ADVANTER FRAGEBOGEN FIBU-SCHNITTSTELLE

Transkript

1 Ausgangsrechnungen advanter Zahlungen Finanzbuchhaltung Eingangsrechnungen advanter Offene Posten Sehr geehrter advanter-anwender, zur Einrichtung Ihrer Fibu-Schnittstelle benötigen wir einige Informationen über Ihre individuelle Verfahrensweise. Sollten Sie mehrere Mandanten verwalten, so füllen Sie für jeden Mandanten ein eigenes Formular aus. Bitte senden Sie das Formular per Fax oder Mail an uns zurück. Sollten Sie Fragen haben, können Sie sich natürlich telefonisch an uns wenden, wir helfen Ihnen gerne weiter. Firmenname Ansprechpartner Buchhaltung Ansprechpartner Administrator Ansprechpartner Lieferant Fibu Telefonnummer Lieferant Fibu Welche Finanzbuchhaltung wird angebunden Versionsnummer der Finanzbuchhaltung Auf welchem Betriebssystem ist die Fibu installiert: Hintergrundinformationen: Wenn Sie Ihre Buchungen von Hand direkt in Ihr Buchhaltungssystem eingeben, dann werden Ihre Eingaben in der Regel in einer sogenannten Stapel-Datei gespeichert. Diese Datei können Sie vor der Verbuchung korrigieren. Wenn Sie dann den eigentlichen Buchungslauf starten, liest Ihr Finanzbuchhaltungs-System die Stapeldatei ein und erzeugt die Buchungen. Die advanter-finanzbuchhaltungs-schnittstelle macht im Grunde nichts anderes. Sie erzeugt automatisch eine Stapeldatei, die Sie anschließend genauso weiter verarbeiten können. Die Buchungen werden täglich automatisch mit dem Tagesabschluss oder per Hand exportiert und an Ihr Finanzbuchhaltungs-System übergeben. Zum Transfer übergibt advanter eine Datei (meistens im ASCII-Format) in ein Transfer-Verzeichnis oder es werden Datensätze von advanter per ODBC-Schnittstelle in Ihren Finanzbuchhaltungs-Systems erzeugt. Bitte wählen Sie die Übergabedaten: Wann sollen die Datenübergaben erfolgen: r täglich automatisch mit Tagesabschluss r manuell zu jedem beliebigen Zeitpunkt Folgende Daten sollen übergeben werden: r Ausgangsrechnungen r Eingangsrechnungen Seite 1 von 5

2 r Debitoren-Stammdaten r Kreditoren-Stammdaten r *OP bzw. Zahlungen von der Finanzbuchhaltung an advanter *(Nicht bei allen Fibu-Systemen möglich. Bitte erfragen Sie die Export-Möglichkeiten Ihrer Finanzbuchhaltung beim jeweiligen Hersteller. Es sind gesonderte Absprachen erforderlich). Offene Posten: Normalerweise werden die offenen Posten sinnvollerweise in der Finanzbuchhaltung verwaltet. Wenn Sie aber z.b. Ihre Buchhaltung außer Haus erledigen lassen und deshalb keine zeitnahe OP-Übersicht besitzen, oder aber bei Anlage eines Angebotes/Auftrages jederzeit über den aktuellen Außenstand Ihres Kunden (im Vergleich zum OP-Limit) informiert sein möchten, dann empfiehlt es sich, die offenen Posten zusätzlich auch in advanter zu führen. Dies macht jedoch nur Sinn, wenn auch die Pflege der Zahlungen in advanter zusätzlich erfolgt. Eine Absprache ist hierzu in jedem Falle notwendig. Sollen offene Posten in advanter verwaltet werden: r Ja, Debitoren r Nein, keine Debitoren r Ja, Kreditoren r Nein, keine Kreditoren r Mahnungen sollen in advanter erstellt werden r Zahlungen sollen über advanter erstellt werden r Mahnungen werden in der Fibu-Software erstellt r Zahlungen werden in der Fibu-Software erstell Wie werden Ihre Belege kontiert? Sachkonten Ausgangs- bzw. Eingangsrechnungen: Sie haben für die Hinterlegung zwei Möglichkeiten. Möglichkeit 1: Für Ihre Erlöse bzw. Wareneinkäufe führen Sie nur ein einziges Erlös- bzw. Aufwandskonto je Umsatzsteuerart. In diesem Falle hinterlegen wir diese Kontonummern in den Voreinstellungen von advanter. Diese Kontonummern finden dann bei jeder Buchung entsprechend Verwendung. Möglichkeit 2: Sie führen z.b. für verschiedene Positionen unterschiedliche Erlös- bzw. Aufwandskonten. In diesem Falle ist es zwingend erforderlich, dass Sie in der Artikelstammdatei pro Artikel die entsprechenden Kontonummern erfassen. Diese Kontonummern werden dann automatisch in Ihre Rechnungspositionen übernommen. advanter erzeugt dann sogenannte Split-Buchungen, d. h. pro Gruppe eine Erlös bzw. Aufwandsbuchung und als Gegenbuchung den Rechnungswert für das Debitoren- (oder Kreditoren-) Konto. Bitte kreuzen Sie an: r Für Umsätze gibt es ein Erlöskonto für jede Umsatzsteuerart r Die Erlöskonten sind in den Ausgangsrechnungspositionen und damit im Artikelstamm (je Umsatzsteuerart) hinterlegt. Seite 2 von 5

3 r Für Eingangsrechnungen gibt es nur ein einziges Aufwandskonto r Die Aufwandskonten sind in den Eingangsrechnungspositionen und damit im Artikelstamm hinterlegt. Automatikkonten: Einige Finanzbuchhaltungs-Systeme (z.b. DATEV) können mit sogenannten Automatikkonten arbeiten. Das bedeutet, dass in der Übergabe keine Umsatzsteuercodes übergeben werden dürfen. Die Finanzbuchhaltung kann/darf auf einem Automatikkonto nur den hinterlegten Umsatzsteuercode buchen. Sofern keine Automatikkonten Verwendung finden, muss advanter (z.b. bei DATEV) einem Umsatzsteuerschlüssel mit der Buchung liefern oder aber (z.b. bei Diamant) eine gesonderte USt-Buchung erzeugen. Sofern Sie mit Automatikkonten arbeiten, müssen Sie in den advanter-stammdaten in den Erlös-/Aufwandkonten das entsprechende Kennzeichen aktivieren! Abschlagsrechnungen*: Da die Buchung von Abschlags- / und Schlussrechnungen in vielen Firmen unterschiedlich gehandhabt wird, werden in den Standard-Schnittstellen KEINE Abschlags- / Schlussrechnungen übertragen. Abschlagsrechnungen können nicht in jeder Schnittstelle als solche markiert werden. Ohne eine Kennzeichnung dieser Rechnungen würden diese sofort in den Erlös gebucht. Jedoch ist dies nicht korrekt, da Abschlagsrechnungen als Erhaltene Anzahlungen erst nach dem Erhalt der Zahlung gebucht werden. Ebenso ist eine korrekte Umsatzsteuer-Buchung auch erst mit Erhalt der Anzahlung zu buchen. Den aktuellen Leistungsstand des Geschäftsvorfalls wird mit teilfertigen Arbeiten dargestellt. * Sollten Sie für diese Buchungen ein anderes firmeninternes Verfahren anwenden, muss dies individuell (gegen Aufwand) umgesetzt werden. Wir übernehmen für diese Sonderverfahren keine Haftung und verweisen auf entsprechende USt-Richtlinien. Einrichtung/Vorbereitung der Schnittstelle: Damit wir Ihre Buchhaltungs-Schnittstelle in advanter korrekt einrichten können, bitten wir Sie um Angabe der folgenden Kontonummern (soweit sie Ihrem Bedarf entsprechend benötigt werden). (Bitte beachten Sie, dass standardmäßig die folgenden Kontonummern für jeden Mandanten falls mehrere Mandanten vorhanden sein sollten stets gleich sein müssen). Für das Arbeiten mit Split-Buchungen benötigen wir für Eingangs- und Ausgangsrechnungen ein Verrechnungskonto, das eventuelle Rundungsdifferenzen zwischen den Buchungen auf den Personenkonten auf der einen und den Sachkonten auf der anderen Seite auffängt. r Verrechnungskonto Debitor / Kreditor (z.b ) Standardkonten (nur wichtig, wenn Sie mit einem Sachkonto pro Umsatzsteuerart arbeiten): r Erlöse/Aufwand (Inland voller USt-Satz) r Erlöse/Aufwand (Inland halber USt-Satz) r Erlöse/Aufwand (Inland 0 % USt.) r Erlöse/Aufwand (EG) ohne USt. r Erlöse/Aufwand (EG) mit USt. r Erlöse/Aufwand (Ausland) Seite 3 von 5

4 r Porto AR/ER (Inland) r Porto AR/ER (EG) r Porto AR/ER (Ausland) r Verpackung AR/ER (Inland) r Verpackung AR/ER (EG) r Verpackung AR/ER (Ausland) r Versicherung AR/ER (Inland) r Versicherung AR/ER (EG) r Versicherung AR/ER (Ausland) Übernahme von offenen Posten Es sollen OPOS-Daten bzw. Zahlungen übernommen werden. Nur möglich, wenn Ihre Finanz-buchhaltung eine Exportfunktion hat. r Das Fibu-System stellt diese Daten über eine Schnittstelle bereit Verzeichnis Dateinamen Uhrzeit der Bereitstellung r Eine Dokumentation des Datenaufbaus liegt vor und ein Muster inkl. Beschreibung kann an GBS übermittelt werden. Wegen der höchst unterschiedlichen Art und Weise, wie die diversen Fibu-Systeme dieses Thema behandeln ist eine gesonderte Absprache nötig. Wir realisieren den Transfer dann, wobei wir Ihnen den dafür anfallenden Zeitaufwand zu unseren jeweils gültigen Verrechnungssätzen berechnen müssen. Angaben für DATEV-Schnittstellen Berater-Nummer Mandanten-Nummer Namenskürzel Stellenanzahl Sachkonten Stellenanzahl Personenkonten Seite 4 von 5

5 Info zum Übergabeverfahren Belege werden nach einer Übergabe gekennzeichnet und nicht erneut übergeben. Übergebene Belege sind nicht mehr änderbar. Der Administrator kann eine komplette Übergabe zurücksetzen, sodass die Daten bei der nächsten Übergabe nochmals übergeben werden. Wahlweise kann auf automatische Übergabe verzichtet werden. In diesem Falle müssen Sie selbst die Übergabe anstoßen, wobei Sie den Zeitraum der Übergabe (z. B. alle Ausgangsrechnungen vom 1.1. bis 28.2.) frei bestimmen können. Wichtiger Hinweis: Die Lizenzgebühr für die advanter Fibu-Schnittstelle beinhaltet nicht die Installation auf Ihrem Server und die Parametrisierung nach Ihren Angaben. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir darüber hinausgehende Aufwendungen (wie z. B. Absprachen über abweichende Buchungsverfahren, vom GÜNTHER-Standard abweichende Anpassungen der Schnittstelle, Übertragung von Offenen Posten und/oder Zahlungen an advanter, Prüfung von Übergaben, die auf fehlerhaften Belegen beruhen etc.) nach Aufwand zu unseren jeweils gültigen Verrechnungssätzen berechnen müssen. Seite 5 von 5