Anwenderhandbuch Schnittstelle Datev - Allgemein

Transkript

1 Anwenderhandbuch Schnittstelle Datev - Allgemein 1 Hinweise 1. Erweiterung vom : Ergänzung des Buchungs-Datensatzes um die Übergabe des Fälligkeitsdatums im Belegfeld 2 des Datev-Buchungssatzes. 2. Änderung vom : Im Debitorensatz wird nun im Feld Name2 der Vorname1 des Kunden anstelle der Serienbrief-Anrede übergeben. 2 Installation 2.1 Einbinden der Fibu-Übergabe in ADULO GS Um die Fibuübergabe durchzuführen muß zunächst in der.ini-datei, die für ADULO GS verwendet wird ein Eintrag vorgenommen werden, der ADULO GS bekannt gibt, welche Fibu angesprochen werden soll. Der Eintrag ist in einer separaten Zeile anzugeben. Eingeleitet wird der Eintrag durch das Schlüsselwort FENFIBU gefolgt von einem Doppelpunkt. An den Doppelpunkt schließt sich die Bezeichnung der Fibu an. Für die Standardschnittstelle der Datev lautet der Eintrag somit: FENFIBU:DATEV Achtung! Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung und die Damo.exe nur auf maximal 32bit Betriebssystemen funktioniert. 1

2 3. Datenübergabe 3.1 Verwendete Daten Für die Debitorendaten werden die in der Adressdaten-Maske (Menüpfad Adressen/Bearbeiten) eingegebenen Daten verwendet: Wie aus dem Kapitel "Datensätze" ersichtlich ist werden die Felder Kundennr, Name, Vorname1, Straße, Plz und Ort des dem Beleg zugeordneten Kunden verwendet. Für die Buchungsdaten werden die Felder Auftrag vom und Auftragsnummer der Belegvorgaben verwendet: Beim Buchungsexport werden die Zahlungsbedingungen ausgewertet. Von der angegebenen Zahlungsbedingungen werden von demjenigen Eintrag mit 0,00 Prozent die Tage als Nettotage verwendet. 3.2 Ablauf der Übergabe In der Liste der Rechnungen bzw. Gutschriften werden zunächst die an die Fibu zu übergebenden Belege markiert (F7). Es sollten nur Belege markiert werden, welche noch nicht an die Fibu übergeben wurden (erkennbar am R im Belegstatus). Anschließend kann durch Auswahl des Menüpunktes Fibu-Übergabe, im Menü des Import/Export-Tools der Maske, die Fibuübergabe gestartet werden. Sind Belege markiert, welche schon an die Fibu übergeben wurden, so erscheint für jeden dieser Belege ein Hinweis, dass er schon übergeben wurde mit der Abfrage, ob trotzdem fortgefahren werden soll. 2

3 Anschließend erscheint eine Maske zur Eingabe bzw. Korrektur der Fibu-Einstellungen. Hier können folgende Felder eingestellt werden: Pfad: Hier ist der komplette Pfad, inklusive Laufwerksangabe, einzutragen, in dem sich das Datev-Programm DAMO.EXE befindet. Des Weiteren müssen in diesem Verzeichnis die Dateien EINGABE.INI, AUSGABE.INI, DAMO.INI und ERROR.TAB verfügbar sein, welche vom Datev-Programm DAMO.EXE benötigt werden. Dort werden auch die Dateien DV01 und DExxx, in der die Datensätze eingetragen werden, angelegt. Beraternummer: Das ist die Nummer, die der Steuerberater von der Datev als seine persönliche eindeutige Beraternummer erhält. Mandantennummer: Das ist die Nummer, die jeder Mandant von seinem Steuerberater als seine persönliche eindeutige Nummer erhält. Abrechnungsnummer: Die Abrechnungsnummer besteht aus einer maximal 2-stelligen fortlaufenden Nummer. Bei der Übergabe wird diese dann für die Datev um die beiden letzten Stellen der aktuellen Jahreszahl ergänzt. Kürzel: Hier ist das vom Steuerberater vergebene Namenskürzel anzugeben. Es ist zwei Zeichen lang; üblicherweise die Initialen des Steuerberaters. Außerdem kann ein alternatives Erlöskonto angegeben werden. Wird diese Maske mit OK bestätigt, so erfolgt die eigentliche Übergabe. Zur Anzeige des Status der Übergabe wird eine Fortschrittsanzeige eingeblendet, in welcher der Anteil der bereits erfolgten Übergabe-Belege sowie der aktuelle bearbeitete Beleg angezeigt werden. 3

4 Wenn der Fall eintritt, dass zu einem Erlös eines Beleges kein Erlöskonto angegeben ist und kein alternatives Erlöskonto gewählt wurde, so erscheint eine Eingabemaske mit der Möglichkeit für diesen Erlös ein Erlöskonto anzugeben. Außerdem kann gewählt werden, ob das angegebene Konto für alle weiteren Erlöse für die kein Erlöskonto angegeben ist, verwendet werden soll, oder nicht. 3.3 Erzeugte Daten Grundlage zur Datenerzeugung ist das Handbuch der Datev: "Schnittstellenentwicklungsleitfaden für Fremdanwendungen". Für jede Rechnung bzw. Gutschrift werden mehrere Datensätze erzeugt. Sind für mehrere Postionen derselben Rechnung identische Erlöskonten eingetragen, so werden diese zu einem Datensatz verdichtet. Somit bezieht sich jeder Satz auf eine (oder mehrere) Position(en) und enthält den Preis und das Erlöskonto der Position(en) und KundenNr, Datum, AuftragsNr, und Kommission des Auftrags. Die Daten werden in den Dateien "DV01" und "DExxx" im Verzeichnis <Datevpfad>. Im Namen "DExxx" steht jedes "x" für eine der Ziffern

5 4. Datensätze Buchungssatz verlangtes Feld Länge verwendete Daten Bruttobetrag 10 Bruttobetrag der Position(en) Berichtigungsschlüssel 1 "" (= keine Berichtigung) Steuerschlüssel 1 "" (= keine Steuer (Ausgenommen Automatikkonten)) Gegenkontonummer 5 Position.ErloesKonto Belegfeld1 6 Auftrag.ExtAufNr Belegfeld2 6 Fälligkeitsdatum (=Auftrag.Auftragsdatum + Zahlbedingung.Tage der netto Zahlungsbedingung) Buchungsdatum 4 Auftrag.Auftragsdatum Kontonummer 5 Auftrag.KundenNr Kostenstelle1 4 "" Kostenstelle2 4 "" Skontobetrag 6 "" Buchungstext 30 Auftrag.Kommission Debitorensatz verlangtes Feld Länge verwendete Daten Kennz. Ersteingabe 1 2 ( = Änderung!) Kontonummer 5 Kunde.KundenNr Name1 40 Kunde.Anschrift.Name Name2 20 Kunde.Anschrift.Vorname1 Straße 20 Kunde.Anschrift.Strasse PLZ 10 Kunde.Anschrift.Plz Ort 20 Kunde.Anschrift.Stadt 5