EASY INVOICE Rechnungseingangsworkflow einfach EASY. Martin Schrof

Transkript

1 EASY INVOICE Rechnungseingangsworkflow einfach EASY Martin Schrof

2 EASY SOFTWARE AG ÜBERBLICK

3 ÜBER DIE EASY SOFTWARE AG Installationen! EASY ist der führende Anbieter von Multi- Plattform-Lösungen im Bereich Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise-Content- Management (ECM). Marktführer! EASY SOFTWARE AG ist einer der führenden Anbieter von Enterprise-Content-Management (ECM) im deutschsprachigen Raum.

4 EASY SOFTWARE erneut mit höchstem Marktanteil Mit 18,2% Marktanteil ist EASY SOFTWARE, nach der Anzahl installierter Systeme im deutschen Markt, der eindeutig führende DMS/ECM-Anbieter, so eine unabhängige Studie der ama GmbH

5 EASY SOFTWARE AG - HISTORIE Hauptsitz in 1990 in Mülheim an der Ruhr International vertreten in Österreich, Singapur, Türkei, UK & USA Seit 1999 ist die "EASY SOFTWARE AG" börsennotiert Spezialisiert auf die Themen Dokumenten Management, Enterprise Content Management und Enterprise-Search In internationalen Projekten erfolgreich

6 DIE EASY-LÖSUNGEN Archivierung Outlook Microsoft Exchange Notes Domino Computer Output Spool Daten Import (COLD) Direkt Druck (WINCOLD) Microsoft Office Word Excel PowerPoint Outlook OpenOffice ERP Anbindung BaaN IV / Infor LN Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics AX SAP etc. Workflow Ad-hoc regelbasiert Storage HSM, NAS, SAN Worm DVD, Blu-ray Belegerfassung Klassifikation Extraktion Barcode/OCR Heftung Datenbankzugriff Compliance Records Management Aufbewahrungszeiten Digitale Signatur Portal Integration Microsoft SharePoint SAP Portal Retrieval Web Client Rich Client Application Integration Mobile Client

7 Basisprozess der Eingangsrechnungsprüfung - Basisprozess / ROI Betrachtungen -

8 Anforderung an die Lösung Anwenderfreundlich Integration an die bisherige Umgebung Prozesse sicher abbilden Erfüllung gesetzlicher Vorschriften (UStG 14) Kürzere Durchlaufzeiten Höhere Transparenz im Prozess Verfügbarkeit wichtiger Informationen aus dem Rechnungswesen Kosten reduzieren

9 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Zentrale Öffnen Sor*eren Weiterleiten

10 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess abschließen Folge- Effekte Abteilungspoststelle Zuordnen Sonderfälle Allgemeine Arbeitsvorbereitung SEITE 10

11 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Arbeitsvorbereitung Sonderfälle separieren Spezielle Arbeitsvorbereitung für Sachbearbeitung SEITE 11

12 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Datenerfassung und - prüfung Manuelle Erfassung und inhaltliche Prüfung Vorerfassung SEITE 12

13 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Fachliche Prüfung/ Sachbearbeitung z.b. Rechnungen mit/ohne Bestellbezug GeschäQsprozesse und Vorgänge Fachspezifische Regeln Stamm- und Bewegungsdaten Freigabe nach internen Richtlinien SEITE 13

14 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Sachliche Prüfung/ Sachbearbeitung i/iii Prüfung des Mandanten (Empfängers) Prüfung der rechtsgül*gen AnschriQ Festlegen des Buchungskreises Prüfung des Kreditors Kreditor vorhanden ja/nein wie erfolgt die Anlage des Kreditors weitere formale Prüfungen Rechnung? GutschriQ? Eingangsdatum Rechnungsdatum Leistungszeitraum angegeben Buchungsperiode zuordnen UST Abgleich / Posi*onen <- > Gesamtsumme Ust Ausweis (Ausland?) Währungsangabe vorhanden SEITE 14

15 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Sachliche Prüfung/ Sachbearbeitung ii/iii Rechnungen mit / ohne Bestellbezug Bestellbezug vorhanden / rich*g? Bestellabweichungen Preise / Kondi*onen Weitere Rechnungsarten Warenrechnungen (RmW, RmEW, RoW) Kosten- / Leistungsrechnungen Inves**onsgüter Intercompanyrechnungen Kontrakte GutschriQsverfahren Abweichungen GutschriQserwartungen Rücksendung (kri*sch) SEITE 15

16 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess abschließen Folge- Effekte Sachliche Prüfung/ Sachbearbeitung iii/iii Sammel- / Teil- /Abschlagsrechnungen WE / Liefernummern Ust Behandlung Abgrenzungen (Leistungs- /Rechnungs~) Zuordnungen der Kostenobjekte Kostenstellen / Kostenträger feste Zuordnungen / Hierarchien der KO ggf. Verbuchung des Wareneinganges SEITE 16

17 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte Freigabe Kostenstellenverantwortliche Bedarfsträger Betragsgrenzen 2- / 4- / 6- Augen Prinzip Abwesenheiten / Vertretungen ggf. Rollenteilung Vertretung besitzt andere Freigabegrenzen Delegieren von Beträgen Posi*onsbezogen Verrechtet Fachspezifische Regeln Prüfungsvermerke Freigabe nach internen Richtlinien à Orga - Handbuch Bereitstellen von Daten für Cashmanagement SEITE 17

18 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess Sachbe- arbeitung abschließen Folge- Effekte GeschäCsprozess abschließen Transak*on aufrufen Buchen SEITE 18

19 Im Focus: Prozesse durchgängig bearbeiten Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess abschließen Folge- Effekte Zentrale Abteilungs- Arbeitsvor- bereitung für Daten- erfassung und - prüfung Fachliche Prüfung, Sach- bearbeitung Weitere fachliche GeschäCsprozess abschließen Folge- Effekte 50 %* 30 %** 0 %? - Öffnen - SorHeren Weiterleiten ArbeitsschriI Rechungen: - Zuordnen - Sonderfälle - Allgemeine Arbeits- vorbereitung o Scannen Sonderfälle separieren VorkonHeren - Spezielle Arbeits- vorbereitung für die Sach- bearbeitung - Manuelle Rechnungs- erfassung - Inhaltliche Prüfung Typischer "ROI": Monate - mit Bestell- bezug - ohne Bestell- bezug - Stamm- und Bewegungs- daten - Sperrgründe auflösen - Zahlungs- freigabe - GeschäCsprozess abschließen - TransakHon aufrufen - Buchung *Op$mierungspotenzial bis zu x % ** Korreliert mit Bestellbezug - Skontoverlust - Verzugszinsen - Liquiditäts- planung - etc.

20 Prozesskarte (Auszug) ERP- Konnektor 20

21 Die Prozessarchitektur ERP System ERP- Konnektor Stammdaten Bestelldaten Kostenobjekte Buchungsdaten KonHerung BestäHgung der Buchung (ophonal) EASY DOCUMENTS Workflow Rechnungs- eingang / Scannen, E- Mail EASY CAPTURE PLUS Erfassen/ Extrahieren Prüfen/ Freigeben EASY DOCUMENTS Monitoring Buchen EASY DOCUMENTS Ablegen/ Archivieren

22 und nun zur Live-Präsentation

23 EASY INVOICE Ansicht Scannen SEITE 23

24 EASY INVOICE Ansicht Belegerkennung SEITE 24

25 EASY INVOICE Ansicht Workflow SEITE 25

26 EASY INVOICE Ansicht Archivrecherche SEITE 26

27 EASY INVOICE Ansicht Recherche aus ERP-Lösung SEITE 27