DATEV LODAS. KNE ist raus! klassisch XML. HAPAK-DATEV-Schnittstellen

Transkript

1 HAPAK -> -Schnittstellen DATEV Buchhaltung Zeitdaten CSV-Schnittstelle (EXTF) LODAS KNE ist raus! klassisch

2 CSV-Schnittstelle (EXTF) KNE ist raus! Voraussetzungen: Optionen: - Mindestens eines der Module: Rechnungsausgang Rechnungseingang Kasse (Finanz) - Freischaltung DATEV-Export

3 CSV-Schnittstelle (EXTF) KNE ist raus! Zielordner: Beim Export auszuwählen Zieldateien: - Man muss wissen, was man tut! - CSV -> Excel

4 klassisch KNE ist raus! Voraussetzungen: - Mindestens eines der Module: Rechnungsausgang Rechnungseingang Kasse (Finanz) Optionen: - Einzustellen in den Optionen Finanz oder RA - Globale Einstellungen berücksichtigen - Freischaltung DATEV-Export - Freischaltung DATEV online - Belegbilder (Fremddokumente) - Netzlaufwerke berücksichtigen

5 Voraussetzungen: Optionen: NEU - Mindestens eines der Module: Rechnungsausgang Rechnungseingang Kasse (Finanz) - Einzustellen in den Optionen Finanz oder RA - Globale Einstellungen berücksichtigen - Freischaltung DATEV-Export - Freischaltung DATEV online - Belegbilder (Fremddokumente) Freie Zahlungen mit Belegbild werden nicht unterstützt! # 1

6 Optionen: - Bei Optionen des Fibu-Exportes # 3 # 2

7 Optionen: - Beim Export einmalig einstellen Belegnummern korrigieren = nichterlaubte Zeichen entf. Leerzeichen Umlaute Sonderzeichen # 4

8 Ausgangsrechnungen: Eingangsrechnungen + Kasse: Wenn alle Einstellungen getätigt: - Drucken der Ausgangsrechnunge(en) - + Übernahme in das RAB - Zuordnen von Fremddokumenten durch Scannen, Einfügen/Drag&Drop Fremdbelege werden gespeichert: RA: \\<HAPAK-Daten>\Daten\PDF\<Kundennummer> RE: \\<HAPAK-Daten>\Fremd\<Lieferantennummer> Kasse: \\<HAPAK-Daten>\Fremd\<Kasse xxx>

9 Export über Schnittstelle: - Wie bisher - Schon mal Exportierte -> blau - Zeitraum zurücksetzen - -> Start Export

10 Export über Schnittstelle: Falls Fehler aufgetreten sind: Fehlermeldung -> Protokoll Bei Fehler erfolgt KEIN Export!

11 Fehler-Protokoll: Sehr hilfreich Detaillierte Angaben für welches Dokument was gilt Für CSK-Support

12 Export-Ziel: Zielordner = Optionen Zip-Datei mit Datum Uhrzeit Zip-Inhalt: Buchungssätze als -Datei Belegbilder (PDF`s) Document.xml

13 Inhalt der document.xml: Verbindung zwischen Buchungssatz und Belegbild

14 Inhalt der Ordner Ordner entsprechend den Optionen Struktur von DATEV Unternehmen online Import in DATEV mit Belegtransfer Übergabe an DATEV.

15 Weiterverarbeitung mit Weitere Voraussetzungen und notwendige Einrichtungen Exemplarischer Ablauf anhand von Ausgangsrechnungen Protokolle und Fehleranalyse

16 Voraussetzungen für den jeweiligen Mandaten bereitgestellt DATEV midentity Stick Notwendige DATEV Software ist installiert

17 Einrichtungen vom Steuerberater Aktivierung von DATEV Unternehmen online für den Mandaten Freigabe der Anwendung Belege Aktivierung der Bearbeitungsform Erweitert

18 Einrichtungen vom Steuerberater Bearbeitungsform erweitert

19 Einrichtung beim Kunden Installation des midentity Treibers Installation des Sicherheitspaktes Installation und Einrichtung DATEV Belegtransfer Einstellungen in DATEV Unternehmen online Belege vornehmen

20 Einrichtung DATEV Belegtransfer Verzeichnisse hinzufügen Ohne Belegtyp ausreichend Basisverzeichnis auswählen Option Verzeichnis erhält aus DATEV DMS, Dokumentenablage aktivieren!

21 Einstellungen in Belege Anpassen des Buchungstextes für die Rechnungsorder auf Ware/ Leistung Einstellen der richtigen Option für Buchungsvorschlag Schritte wie folgt

22 Einstellungen in Anpassung auf Ware/Leistung

23 Einstellungen in Anpassung auf Ware/Leistung

24 Einstellungen in Anpassung Buchungsvorschlag

25 Einstellungen in Anpassung Buchungsvorschlag

26 Vorbereitungen abgeschlossen

27 Übergabe an aus HAPAK FiBu Export aus HAPAK per DATEV -Schnittstelle Senden der Daten per Belegtransfer Kontrolle der Protokolle Daten an Berater bereitstellen

28 Übergabe an aus HAPAK Tipp 1: Zu Beginn ist es sinnvoll nicht direkt aus HAPAK pro in die Verzeichnisse von DATEV Belegtransfer zu exportieren! Tipp 2: Weiter ist es am Anfang sinnvoll alle Belegarten getrennt und nacheinander zu bearbeiten!

29 Übergabe an aus HAPAK Beispiel bei Ausgangsrechnungen Belegtransfer starten Daten senden Fertigstellung abwarten Hinweise beachten Tipp: Das automatisierte Senden zu Beginn auf Grund der Nachvollziehbarkeit noch nicht nutzen!

30 Kontrolle und Weitergabe der Daten an den Steuerberater Aufrufen der Anwendung Belege in DATEV Unternehmen online Kontrolle der gesendeten Daten Bereitstellung der Daten Im Einzelnen

31 Belege

32 Kontrolle

33 Daten bereitstellen

34 Daten bereitstellen

35 Übertragung abgeschlossen

36 Was macht der Steuerberater? Holt die erzeugten Buchungsstapel über Mandant ergänzen ab Buchungsstapel werden im Rechnungswesen eingespielt Buchungsvorschläge werden im aktuellen Buchungsvorlauf angezeigt inkl. Belegbild

37 Wichtige Protokolle in Fehler sind meistens durch eine fehlerhafte Erfassung entstanden Wichtigstes Protokoll ist das Importprotokoll! Dieses wird wie folgt aufgerufen

38 Importprotokoll

39 Importprotokoll

40 Importprotokoll Beispiel

41 Vorteile/Nutzen: Buchungssätze und Belegbilder werden gemeinsam übergeben Keine OCR-Erkennung mehr durch DATEV-RZ Ausgangsrechnungen bei Übernahme ins RAB Möglichkeit des Ablehnens (Probedruck) Fremdbelege in RE/Kasse in HAPAK + DATEV und HAPAK Digital Archiv Ersetzendes Scannen (Rz. 140 GoBD) Zeitnahe Buchhaltung (je Intervall) Aktualität der Buchhaltung + Auswertungen Digitalisierung <-> Pendelordner Dokumente sind immer griffbereit ZUGFeRD-Unterstützung 80% weniger Zeit beim Buchen

42 HAPAK -> -Schnittstellen Zeitdaten: LODAS Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung

43 HAPAK -> -Schnittstellen Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung Zeitdaten: LODAS

44 HAPAK -> -Schnittstellen Schnittstelle in der Lohnstundenerfassung Zeitdaten: LODAS (Arbeitszeitausgleichs-Lohnart bei DATEV notwenig, weil HAPAK das als Buchungstyp führt mit Lohnart gekoppelt)

45 HAPAK -> -Schnittstellen Zeitdaten: LODAS Lohnarten Die Lohnarten müssen vorher mit dem StB abgeglichen und hier eingetragen werden!