Verleihen Sie ihren Prozessen Flügel! BUSINESS-PROCESS Solutions

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1 Verleihen Sie ihren Prozessen Flügel! BUSINESS-PROCESS Solutions

2 Digitale Akten schaffen Freiräume. Wirtschaftlich und Effizient Stellen Sie sich vor, Sie müssten nichts mehr aufwändig suchen, sondern hätten relevante Unterlagen zügig zur Hand. Verknüpft mit absoluter Transparenz, automatischen Erinnerungsfunktionen und Prüfszenarien, bieten sich Ihnen ganz neue Möglichkeiten. Sehen Sie Ihr Unternehmen, Ihre Abteilung, jeden einzelnen Arbeitsplatz vorbereitet auf die Aufgaben des 21. Jahrhunderts. "Bei wem liegt eigentlich die Rechnung 1794 von der Fa.Meister? Können Sie bitte den Arbeitsvertrag von Klaus Bach heraussuchen? Wann läuft der Leasingvertrag für den Farbkopierer in der 1. Etage aus?" Diese oder ähnliche Fragen lassen sich zukünftig einfach schneller beantworten. Und das ist erst der Anfang. Lesen Sie auf den folgenden Seiten, was unsere Produktlösungen so einzigartig macht und wie Sie Ihre Unternehmensprozesse beschleunigen. Und wann starten Sie durch? EASY INVOICE EASY RECORDS for HR EASY CONTRACT

3 Sparen Sie sich die Arbeit! EASY INVOICE Aufwändige Rechnungsprüfung war gestern In EASY INVOICE werden Eingangsrechnungen automatisch erfasst und die Daten extrahiert, ganz gleich ob sie per Post oder digital eingehen. Rechnungsdaten werden validiert und mit Daten aus anderen Quellen, z.b. dem ERP System, plausibel abgeglichen. Bestellungen werden gegenübergestellt und umsatzsteuerrelavante Angaben überprüft, erst dann wird die Rechnung zur Freigabe weitergegeben. Sicher ist sicher Während des anschließenden Prüfungs- und Freigabeprozesses bekommen Sachbearbeiter, Kostenstellenverantwortliche und Buchhalter die Vorgänge automatisch zugestellt. Nichts ist dem Zufall überlassen, um eine unterbrechungsfreie Prüfung und Freigabe zu gewährleisten. Vertretungsregelungen sind natürlich ebenso bedacht, wie mehrstufige Eskalationsmechanismen. Enorme Einsparpotenziale! manuell elektronisch Euro Manuelle Rechnungsverarbeitung ist teuer und zeitintensiv: Öffnen, Hauspost, Freigabe, Buchung und Zahlung. Quelle: Posten AB Transparent und rechtskonform Im nächsten Schritt werden die Rechnungen zur Buchung an das ERP-System übergeben und abschließend revisionssicher und rechtskonform im digitalen Archiv abgelegt. Alle digitalisierten Dokumente stehen während des Prüfungs- und Freigabeprozesses und zu jedem späteren Zeitpunkt allen berechtigten Anwendern zur Verfügung. Übrigens: Dieser Zugriff kann dabei aus EASY INVOICE oder einem angebundenen ERP-System erfolgen. ERP System Digitale Rechnungsbearbeitung mit EASY INVOICE 3.0 Die effiziente Erfassung, Verarbeitung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen ist nun intuitiver und vor allem noch einfacher geworden. Wir behaupten, dass wir die Messlatte mit dieser Version von EASY INVOICE ganz schön hoch gelegt haben. Stammdaten Bestelldaten Buchungsdaten Kontieren Bestätigung der Buchung (optional) EASY DOCUMENTS Workflow & EASY DOCUMENTS Monitoring Rechnungseingang / Scannen Erfassen Extrahieren Prüfen Freigeben Buchen Ablegen Archivieren EASY CAPTURE PLUS EASY DOCUMENTS

4 Auf gute ZUsammenarbeit. EASY RECORDS for HR Übersichtlich und schnell EASY RECORDS for HR macht die Abläufe in der Personalabteilung schneller, sicherer und transparenter. Profitieren Sie von den Personalakte Firmenakte Personalprozesse Vorteilen einer digitalen Personalakte. Bilden Sie Organisationsstrukturen ab und verwalten Sie Personaldokumente bequem über eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche. Digitale Personalakte mit EASY RECORDS FOR HR Die digitale Personalakte erleichtert das Arbeiten in der Personalabteilung vom ersten Tag an. Nicht nur Unternehmen mit mehreren Niederlassungen profitieren dabei durch den webbasierten Zugriff. Weitere optionale Erweiterungen werden EASY RECORDS for HR in den folgenden Versionen noch attraktiver und leistungsfähiger zu machen. Kontrollierter Zugriff Eine umfangreiche und flexible Berechtigungsvergabe ist Grundvoraussetzung für den Einsatz einer digitalen Personalakte. EASY RECORDS for HR verhindert in allen sensiblen Bereichen die unberechtigte Einsicht Dritter und bietet sogar die Möglichkeit, Berechtigungen zeitgesteuert zu vergeben. So kann zum Beispiel dem Mitarbeiter selbst sein Recht auf Einsichtnahme schnell und unkompliziert ermöglicht werden. Zusammenarbeit Fristenüberwachung Wachsen sie mit Ihren Ansprüchen EASY RECORDS for HR ist modular erweiterbar. Binden Sie optional Ihr führendes HR-System an, um Stammdaten zu übernehmen und automatisch abzugleichen oder verwalten Sie Stellenausschreibungen und Bewerbungen mit einem leistungsfähigen Bewerbermanagement*. Im Falle einer Einstellung, wandeln Sie die Bewerberakte ganz einfach in eine Personalakte um. Auch ein Ausbau zu einem Life Cycle Management** ist möglich und erweitert EASY RECORDS for HR um ein Einstellungs-, Freisetzungs- und Aufgabenmanagement. * ab Version 2.1 ** ab Version 2.2 Digitale Personalakte Recherche Belegerfassung Ansicht & Bearbeitung Personalakte - einfache Freigabe für den Mitarbeiter

5 genau Wissen, was wann zu tun ist. EASY CONTRACT VERTRAG Fahrzeugflotte BIS 22. SEPTEMBER VERTRAG Mobilfunk BIS 15. MÄRZ Vertragsverwaltung mit EASY CONTRACT MIETVERTRAG Niederlassung BIS 06. JULI Gerade bei Verträgen gilt es viel zu beachten. Das Laufzeiten- und Zahlungsmanagement ist elementar und kann im Zweifel richtig teuer werden. Mit dem integrierten, mehrstufigen, Fristenkalender behalten Sie den Überblick und sparen Kosten. Vertrag ist vertrag EASY CONTRACT macht Vertragsakten digital. Jedes Unternehmen geht eine Vielzahl an Verträgen ein. Meist aber fehlt die Übersicht über geltende Fristen. Denn jeder Vertrag ist an anderer Stelle abgelegt: Der Dienstleistervertrag in der IT-Abteilung, der Versorgungsvertrag beim Facility Management, die Leasingverträge für Geräte, Maschinen und Fahrzeuge bei ihren jeweiligen Kostenstellen. Sich einen Überblick über bestehende Verpflichtungen und Fristen zu verschaffen oder einen speziellen Vertrag zu finden, gerät vor diesem Hintergrund zur Fleißaufgabe. Hier schlummern genau die Effizienzpotenziale, die Sie mit EASY CONTRACT erschließen wollen. Alle Fristen im Blick Für jeden Vertrag stehen Fristenkalender mit klar definierten Eskalationsmechanismen zur Verfügung. Ein Wiedervorlagesystem und eine Vertreterregelung sorgen dafür, dass wichtige Aufgaben nicht unerledigt bleiben. Wer Fristen verstreichen lässt, lässt möglicherweise erhebliche Einsparpotenziale ungenutzt. Kompletter Life-Cycle abgedeckt EASY CONTRACT ermöglicht eine komplett digital geführte Vertragsakte und ein leistungsfähiges, zentrales Vertragsmanagement. Von der Vertragserstellung oder der Vertragserfassung über das Arbeiten mit Verträgen bis hin zu Vertragsüberwachung und Vertragscontrolling bildet EASY Erstellung Vertragsvorlagen Prüfung Zentrale Vertragsakte CONTRACT den kompletten Lebenszyklus ab. Komplexe Genehmigungsworkflows mit Versions- und Vorlagenverwaltung sind für die Lösung, die sich leicht an individuelle Systemarchitekturen, Datenbankstrukturen und Workflows anpassen lässt, kein Problem. Alles mit rechten Dingen EASY CONTRACT erleichtert die gemeinsame Arbeit mit Verträgen: Eine ausgereifte Berechtigungssteuerung sorgt dafür, dass sensible Informationen nur von den jeweiligen Rechteinhabern eingesehen werden können. Alle Zugriffe werden dokumentiert, um Rechts- bzw. Revisionssicherheit zu gewährleisten. Von der digitalen Erstellung über die revisionssichere Ablage der Verträge und Anhänge bis hin zum digitalen Versand. Freigabe Vertragserfassung Fristenkontrolle Recherche Liquiditätsplanung

6 Alles erfasst und perfekt Koordiniert. EASY Capture PLUS EASY ibox EASY Capture Plus Wir lesen unsere s auf dem Smartphone und surfen mit dem TV im Internet. Zeit, im Berufsalltag gleich zu ziehen! Das A und O CAPTURE SCAN für eine digitale Akte, ist die Erfassung. Mit EASY CAPTURE BATCH CAPTURE PLUS können Sie sicher sein, Dokumente CAPTURE PRINT jedweder Herkunft komfortabel und zuverlässig CAPTURE OFFICE zu erfassen. EASY CAPTURE MAIL CAPTURE PLUS arbeitet CAPTURE CAPTURE mit allen EASY Komponenten READ VERIFY perfekt zusammen. Bei unseren digi- Scannen temp. Ablage talen Akten übergibt es die Daten an EASY Speichern in Datenbank Analysieren Documents. Hier werden Geschäftsprozesse Drucken oder Festplatte Anreichern Konvertieren Importieren abgebildet und alle Dokumente schließlich ins Archiv übergeben. Revisionssicher aufbewahrt, sind sie dort aus den verschiedensten Anwendungen verfügbar Klingt einfach? Ist einfach. powered by CAPTURE PLUS Erfassung Datenhaltung Verarbeitung Export Export in ein oder mehrere Zielsysteme EASY ECM SHAREPOINT SAP / ERP... Die neue EASY ibox Sie wollen noch einen Schritt weiter gehen und das gesamte Unternehmenswissen ver- Word Wissen Sie, was sie wissen? knüpft, aber gleichzeitig auch segmentiert finden? Die EASY ibox ändert alles. Wir nennen das Enterprise Information Management und dahinter verbirgt sich eine völlig neue Art des Findens: Einfach, smart und höchst effizient. PDF DMS Firmen Information CAD SRV Mehr unter JPG ARC

7 TOCHTERGESELLSCHAFTEN Österreich EASY SOFTWARE GmbH Sebastian-Kneipp-Straße 12 A-5020 Salzburg Phone: Fax: Web: Türkei EASY SOFTWARE Türkiye Cumhuriyet Cad. Onarımlı Sk. No:9 / 6 Kavacık İstanbul Phone: Fax: info(at)easy.de Web: Großbritannien EASY SOFTWARE (UK) PLC. Reflection House, The Anderson Centre, Olding Road, Bury St. Edmunds Suffolk, IP33 3TA, UK Phone: Fax: info@easysoftware.co.uk Web: USA EASY SOFTWARE INC. 102 Pickering Way, Suite 503 Exton, PA 19341, USA Phone: sales@easysoftware.us Web: Singapur EASY SOFTWARE (ASIA PACIFIC) PTE. LTD. 10 Anson Road #09 24 International Plaza Singapore Phone: info@easy.de Web: EASY SOFTWARE AG Am Hauptbahnhof Mülheim a. d. Ruhr Deutschland Fon: Fax: info@easy.de Web: Stand: 13-02