Meldescheinwesen. Version 4

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1 Meldescheinwesen Version 4 Stand Juli 04 TOPMeldeschein

2 Inhaltsverzeichnis 1. TOPMS 1.1 Beenden 2. Meldescheine 2.1 Erfassen Meldescheine 2.2 Ausgabe Meldescheine 2.3 Kontrolle Meldescheine 2.4 Zusätze zur Meldescheinabrechnung 2.5 Storno und Korrektur Meldescheine 2.6 Import Meldescheindatei 2.7 Liste der Meldescheine ohne Abreisedatum 2.8 Liste der Meldescheine ohne Anreisedatum ( dafür Abreisedatum ) 2.9 Meldescheinübersichtsliste 2.10 Entfernen Meldeschein von Haus 2.11 Terminplan aus Meldeschein 2.12 Erfassungsprotokoll drucken 2.13 Suchen eines Gastes im Meldeschein 2.14 Meldeschein Übersicht 3. Rechnung 3.1 Berechnung Meldeschein an Häuser 3.2 Druck Meldescheinabrechnung 3.3 Wiederholung Druck Abrechnung Einzelne Rechnung Alle Rechnungen 3.4 Rechnungsbuch 3.5 Erlagsscheine Alle der letzten Abrechnung ( Hochformat ) Alle der letzten Abrechnung ( Querformat ) Einzelner Erlagsschein 3.6 Übergabe an AKDB 3.7 Anzeige AKDB Dateien 3.8 Übergabe an Beck KG 3.9 Übergabe an CPS-Fibu 3.10 Übergabe an KOB-Fibu 3.11 Bank Diskette erstellen ( DTAUS0 ) 3.12 Druckwiederholung DTAUS Service

3 4. Jahreskurkarten 4.1 Probeerstellung Jahreskurkarten 4.2 Erstellen einer neuen Rechnung 4.3 Druckwiederholung einer Rechnung 4.4 Editieren einer Rechnung 4.5 Stornieren einer Rechnung 4.6 Rechnungsbuch 4.7 Bankdiskette 4.8 Stapel Erstellung 4.9 Drucken aller ungedruckten Rechnungen 4.10 Stapeldruckwiederholung 4.11 Rechnungsbuch neu drucken ( Neunummerierung ) 4.12 Übergabe an AKDB 5. Zweitwohnungsverwaltung 5.1 Aktenzeichen-Eingabe der Zweitwohnungen 5.2 Adressverwaltung für Zweitwohnungs-Inhaber / Bewohner 5.3 Adress-Liste mit Objekten 5.4 Objektliste mit Adressen 5.5 Kurze Adressliste 5.6 Reine Adressliste 5.7 Adresse mit Objekten ohne Straße 5.8 Adressen mit Kurkarte = Ja 5.9 Adressen mit Lastschrift = Ja 6. Stammdaten 6.1 Formulare 7. Hilfe 7.1 Info über TOPMS 7.2 Hilfe Index 7.3 Wechsel Benutzer

4 1. TOPMS 1.1 Beenden Beenden des Meldescheinmoduls. 2. Meldescheine 2.1 Erfassen Meldescheine Das erste Eingabefeld ist die Meldescheinnummer zur Betriebsidentifikation. Die Eingabereihenfolge ist einstellbar. Für die Abrechnung eines Meldescheines müssen nachfolgende Daten zwingend erfaßt werden: 1.Person: Anreise, tatsächliche Abreise, Name, Vorname, Geb.-Datum, St.-Ang., Land, PLZ, Ort, Kurtaxe 2. Person: Name, Vorname, Geb.-Datum, Kurtaxe Person Geb.-Datum, Kurtaxe Bei Personengruppen ist die Anzahl der Personen einzutragen. Reduzierungen, Kinder und Freie sind in der Gesamtanzahl enthalten. Beispiel: Anzahl Personen 100, davon 50 reduziert1 ( entspricht erstes Feld Anzahl red. Taxe, Reduziert2 = 2 Feld, Reduziert 3 = 3 Feld usw. ), davon 10 Kinder 1 ( ist wie reduziert zu behandeln ) davon 3 frei. Die Kurbeiträge werden im Managermodul unter dem Punkt Stammdaten, Kurzonendaten erfaßt ( Punkt 2.5 im Managerhandbuch ). Zusätzlich kann die 2. bis zur 6. Person zu einem anderen Datum abreisen. Hierzu wird in das 2. Feld der tatsächlichen Abreise das 2.Abreisedatum eingetragen und das Feld 2 Ab. der betreffenden Person markiert. Jedem Meldeschein können bis zu 12 verschiedene Kennzeichen hinzugefügt werden (z.b. Bahn, Bus, Presse, Messe usw.). Diese Meldescheinkennzeichen müssen im Manager-Modul unter <Kennzeichen für Meldescheine> ( Punkt 2.8 im Managerhandbuch ) festgelegt werden.

5 Im Feld <xmal> wird die Anzahl der Aufenthalte eingetragen. <Passant / Business> kennzeichnet alle Personen auf dem Meldeschein statistisch als Passanten. 2.2 Ausgabe Meldescheine Erfassung der an die Vermieterbetriebe abgegebenen Meldescheinformulare. Die Hausnummer, Meldescheinnummer und Anzahl der Meldescheine werden in den Feldern <Haus-Nr.>, <Anzahl Scheine>, <ab Nummer> eingetragen und durch <Ausgabe> zugewiesen. Durch Markieren der Option <Ausgabe-Bestätigung drucken> kann zusätzlich pro Haus ein Bestätigungsformular gedruckt werden, (das Formular hierzu muß angelegt sein).

6 Hinweis: Werden die Felder <von Haus-Nr>,<bis Haus-Nr.> ausgefüllt, so wird die eingegebene Anzahl von Meldescheinen in aufsteigender Reihenfolge ab der eingegebenen Nummer jedem Haus zugeteilt. Beispiel: Haus-Nr. 10 bis Haus-Nr. 20, Anzahl Scheine 10, ab Nummer 100 ergibt: Haus 10 = MS-Nr , Haus 11 = MS-Nr usw. 2.3 Kontrolle Meldescheine Hier ist der Meldescheinstatus ersichtlich, (z.b. wann wurde ein Meldeschein ausgegeben, abgerechnet, erfaßt oder storniert). Kann auch zur Kontrolle bei der Ausgabe verwendet werden, wie viele ungebrauchte Meldescheine in einem Haus noch zur Verfügung stehen.

7 2.4 Zusätze zur Meldescheinabrechnung Dient zur Erfassung von zusätzlichen Daten zur Meldescheinabrechnung, die nicht auf einem Meldeschein erfaßbar sind. Die eingebenen Daten werden für die nächste Meldescheinabrechnung nur dann verwendet, wenn für dieses Haus ein abzurechnender Meldeschein erfaßt wurde. In den Feldern <Gäste>, <Übern> wird die Gesamtanzahl Gäste und Übernachtungszahlen eingetragen. Erfolgt dies nicht, werden diese Daten bei der Statistik nicht berücksichtigt. Für Gutschriften ist in den Eingabefeldern <Betrag>,<Kur-Betrag>, <Fremdenv.-Betrag> vor dem Betrag ein minus Zeichen zu setzen.

8 2.5 Storno Korrektur Meldescheine Änderungen, Stornierungen von erfaßten Meldescheinen. Änderungen von bereits abgerechneten Meldescheinen werden bei der nächsten Abrechnung berücksichtigt. 2.6 Import Meldescheindatei Ermöglicht eine komfortable Übernahme der Meldescheindaten durch Datenträgeraustausch für Vermieterbetriebe mit entsprechender Organisationslösung. Eine Schnittstellenbeschreibung steht auf Anfrage zur Verfügung.

9 2.7 Liste der Meldescheine ohne Abreisedatum Erzeugt eine Liste der Meldescheine die ohne Abreisedatum erfaßt wurden. 2.8 Liste der Meldescheine ohne Anreisedatum Erzeugt eine Liste der Meldescheine die ohne Anreisedatum erfaßt wurden. 2.9 Meldescheinübersichtsliste Erzeugt eine aufsteigende Liste aller Meldescheine, mit Betriebsnummer und Meldescheinstatus.

10 2.10 Entfernen Meldeschein von Haus Ein ausgegebener Meldescheinnummernkreis kann wieder entfernt werden. Das Entfernen der Meldescheine ist jedoch nur möglich, wenn diese noch nicht erfaßt wurden Terminplan aus Meldeschein Funktion nicht aktiv Erfassungsprotokoll drucken Hier wird das Meldescheinerfassungsprotokoll gedruckt.

11 2.13 Suchen eines Gastes im Meldeschein Dient zur schnellen Auffindung gemeldeter Gäste. Aus Gründen des Datenschutzes ist nur die Suche nach Name und Vorname aktiviert. Wird ein Gast gefunden, so werden die Daten im Infofeld ausgegeben. Durch Doppelklick auf den gesuchten Gast, wird das Meldescheinformular zur Einsicht geöffnet.

12 2.14 Meldeschein Übersicht Ausgabe der erfaßten Meldescheine mit Status. <Ohne Abrechn> zeigt alle Meldescheine, die noch nicht abgerechnet sind. <Incl.Abr.> zeigt alle Meldescheine. <Ausdruck> bewirkt die zusätzliche Ausgabe auf Drucker.

13 3. Rechnung 3.1 Berechnung Meldeschein an Häuser Nach der Meldescheinerfassung werden die Meldescheine in diesem Modul abgerechnet. Hierzu ist es erforderlich das erste Haus und das letzte Haus in den Feldern <von Haus-Nr.>, <bis Haus-Nr.> einzutragen. Im Feld <bis einschließlich> wird das letzte Datum des Abrechnungszeitraumes angegeben. Im Regelfall ist dies immer der XXXX. <Rechnungs-Datum>und <Fälligkeitsdatum> werden in die Variablen des Rechnungsformulars übertragen. Die Punkte <Nur Testerstellung>, <Testerstellung & Probedruck> ermöglichen eine Kontrolle vor der eigentlichen Abrechnung. Mit <Abrechnung durchführen> wird der Abrechnungsvorgang gestartet. Hinweis: Es ist erforderlich vor jeder Abrechnung eine Test-Erstellung mit Probedruck durchzuführen. Außerdem muß eine aktuelle Datensicherung vorhanden sein.. <REMOVE FEHLER 4.033> nur auf Anweisung durch den Anwendersupport (Hotline).

14 3.2 Druck Meldescheinabrechnung Die letzte Meldescheinabrechnung wird komplett ausgedruckt. Es wird jedoch empfohlen den Druck der Meldescheinabrechnung über den Punkt <Wiederholung Druck Abrechnung> zu starten, da hier individuelle Einstellungen gemacht werden können. Siehe Punkt Wiederholung Druck Abrechnung Einzelne Rechnung Für die angegebene Hausnummer werden nach <Haus OK> alle Rechnungen angezeigt und können nach Markierung der entsprechenden Abrechnung gedruckt werden Alle Rechnungen Die letzte Meldescheinabrechnung wird komplett gedruckt. 3.4 Rechnungsbuch Das letzte Rechnungsbuch wird gedruckt. Hinweis: Es steht nur das Rechnungsbuch der letzten Abrechnung zur Verfügung. 3.5 Erlagsscheine Druck von Erlagsscheinen ( nur für Anwender in Östereich ) Alle der letzten Abrechnung ( Hochformat )

15 3.5.2 Alle der letzten Abrechnung ( Querformat ) Einzelner Erlagsschein 3.6 Übergabe an AKDB Für die Übergabe der abgerechneten Daten in das HKR der Kommune wird ein AKDB Stapel erstellt. Die hierfür erforderlichen Daten müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden.

16 3.7 Anzeige AKDB Dateien Funktion nicht aktiv. 3.8 Übergabe an Beck KG wie Punkt 3.6 jedoch für Beck Software. 3.9 Übergabe an CPS-Fibu wie Punkt 3.6 jedoch für CPS Fibu.

17 3.10 Übergabe an KOB-Fibu wie Punkt 3.6 jedoch für KOB Fibu Bank Diskette erstellen ( DTAUS0 )

18 Generierung einer Diskette im Format DTAUS0, für den Datenträgeraustausch mit Banken bzw. geeigneten Finanzbuchhaltungsprogrammen. Es werden nur die Betriebe übernommen, die in den Hausstammdaten mit <Lastschrift> gekennzeichnet sind. Die Übergabeparameter werden bei der Grundkonfiguration des Systems eingestellt Druckwiederholung ( DTAUS0 ) Hiermit läßt sich der Kontrollausdruck zur DTAUS0 wiederholen Service Nur auf Anweisung durch den Anwendersupport ( Hotline). 4. Jahreskurkarten Nur für Jahreskurkarten und Zweitwohnungsbesitzermodul. (siehe Handbuch Zweitwohnungsbesitzermodul) 4.1 Probeerstellung Jahreskurkarten 4.2 Erstellen einer neuen Rechnung 4.3 Druckwiederholung einer Rechnung 4.4 Editieren einer Rechnung 4.5 Stornieren einer Rechnung 4.6 Rechnungsbuch

19 4.7 Bankdiskette 4.8 Stapelerstellung 4.9 Drucken aller ungedruckten Rechnungen 4.10 Stapeldruckwiederholung 4.11 Rechnungsbuch neu drucken ( Neunummerierung ) 4.12 Übergabe an AKDB 5. Zweitwohnungsverwaltung Nur für Jahreskurkarten und Zweitwohnungsbesitzermodul. (siehe Handbuch Zweitwohnungsbesitzermodul) 5.1 Aktenzeichen-Eingabe der Zweitwohnungen 5.2 Adressverwaltung für Zweitwohnungs-Inhaber / Bewohner 5.3 Adress-Liste mit Objekten 5.4 Objektliste mit Adressen 5.5 Kurze Adressliste 5.6 Reine Adressliste 5.7 Adresse mit Objekten ohne Straße

20 5.8 Adresse mit Kurkarte = Ja 5.9 Adressen mit Lastschrift = Ja 6. Stammdaten 6.1 Formulare Wie im Hauptprogramm Punkt 4.2 können die erforderlichen Formulare erstellt oder verändert werden.

21 7. Hilfe 7.1 Info über TOPMS Infomationen über die die installierte Programmversion.

22 7.2 Hilfe Index Funktion nicht aktiv. 7.3 Wechsel Benutzer Durch drücken der <ESC-Taste> könne Sie einen Benutzerwechsel veranlassen.

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