IMPORT ZEITBUCHUNGEN. 10/07/28 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 10/07/28, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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3 INHALT 1. ALLGEMEINES PROGRAMMEINSTELLUNGEN VORAUSSETZUNGEN PROGRAMMABLAUF Manuelle Übernahme Automatischer Import TIPPS UND HINTERGRUNDINFOS Zeitpunkt der Übernahme Protokolle Varianten der Automatischen Übernahme von Zeitbuchungen Aktive Anzeige Zeitbuchungen / Restzeitprüfung Parametersteuerung... 8

4 1. ALLGEMEINES Arbeitsberichte und Barauslagen können nicht nur manuell in den Programmen der Leistungserfassung erfasst werden, sondern können auch (automatisch) aus anderen BMD- Programmen importiert werden. Eine Anbindung an die NTCS-Zeiterfassung ermöglicht, aus Zeitbuchungen Arbeitsberichte zu erzeugen. Hierbei stehen zwei alternative Wege zur Verfügung. Möglichkeit 1: Der Anwender kann manuell eine Funktion aufrufen, welche es erlaubt zu definieren, aus welchem Zeitraum die Zeitbuchungen importiert werden soll. Es entsteht je Zeitbuchung ein Arbeitsbericht, den man mit dem Kunden, der Tätigkeit etc. vervollständigen muss, um einen vollwertigen Arbeitsbericht zu erhalten. Diese Variante ist sinnvoll, wenn einer Zeitbuchung (nur) ein Arbeitsbericht entspricht, wobei dieser bereits mit der Von-Bis-Zeit befüllt ist, sodass man sich die Zeitaufzeichnungen in der Leistungserfassung erspart. Möglichkeit 2: Parametergesteuert werden vor dem Tagesabschluss alle Zeitbuchungen des Tages importiert. Diese Variante ist sinnvoll, um Nichtleistungszeiten (z. B. Urlaub) automatisch in der Leistungserfassung vorzufinden, sodass man sich die doppelte Erfassung solcher Zeiten in der Zeiterfassung und in der Leistungserfassung erspart. 2. PROGRAMMEINSTELLUNGEN Für die manuelle Übernahme von Zeitbuchungen sind keine Programmeinstellungen zu treffen. Wichtig für die Übernahme ist nur, dass die Buchungsart das Saldokennzeichen Zur Istzeit oder das Saldokennzeichen Kombination mit Umrechnungsfaktor aufweist, andernfalls werden die Zeitbuchungen nicht berücksichtigt. Für die automatische Übernahme von Zeitbuchungen bei Durchführung des Tagesabschlusses (siehe Tagesabschluss- und Autorisierungsfunktionen) ist ein LEA-Parameter zu aktivieren. Der Parameter lautet Import Zeitbuchungen bei TagesAB und befindet sich unter <Stammdaten> <Einstellungen> <LEA-Einstellungen> in der Parametergruppe <Leistungserfassung> <Tagesabschluss> (siehe auch LEA-Einstellungen). Da diese Zeitbuchungen/Arbeitsberichte keinen echten Kunden zuordenbar sind, muss ein Interner Kunde bekanntgegeben werden. Dieser ist im CRM-Parameter Interne Kunde (unter <Stammdaten> <Einstellungen> <Allgemeine CRM-Parameter> <CRM> in der Parametergruppe <LEA>) festzuhalten. Wenn der Bedarf dafür gegeben ist, kann auch ein Internes Projekt im CRM-Parameter Internes Projekt (ebenfalls dort) hinterlegt werden. Als letzte Programmeinstellung ist den Buchungsarten von den zu übernehmenden Zeitbuchungen im Feld Tätigkeit eine Tätigkeit zuzuordnen. Diese wird automatisch auf die entstehenden Arbeitsberichte übernommen. 4/8

5 Empfehlung: Um unvollständige Arbeitsberichte zu vermeiden, ist es sinnvoll, der Tätigkeit im Stamm eine Tätigkeitsgruppe zuzuweisen und keinen Zwang auf eine Bezugszeitraumeingabe einzustellen. 3. VORAUSSETZUNGEN Es gibt keine speziellen Voraussetzungen für die Erzeugung von Arbeitsberichten aus Zeitbuchungen. 4. PROGRAMMABLAUF 4.1. Manuelle Übernahme Die manuelle Übernahme der Zeitbuchungen erfolgt durch die Funktion Import Zeitbuchungen in der <Tageserfassung> oder in der <Einzelerfassung>. Der Anwender kann im Fenster <Import Zeitbuchungen> entscheiden, für welchen Zeitraum aus den Zeitbuchungen Arbeitsberichte erzeugt werden. Eine Auswahl von mehreren/allen Mitarbeitern ist nicht vorgesehen, allerdings können auch Zeitbuchungen von anderen Mitarbeitern importiert werden (welche auch für den anderen Mitarbeiter als Arbeitsberichte angelegt werden). Nach der erfolgten Übernahme bekommt der Anwender einen Hinweis, wieviele Zeitbuchungen übertragen werden konnten. Mit dem Button Details kann man sich die Übernahme im Detail ansehen und erhält in der Log-Datei BMDLeistungZeitImport.log_User nähere Informationen. 5/8

6 Für die erfolgreichen Übernahmen entsteht je Zeitbuchung ein Arbeitsbericht, welcher von der Zeitbuchung folgende Daten erhält: Zeitbuchung Arbeitsbericht Von Uhrzeit Von Zeit Bis Uhrzeit Bis Zeit - Dauer (errechnet sich aus Von Zeit und Bis Zeit) Buchungsdatum Leistungsdatum Mitarbeiter Mitarbeiter Projekt Projekt Kore-Dimension (Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich, Abteilung) Kore-Dimension (Kostenstelle, Kostenträger, Dimension, Geschäftsbereich, Abteilung) BuchungsID ZeitbuchungsNr. Die Arbeitsberichte müssen noch mit den üblichen Pflichtbestandteilen einer Leistung vervollständigt werden (Kunde, Tätigkeit, Tätigkeitsgruppe, ev. Arbeitsbericht, ev. Bezugszeitraum). Achtung: Durch das Vermerken der BuchungsID auf der erzeugten Leistung ist ausgeschlossen, dass die Zeitbuchung beim nächsten Import nochmals importiert wird. (Diese Information liefert auch die Log-Datei BMDLeistungZeitImport.log_User.) Eine erfolgte Übernahme kann aber jederzeit rückgängig gemacht werden, das Löschen der Leistung genügt. Auch eine nochmalige Übernahme ist anschließend möglich. Achtung: Eine nachträgliche Änderung der Zeitbuchung ist zwar möglich, aber nicht sinnvoll, da sich dadurch der Arbeitsbericht nicht anpasst. Auch umgekehrt ist eine automatische Anpassung nicht vorgesehen. Werden dennoch z. B. die Stunden des Arbeitsberichtes erhöht, hat das Auswirkungen auf die Restzeit, was dazu führen kann, dass die folgenden Zeitbuchungen nicht zur Gänze übernommen werden können, da nicht genug Restzeit zur Verfügung steht. Diese Problematik wird in der Log-Datei BMDLeistungZeitImport.log_User mitprotokolliert. Achtung: Zeitbuchungen werden nicht auf bereits abgeschlossene Tage importiert. Sollte dieser Umstand auftreten, macht die Log-Datei BMDLeistungZeitImport.log_User darauf aufmerksam. Weiters werden nur vollständige Zeitbuchungen, sprich mit Von Uhrzeit und mit Bis Uhrzeit importiert. Auch in diesem Fall erfolgt ein Eintrag in die Log-Datei Automatischer Import Der automatische Import von Zeitbuchungen erfolgt im Zuge des Tagesabschlusses. Für die erfolgreichen Übernahmen entstehen in Höhe der Restzeit (! 1 ) kumulierte Arbeitsberichte, welcher von der Zeitbuchung folgende Daten erhält: Zeitbuchung Von Uhrzeit, Bis Uhrzeit Arbeitsbericht Dauer (Achtung: Felder Von Zeit und Bis Zeit werden nicht befüllt); höchstens bis zur 1 Es ist irrelevant, ob der Mitarbeiter bei der normalen Leistungserfassung die Restzeit überschreiten darf. 6/8

7 Restzeit Buchungsdatum Leistungsdatum Mitarbeiter Mitarbeiter - Projekt (aus Parameter Internes Projekt ) - Kunde (aus CRM-Parameter Interner Kunde ) Buchungsart-Bezeichnung Arbeitsberichttext Die Arbeitsberichte werden automatisch autorisiert und abgeschlossen. Achtung: Eine nachträgliche Änderung der Zeitbuchung ist nicht möglich, da man in der Zeiterfassung einen Hinweis bekommt, dass der Tag in der LEA bereits abgeschlossen und deshalb gesperrt ist. Ein Auflösen des Tagesabschlusses gibt auch die Zeiterfassung dieses Tages wieder frei. Anpassungen von Zeitbuchungen sowie von Arbeitsberichten können in diesem Fall nicht automatisch auf die jeweiligen Datensätze übernommen werden. Ausnahme: Wenn die Zeitbuchung nach der Änderung eine höhere Dauer aufweist und der Tag in der LEA neuerlich abgeschlossen wird, wird die dadurch entstandene Restzeit als neuer Arbeitsbericht übernommen. Achtung: Es werden nur vollständige Zeitbuchungen, sprich mit Von-Uhrzeit und mit Bis-Uhrzeit importiert. 5. TIPPS UND HINTERGRUNDINFOS 5.1. Zeitpunkt der Übernahme Es ist nicht relevant, zu welchem Zeitpunkt die Übernahmen passieren: Sowohl vergangene als auch theoretisch zukünftige Tage werden bei der Übernahme berücksichtigt Protokolle Ein Interner Parameter kann gesetzt werden, um in der Log-Datei BMDLeistungZeitImport.log_User noch detaillierte Informationen über die manuelle Übernahme der Zeitbuchungen zu erhalten. Der Interne Parameter muss wie folgt erfasst werden: INP_INTPARAMGRUPPE MCS_LEISTUNG INP_INTPARAMNAME IMPORTZEIT INP_INTPARAMKEY BMD INP_INTPARAMWERT 1 Mitprotokolliert werden mit aktiviertem Parameter auch folgende Events: Importstart mit Eingabewerten Resultwert, ob das Laden der LEA-Leistungen erfolgreich war Resultwert, wenn ein Fehler beim Befüllen der LEA-Leistung auftritt Anzahl der Zeitbuchungen Information, wenn eine Zeitbuchung nicht importiert werden konnte, weil aufgrund der Buchungsart keine Ist-Zeit erzeugt wird Resultwert, ob Leistungen erzeugt werden konnten Die Log-Datei kann nicht nur direkt nach der Übernahme, sondern auch unter <Tools> <Administration> <Logdateien ansehen> angesehen und an BMD g t werden. 7/8

8 Eine weitere Log-Datei protokolliert sowohl den Aufruf bei manuellem Start als auch bei automatischem Start mit und ist mit BMDLEISTUNGZEIT.LOG benannt Varianten der automatischen Übernahme von Zeitbuchungen Eine weitere Variante anstatt der automatischen Übernahme von Zeitbuchungen im Zuge des Tagesabschlusses ist, die Zeitbuchungen (für Nichtleistungszeiten wie Urlaub) erst im Nachhinein also für die Vergangenheit zu erfassen. Sobald das Fenster <Zeitbuchungen> geschlossen wird, werden ebenfalls aus Zeitbuchungen, welche die Voraussetzungen erfüllen, Arbeitsberichte erzeugt. Die Voraussetzungen für dieses Programmverhalten sind gleich wie bei der Automatischen Übernahme von Zeitbuchungen, bis auf den Parameter Import Zeitbuchungen bei TagesAB, welcher deaktiviert werden kann. Als Ersatz wenn die Überleitung für bestimmte Tage/Mitarbeiter angestoßen werden soll existiert unter <Zeiterfassung> <Datentransfer> <Datentransfer BMD-Pakete> die Funktion Überleitung in Leistungsverrechnung, mit welcher ebenfalls Nichtleistungszeiten von der Zeiterfassung in die LEA importiert werden Aktive Anzeige Zeitbuchungen/Restzeitprüfung Beide Programmabläufe werden im Normalfall mit aktiver Zeiterfassung (sprich der LEA-Parameter,Zeitbuchungen anzeigen ist aktiviert) eingesetzt, was allerdings keine Voraussetzung ist. Man muss jedoch wissen, dass im Zusammenspiel mit der Zeiterfassung auch Restzeitprüfungen bzw. Rundungsparameter eingesetzt werden können, welche daher auch bei der Übernahme von Zeitbuchungen eine Rolle spielen können. (Nähere Informationen siehe auch LEA-Einstellungen) Parametersteuerung Für diesen Programmablauf gibt es derzeit keine Einflussnahme durch etwaige Parametereinstellungen. 8/8