Anleitung zur SEPA-Umstellung in SFirm 2.5 (Variante Überweisungen und Lastschriften )

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1 SFirm mit Überweisungen und Lastschriften Anleitung zur SEPA-Umstellung in SFirm 2.5 (Variante Überweisungen und Lastschriften ) Der SEPA-Zahlungsverkehr wird den nationalen und europaweiten Zahlungsverkehr bis Februar 2014 vollständig ersetzen. Dies führt zu Änderungen in der Finanzsoftware SFirm. Die Umstellungsschritte haben wir Ihnen in dieser Anleitung zusammengefasst. Wichtiger Hinweis: Bevor Sie mit den Umstellungsschritten beginnen, führen Sie bitte eine Datensicherung durch. Diese Funktion finden Sie in SFirm unter Extra Datensicherung Daten sichern. 1. Prüfen Sie Ihren Versionsstand sowie die verfügbare SFirm-Lizenz Klicken Sie hierzu oben im SFirm auf das gelbe Fragezeichen Es erscheint das Fenster Info über SFirm oder alternativ auf Hilfe Über SFirm. Hier muss Version 2.5 stehen. Falls Sie eine ältere Version einsetzen, ist ein Online-Update notwendig. Dieses können Sie über Extra Online-Update starten. Hier muss das Modul SEPA und in Klammern mindestens CORE aufgeführt sein. Falls dies fehlt, benötigen Sie eine Erweiterung Ihrer SFirm-Lizenz. Wenden Sie sich hierfür bitte an den Electronic-Banking Support unserer Sparkasse unter Tel / Automatische IBAN-Berechnung SFirm weist bei jedem Programmstart auf der Hauptseite auf fehlende IBANs in den Auftraggeber- und Empfängerbankverbindungen hin, die für SEPA zwingend erforderlich sind. Diese Daten können automatisch berechnet und gespeichert werden. Klicken Sie dazu auf den Link in der Meldung ( hier ) und führen Sie die IBAN-Berechnung durch. Sofern bereits alle IBAN vorhanden sind, wird diese Meldung nicht mehr angezeigt. Sie können diesen Schritt in diesem Fall überspringen. 1

2 3. Umstellung der Überweisungen und der Überweisungs-Ordner Starten Sie die Konvertierung über den Menüpunkt Extra SEPA-Konvertierung. Hier werden Ihre vorhandenen Zahlungsordner angezeigt, die noch nicht auf SEPA umgestellt sind. In diesem Schritt sollen nur die Überweisungs-Ordner umgestellt werden. Wählen Sie deshalb den ersten Überweisungs-Ordner aus und klicken auf OK. Klicken Sie nun auf SEPA-Konvertierung starten. Sofern in diesem Ordner Zahlungen enthalten sind, erhalten Sie diese nun angezeigt. Die Spalte Status kann ggf. auf folgende Fehler hinweisen: DFÜ-Auftrag Bitte DFÜ-Aufträge vor der Konvertierung ausführen bzw. löschen IBAN fehlt / BIC fehlt Bitte die automatische IBAN- Berechnung (Punkt 2 dieser Anleitung) durchführen oder die fehlenden Angaben mit dem Button Ändern manuell hinzufügen. VWZ wird gekürzt In SEPA-Zahlungen sind nur 4 Verwendungszweck-Zeilen möglich. Bei der Konvertierung werden deshalb nur die ersten 4 Zeilen übernommen. Klicken Sie bei dieser anschließenden Abfrage bitte auf Nein. Damit wird der bisherige Zahlungsordner gelöscht und gegen den neuen SEPA- Zahlungsordner ersetzt. Damit wurde dieser Zahlungsordner (und die ggf. darin enthaltenen Überweisungen) auf SEPA umgestellt. Wiederholen Sie Kapitel 3 nun mit allen weiteren Überweisungs-Ordnern. 2

3 4. Umstellung der Lastschriften und Lastschrifts-Ordner 4.1. Gläubiger-ID erfassen Für SEPA-Lastschriften benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Ohne diese Gläubiger-ID können Sie die SEPA-Umstellung von Lastschriften in SFirm nicht fortführen. Weitere Informationen zur Gläubiger-ID und ein entsprechendes Antragsformular erhalten Sie direkt bei der Deutschen Bundesbank über Damit Sie SEPA-Lastschriften online ausführen können, müssen Sie zuvor die Gläubiger-ID der Sparkasse und ggf. Ihren weiteren Bankverbindungen mitteilen und SEPA-Inkassovereinbarungen abschließen. Liegt Ihnen die Gläubiger-ID vor, ist sie bei dem betreffenden Auftraggeber über Datenbanken Auftraggeber zu hinterlegen 4.2 SEPA Mandats-Verwaltung Ein SEPA-Lastschriftsmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, fällige Beträge per SEPA-Lastschrift vom Konto des Zahlungspflichtigen (Schuldner) einzuziehen. Über Datenbanken SEPA-Lastschriftsmandate können Sie die Mandate definieren, die zur Erfassung von SEPA-Lastschriften erforderlich sind. Für die Erfassung eines neuen SEPA- Lastschriftsmandats klicken Sie mit der rechten Maustaste in den grauen Fensterbereich und wählen Neu. 3

4 Für die Neuanlage eines SEPA-Mandats wählen Sie zunächst den Auftraggeber aus der Auswahlliste aus. Bei Gültig für wählen Sie bitte SEPA-Basis- Lastschriften (CORE) aus. Dies entspricht dem bisherigen Lastschriftsverfahren mittels Einzugsermächtigung. SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B) stellen eine Sonderform dar, die dem bisherigen Abbuchungsverfahren entsprechen. Wählen Sie dies nur, wenn Sie SEPA-Firmen-Lastschriften mit Ihrem Kreditinstitut vereinbart haben. Hinterlegen Sie nun eine Mandatsreferenz (frei wählbar, z.b. Kunden-Nr.) und legen Sie die Art der Zahlung fest (einmalig/wiederkehrend). Die weiteren Angaben zum Schuldner betreffen neben den Adressdaten die Bankverbindung (BIC und IBAN). Falls der Schuldner bereits in SFirm als Empfänger/Kunde gespeichert ist, können Sie diesen mit dem Fernglas in der Symbolleiste auswählen. Als Signaturdatum gilt das Datum auf dem vom Schuldner unterschriebenen SEPA-Lastschriftsmandat. Sollten Sie eine Einzugsermächtigung in ein SEPA- Mandat gewandelt haben, setzen Sie das Datum der Unterrichtung des Zahlungspflichtigen ein. Über das Menü Datei Formulardruck können Sie erfasste Mandate drucken. Diese können Sie bei Bedarf dem zahlungspflichtigen Schuldner zur Unterzeichnung weiterleiten. 4.3 SEPA-Umstellung bestehender Zahlungsordner (Lastschriften) Starten Sie die Konvertierung über den Menüpunkt Extra SEPA-Konvertierung Hier werden Ihre vorhandenen Zahlungsordner angezeigt, die noch nicht auf SEPA umgestellt sind. In diesem Schritt sollen nur die Lastschrifts-Ordner umgestellt werden. Wählen Sie deshalb den ersten Lastschrifts-Ordner aus und klicken auf OK. 4

5 Sie erhalten die Übersicht der zu konvertierenden Lastschrifts-Zahlungen: In diesem Fenster können Sie die Art der SEPA- Lastschriften auswählen. Die SEPA-Basis-Lastschriften (CORE) entsprechen dem bisherigen Lastschriftsverfahren mittels Einzugsermächtigung. SEPA-Firmen-Lastschriften (B2B) stellen hingegen eine Sonderform dar, die dem bisherigen Abbuchungsverfahren entspricht. Wählen Sie dies nur, wenn Sie SEPA-Firmen-Lastschriften mit Ihrem Kreditinstitut und Ihren Zahlungspflichtigen vereinbart haben. Die Spalte Status kann ggf. auf folgende Fehler hinweisen: DFÜ-Auftrag Bitte DFÜ-Aufträge vor der Konvertierung ausführen bzw. löschen IBAN fehlt / BIC fehlt Bitte die automatische IBAN-Berechnung (Punkt 2 dieser Anleitung) durchführen oder die fehlenden Angaben mit dem Button Ändern manuell hinzufügen. VWZ wird gekürzt In SEPA-Zahlungen sind nur 4 Verwendungszweck-Zeilen möglich. Bei der Konvertierung werden deshalb nur die ersten 4 Zeilen übernommen. Mandatsnummer fehlt / Signaturdatum fehlt Markieren Sie die entsprechende Zeile und erfassen die fehlenden Daten über den Button Ändern Nach einem Klick auf Ändern können Sie entweder ein bestehendes, gespeichertes Mandat hinzufügen (mit Fernglas- Symbol hinter dem Feld Mandatsnummer ) oder ein neues Mandat anlegen. Mit den grünen Pfeiltasten können Sie ggf. weitere fehlende Mandate zuordnen, ohne das Änderungsfenster zu verlassen. Bei sehr vielen fehlenden Mandatsnummern können Sie alternativ die automatische Mandatserzeugung nutzen (siehe Kap ) 5

6 Wenn bei allen zu konvertierenden Lastschriften in der Spalte Status der Eintrag OK erscheint, klicken Sie auf den Button SEPA-Konvertierung starten. Klicken Sie bei dieser anschließenden Abfrage bitte auf Nein. Damit wird der bisherige Zahlungsordner gelöscht und gegen den neuen SEPA- Zahlungsordner ersetzt. Damit ist dieser Lastschrifts-Zahlungsordner (u. die ggf. darin enthaltenen Lastschriften) auf SEPA umgestellt. Wiederholen Sie Kapitel 4.3 nun mit allen weiteren Lastschrifts-Ordnern Automatische SEPA-Mandatserzeugung (optional) Wenn Sie eine große Anzahl an Lastschriften in SEPA-Lastschriften umwandeln möchten, können Sie optional die automatische Mandatserzeugung nutzen. Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie dies nicht benötigen. Klicken Sie im Fenster SEPA-Konvertierung auf den Button automatische Mandatserzeugung. Es erscheint das Fenster Automatische SEPA- Mandatserzeugung. In der folgenden Übersicht werden die Möglichkeiten näher erläutert: Empfängernummer als Mandatsreferenz verwenden Jeder in SFirm gespeicherte Empfänger hat eine Empfängernummer. Wenn Sie diese Option nutzen, wird jeweils diese Empfängernummer als Mandatsreferenz zugeordnet. Mandatsreferenz gemäß folgender Vorgabe erzeugen Wird diese Option aktiviert, wird die Mandatsreferenz mit einer fortlaufenden Nummer generiert. Der eingegebene Startwert wird dabei jeweils um +1 erhöht. Signaturdatum Ist diese Option aktiviert, wird bei allen neu angelegten Mandaten das Signaturdatum hinterlegt. Diese Option kann auch separat aktiviert werden. In diesem Fall wird das Datum nur dort hinterlegt, wo es fehlt. 6

7 5. Arbeiten mit SEPA-Aufträgen 5.1. SEPA-Überweisungen SEPA-Überweisungen können Sie nach der Konvertierung (Kapitel 3) über die gewohnten Zahlungsordner erfassen. Bis auf die nachfolgend beschriebenen Felder entspricht die Erfassungsmaske für SEPA-Überweisungen der bisherigen Maske für Inlandsüberweisungen: IBAN des Begünstigten: Die internationale Kontonummer IBAN ist als weitere Angabe erforderlich. Diese wird z.b. auf der Rechnung oder dem Briefbogen des Zahlungsempfängers mitgeteilt SWIFT-BIC: Die internationale Bankleitzahl BIC der Bank des Begünstigten (auch SWIFT genannt) ist als weitere Angabe erforderlich. Diese wird ebenfalls vom Zahlungsempfänger mitgeteilt. Abweichender Zahlungsempfänger: Die Angabe ist optional und wird in der Regel nicht benötigt. Ende zu Ende Referenz: Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Kundenreferenz zu hinterlegen. Die Angabe ist ebenfalls optional. IBAN/BIC-Erfassungshilfe Sollten Sie IBAN und BIC nicht zur Hand haben, können Sie während der Erfassung von Aufträgen nach wie vor die Kontonummer ins Feld IBAN und die Bankleitzahl ins Feld BIC eingeben. SFirm rechnet die Daten dann in IBAN und BIC um. Alternativ können Sie in der Erfassungsmaske auch auf das gelbe Euro-Zeichen klicken und über diese Funktion die Kontonummer und die Bankleitzahl in IBAN und BIC umrechnen lassen. 7

8 5.2 SEPA-Lastschriften SEPA-Lastschriften können Sie nach der Konvertierung (Kapitel 4.3) über die gewohnten Zahlungsordner erfassen. Bis auf die nachfolgend beschriebenen Felder entspricht die Erfassungsmaske für SEPA-Lastschriften der bisherigen Maske für Inlandslastschriften: Mandat Hier wählen Sie über das Fernglas-Symbol ein Mandat aus, welches zuvor wie in Kapitel 4.2 Mandatsverwaltung beschrieben hinterlegt wurde. IBAN des Zahlungspflichtigen: Die internationale Kontonummer IBAN ist als weitere Angabe erforderlich. SWIFT-BIC: Die internationale Bankleitzahl BIC der Bank des Zahlungspflichtigen (auch SWIFT genannt) ist als weitere Angabe erforderlich. Abweichender Zahlungspflichtiger: Die Angabe ist optional und wird in der Regel nicht benötigt. Ende zu Ende Referenz: Mit diesem Feld haben Sie die Möglichkeit eine Kundenreferenz zu hinterlegen. Die Angabe ist ebenfalls optional. Abhängig von dem gewählten Ausgabedatum, der Vorlaufzeit des Kreditinstituts und der Verwendung des Mandats wir das frühestmögliche Fälligkeitsdatum oben rechts angezeigt. 8

9 5.2.1 Die Registerkarten Lastschriftsmandat und Zahlungsrhythmus Im Register Lastschritsmandat haben Sie die Möglichkeit, das bereits in der Mandatsverwaltung (Kapitel 4.2) definierte Mandat zu modifizieren. Auch bei der Erfassung von SEPA-Lastschriften kann ein Zahlungsrhythmus definiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Registerkarte Zahlungsrhythmus nur bei einem wiederkehrenden Mandat eingeblendet wird Ausgabe von SEPA-Lastschriften Bei der Ausgabe von SEPA-Lastschriften wird das Fälligkeitsdatum abgefragt: Das Fälligkeitsdatum hängt bei SEPA-Lastschriften davon ab, ob das Mandat erstmalig oder wiederholt verwendet wird. SFirm schlägt das früheste Fälligkeitsdatum vor. Sie können alternativ ein späteres Datum wählen. Der mögliche Datumsbereich wird angezeigt. 6. Weitere Unterstützung 6.1 SFirm Onlinehilfe Die Onlinehilfe ist ein Bestandteil von SFirm. Diese Hilfe ist mit den jeweiligen Programmteilen bzw. Funktionen verbunden und zeigt Ihnen je nachdem, wo Sie sich gerade befinden nach dem Aufruf mit der F1-Taste die entsprechend zugehörige Beschreibung und Hilfe an. 6.2 SEPA-Informationen Über die Adresse erreichen Sie die SEPA-Informationen der Sparkasse Haslach-Zell. Stand 09/2013 9