Buchungsliste nach Kostenstellen

Transkript

1 Buchungsliste nach Kostenstellen Die Buchungsliste nach Kostenstellen steht in vier Varianten zur Verfügung. Die Buchungssätze werden nach Kostenstelle sortiert und summiert. Verwenden Sie Kostenträger, erhalten Sie die Buchungssätze und Summenwerte zusätzlich nach Kostenträger aufgeteilt. 1. Kostenstellen auf Verrechnungskonto (summierte Werte) 2. Kostenstellen auf Kostenkonto mit Buchungen und Gegenbuchungen 3. Kostenstellen auf Kostenkonten (Direktbuchungen) 4. Kostenstellen auf Verrechnungskonto (Einzelbuchungen) Die Auswahl erfolgt über das Menü Berichte - Buchungsliste - Auswahl. Alle vier Varianten der Buchungslisten nach Kostenstellen stehen zur Übertragung nach Lexware buchhalter zur Verfügung. Die Umsetzung erfolgt rückwirkend ab Januar Alle Varianten der Buchungsliste können nachträglich für die Monate Januar und Februar ausgedruckt und übertragen werden. Prüfen Sie vor der Übertragung der Buchungsliste über das Menü Verwaltung - Kontenverwaltung, ob allen verwendeten Lohnarten ein Konto zugeordnet ist. Nicht kontierte Lohnarten sind in der Spalte Konto rot gekennzeichnet. 1

2 Sie haben mehrere Möglichkeiten, die Buchungsliste zu übertragen: Automatische Übertragung während des Monatswechsel Nach dem Monatswechsel über das Menü Extras Buchungsliste übertragen. Die Ausgabe der Buchungsliste nach Kostenstelle über das Menü Datei Import/Export kann in das Format PDF, Excel und in eine Textdatei ( txt) erfolgen. Auf der Seite Einstellungen wählen Sie als Zielgerät Export. Unterschiedliche Bezeichnungen im Abrechnungsjahr 2009 und 2010 Die Bezeichnungen der Buchungslisten nach Kostenstellen sind ab dem Abrechnungsjahr 2010 geändert. Um einen schnellen Überblick zu erhalten, sind im Bild Abrechnungsjahr 2010 rote Ziffern von 1 bis 4 hinterlegt. Zum Vergleich die Ziffern 1 bis 4 für die Formulare Abrechnungsjahr 2010 Abrechnungsjahr

3 Hinweis: Im Abrechnungsjahr 2009 stehen die ursprünglichen Formulare weiterhin über das Menü Berichte - Buchungsliste im Register Einstellung zur Verfügung Vier Varianten der Buchungslisten nach Kostenstellen Die Beispiele für die Buchungslisten wurden mit folgenden Daten erstellt: Abrechnungsmonat April Mitarbeiter Gehalt EUR, Stkl, I, Kinder keine, Konfession keine Kostenstelle 4711 zu 100% Kostenstelle 8000 zu 100% SKR04 Überleitungskonto Kostenstellen auf Verrechnungskonten (summierte Werte) Alle Buchungen erfolgen zunächst ohne Kostenstelle/Kostenträger. Im Anschluss erhalten Sie eine Summenverbuchung pro Kostenstelle und Kostenträger. Für alle Kostenstellen/Kostenträger wird eine Gegenbuchung erzeugt, so dass der Saldo der angesprochenen Konten nicht beeinflusst wird. 3

4 2. Kostenstellen auf Kostenkonten mit Buchungen und Gegenbuchungen Alle Buchungen erfolgen zunächst ohne Kostenstelle/Kostenträger. Sie erhalten zusätzlich pro Kostenstelle/Kostenträger und Konto eine Buchung und Gegenbuchung auf das jeweilige Aufwandskonto. 4

5 3. Kostenstellen auf Kostenkonten (Direktbuchungen) Zuerst werden die Verbindlichkeitsbuchungen aufgeführt. Verbindlichkeiten werden ohne Kostenstelle/Kostenträger gebucht. Danach erfolgen alle Aufwandsbuchungen auf die Kostenstelle pro Lohnart. Anschließend werden die Kostenträgerbuchungen pro Lohnart und Gegenbuchung erzeugt. 5

6 4. Kostenstellen auf Verrechnungskonten ( Einzelbuchungen) Zu den Buchungssätzen erhalten Sie die Aufteilung Kostenstelle/Kostenträger auf das Überleitungskonto. Für jede Lohnart wird eine Buchung Kostenstellen/Kostenträger erzeugt. Im letzten Abschnitt erhalten Sie einen Summenblock pro Kostenstelle/Kostenträger. 6

7 Möglichkeiten für die Übertragung der Buchungsliste an Lexware buchhalter 1. Automatische Übertragung während des Monatswechsel 2. Übertragung der Buchungsliste nach dem Monatswechsel 1. Automatische Übertragung während des Monatswechsel Über das Menü Extras - Optionen setzen Sie den Haken: Bei Monatswechsel automatisch in den Buchalter übertragen. Die Einstellung kann jederzeit wieder geändert werden. Wählen Sie hier die Variante der Buchungsliste. Diese Auswahl können Sie jederzeit wieder ändern. In Lexware buchhalter pro können die übertragenen Buchungsdaten über das Menü Ansicht Buchungsstapel kontrolliert und bearbeitet werden. Übernehmen Sie die Angaben über das Menü Buchungen Stapel ausbuchen in das Journal. 7

8 2. Übertragung der Buchungsliste nach dem Monatswechsel Über das Menü Extras - Buchungsliste übertragen kann die Buchungsliste nachträglich für abgeschlossene Monate in den Buchhalter übertragen werden. Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, eine bereits übertragene Buchungsliste erneut zu übertragen. Beachten Sie dabei eventuelle Doppelbuchungen. 8