7.) Ermittlung der Gegenstandswerte Seite 12

Transkript

1 In 9 Schritten zur deutschen LEA: 1.) Voraussetzungen Seite 2 2.) Parametereinstellungen Seite 2 3.) Import der Standards Seite 4 4.) Stammdaten Seite 5 5.) Honorarbearbeitung Seite 9 6.) Gebührenerfassung Seite 10 7.) Ermittlung der Gegenstandswerte Seite 12 8.) 16 Pauschale Seite 16 9.) Rechnungsfunktionen Seite 17 Seite 1

2 1.) Voraussetzungen: -) deutsche Lizenz (Paket 91) -) Eigene Firma muss Deutschland sein (Felder Land, Sitz und Postleitzahl) 2.) Parametereinstellungen: Stammdaten -> Einstellungen -> LEA Einstellungen. -) Der Parameter Gebührenverrechnung muss aktiviert werden. Seite 2

3 -) Der Parameter Umlage unterschiedet, ob die unter Stammdaten -> LEA -> Honorarfaktoren -> Artikelumlage definierte(n) Artikelumlage(n) automatisch passieren sollen, ob keine Umlage gemacht werden soll oder ob man mittels einer Abfrage entscheiden kann, ob die Umlage(n) gemacht werden oder nicht. -) Im Parameter Vorschlag Mitarbeiter kann derjenige Mitarbeiter hinterlegt werden, auf den die Gebührenartikel in der Leistungserfassung gebucht werden sollen. Der Parameter kann jedoch in der Gebührenerfassung mit einem anderen Mitarbeiter übersteuert werden. Hinterlegt man in diesem Parameter keinen Mitarbeiter, wird in der Gebührenerfassung der aktuell, im NTCS arbeitende Mitarbeiter vorgeschlagen (auch dieser kann übersteuert werden). -) Der Artikel für die 16 Pauschale muss im Parameter hinterlegt werden. Auf diesen Artikel werden die Leistungen gebucht. -) Im Parameter Prozent 16 müssen die Prozent eingetragen werden, mit denen die 16 Pauschale berechnet wird (laut Gesetz sind es 20 Prozent von jedem verrechneten Gebührenartikel, aber maximal 20 Euro pro Artikel). -) Wird der Parameter Zeilenauswertung aktiviert, besteht in der Rechnungsbearbeitung die Möglichkeit, in der Zeilenauswertung zu sehen, ob das Honorar aufgrund der Umlage gut oder schlecht ist. -) Der Parameter Voks-Exportverzeichnis dient der automatischen Ermittlung der Gegenstandswerte aus der Voks-Schnittstelle. Sollen in der Gebührenerfassung die Gegenstandswerte aus der Voks-Schnittstelle ermittelt werden, muss das entsprechende Verzeichnis in diesem Parameter hinterlegt werden. Seite 3

4 3.) Import der Standards: Stammdaten -> Schnittstellen -> Import Büroverwaltung -> 4 LEA -> Gebührenartikel anhaken und mit OK den Import starten. Das Fenster Import abgeschlossen mit OK bestätigen. Es werden die Daten importiert, die standardmäßig von BMD ausgeliefert werden (siehe Punkt 4). Seite 4

5 4.) Stammdaten: Die benötigten standardmäßigen Stammdaten sind zu finden unter: -) Stammdaten -> LEA -> Honorarfaktoren -> Gebührentabellen: In der linken Combobox Auswahl kann man umschalten zwischen StBGebV und dem RVG. In der rechten Combobox kann man zwischen den verschiedenen Tabellen umschalten. Die Gebührentabellen können nicht bearbeitet werden, da sie standardmäßig von BMD ausgeliefert werden. -) Stammdaten -> LEA Tätigkeitsgruppen: Seite 5

6 Auf der linken Seite werden die Tätigkeitshauptgruppen angelegt, auf der rechten Seite die dazugehörigen Tätigkeitsgruppen. Die von BMD standardmäßig ausgelieferten Datensätze können jederzeit ergänzt werden. -) Stammdaten -> LEA Tätigkeiten: Die Tätigkeiten, auf die in der Tageserfassung die Leistungen erfasst werden, werden von BMD standardmäßig ausgeliefert. Sie können jederzeit ergänzt werden (müssen jedoch einer Tätigkeitshauptgruppe und Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden). Seite 6

7 -) Stammdaten -> LEA Artikel: Die Gebührenartikel werden von BMD standardmäßig ausgeliefert, können jedoch jederzeit ergänzt werden. Damit zukünftige gesetzliche Änderungen jederzeit mit dem Standard neu importiert werden können, ist es sinnvoll, erforderliche Gebührenartikel zuerst mit BMD zu diskutieren bevor man sie manuell ergänzt. Die 4-stelligen Artikel beziehen sich auf das RVG und die 5-stelligen Artikel auf das StBGebV. Seite 7

8 Wichtig bei Neuanlage eines Artikels ist die Zuordnung zur entsprechenden Tätigkeitshauptgruppe bzw. auch zur richtigen Tätigkeitsgruppe (Felder 27 und 26). Ebenfalls notwendig sind die Felder 46, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 47, 57 und 58, die laut Gesetzestexten befüllt werden müssen/sollen. Das Feld Kostenart muss auf Gebühr gesetzt werden, wenn es sich um einen Gebührenartikel handelt. -) Stammdaten -> LEA Gruppe Kundentätigkeit: Die Gruppe Kundentätigkeit wird standardmäßig von BMD ausgeliefert. Wird jedoch unter Stammdaten -> LEA -> Tätigkeitsgruppen eine neue anlegt, muss diese der Gruppe Kundentätigkeiten zugeordnet werden, damit die Gruppe in der Leistungserfassung zur Verfügung steht. Seite 8

9 5.) Honorarbearbeitung: Die unter LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Honorarvorschlag aufbereiten erstellten Honorarvorschläge sind unter LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Verwaltung Rechnungen zu finden bzw. können hier mit F5 angelegt werden. Die markierte Rechnung kann mit F3 (=Rechnung bearbeiten) bearbeitet werden. In diesem Fenster stehen sämtliche Funktionen zur Verfügung, die Rechnung betragsmäßig zu verändern. Der Menüpunkt für die Gebührenerfassung befindet sich in der gelben Menüleiste unter Bearbeiten -> Gebührenerfassung Q. Seite 9

10 6.) Gebührenerfassung: Hier müssen die abzurechnenden Gebührenartikel erfasst werden. Die Gebührenartikel können nur in diesem Fenster eingegeben werden. Die erfassten Datensätze werden in die Leistungserfassung des jeweiligen Mitarbeiters durchgeschrieben, auch wenn der Tagesabschluss bereits gesetzt ist. Das Feld Artikelnummer muss befüllt werden, so wie das Bezugsjahr und gegebenenfalls das Bezugsmonat (ob Jahr und Monat oder nur das Jahr erfasst werden müssen, wird am Artikel definiert -> Feld Eingabe Bezugszeitraum ). Das Leistungsdatum muss gewählt werden und der Mitarbeiter, auf den diese Gebührenleistung in der Leistungserfassung gebucht werden soll. Eventuell muss auch das dazugehörige Projekt eingegeben werden, wenn die Honorarverrechnung auf Projekte aufgebaut ist. Das Feld Berechnungsart befüllt sich je nach Artikelnummer automatisch. Seite 10

11 Verschiedene Arten von Artikeln, abhängig von der Berechnungsart: -) Gegenstandswert StBGebV: In diesem Fall muss der Gegenstandswert eingegeben werden. Wird der eingegebene Wert mit Enter bestätigt, steht der Fokus im rechten Fenster, wo die gewünschten Zehntel ausgesucht und mit Enter bestätigt werden müssen. Das Feld Gebühr befüllt sich aufgrund der gewählten Zehntel automatisch, ebenso die Felder Zähler/Faktor, Nenner und Gebührenhonorar. -) Pauschale: Bei Artikeln, die nach Pauschale abgerechnet werden, steht auf der rechten Seite das Minimum bzw. das Maximum. Der im Feld Gebühr erfasste Betrag muss in diesem Bereich sein. Das Feld Gebührenhonorar befüllt sich aufgrund des Betrags automatisch. -) Zeitgebühr: Diese Artikel werden pro angefangene halbe Stunde berechnet. Es müssen die Felder Preis je Einheit und Anzahl eingegeben werden (bei Eingabe der Anzahl 1 wird der Preis je Einheit zweimal berechnet, da die angefangene halbe Stunde zählt - > das heißt, die Anzahl 1 entspricht einer Stunde oder besser gesagt zweimal eine halbe Stunde). Die Felder Gebühr und Gebührenhonorar befüllen sich aufgrund der Eingaben automatisch. -) Gebühr nach Anzahl: Bei Artikeln, die nach Anzahl abgerechnet werden, müssen (wie bei den Artikeln der Zeitgebühr) ebenfalls die Felder Preis je Einheit und Anzahl befüllt werden. Der Unterschied zu den Artikeln, die nach Zeitgebühr abgerechnet werden, liegt darin, dass hier die wirkliche Anzahl mal dem Preis je Einheit berechnet wird. -) Kostenerstattung: Bei diesen Artikeln muss das Feld Gebühr erfasst werden. Dieses kann beliebig hoch oder niedrig sein. Das Feld Gebührenhonorar befüllt sich automatisch. In der gelben Menüleiste gibt es unter Ansicht den Honorarvergleich zum Einblenden. In diesem zusätzlichen Fenster werden die Gebührenartikel angezeigt, die bei diesem Kunden bereits abgerechnet wurden. Wird im Feld Artikel eine Nummer eingegeben, zeigt der Honorarvergleich die dazupassenden Artikel des Kunden an. Hintergrundinfo: auf der rechten Seite steht unterhalb der Gebührenart bzw. der Gebührentabelle der Rechnungstext, der aus dem Artikelstamm herangezogen wird. Dieser Text kann jedoch direkt am Rechnungsformular noch händisch übersteuert werden. Seite 11

12 7.) Ermittlung der Gegenstandswerte: Bei der Ermittlung der Gegenstandswerte gibt es mehrere Möglichkeiten: 1.) Manuelle Erfassung: -) direkt in der Gebührenerfassung Q im Feld Gegenstandswert eingeben. -) es besteht weiters die Möglichkeit, die Gegenstandswerte unter LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Schnittstellen -> Gegenstandswerte manuell anzulegen, um sie dann in der Rechnungsbearbeitung zur Verfügung zu haben. Es müssen die Felder Kundennummer, Bezugsjahr und Bezugsmonat, sowie der Artikel und der Betrag des Gegenstandswertes eingegeben werden. Seite 12

13 2.) Automatische Ermittlung aus der Bilanz: Es gibt in den Bilanzberichten die Felder Gegenstandswerte. Werden diese eingefügt, können die Gegenstandswerte berechnet werden und stehen in der LEA-Honorarverrechnung zur Verfügung. Die Gegenstandswerte, die ermittelt werden konnten, sind unter LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Schnittstellen -> Gegenstandswerte zu finden und können in der Honorarbearbeitung in der Gebührenerfassung im Feld Gegenstandswert hereingeladen und abgerechnet werden. Für die Ermittlung der Gegenstandswerte aus der Bilanz müssen Referenzierungen angelegt werden, damit das Programm die Zuordnung zwischen Bilanzkennzahl und dem Artikel des Gegenstandswerts findet. Im Fenster LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Schnittstellen -> Gegenstandswerte -> gelbe Menüleiste -> Referenztabelle muss in der Combobox oben rechts umgeschalten werden auf Gegenstandswerte NTCS- Bilanz. Seite 13

14 Hier müssen mit F5 Neuanlage alle Bilanzkennzahlen mit der richtigen Zuordnung zum Artikel Gegenstandswert angelegt werden. Es können nur Gegenstandswerte von Bilanzkennzahlen übernommen werden, die in der Referenzierungstabelle angelegt sind. 3.) Ermittlung aus der VOKS-Schnittstelle: Für den automatischen Import aus der VOKS-Schnittstelle müssen Referenzierungen angelegt werden, die gewartet werden müssen (zum Beispiel bei Neuanlage eines Kunden oder auch bei Kundennummernumstellung). Im Fenster LEA/ZLE -> Leistungsverrechnung -> Schnittstellen -> Gegenstandswerte -> gelbe Menüleiste -> Referenztabelle muss in der Combobox oben rechts umgeschalten werden auf Kunden Voks. Seite 14

15 Hier müssen mit F5 Neuanlage alle Kundennummern der NTCS mit der Voks- Kundennummern angelegt werden. Es können nur Gegenstandswerte von Kunden übernommen werden, die in der Referenzierungstabelle angelegt sind. Die zweite Referenzierungstabelle ist unter LEA/ZLE -> Leistungsverrechnug - > Schnittstellen -> Gegenstandswerte -> gelbe Menüleiste -> Referenztabelle - > Combobox umschalten auf Gegenstandswerte VOKS-Steuern anzulegen. Hier müssen die VOKS-Kennziffern in Kombination mit der Artikelnummer der Gegenstandswerte angelegt werden. Es ist empfehlenswert, für die Gegenstandswerte aus der VOKS-Schnittstelle unter Stammdaten -> LEA -> Artikel eigene Artikel mit einem eigenen Nummernkreis anzulegen, um mit den anderen Gebührenartikel nicht durcheinander zu kommen. Die Artikel müssen der entsprechenden Tätigkeitshauptgruppe und Tätigkeitsgruppe zugeordnet sein. Es besteht auch hier die Möglichkeit, die Referenzierung mittels csv-file zu importieren. Der Aufbau des csv-files muss wie folgt sein: VOKS-Kennziffer, NTCS Artikelnummer, Firma, Tätigkeitshauptgruppe, Tätigkeitsgruppe. Die Reihenfolge der Spalten muss im Excel unbedingt eingehalten werden, da der Import ansonsten nicht funktioniert. Achtung: Vor dem Import löscht das NTCS alle bestehenden Referenzierungen aus dem Programm, um einen korrekten Neuimport zu gewährleisten. Seite 15

16 8.) 16 Pauschale: Wurden alle Leistungen bzw. Gebührenartikel erfasst, muss die 16 Pauschale erfasst werden. Diese errechnet sich laut LEA-Parameter automatisch, es müssen nur die Artikel markiert werden, für die die Pauschale berechnet werden soll (in der Regel für alle Artikel, dann kann die gesamte Rechnung mit Strg+A markiert werden). Sind alle Eingaben in der Rechnungsbearbeitung fertig, kann wieder in die Liste Verwaltung Rechnungen gewechselt werden, wo die Rechnung mit den Rechnungsfunktionen fertig gemacht werden muss. Seite 16

17 9.) Rechnungsfunktionen: Die Rechnungsfunktionen sind entweder mit der rechten Maustaste aufzurufen oder in der gelben Menüleiste unter Extras -> Rechnungsfunktionen. Diese Funktionen sollen der Reihe nach durchgeführt werden, das Ziel jeder Rechnung ist der Rechnungsabschluss. Die Fibu-Verbuchung kann jedoch auch noch nach dem Rechnungsabschluss durchgeführt werden. Seite 17