Stand: DATEV-Schnittstelle Modulbeschreibung

Transkript

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2 Inhalt Allgemeines...3 Bedienung der IN-LINE...3 Hinweise zur Installation...4 Installation der auf einem einzelnen PC...4 Installation der im Netzwerk...4 So starten Sie in das Programm IN-LINE...5 Eingabe der Programm-Personalisierung...5 Hilfestellung im Programm...5 Einrichten der...6 Aufbereiten von WinFibu-Daten im DATEV-Format...7 Seite 2

3 Allgemeines Mit der von IN-LINE können Sie aus der IN-LINE WinFibu die Salden der Sach- und Personenkonten und/oder alle in der WinFibu erfassten Buchungen im DATEV- KNE-Format oder auch als CSV-Dateien aufbereiten, so dass Ihr Steuerberater Ihre Buchungen in sein Buchhaltungsprogramm übernehmen kann. Bedienung der IN-LINE Abb.: Start der Fibu-Aufbereitung im DATEV-Format In der braucht regelmäßig nachdem die Einstellungen in der DATEV- Schnittstelle selbst erst einmal vorgenommen worden sind nach dem Start der DATEV- Schnittstelle und der Mandantenauswahl nur der Menüpunkt Aufbereitung aufgerufen und Buchungen (Fibu) oder Salden (Fibu) ausgewählt zu werden. Die Aufbereitung startet durch Anklicken des Buttons. Mit dem Button können Sie die erzeugten Dateien EV01 und ED00001 an Ihr - Programm als Dateianhang übergeben, wobei die in den Einstellungen angegebene -Adresse als Empfänger verwendet wird. Seite 3

4 Hinweise zur Installation Die von IN-LINE kann entweder von der Internet-Homepage heruntergeladen oder von der IN-LINE CD installiert werden. Wenn Ihnen für die IN-LINE kein Personalisierungsbogen für Ihre Firma vorliegt, können Sie das Programm nur als Demo-Version mit eingeschränktem Leistungsumfang nutzen. (Wenn Sie bereits Anwender einer alten (DOS-) Version der IN-LINE sind und sich die neue Windows-Version erst einmal nur anschauen wollen, dann installieren Sie sie bitte keinesfalls in das Verzeichnis, in dem sich die alte Version bereits befindet. Das Verzeichnis für die DOS-Version der DATEV- Schnittstelle heißt normalerweise \MDATEV\, das der älteren Windows-Version \WinDATEV.) Vergewissern Sie sich bitte vor der Installation, ob Sie die IN-LINE auf einem Laufwerk installieren wollen, das nur Ihnen zur Verfügung steht, oder auf einem Netzwerk-Laufwerk, auf das auch andere Anwender von ihren Arbeitsplätzen aus zugreifen können. Standardmäßig wird während der Installation vorgeschlagen, das Programm auf Laufwerk C: in einem Verzeichnis mit dem Namen Datevschnittstelle zu speichern. Das Laufwerk C: ist normalerweise eine lokale Festplatte in dem PC, an dem Sie gerade arbeiten, und steht meistens anderen Anwendern bzw. Computern nicht zur Verfügung. Installation der auf einem einzelnen PC Wenn Sie die nur lokal auf einem PC installieren wollen, bestätigen Sie am besten wie von der Installations-Routine vorgeschlagen C:\Datevschnittstelle als Programm-Verzeichnis. Prüfen Sie bitte, ob dieses neu angelegt Verzeichnis Bestandteil der regelmäßig durchzuführenden Datensicherung ist. Installation der im Netzwerk Die muss in einem Netzwerk nicht am Server selbst installiert werden, sondern nur auf eine Festplatte des Servers. Das geht von jeder Workstation aus. Klicken Sie dazu während des Installations-Vorgangs an der Stelle, an der Ihnen C:\DATEVSchnittstelle als Installationspfad vorgeschlagen wird, auf den Button Durchsuchen und wählen Sie das von Ihnen gewünschte Laufwerk aus. Wenn Sie hinter Laufwerksbuchstabe, Doppelpunkt und Backslash einen Verzeichnisnamen eingeben, wird das Verzeichnis automatisch bei der Installation eingerichtet. (Voraussetzung ist natürlich, dass Sie auf dem entsprechenden Netzwerk-Laufwerk die Berechtigung haben, Verzeichnisse anzulegen.) Seite 4

5 Achten Sie auch bei einer Server-Installation darauf, dass die Bestandteil der Datensicherung wird. Wenn Sie die in einem Netzwerk einsetzen, muss auf allen Arbeitsplatz-PC s, die das Programm aufrufen können sollen, eine Verknüpfung mit der Datei Datevschnittstelle.EXE eingerichtet werden. So starten Sie in das Programm IN-LINE Sie starten das Programm, indem Sie das Symbol für die anklicken, das durch die Installation auf dem Desktop erzeugt worden ist bzw. dadurch, dass Sie auf Ihrem Desktop eine neue Verknüpfung mit der Datei Datevschnittstelle.exe anlegen in dem Ordner, in dem Sie das Programm installiert haben. Eingabe der Programm-Personalisierung Wenn Sie die IN-LINE nicht nur als Demo-Version installieren wollen, sondern eine Nutzungslizenz erworben haben, haben Sie auch einen Personalisierungsbogen bzw. eine PDF-Datei erhalten. Um die Daten von diesem Blatt einzugeben, rufen Sie bitte oben links in der Menüzeile Programm und darunter Personalisieren auf. Nur mit einer eigenen Programm-Personalisierung können Sie einen anderen Mandanten als den Demo- Mandanten nutzen. Hilfestellung im Programm Wenn Sie Informationen über die Arbeit mit der IN-LINE brauchen, wird Ihnen jeweils eine aktuelle kontextbezogene Hilfe/Information angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Moment auf dem Eingabefeld verweilen, zu dem Sie Informationen benötigen. Seite 5

6 Einrichten der In der muss zunächst im Programmteil Programm Mandantenverwaltung zusätzlich zum Demo-Mandanten ein Mandant für Ihr Unternehmen eingerichtet werden. Danach rufen Sie bitte den Programmteil Einstellungen auf. Es erscheint die auf der folgenden Seite abgebildete Bildschirmmaske: Abb.: Einmalig vorzunehmende Angaben in der Für die Eingaben in dieser Bildschirmmaske benötigen Sie ggf. Informationen von Ihrem Steuerberater, nämlich seine DATEV-Beraternummer und Ihre Mandantennummer bei Ihrem Steuerberater. Auch welche Konten als Verrechnungskonto und als Gegenkonto für Salden genutzt werden sollen, erfahren Sie von Ihrem Steuerberater. Eine kontextbezogene Hilfe erhalten Sie jeweils, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eines der Felder in der Bildschirmmaske zeigen. Unter dem Reiter Steuerschlüssel muss eine Zuordnung der WinFibu-Steuerschlüssel zu den DATEV-Steuerschlüsseln erfolgen. Mit den kleinen Info-Buttons können Sie sich sowohl die in der WinFibu angelegten als auch die in DATEV gebräuchlichen Steuerschlüssel anzeigen lassen und daraus auswählen. Unter dem Reiter Automatikkonten geben Sie in Absprache mit Ihrem Steuerberater die Sachkonten an, die im DATEV-Kontenrahmen als Automatikkonten gelten. Seite 6

7 Unter dem Reiter Konten können Sie definieren, dass Buchungen, die Sie auf ein bestimmtes Konto vorgenommen haben, in den DATEV-Dateien durch andere Konten ersetzt werden. Dies ist nützlich, wenn der bei Ihnen verwendete Kontorahmen in Details von dem des Steuerberaters abweicht. Aufbereiten von WinFibu-Daten im DATEV-Format Im Programm IN-LINE WinFibu müssen keinerlei Vorbereitungen für die Aufbereitung der Daten im DATEV-Format getroffen werden. Sie sollten aber sicherstellen, dass die Buchungsprüfung über alle bebuchten Perioden erfolgreich ist. Stellen Sie sicher, dass in den Einstellungen der Pfad zu dem Geschäftsjahr angegeben ist, aus dem Sie Daten aufbereiten wollen. Andernfalls können Sie nicht den gewünschten Zeitraum auswählen. Wenn der Fibu-Mandant bzw. das Geschäftsjahr, aus dem Sie Daten aufbereiten wollen, mit einem Passwort versehen ist, müssen Sie das unmittelbar vor der Aufbereitung eingeben. Bei Fragen zur oder zu anderen Themen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ihr IN-LINE Team Seite 7