Landkreis Gießen. Papierloses Anordnungswesen

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1 Papierloses Anordnungswesen im Seite 1

2 Andreas Mezker Projektleiter papierloses Anordnungswesen Seite 2

3 Der Einwohner: Fläche: 854,73 km² Städte: 10 Gemeinden: 8 Beschäftigte: Seite 3

4 Projektziel gemäß Projektauftrag vom Einführung von papierlosen Anordnungen im Rechnungswesen mit Hilfe von digitaler Signatur und der damit verbundenen digitalen Archivierung (bis ). Darüber hinaus ist die Implementierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung (e-rechnung) ab 2018 sicher zu stellen. Seite 4

5 Dokumentenmanagementsystem (DMS) DMS elektronische Akte (e-akte) elektronische Rechnung (e-rechnung) Papierloses Anordnungswesen Seite 5

6 Vorteile DMS Einsparung beim Raumbedarf (Archiv) Effiziente, komfortable Recherche und Suche Zeitersparnis bei der Ablage Fehlerquoten verringern Rechnungen gehen nicht mehr verloren Rechnungen werden nicht mehrfach angeordnet Die Einhaltung des Serviceversprechens zügige Bezahlung von Auftragsrechnungen wird stärker unterstützt Großer Schritt in Richtung einheitliches DMS und E-Akte Seite 6

7 Meilensteine Softwareauswahl (DMS) in 2016 Installation der Software (DMS) in 2016 Schulung der Anwender in 2016/2017 Umsetzung von papierlosen Anordnungswesen bis Umsetzung der elektronischen Rechnungsbearbeitung bis Seite 7

8 Rechnungseingangsbearbeitung - grundsätzliche Alternativen Methode: Spätes Scannen Digitalisierung nach dem Anordnungsdruck Dokumente werden wie bisher unterschrieben. Am Ende der Bearbeitung werden die Anordnungen eingescannt, indiziert und archiviert. Methode: Frühes Scannen Digitaler Dokumenteneingang und Verarbeitung Rechnungen werden zu Beginn eingescannt. Der Rechnungsdurchlauf erfolgt papierlos. Die Anordnungen werden digital signiert. Seite 8

9 Methode: Frühes Scannen Rechnungseingang (scannen der Rechnung) automatisierte Prüfung / Vorkontierung Anschrift, Aufträge, Rechnungsnummer, Betrag) Rechnung befindet sich im Archiv (digital) und im Rechnungseingangsbuch (IBAN, 4 5 Rechnung verbuchen 1. signieren (sachlich und rechnerisch richtig) 2. signieren (anordnen) 6 Aktivierung der Anordnung durch FD Finanzen 7 Integration der Anordnung durch FD Kreiskasse 8 eingescannte Dateien können über Auskunftsprogramme eingesehen werden Seite 9

10 Arbeitsgruppen Arbeitsgruppe Buchungsabwicklung Ist-Zustand Buchungsabwicklung Feststellungs- und Anordnungsbefugnis (ca. 400 Personen) Einbindung externer Stellen (Schulen, Architekten etc.) Vorsysteme und Schnittstellen (aktuell / zukünftig) Soll-Konzept Buchungsabwicklung Arbeitsgruppe Pflichtenheft Pflichtenheft Bewertungsmatrix Seite 10

11 Konzept Posteingang und Rechnungsstellung Posteingang verbleibt in der Poststelle Scannen der Rechnungen im FD Finanzen Rechnungsworkflow gilt für alle Arten von digitalen Rechnungen Rechnungseingang per an -PDF-Dateien und e-rechnungen Rechnungsausgang per an -Annahmeanordnungen (Bescheide, Kostenanforderungen etc.) Rechnungsstellung an Postfachadresse des LKGI mit Angabe der jeweiligen Organisationseinheit und nicht an Personen adressieren Seite 11

12 Feststellungs- und Anordnungsbefugnisse Formaler Umgang mit den Veränderungen: Anpassung der Befugnisse an Wertgrenzen Die bisher bestehenden Befugnisse wurden aufgehoben. Die neuen erforderlichen Befugnisse wurden neu verfügt. Das Merkblatt zur Feststellungs- und Anordnungsbefugnis wurde überarbeitet / aktualisiert und allen Zeichnungsberechtigten zur Kenntnis zugeleitet Seite 12

13 Vergabeverfahren Baustein im Hinblick auf DMS und E-Akte Einsatz auch in anderen Bereichen (E-Akte, Outlook, Fachverfahren anderer Fachdienste, usw.) Voraussetzung: vorhandene und funktionierende Schnittstelle zwischen DMS und Finanz+ Systembedingt erfolgt die Umstellung nicht schrittweise sondern von einen auf den anderen Tag Freihändige Vergabe Seite 13

14 Zeitplan Was? bis wann? Ausschreibung Angebotsfrist Präsentationen und Aufbereitung der Ergebnisse Kreisausschuss-Vorratsbeschluss Zuschlags-/Bindefrist Installation und Einrichtung Testphase im Testbereich Schulungen Echtbetrieb Anpassung der Dienstanweisung für die Finanzbuchführung nach Praxiserfahrung Anpassung Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung Seite 14

15 Vergleich Q Q Q Q Q1 Kreisverwaltung Eigenbetrieb Seite 15

16 Vergleich (18) (23) 2017-Q Q Q Q Q1 Kreisverwaltung Eigenbetrieb Seite 16

17 Fragen? Seite 17