Information zur Änderung der Funktionsweise der Vergabe von DATEV-Kontonummern
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- Günther Albrecht
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1 Sage 50 Information zur Änderung der Funktionsweise der Vergabe von DATEV-Kontonummern Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 1 von 10
2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung PC-Kaufmann DATEV-Einstellungen Was ändert sich durch die Datenübernahme aus dem PC-Kaufmann in Sage 50? Sage 50 DATEV-Einstellungen Fertig! 10 Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 2 von 10
3 1.0 Einführung Mit der Umstellung vom PC-Kaufmann auf Sage 50 ergibt sich für Sie als Anwender eine Änderung im Bereich der Funktion der Vergabe der DATEV-Kontonummern. Diese Änderung hat auf die übernommenen Daten keinen Einfluss, sofern die Übergabe der Daten an den Steuerberater per DATEV-Export korrekt durchgeführt wird. Diese Anleitung erklärt die Änderung der Funktionsweise und wie Sie die Daten danach für den Steuerberater exportieren. Hinweis: In dieser Anleitung geht es nur um die DATEV-Kontonummer. Die Debitorennummer hat auf diese Funktion keinen Einfluss und wird in diesem Dokument nicht angesprochen. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: Sage 50 (Standard, Comfort, Professional und Quantum) Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 3 von 10
4 2.0 PC-Kaufmann DATEV-Einstellungen Sie haben bisher mit dem PC-Kaufmann gearbeitet. Die DATEV-Kontonummern wurden bisher wie folgt vergeben: Wenn das DATEV-Format auf OBE eingestellt ist, wird den Kunden durch die Schnelländerung lediglich eine fünfstellige DATEV-Kontonummer fortlaufend vergeben. Das Feld für die Erweiterung KNE bleibt leer. Wenn das DATEV-Format auf KNE eingestellt ist, wird den Kunden durch die Schnelländerung ebenfalls eine fünfstellige DATEV-Kontonummer fortlaufend vergeben. Das Feld für die Erweiterung KNE wird je nach Einstellung im PC-Kaufmann mit bis zu vier Nullen 0000 ergänzt. Unabhängig des eingestellten Formats wurde im PC-Kaufmann also immer die DATEV- Kontonummer fortlaufen hochgezählt und nur je nach KNE-Einstellung bis zu vier Nullen in die Erweiterung geschrieben. Wichtig: Mit Sage 50 ändert sich für Sie die Funktionalität. Die Änderungen werden im nachfolgenden Kapitel beschrieben. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 4 von 10
5 3.0 Was ändert sich durch die Datenübernahme aus dem PC-Kaufmann in Sage 50? Wenn Sie sich die Mandanteneinstellung (HAUPTMENÜ > EXTRAS > MANDANTENEINSTELLUNGEN > Kontenrahmen ) nach der Datenübernahme genau anschauen, werden Sie feststellen, dass die Vorgabe für den Kontonummernaufbau Sage-Kontonummernaufbau lautet. Diese Einstellung kann nicht geändert werden. Eine Datenübernahme wählt automatisch diesen Kontennummernaufbau, um die Daten aus dem PC-Kaufmann vollständig übernehmen zu können. Wichtig: Während im PC-Kaufmann je nach Konfiguration das Feld Erweiterung KNE auch leer sein kann, wird dies in Sage 50 immer mit einem Wert gefüllt. Hatte der Kunde im PC-Kaufmann keine Erweiterung KNE, hat der Kunde nach der Übernahme in Sage 50 dort 0000 stehen. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 5 von 10
6 Bei einem Kunden sieht das in Sage 50 wie folgt aus: Hinweis: Alle Kunden, welche aus dem PC-Kaufmann übernommen wurden, unabhängig ob diese eine KNE-Erweiterung im PC-Kaufmann hatten oder nicht, haben jetzt in Sage 50 die DATEV-KNE. Die eigentliche Änderung, die für Sie als Benutzer von Sage 50 neu ist, ist die weitere Vergabe der DATEV-Kontonummern und der damit verbundenen DATEV-KNE. Wie dem Bild für die Einstellungen des Kontenrahmens zu entnehmen ist, ist die Schrittweite in diesem Beispiel 1. Um dies zu verdeutlichen, schauen Sie auf das nachfolgende Bild der Kundenliste. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 6 von 10
7 Wird in Sage 50 jetzt ein neuer Kunde angelegt, werden fortlaufende Debitorennummern vergeben, die DATEV-Kontonummer ist jedoch immer die gleiche. Die Konten werden jetzt durch die DATEV-KNE Nummer unterschieden. Erst wenn die DATEV-KNE fortlaufend vollständig vergeben wurden, wird die DATEV- Kontonummer um einen Zähler hochgezählt. Ein Beispiel: Ein Kunde hat die DATEV-Kontonummer und die DATEV-KNE Legen Sie jetzt den nächsten neuen Kunden an, erhält dieser die DATEV-Kontonummer und die DATEV-KNE beginnt wieder bei Wichtig: Die Schrittweite kann je nach Konfiguration 1, 10 oder 100 voreingestellt sein. Entsprechend der Voreinstellung kann die Anzahl der Kunden mit der gleichen DATEV- Kontonummer variieren. Es sind auch andere Schrittweiten durch den Benutzer einstellbar - die Anzahl der möglichen Kunden variiert dann entsprechend. Schrittweite 1: Es können 9999 Kunden mit der DATEV-Kontonummer angelegt werden, bevor die nächste höhere DATEV-Kontonummer vergeben wird. Schrittweite 10: Es können 999 Kunden mit der DATEV-Kontonummer angelegt werden, bevor die nächste höhere DATEV-Kontonummer vergeben wird. Schrittweiter 100: Es können 99 Kunden mit der DATEV-Kontonummer angelegt werden, bevor die nächste höhere DATEV-Kontonummer vergeben wird. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 7 von 10
8 4.0 Sage 50 DATEV-Einstellungen Wie im PC-Kaufmann hat auch Sage 50 DATEV-Einstellungen. Um diese zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor. Hinweis: Sollen die Daten später korrekt exportiert werden, dürfen diese ausschließlich im KNE-Format an den Steuerberater exportiert werden. Wichtig: Diese Einstellungen haben keinen Einfluss auf die Vergabe der DATEV- Nummern bei einer Kunden-Neuanlage, sondern dienen lediglich als Vorgabe für den DATEV-Export an den Steuerberater. Es ist möglich, dass Ihr Steuerberater die Konfiguration des bei sich angelegten Mandanten anpassen muss. Gehen Sie die Einstellungen in jedem Fall mit dem Steuerberater zusammen durch, damit auch nach der Umstellung die Daten weiterhin korrekt übergeben werden können. Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt EXTRAS > Mandanteneinstellungen. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 8 von 10
9 Das nachfolgende Fenster wird angezeigt. Wählen Sie links den Register Datev-Einstellungen. Hier können Sie die Einstellungen, welche später beim DATEV-Export verwendet werden sollen, voreinstellen. Welche Informationen Sie in die Felder Beraternummer, Beratername und Mandantennummer eingeben müssen, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater. Achten Sie darauf, dass KNE als Datenformat und bei den Längen der Kontonummern jeweils 8 eingestellt ist. Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 9 von 10
10 5.0 Fertig! Sie haben jetzt alle Informationen zur abweichenden Funktionsweise in Sage 50 gegenüber dem PC-Kaufmann einmal kennengelernt. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: Sage 50 Änderung der DATEV Funktion Seite 10 von 10
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