Dealer Management Systeme. Release-Info. FILAKS.PLUS Release

Transkript

1 Release-Info FILAKS.PLUS Release Anhang IVECO DIREX

2 FILAKS.PLUS Release Anhang IVECO I DIREX Inhaltsübersicht 1 Allgemein 3 2 Zugänge automatisch Zugänge einlesen 4 3 Aufträge aus DIREX Vorbereitung Artikel anlegen Aufträge anlegen Auftragsabwicklung ELZ 10 4 Eingangsrechnungen Kontrolle Lagerzugang Eingangsrechnung verbuchen LAG 12 5 IVECO DIREX - Einrichtung Lieferantenpflege Lieferant IVECO Versandadresscode Einkaufsrechnungen Lieferant für DIREX (automatischer Zugang) Abwicklung IVECO DIREX Externer Lieferant Händlernummer Zugangsarten Transfereinstellungen Lieferscheine (automatisch) Direktlieferungen DIREX Ersatzteilrechnungen DIREX Zeitpläne des FILAKS.PLUS-Dienstes IVECO Import DIREX RTTRINEV IVECO Ersatzteilrechnung DIREX (RTTSELLQ) 19 Seite 2 von 1919

3 1 Allgemein Mit IVECO DIREX ist die Möglichkeit geschaffen worden, dass Ersatzteillieferungen von externen Lieferanten automatisiert über das IVECO B2B nach FILAKS.PLUS übernommen werden können. D.h., es werden Lieferscheine und Eingangsrechnungen zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Es werden die folgenden Bereiche unterschieden: Direktlieferung an den Händler (RTTORDSD) Direktlieferung an den angeschlossenen Händler (RTTRINEV) Eingangsrechnungen Händler und angeschlossene Händler (RTTSELLQ) Seite 3 von 1919

4 2 Zugänge automatisch 2.1 Zugänge einlesen Nach Programmstart werden diejenigen Lieferanten angezeigt, die Lieferscheindateien zur Verfügung stellen, wobei auch die automatisch ermittelte Anzahl an unverarbeiteten Dateien angegeben wird. Somit ist direkt ersichtlich, für welchen Lieferanten ein Datenimport möglich ist. Per Klick auf den Button Einlesen kann die Übernahme erfolgen. DIREX Lieferscheine können Lieferungen von unterschiedlichen Lieferanten enthalten, wobei die Zuordnung des jeweiligen Artikels über die eindeutige Lieferantenkennung bei IVECO erfolgen kann. Dazu ist es notwendig, dass diese Lieferantenkennung vorab in der Lieferantenpflege, Register Bestelldaten, ldaten, im Feld externe Händlernummer hinterlegt wurde. Ist keine Zuordnung zum tatsächlichen Lieferanten möglich, wird die Teilenummer dem Importlieferanten (Lieferant Lieferant) zugewiesen. DIREX Lieferscheindaten werden nur importiert, wenn die eingetragene IVECO Händlernummer korrekt ist, der oder die Versandadresscodes hinterlegt sind und die jeweilige Zugangsart zum Teilelieferanten gefunden wird. Sind nicht alle Bedingungen erfüllt, wird die Übernahme für den jeweiligen Satz mit Fehlermeldung abgelehnt. Seite 4 von 1919

5 Da zu unterschiedlichen Lieferanten importiert werden kann, wird nach erfolgter Verarbeitung eine Meldung ausgegeben mit Angabe der enthaltenen Lieferanten inkl. der jeweils eingelesenen Anzahl an Teilenummern. Danach kann auf die angegebenen Lieferanten gewechselt und die Zugänge bearbeitet, gedruckt und gebucht werden. Seite 5 von 1919

6 3 Aufträge aus DIREX Über das neue Programm Aufträge aus DIREX unter ELZ / IVECO können ELZ Aufträge aus DIREX erzeugt werden, wobei dafür erst die folgenden Voraussetzungen vorzubereiten sind. Die bereitgestellten Daten (RTTRINEV) werden (per FILAKS.PLUS-Dienst) importiert und danach automatisch um die Rechnungsdaten ergänzt (ebenfalls per FILAKS.PLUS-Dienst). Bei dieser Verarbeitung wird der Teilelieferant über die Lieferantenkennung (externe Händlernummer) ermittelt. Wird die Nummer nicht gefunden, folgt die Suche nach dem Lieferanten, dem die Abwicklung IVECO DIREX zugeordnet wurde. Gibt es auch hier keinen Treffer, wird automatisch der Lieferant DIV gesetzt. Sind nach Zuordnung der Rechnungsinformationen alle benötigten Werte vorhanden, steht die Position für die Rechnungserstellung zur Verfügung und wird nach Programmstart angezeigt, die Auftragsanlage ist dann möglich. Wenn Positionen vorhanden sind, zu denen Rechnungsdaten vorliegen, aber noch Informationen fehlen, wird das durch die rote Beschriftung des Vorbereitung-Button sichtbar gemacht. Seite 6 von 1919

7 3.1 Vorbereitung Nach Klick auf den Vorbereitung-Button wird zu Bearbeiten Daten aus RTTRINEV gewechselt. Voraussetzung für die Weiterberechnung einer Teileposition sind die folgenden Punkte: Der Artikel ist für den angegebenen Lieferanten im Artikelstamm angelegt. Der zu berechnende Preis (Zu berechnen) ist angegeben. Der Rabattcode ist vorhanden. Sind diese Kriterien nicht erfüllt, wird die jeweilige Position nicht für die Auftragsanlage freigegeben. Seite 7 von 1919

8 3.1.1 Artikel anlegen Da nur Artikel weiterberechnet werden können, die für den angegebenen Lieferanten im Artikelstamm angelegt sind, muss vorab die Artikelanlage erfolgen. Die nicht vorhandenen Artikel sind in Grid und Erfassungsmaske farblich hervorgehoben, wobei bedeutet, dass der Artikel im GPL vorhanden ist und direkt von dort ohne weiteren Eingriff angelegt werden kann, während signalisiert, dass die Anlage manuell über die Artikelpflege erfolgen muss. Zusätzlich wird beim Gleiten mit der Maus über die Teilenummer die zugehörige Information angezeigt. In beiden Fällen muss in der Erfassungsmaske auf den Button hinter der Artikelnummer geklickt werden. Seite 8 von 1919

9 3.2 Aufträge anlegen Nach Klick auf den Button Aufträge anlegen werden je Empfänger und Lieferschein aus den vorhandenen Positionen ELZ-Aufträge erzeugt und in einer Meldung die Anzahl der angelegten Aufträge angezeigt. Für die Auftragsanlage ist zu beachten, dass eine Teileposition nur dann berechnet werden kann, wenn die Teilenummer für den angegebenen Lieferanten im Artikelstamm angelegt ist. Seite 9 von 1919

10 3.2.1 Auftragsabwicklung ELZ Die erzeugten Aufträge aus DIREX sind über die Auftragsherkunft DIREX zu erkennen und können darüber auch in Suche Auftrag gesucht und gefunden werden. Im Feld Auftragsnr.. Kun K unde wird der betroffene Lieferant zusammen mit der Lieferscheinnummer angezeigt. Seite 10 von 1919

11 4 Eingangsrechnungen Nach Import der Eingangsrechnungen (RTTSELLQ) per FILAKS.PLUS-Dienst stehen diese in der Lagerzugangskontrolle unter dem Rechnungslieferanten IVECO (Lieferant Lieferant) zur Verfügung. Die Freigabe für die Verbuchung ist jederzeit möglich. 4.1 Kontrolle Lagerzugang Bei normalem Verlauf sollte der Rechnung immer auch der Lieferschein zugewiesen sein, so dass die Kontrolle mit anschließender Buchungsfreigabe problemlos machbar ist. Seite 11 von 1919

12 4.2 Eingangsrechnung verbuchen LAG Die per Lagerzugangskontrolle freigegebenen Rechnungen stehen für die Kontierung mit anschließender Verbuchung bereit. Seite 12 von 1919

13 5 IVECO DIREX - Einrichtung 5.1 Lieferantenpflege In FILAKS.PLUS sind diverse Einstellungen vorzunehmen, damit die Übernahme der DIREX Lieferschein- und Rechnungsdaten erfolgen kann Lieferant IVECO Die DIREX Lieferscheindaten sind adressiert an den IVECO Händler mit Detailinformation VAC und können Lieferscheine von unterschiedlichen externen Lieferanten enthalten Versandadresscode Um Fehlbuchungen zu vermeiden, wird auf die korrekte Händlernummer geprüft sowie auf den gültigen Versandadress dresscode ode, der in der Liste der möglichen VAC s hinterlegt sein muss Einkaufsrechnungen Die DIREX Rechnungsdaten werden immer dem IVECO Lieferanten zugeordnet. Dazu ist Einkaufsrechnungen automatisch inkl. der zugehörigen Felder zu aktivieren. Seite 13 von 1919

14 5.1.2 Lieferant für DIREX (automatischer Zugang) Die DIREX Lieferscheindaten werden per B2B zur Verfügung gestellt, wobei aus dem Dateinamen nicht ablesbar ist, für welchen Lieferanten die Lieferscheine bereitgestellt wurden Abwicklung IVECO DIREX Für den Datenimport im automatischen Lagerzugang muss daher ein Lieferant bestimmt und auf dem Register Bestelldaten, Subregister Basisdaten im Feld Abwicklung automatischer Zugang die Abwicklung IVECO DIREX gesetzt werden. Gibt es keinen speziellen DIREX-Lieferanten, sollte der Lieferanten DIV dafür aktiviert werden. Seite 14 von 1919

15 5.1.3 Externer Lieferant In den DIREX Lieferscheindaten (Händler- oder Direktlieferung) wird zum externen Lieferanten die eindeutige Lieferantenkennung mitgegeben Händlernummer Diese Nummer sollte in externe Händlernummer hinterlegt werden, damit beim automatischen Lagerzugang als auch bei Direktlieferung und Ersatzteilrechnung der korrekte Teilelieferant zugeordnet werden kann. Seite 15 von 1919

16 Zugangsarten In den DIREX Lieferscheindaten wird auch die Zugangsart mitgeliefert, welche beim Teilelieferanten hinterlegt sein muss. Ohne gültige Zugangsart wird der Datenimport nicht durchgeführt. Daher muss auf dem Register Bestelldaten, Subregister Zugangsarten per Button Zugangsarten pflegen in das Pflegeprogramm gewechselt und die benötigten Zugangsarten angelegt werden. Seite 16 von 1919

17 5.2 Transfereinstellungen Es werden folgende Transfereinstellungen benötigt Lieferscheine (automatisch) Es muss einen Lieferanten (Lieferantenpflege) mit der Abwicklung IVECO DIREX geben. Für diesen Lieferanten ist dann eine Transfereinstellung zu hinterlegen. Einstellungen für Tabellenart Dateifilter Quellverzeichnis Arbeitsverzeichnis Es muss Lieferant ausgewählt und der gewünschte Lieferant angegeben werden. Es muss Lieferscheine (automatisch) (6) ausgewählt werden. Der Dateiname ist variabel, nur die Dateiart ist fix. Daher *RTTORDSD* angeben. Verzeichnis, wo die B2B-Dateien zu finden sind. Arbeitsverzeichnis, welches beim Import benötigt wird. Seite 17 von 1919

18 5.2.2 Direktlieferungen DIREX Es muss einen Eintrag zum Hersteller IVECO geben. Einstellungen für Tabellenart Dateifilter Quellverzeichnis Arbeitsverzeichnis Es muss Hersteller ausgewählt und der Hersteller IVE angegeben werden. Es muss IVECO Import DIREX RTTRINEV (358) ausgewählt werden. Der Dateiname ist variabel, nur die Dateiart ist fix. Daher *RTT RTTRINEV RINEV* angeben. Verzeichnis, wo die B2B-Dateien zu finden sind. Arbeitsverzeichnis, welches beim Import benötigt wird Ersatzteilrechnungen DIREX Es muss einen Eintrag zum Lieferanten IVECO geben. Einstellungen für Tabellenart Dateifilter Quellverzeichnis Arbeitsverzeichnis Es muss Lieferant ausgewählt und der Lieferant IVE angegeben werden. Es muss IVECO Ersatzteilrechnung DIREX (RTTSELLQ) (361) ausgewählt werden. Der Dateiname ist variabel, nur die Dateiart ist fix. Daher *RTT RTTSELLQ SELLQ* angeben. Verzeichnis, wo die B2B-Dateien zu finden sind. Arbeitsverzeichnis, welches beim Import benötigt wird. Seite 18 von 1919

19 5.3 Zeitpläne des FILAKS.PLUS-Dienstes Für den automatischen Import der bereitgestellten IVECO DIREX Lieferschein- und Rechnungsdaten muss jeweils ein FILAKS.PLUS-Dienst angelegt werden IVECO Import DIREX RTTRINEV Die bereitgestellten Lieferscheine zu Direktlieferungen sollen nach FILAKS.PLUS übernommen werden IVECO Ersatzteilrechnung E DIREX (RTTSELLQ) Die bereitgestellten Eingangsrechnungen sollen nach FILAKS.PLUS übernommen werden. Seite 19 von 1919