MICOS KUNDENTAG 2017 HEPPENHEIM

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1 MICOS KUNDENTAG 2017 HEPPENHEIM SEPTEMBER 2017 Lösungen, die helfen

2 MICOS KUNDENTAGE 2017 Workshop: ECM enaio und KOLOGIO - Rechnungseingangsworkflow Bernd Schmidt, KOLOGIO Berater MICOS, Mathias Lücht, Beratung und Vertrieb VRG-Gruppe - Workflow zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen (inkl. Live-Demo) (Verarbeitung von Rechnungen mit Bestellbezug) - Neu: Web-Portal zur Rechnungsfreigabe 2017 MICOS. All rights reserved. 2

5 WAS IST ECM? Enterprise Content Management Abbildung des vollständigen Information LifeCycle Dokumente Eingangspost Fax Portal Übernahme von anderen Applikationen (ERP (MICOS konzept), FiBu, Mail, etc ) ERFASSUNG enaio Archiv DMS Workflow BEREITSTELLUNG Bearbeitung Anzeige Export Druck Portal Inter-/Intranet Revisionssichere Langzeitarchivierung Vernichtung 2017 MICOS. All rights reserved. 5

6 EINSATZMÖGLICHKEITEN enaio Archivierung Elektronische Dokumente - MICOS konzept - enaio Integration - Elektronische Archivierung in Verbindung mit MICOS konzept - Elektronische Akten mit enaio (z.b. Personalakte, Klientenakte) enaio Workflow Rechnungseingangsverarbeitung - scannen, klassifizieren, prüfen, freigeben, buchen Weitere Einsatzmöglichkeiten - Vertragsmanagement Betriebsmittelverwaltung Gebäudemanagement - archivierung 2017 MICOS. All rights reserved. 6

7 ENAIO INTEGRATION MICOS KONZEPT Umstellung der MICOS Fileablage (MICOS dms) auf das Archivsystem enaio von Optimal Systems. Datenschrank - ID Ordner - ID Dokument - Name, Vorname - Rolle - Dokumentenbezeichnung 2017 MICOS. All rights reserved. 7

8 STUFEN DER MICOS ENAIO INTEGRATION 1. enaio Archivlösung: enaio dient als Unterbau zum MICOS konzept als reines Archivsystem und somit für den Anwender nicht sichtbar. 2. Elektronische Akten: in Verbindung mit MICOS dms und enaio Die elektr. Akten aus MICOS konzept (dms) werden mit dem MICOS Standardumfang der elektronischen Akten in enaio bereitgestellt. 3. Bidirektionale Schnittstelle: zur Erweiterung der dms-funktionalität Umsetzung von Ablageszenarien abseits des MICOS konzept (z. B. RE-Workflow, , Scanprozesse etc.) Recherche und Anzeige der Dokumente über: MICOS dms & enaio Client 2017 MICOS. All rights reserved. 8

9 STICHWORT: REVISIONSSICHERHEIT WAS BEDEUTET DAS? RECHTLICHE GRUNDLAGEN (AB ) In diesem Zusammenhang zu beachten sind: Verantwortung zur Erstellung liegt beim Betreiber des Systems! 2017 MICOS. All rights reserved. 9

10 STICHWORT: REVISIONSSICHERHEIT VERFAHRENSDOKUMENTATION - Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in der GoBD 1) erstmals genauer beschrieben. - Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z.b. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen, über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion. - Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. 1) GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form zum Datenzugriff 2017 MICOS. All rights reserved. 10

12 GOBD - REVISIONSSICHERHEIT Für elektronische Buchführungssysteme gilt: - Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen kann sowohl: - Hardwaremäßig: z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger - Softwaremäßig: z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen, oder. - Organisatorisch: z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten gewährleistet werden oder durch eine Kombination dieser Möglichkeiten Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Diese Grundsätze gelten unabhängig, ob das Dokument von Anfang an ein elektronisches Dokument war oder durch Scannen erst erzeugt wurde. Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie VII A / MICOS. All rights reserved. 12

14 WAS IST ZU TUN? CHECKLISTE GOBD Zur rechtssicheren Aufbewahrung elektronischer, steuerlich relevanter Unterlagen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich. Verantwortung liegt beim Betreiber des Systems! Hinweis: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (vgl. GoBD Punkt 155) MICOS. All rights reserved. 14

18 RECHNUNGEN MIT BESTELLBEZUG - Anlage und Freigabe einer Bestellung über KOLOGIO - Rechnungseingang (elektronisch oder in papierform) - Scannen & klassifizieren der Rechnungsinhalte mit enaio Capture und enaio Classify - Auswertung der Rechnung mit Bestellbezug (Bestellnummer) - Weitergabe der Eingangsrechnungen an das enaio Archiv Rechnungseingangsbuch - Weitergabe der Eingangsrechnung (PDF) und Rechnungsdaten an KOLOGIO - Posteingang - Bearbeitung der Eingangsrechnung KOLOGIO (fachlich buchhalterische Freigabe) - Übergabe der Buchungsdaten an REVIO 2017 MICOS. All rights reserved. 18

19 RECHNUNGEN OHNE BESTELLBEZUG - Rechnungseingang (elektronisch oder in papierform) - Scannen & klassifizieren der Rechnungsinhalte mit enaio Capture und enaio Classify - Weitergabe der Eingangsrechnungen an das enaio Archiv Rechnungseingangsbuch - Start des Workflows zur Rechnungsprüfung im enaio (fachlich buchhalterische Freigabe) - Neu: Webportal zur vereinfachten Freigabe von Eingangsrechnungen - Kontierung des Rechnungsbeleges im enaio - Übergabe der Buchungsdaten an REVIO Live-Demo 2017 MICOS. All rights reserved. 19

20 EXKURS EDI & ZUGFERD Elektronischer Datenaustausch via EDI Für langfristige Geschäftsbeziehungen Digitalisierung des Gesamtprozesses von der Bestellung bis zur Rechnung Viele verschiedene Formate auf Basis eines grundlegenden Standard Einsatz eines EDI-Konverters bzw. eines EDI- Clearing Centers erforderlich -> CURAMUS Vorherige Abstimmung zwischen den Geschäftspartner erforderlich Elektronische Archivierung erforderlich (originär digitale Dokumente) Elektronische Rechnungen via ZUGFeRD Auch für geringe bzw. einmalige Rechnungsprozesse einsetzbar Begrenzt auf elektronische Rechnungen Festgeschriebener Standard ohne individuelle Anpassungsmöglichkeiten (seit Juni 2014) Einsatz ist ohne vorherige Abstimmung mit dem Geschäftspartner möglich Erstellung und Versand über EDI Clearing-Center möglich -> CURAMUS Ideale Ergänzung zur elektronischen Rechnung via EDI Elektronische Archivierung erforderlich (originär digitale Dokumente) 2017 MICOS. All rights reserved. 20

21 ERSETZENDES SCANNEN VON ORIGINALUNTERLAGEN (RECHNUNGEN) - Durch die Einführung der elektronischen Rechnungen (EDI & ZUGFeRD) werden Rechnungen auf Papier nicht sofort und vollständig verschwinden - Zur Optimierung der internen Prozesse (Prüfung, Freigabe und Buchung) bietet sich das ersetzende Scannen der Papierrechnungen an - Originalrechnungen können nach dem Scannen (unter Berücksichtigung der Grundsätze der GoBS, GDPdU bzw. der GoBD) vernichtet werden - Zusammenfassung und Konkretisierung der Vorgaben in dem neuen Schreiben der Finanzverwaltung vom 14. November 2014 (GoBD = Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ) 2017 MICOS. All rights reserved. 21

23 WORKFLOW RECHNUNGSEINGANG mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Prozess Poststelle Fachabteilung Einkauf Buchhaltung Verteilung Signatur Protokoll Signat ur Scannen Prüfen Freigeben Buchen/ERP 2017 MICOS. All rights reserved. 23

24 WORKFLOW Workflow Organisation Personen/Gruppen/Rollen Zuweisung von allgemeingültigen Rollen und Gruppen Bedingungen Aktivitäten Transitionen Workflow-Modell Variablen Stellvertreter Sperr-/Mahnfristen Darüber hinaus Prozessrollen (individualisierbare, prozessabhängige Rollen neben fachspezifischen Rollen) Virtuelle Rollen (z. B. um bestimmte Prozessbeteiligte vom Start bzw. von der Beendigung eines Workflows zu informieren) Workflowakte (mit oder ohne Dokumente) Live-Demo des Systems 2017 MICOS. All rights reserved. 24

29 RECHNUNGSBEARBEITUNG IM WORKFLOW BEARBEITUNGSSCHRITT KONTIERUNG Kontierung inkl. Zugriff auf Sachkonten und Kostenstellen aus MICOS konzept (REVIO) Kostenträger optional integrierbar 2017 MICOS. All rights reserved. 29

34 ANNOTATIONEN / BEMERKUNGEN Hinweis: ab Version 8.50 werden Annotationen auch direkt in der Dokumentenvorschau angezeigt. Zur Nutzung von Annotationen ist eine optionale Zusatzlizenz erforderlich MICOS. All rights reserved. 34

37 WEBPORTAL ZUR RECHNUNGSFREIGABE Vereinfachte Freigabe im Portal (Funktionen werden auf das wesentliche beschränkt) Vorschaufunktion auf Rechnungsbelege über enaio Inhaltsvorschau Beleg kann parallel weiterhin auch im enaio bearbeitet werden 2017 MICOS. All rights reserved. 37