ebiv und GPM GPM-Consulting in einem Software-Entwicklungsprojekt am Beispiel der elektronischen Beihilfe

Transkript

1 GPM-Consulting in einem Software-Entwicklungsprojekt am Beispiel der elektronischen Beihilfe

2 Was heißt denn? ebiv :=? GPM :=? Aufgabe? mitwirkende Beratung als Teilprojekt in einem SW-Entwicklungs- und Systemintegrationsprojekt des ZIVIT im Auftrag des BADV zur Gestaltung der SOLL-Prozesse der zukünftigen elektronischen Beihilfe (Ziel: Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Beihilfebearbeitung) 2 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

3 Herausforderungen erstmalige Anwendung von Soll-Prozessmodellierung in einem SW-Entwicklungsprojekt fachlich völlig fremde Abläufe modellieren hoher Termindruck Relevanz politisch äußerst wichtiges Projekt (Auftrag BMF) Ziele dieses (Teil-)Projektes Definition der Abläufe für eine neue Fachanwendung als Grundlage für das Feinkonzept und die Anforderungen der Entwicklung 3 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

4 Ausgangssituation Grobkonzept elektronische Beihilfe lag vor existierende Altanwendung die soll erneuert, erweitert und ergänzt werden keine Papierakten mehr > digitale Dokumente! Erweiterung um ein DMS (Dokumenten Management System) und vollelektronische Bearbeitung bzw. Unterstützung der Abläufe > Wie müssen Anwendungsteile aussehen? > Wie sehen die Abläufe aus, Schnittstellen und wie sind diese zu definieren? 4 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

5 Vorgaben und Voraussetzungen weitestgehend maschinelle digitale Erfassung (Scannen) der eingehenden Beihilfe-Anträge und der zugehörigen Belege (wie z.b. Arztrechnungen, Rezepte etc.) sowie deren Analyse (Klassifikation, Datenextraktion) und Einsatz von Prüfsoftware (Plausibilisierung der Daten gemäß GOÄ u.ä. Regelwerken) anschließende vollelektronische Vorgangsbearbeitung und Bescheiderstellung 5 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

6 Vorgaben und Voraussetzungen (2) Grobkonzept mit Vorschlag über einzusetzende HW + SW-Komponenten (Scanner, OCR-SW, Klassifizierungs-SW, Extraktions-SW, Prüf-SW) Abläufe sollten so definiert werden, dass die elektronische Beihilfe (als Produkt) in weiteren Beihilfestellen einsetzbar ist also unabhängig von der konkreten Organisation Schaubild des vorliegenden Grobkonzeptes: s. nächste Seite 6 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

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8 Vorgehensweise Erfassung und Analyse der Situation durch erste Interviews mit dem Auftraggeber und SW-Entw. iteratives Durchführen von Workshops mit den Experten der Beihilfestelle und der SW-Gruppe Erarbeitung eines Rollenmodells der beteiligten Akteure/Verantwortlichen (Mensch + Maschine) Analyse, Definition, Gestaltung und Modellierung der Abläufe mit Hilfe des GPM-Tools adonis Vorstellung der erstellten Prozessmodelle und gemeinsame Diskussion, Prüfung und Verbesserung bis zur Freigabe durch den Auftraggeber 8 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

9 Ergebnisse Erstellte Prozessmodelle: 4 Prozesslandkarten-Modelle (PLK) 16 Geschäftsprozess-Modelle (GP), davon 1 Hauptprozess 3 Nebenprozesse plus diverse Subprozessmodelle Hierarchieübersicht Generierung der Dokumentation der erstellten Prozesse aus dem GPM-Tool als: Word-Doc HTML-Darstellung großformatige DIN A0-Plots wichtiger Prozessgrafiken 9 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

10 die Prozesse: Hauptprozess: Beihilfeantrag bearbeiten (Inland + Ausland) 3 Nebenprozesse: Widerspruch-/Klageverfahren Schadensersatz/Rückforderung sonstigen Schriftverkehr bearbeiten: Antrag auf Abschlagszahlung Antrag auf Befreiung von Eigenbehalten Voranerkennungsverfahren [sonstiger Schriftverkehr (allg. Schriftverkehr, Unterlagenanford., etc.)] Schaubild Prozesshierarchie s. nächste Seite 10 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

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12 Abschluss des Teilprojektes Übergabe der erzeugten Dokumentationen an den Auftraggeber BADV sehr zufriedener Auftraggeber: (Zitat: Uns hat diese Arbeit sehr geholfen ) Welchen Nutzen hat der Auftraggeber? er hat seine künftigen wirtschaftlichere - Prozesse nun klar und übersichtlich vor Augen die erstellten Prozesse dienen nun als Grundlage für die Erstellung des Feinkonzeptes und die weitere Entwicklung der Anwendung 12 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

13 Fazit für das Projekt-Team GPM hat sich als probates Mittel zur Findung, Definition und Verbesserung von Prozessen/Abläufen bewährt! Die Ergebnisse sind optimal als Arbeits- und Diskussionsgrundlage für die Abstimmungen und die Formulierung der fachlichen Anforderungen an die Fachanwendung zu verwenden. 13 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

14 Wie ist unser Service zu nutzen? GPM als Consulting-Leistung des Prozessmanagement-Teams des ZIVIT ist derzeit (nur) im Rahmen von IT-Projekten für Auftraggeber des ZIVIT einsetzbar Fragen? 14 Wolfgang Schwörer, Prozessmanagement, ZIVIT

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!