei Beleganzeige oder Belegänderung. In der Korrespondenz wird die Referenzbelegnummer teilweise anstelle der Belegnummer gedruckt. Betrag: Betrag der Belegposition in Belegwährung. Steuerkennzeichen: Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt werden muss. Die Steuerkennzeichen sind eindeutig pro Land. Zu jedem Steuerkennzeichen werden im System der Steuersatz und weitere Eigenschaften hinterlegt. Belegnummer: Schlüssel, mit dem auf einen Buchhaltungsbeleg zugegriffen wird. Seite 3/7

4 Buchungsdatum: Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. inn der Kostenrechnung erfasst wird. Ausgleich: Das Ausgleichsdatum gibtt an, ab wann die Position als ausgeglichen (bezahlt) gilt. Status: REB-Workflobefindet. Status; der Status des Workflows, inn dem sich die Rechnung aktuell INFO: Info-Icon das den Status anzeigt. Hinweis: Durch Doppelklick auf das Icon können Sie alle Kommentare anzeigen lassen, welche zur Rechnung erfasst wurden. Re-Typ: Rechnungstyp Verarbeitungswege. Hiermit wird gekennzeichnet, ob es sich um eine GL (Global)-, DM (Drittmittel)- oder AN (Anlagen) Rechnung handelt. Erfasst am: Gibt an, an welchem Tagg der Buchhaltungsbeleg erfasst wird. Dispo-Tag: Das Dispositions- bzw. Valutadatum bestimmtt den Tag des voraussichtlichen Geldeingangs bzw. Geldabflusses Scandatum: Datum, an dem die Rechnung gescannt wurde. Belegart: Die Belegart klassifiziert diee Buchhaltungsbelege. Sie wird im Belegkopf vermerkt. Einkäufergruppe: Schlüssel eines Einkäufers bzw. einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist Jahr: Geschäftsjahr Weiters stehen im REB im oberen Teil (siehe Abb. 1.6.) weitere Buttons zur Verfügung: Aktualisieren (Umschalt+F2): Damit können Sie die Liste aktualisieren Original anzeigen: Damit wird die originale eingescannte Rechnung über denn Livelink Viewer inkl. alle Kommentare zur Rechnung gestartet und angezeigt (Abb. 1.7.) Zusätzlich ablegen: Über dieses Icon können Sie die Funktion Zusätzlich ablegen starten. Zur Rechnung können hier weitere Dokumente am Archivserver abgelegt werden (Abb. 1.8.) Diese Funktion ist bereits aus dem Rechnungsworkflow bekannt. Aktueller Bearbeiter: : Aktuelle Bearbeiter anzeigen lassen Dokument zur Info versenden: Diese Funktion ist momentan noch nicht aktiv, da es nochh Unklarheiten gibt. Hiermit wird es aber möglich sein, die gesamtee Rechnung inkl. Kommentare an weitere SAP-User bzw. an eine -Adresse zu versenden. 10. August 2012 Seite 4/7 Version: 0.1 [ Werne Konrad ] TU Graz

5 4 Abbildungen Abbildung 1.1. REB Transaktionsfeld Abbildung 1.2. REB Benutzermenü Abbildung 1.3. REB Selektionsfenster Seite 5/7

6 Abbildung 1.4. REB Selektionsfelder Hilfe Abbildung 1.5. REB ALV Abbildung 1.6. REB Button Seite 6/7

7 Abbildung 1.7. Orginalrechnung Abbildung 1.8. Button Zusätzlich Ablegen 5 Support und Fragen Bei Fragen oder Unklarheiten schreiben Sie bitte an sap@tugraz.at! Seite 7/7