Seminar: Strategieworkshop Dokumentenmanagement (DMS/ECM)

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1 Seminar: Strategieworkshop Dokumentenmanagement (DMS/ECM) Ziele des Seminars: Nach dem Besuch des Seminars: Sind Sie mit allen wichtigen Eckpunkten einer modernen DMS-Lösung vertraut Können Sie ein qualifiziertes Lastenheft erstellen Sind sie in der Lage eine DMS- Strategie zu entwickeln und die Unternehmensprozesse gezielt zu optimieren Kennen Sie alle "Tipps & Tricks" für die erfolgreiche Implementierung einer DMS-Lösung Kennen Sie alle wichtigen Rechtsgrundlagen in einer DMS-Umgebung Inhalt Block I: Grundlagen: Erläuterung der wichtigsten Begriffe: Archivierung, DMS, ECM, Collaboration etc. Abgrenzung zwischen DMS und Collaboration-Plattformen Unterschiedliche Anforderungen von Anwendern aus div. Bereichen Dokument & Dateiformate: Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Formate Antworten auf die häufigsten Fragen Welche Formate für Archiv und Akte? Wann man die originalen Formate (z.b. aus MS Office) aufbewahren sollte. Welche Formate sind revisionssicher Vorteile und Stolperfallen bei PDF und PDF/A Neue Funktionen in PDF/A-3 Checkliste und Erläuterung zur Auswahl der geeigneten Archiv- und Ablageformate.

2 Dokumentenerfassung Erläuterung der Aufgaben bei der Erfassung analoger und digitaler Dokumente und Unterlagen Best Practice bei der Konzeption der Arbeitsabläufe Empfehlungen zur Ausstattung der Scanstelle Erläuterung der Vor- und Nachteile bei zentralem versus dezentralem Erfassen Die neuen Aufgaben der Poststelle Besonderheit bei der Erfassung und Indexierung elektronischer Individual- und Massendokumente Optimierung und Automation in der Erfassung: Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR), automatische Klassifizierung Schlüsselermittlung Datenextraktion Erkennungsraten Kostensenkungspotenziale durch Optimierung der Abläufe Tipps zur Formulargestaltung Die Verwendung von Barcodes Hinweise zur Produktauswahl "Standard"-Lösung Kreditorenworkflow: Unterschiede in den Produkten zur automatischen Rechnungseingangsbearbeitung Wesentliche Anforderungen bei der Erkennung und Bearbeitung Besonderheiten bei der Integration in SAP bzw. andere ERP-Systeme Die wichtigsten Auswahlkriterien. Unterscheidungsmerkmale DMS-/ECM-Lösungen Produktunterschiede erkennen lernen Basisfunktionen und typische Erweiterungen heutiger Komplettsysteme Auswirkungen der Unterschiede in den Standardfunktionen wie Check-In/Check-Out, Versionierung, Multi-Format-Viewer, Genehmigungs- und Freigabeworkflows, Volltextsuche und elektronische Akte etc. Relevante Produktunterschiede in Client- Technologien, Verwaltungswerkzeugen, Strukturierungsmöglichkeiten, Mandantentrennung, Zugriffsschutz- und Löschkonzepten, Administration, Protokollierung und Systemüberwachung. Abgrenzung MS Sharepoint und Collaboration-Angebote versus klassische DMS-Produkte

3 -Archivierung: Journal basierte Archivierung Regel basierte Archivierung Anwender basierte Archivierung Compliance Migration Was ist bei der Archivierung zu beachten Inhalt Block II: Workflow im DMS-Kontext: Begriffserklärung Dokumenten-Automatismen Genehmigung / Freigabe Postkorb Business Process Management (BPM) Verteilung Einzelsichten Gruppensichten Wiedervorlage Eskalationen Produkt & Konzeptunterschiede Integration mit Fachanwendungen: Integrationsaufgaben Konzeption der Verknüpfungsszenarien Erfassung ein- und ausgehender Dokumente Rechercheintegration Zugriff auf ECM-Funktionen aus Fachanwendungen Prozessintegration Archivierung / Content Management mit SAP: Erläuterung der SAP-Archivierungs- und Content-Technologien Abgrenzung zu klassischen DMS-Lösungen Lösungsansätze zur Einbindung eigenständiger DMS-Lösungen in SAP

4 Rechtsgrundlagen: Möglichkeiten und Grenzen der Zeichen- und Texterkennung (OCR) Steuerliche und sonstige rechtliche Anforderungen und Gestaltungsfreiheiten zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Archivierung Welche Unterlagen sind aufbewahrungspflichtig? Vernichtung von Originalen beim ersetzenden Scannen -Archivierung elektronische Signaturen in DMS-Lösungen neue Regelungen für elektronische Eingangsrechnungen ohne Signaturpflicht Datenschutzanforderungen Tipps zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation: Erläuterung Vorgehensweise und Tipps aus der Praxis Checkliste Entwicklung einer DMS-Strategie: Voraussetzungen für eine dauerhaft nutzbare ECM-Strategie Wesentliche Bestandteile Schriftgutordnung Verfahrensdokumentation DMS/Archiv Collaboration Portal WCM ERP-Funktionen Beispiele aus der Praxis zur Veranschaulichung Vorgehensweise und Werkzeuge für DMS-Projekte: Besondere Herausforderungen bei der ECM-/DMS-Analyse Besondere Herausforderungen bei der Konzeption Besondere Herausforderungen bei der Umsetzung Projektorganisation Meilensteinplanung Typische Stolpersteine Vorstellung der beigelegten Werkzeuge und Checklisten mit Anleitung zur Nutzung in eigenen Projekten

5 Anbieter- und Systemauswahl: Empfehlungen zur Vorgehensweise für eine Anbieter- und Systemauswahl Vorstellung praxiserprobter Werkzeuge und Methoden Beispielhafte Use-Cases, Checklisten und unterschiedliche Varianten für Vorgehensmodelle Kosten- und Nutzenaspekte: Kostencheckliste zur Ermittlung der Produktkosten und des Projektaufwands Tipps und Werkzeuge zur Nutzenermittlung und Ermittlung der Dienstleistungsaufwendungen Beispiele aus der Praxis Zielgruppe: Anwender / Projektleiter, die vor der Auswahl und Implementierung einer DMS- Lösung stehen. Voraussetzungen: Office Kenntnisse, Grundlagen der Betriebswirtschaft Hinweis: Aus didaktischen Gründen ist das Seminar in 2 x 4 Tage (Block I & II) aufgeteilt. Jedem Teilnehmer steht für die Übungen im Rahmen des Seminars ein PC-Arbeitsplatz zur Verfügung Dauer: 8 Tage (4 Tage Block I / 4 Tage Block II) Beginn/Ende: 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr Seminarpreis: Gesamtpreis zzgl. MwSt.