Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung. Manuel Dehne Bärbel Kubitza

Transkript

1 Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung Manuel Dehne Bärbel Kubitza

2 Überblick Manuel Dehne herkömmliche Rechnungsbearbeitung (es wird viel Papier bewegt) elektronische Rechnungsbearbeitung (Papier und elektronische Rechnung) Arbeitsschritte vom Posteingang bis zur Archivierung was passiert da eigentlich? Bärbel Kubitza Archivierung der elektronischen Belege, Suche und Anzeige im Finanzarchiv 2

3 Kennen Sie den Laufweg Ihrer Papier-Rechnungen? Wissen Sie zu jederzeit wo sich Ihre Rechnungen befinden? Poststelle Kämmerer Amtsleiter Bürgermeister Sachbearbeiter Zahlungsabwicklung Ordnerablage Buchhaltung Buchhaltung Amtsleiter Wirtschaftsprüfer GPA Keller/ Dachboden Entsorgung 3

4 Welchen Verwaltungsaufwand betreiben Sie für eine Papier-Rechnung? in das Re.- Eingangsbuch eintragen abzeichnen weitergeben kopieren prüfen Vorblatt für Kontierung ausfüllen sachl./rechn. unterschreiben Kopie abheften Fälligkeit nicht versäumen zur Unterschrift reichen prüfen anordnen weiterleiten an Buchhaltung Buchung im Finanzverfahren aus dem Re.- Eingangsbuch austragen Kassenzeichen übermitteln weiterleiten an Kasse abheften für JA-Prüfung bereitstellen in das Archiv transportieren Unterlagen vernichten 4

5 Was haben Sie davon? Transportzeiten, Liegezeiten Kopieraufwand, Papierverbrauch, Ablagematerial Überwachung der Einhaltung von Fristen (40 pauschal Aufschlag ab 2013) 2 Suchaufwand, verschwundene Rechnungen Mehrfacheingabe von Informationen Lagerung der Unterlagen, Raumkosten (mind. 10 Jahre Aufbewahrungspflicht) Vernichtung der Unterlagen 2 Richtlinie 2011/7/EU des europäischen Parlament und des Rates vom 16. Februar 2011, Artikel 6 5

6 Optimieren Sie Ihren internen Bearbeitungsprozess! Poststelle Buchhaltung Sachbearbeiter Archiv Buchhaltung Amtsleiter 6

7 Einfach und strukturiert scannen prüfen kontieren und freigeben prüfen und freigeben prüfen und buchen 7

8 mit Metastorm BPM papierlose Rechnungsbearbeitung 8

9 Prozess Rechnungsbearbeitung Posteingang elektr. Rechnung Eigenbeleg Scan Buchhaltung Fachamt Metastorm BPM Archivierung Buchhaltung Genehmigungsverfahren 9

10 Komponenten Rechnungsbearbeitung Scanlösung mit Texterkennung BPM-Tool (Workflow) Finanzverfahren Langzeit Archiv 10

11 Komponenten Rechnungsbearbeitung 11

12 Technischer Ablauf der Schnittstelle zw. Scannen und Workflow Firma Alcom Rechnung: Betrag: 464,06 KRE: Firma Alcom Betrag: 464,06 fällig: Verwendungszw. Re91412, Kd Scan-Client Status neue Rechnung KRZ Import neue Rechnung Feedback Rechnung abgeholt Workflow 12

13 Komponenten Rechnungsbearbeitung Scanlösung mit Texterkennung BPM-Tool (Workflow) 13

14 Komponenten Rechnungsbearbeitung BPM-Tool (Workflow) 14

15 Schematischer Ablauf elektronische Rechnung Lieferant Rechnungsportal Lieferant erstellt Rechnung Lieferant überstellt Rechnung an Portal signierte Rechnung wir angereichert mit Metadaten (XML) Rechnung landet im Account der Verwaltung Download von signierten u. geprüften Rechnungen, Anlagen und XML Originaldaten werden dauerhaft gespeichert Workflow wird mit den Metadaten vorbelegt und gestartet KRZ / Anwender Workflow Archiv KIRP 15

16 Vorteile Rechnungseingangsdokumentation 1 (Anforderung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements) automatisches Auslesen von Rechnungsinformationen Verminderung manueller Eingaben / Fehlerminimierung Zusätzliche Vorteile durch elektronische Rechnungen: kein Aufwand für Scannen und Eingabe von Metadaten Kostenersparnis bei Versand + Empfang ( Paradebeispiel für Bürokratieabbau ²) Schätzung Creditreform: Gesamtkosten der Papierrechnung für den Rechnungsempfänger Ø 13,80. Gesamtkosten des Empfangs einer elektronischen Rechnung Ø 4,00. 1 setzt organisatorische Maßnahmen voraus, bspw. zentraler Posteingang ² Zeitschrift Innovative Verwaltung 3/

17 Komponenten Rechnungsbearbeitung elektronische Rechnung BPM-Tool (Workflow) 17

18 Komponenten Rechnungsbearbeitung Finanzverfahren 18

19 Technischer Ablauf der Schnittstelle zw. Workflow und Finanzverfahren Firma Alcom Rechnung: Betrag: 464,06 Buchungsstelle, Kostenstellen, Notizen, Anmerkungen sachl./rechn. Freigabe anordnende Freigabe Buchhaltung prüft und bucht Workflow Buchen! Feedback Max 10 Min. Firma Meier Rechnung: 123 Betrag: EA KRZ Schnittstelle 10 Min. Fehlerkeller Fehler alles OK 001 EA Finanzverfahren 001 EA ; ; Firma Meier; Re.-Nr. 123;

20 Vorteile Standardisierung und Dokumentation der Bearbeitungsschritte weniger Fehler durch Prüfroutinen Buchungs-Schnittstelle zum Finanzverfahren reduziert manuelle Eingaben, Arbeitsschritte und Buchungsfehler Verkürzung der Bearbeitungszeiten mehr Transparenz, keine verschwundenen Rechnungen direkter Zugriff auf sämtliche Rechnungen flexible Auswertungen mit KRZ-Infoview 20

21 Zahlen und Fakten Buchungsvolumen Verbandgebiet KRZ Anzahl Buchungen * * hochgerechnet 21

22 Komponenten Rechnungsbearbeitung BPM-Tool (Workflow) Finanzverfahren 22

23 Komponenten Rechnungsbearbeitung Finanzverfahren Langzeit Archiv 23

24 Technischer Ablauf Schnittstelle zw. Workflow/Finanzverfahren + Archiv Firma Alcom Rechnung: EA Firma Alcom Rechnung: EA Betrag: 464,06 - Mandant - Haushalt - Jahr Workflow gebuchte Rechnung Finanzverfahren gebuchte Anordnung (Kasse) - Mandant - Haushalt - Jahr EA ,06 - weitere Buchungs- Informationen KRZ jede Nacht jede Nacht Indexdaten aus Workflow Buchungsdaten aus KIRP Firma Alcom Rechnung: Betrag: 464,06 Historie: Freigabe SB Freigabe VG Gebucht durch Buchhalter Finanzarchiv 24

25 Suche nach Buchungsbelegen im Finanzarchiv 25

26 Trefferliste nach Suche Buchungsbelege 26

27 Anzeige Buchungsbeleg 27

28 Anzeige Protokoll aus Workflow 28

29 Vorteile Finanzarchiv Automatische Archivierung von Finanzdokumenten + -daten Langfristige + revisionssichere Aufbewahrung Umfangreiche Suchmöglichkeiten, Erstellung Trefferlisten, Anzeige, Druck + Senden Dokumente Schneller Zugriff auf aktuelle und alte Daten + Belege Direkter Zugriff für berechtigte Benutzer (Buchhaltung, Kasse, Fachamt, RPA, externe Prüfer) 29

30 Ausblick: neues Finanzarchiv geplante Verbesserungen Einbindung Finanzarchiv in das nscale-dokumentenmanagement-system Nutzung des Standard-DMS-Clients (ein Client für alle archivierten Dokumente der Verwaltung) Verbesserung der Suchmöglichkeiten (Lieferung weiterer Informationen aus Finanzverfahren, z.b. Name, Verwendungszweck etc.) Bildung von Buchungsakten (Ablage mehrerer Dokumente zu einem Buchungsvorgang) Archivierung weiterer Listen (z.b. VPSX-Drucklisten) 30

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32 Haben Sie noch Fragen? Besuchen Sie uns noch heute am Stand! Workflow Stand 5 Archiv Stand 11 32

33 oder vereinbaren Sie einen persönlichen Termin! Buchhaltung und elektronische Rechnungsbearbeitung Manuel Dehne Martin Wieczorek Jana Wiebe / / / elektronische Archivierung Bärbel Kubitza 05261/

34 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! 34