Aaron Siller Support Tel: 02056/

Transkript

1 Wir machen SAP Business One EASY Thema DATEV-Schnittstelle Zielgruppe Spezialisten Michael Haak Beratung Tel: 02056/ ERP-Spezialist seit 1989 SAP Business One Berater ERP-Gutachter Software-Profiler Aaron Siller Support Tel: 02056/ SAP Business One Projektleiter IT-Security Beauftragter (TÜV) SCRUM-Master

2 DATEV-Schnittstelle 1) Konten, Kunden, Lieferanten und Journalbuchungen können über die DATEV-Schnittstelle exportiert werden 2) Anhand der ausgewählten Exporttypen und dem dazugehörigen Datum erstellt SAP eine CSV-Datei. 3) Diese Datei kann dann dem Steuerberater zugeschickt werden. 4) Buchungen aus der DATEV können auch ins SAP Business One importiert werden. SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

3 einmalige DATEV-Vorbereitungen 1) Administration > Systeminitialisierung > Belegeinstellungen > Allgemein: Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen = "Aufgeteilt" (Diese Einstellung kann nicht rückwirkend gesetzt werden!!!) 2) Installieren Sie das (Lightweight) DATEV-AddOn 3) Entscheiden Sie, ob die Kunden- und Lieferantennummern den DATEV-Nummern entsprechen sollen (dringend empfohlen). 4) Vergeben Sie bei eventuell vorhandenen Sachkonten, Kunden und Lieferanten eine DATEV-Nummer (ggf. per Makro) 5) Vergeben Sie bei kommenden Sachkonten, Kunden und Lieferanten eine DATEV-Nummer (ggf. per "Formatierter Suche") 6) Ordnen Sie die DATEV-Steuerkennzeichen den SAP Steuerkennzeichen zu. 7) Ordnen Sie den SAP Steuerkennzeichen bei Bedarf Sachverhalte zu. 8) Erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater die Automatik-Einstellungen für Sachkonten (DATEV-Automatikkonto: Ja / Nein) 9) Erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater seine Beraternummer und hinterlegen diese im DATEV-Fenster. 10) Tragen Sie ebenfalls den Namen des Steuerberaters ein. 11) Erfragen Sie bei Ihrem Steuerberater Ihre Mandantennummer und hinterlegen diese im DATEV-Fenster. 12) Tragen Sie Ihre Initialen im DFV-Kürzel ein. 13) Legen Sie die Anzahl der Sachkonten-Stellen fest (i.d.r. = 4) 14) Erfragen Sie das DATEV-Interimskonto bei Ihrem Steuerberater und tragen es ein. N 15) Lassen Sie den Kontenstamm von Ihrem Steuerberater überprüfen. N Bitte beachten Sie hierzu auch den Fragebogen am Ende dieses Dokumentes! SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ [email protected] Support: 02056/ [email protected] 3

4 regelmäßige DATEV-Übertragung 1) Wählen Sie Zeitraum und Umfang der zu übertragenden Daten aus. 2) Exportieren Sie die Daten. 3) Überprüfen Sie das Protokoll. 4) Korrigieren Sie eventuelle Fehler 5) Übertragen Sie die Daten zu Ihrem Steuerberater. SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

5 Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen 1) Administration > Systeminitialisierung > Belegeinstellungen > Allgemein: Journalbuchung nach Belegzeilen aufteilen = "Aufgeteilt" (Diese Einstellung kann nicht rückwirkend gesetzt werden!!! Stimmen Sie diese Einstellung in jedem Fall mit Ihrem Steuerberater ab!!! N SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ [email protected] Support: 02056/ [email protected] 5

6 Referenzfelder verknüpfen Die DATEV nutzt nur Ref. 1 im Gegensatz zu SAP Business One, dort werden auch Ref. 2 und Ref. 3 genutzt. Damit der Steuerberater jedoch die Belegnummer bei Eingangsbelegen besser zuordnen kann, sollte die Lieferantenref.nr. ins Feld "Ref. 1" übertragen werden, damit diese dann wiederrum per DATEV-Schnittstelle übertragen werden kann. SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ [email protected] Support: 02056/ [email protected] 6

7 Referenzfelder verknüpfen SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

8 DATEV-AddOn installieren (Lightweight) ExtensionManager starten Datev2LW.zip importieren 9.3PLxx\Packages\Add-Ons\Datev2LW.zip SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

9 DATEV-AddOn einem Mandanten zuordnen Mandanten zuweisen Startmodus und Rechte zuweisen SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

10 DATEV-Nummern 3) Entscheiden Sie, ob die Kunden- und Lieferantennummern den DATEV-Nummern entsprechen sollen (dringend empfohlen, wenn Kunden- und Lieferantennummern den DATEV-Konventionen entsprechen). SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

11 vorhandenen Kunden- und Lieferanten DATEV-Nummern vergeben 3) Vergeben Sie bei eventuell vorhandenen Kunden und Lieferanten eine DATEV-Nummer (ggf. per Makro) SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

12 vorhandenen Sachkonten DATEV-Nummern vergeben 3) Vergeben Sie bei eventuell vorhandenen Sachkonten eine DATEV-Nummer (ggf. per Makro) SQL: Select AcctCode from OACT where AcctCode = 'DocKey@' SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ [email protected] Support: 02056/ [email protected] 12

13 künftige Kunden- und Lieferanten DATEV-Nummern vergeben 4) Vergeben Sie künftigen Kunden und Lieferanten automatisch eine DATEV-Nummer (ggf. per Makro bzw. als "formatierte Suche") Im Abfragegenerator folgende Abfragen erstellen und abspeichern und im Abfragemanager generieren: SELECT $[$-5.0.1] -> z.b. speichern unter "DATEV_GP" Und SELECT $[$ ] -> z.b. speichern unter "DATEV_Sachkonten" SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

14 künftige Kunden- und Lieferanten DATEV-Nummern vergeben SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

15 künftige Kunden- und Lieferanten DATEV-Nummern vergeben SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

16 DATEV-Steuerkennzeichen den SAP Steuerkennzeichen zuordnen 6) Ordnen Sie die Datev-Steuerkennzeichen den SAP Steuerkennzeichen zu. SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

17 DATEV-Steuerkennzeichen Sachverhalte zuordnen 7) Ordnen Sie den SAP Steuerkennzeichen bei Bedarf Sachverhalte zu. Müssen einem Steuerkennzeichen noch Sachverhalte zugeordnet werden, wie beispielsweise bei 13b, können diese in der Steuerdefinition ausgewählt bzw. neu erfasst werden. SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

18 DATEV-Steuerkennzeichen Beispiele SKR03 SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

19 DATEV-Steuerkennzeichen Beispiele SKR04 SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

20 DATEV-Export SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ Support: 02056/

21 DATEV-Fragebogen! Bitte klären Sie rechtzeitig folgende Fragen mit Ihrem Steuerberater, tragen den Wert in die gelben Felder ein und senden dieses Blatt an: Betreff Beschreibung Wert Beraternummer Beratername Mandantennummer DFV-Code Nummer des Steuerberaters Name des Steuerberaters Nummer Ihres Unternehmens Ihre Initialen (z. B. "EM" bei "Erika Mustermann") Länge der Kontonummern laut Grundeinstellungen (Standard = 4) DATEV-Interimskonto darf nicht für andere Buchungen genutzt werden (z.b. 9999) Kostenstellendimension Datumstyp Start Geschäftsjahr Überprüfungs-Datum verantwortlich falls genutzt "Belegdatum" oder "Buchungsdatum" Beginn des Geschäftsjahres Tag der Konten-Überprüfung Name des Kontenplan-Überprüfers SAP Business One Haak GmbH Vertrieb: 02056/ [email protected] Support: 02056/ [email protected] 21

22 Wir machen SAP Business One EASY Vielen Dank für Ihr Interesse! Weitere Infos unter Michael Haak Beratung Tel: 02056/ ERP-Spezialist seit 1989 SAP Business One Berater ERP-Gutachter Software-Profiler Alle Angaben ohne Gewähr. Aaron Siller Support Tel: 02056/ SAP Business One Projektleiter IT-Security Beauftragter (TÜV) SCRUM-Master