Sage 50cloud. Capture. Impressum. Business Software GmbH Primoschgasse Klagenfurt

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1 Sage 50cloud Capture Impressum Business Software GmbH Primoschgasse Klagenfurt Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die Business Software GmbH haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. Sage 50cloud - Capture Seite 1 von 16

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Erneut hochladen Sage 50cloud Capture Belege in Sage 50cloud buchen Buchen OP-Zahlung 14 5 Fertig! 16 Sage 50cloud - Capture Seite 2 von 16

3 1.0 Einführung Sage 50cloud Capture ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Ihre buchhalterischen Geschäftsvorfälle in Sage 50cloud aufzuzeichnen und Ihre Papierbelege in OneDrive zu archivieren. Sage 50cloud Capture nutzt den Komfort und die Sicherheit von Microsoft Office 365, um Ihre Daten in der Cloud zu speichern. Mit dieser App (Voraussetzung ios 9.3 oder höher) können Sie: buchhalterische Geschäftsvorfälle in Sekunden erfassen, während die entsprechenden Papierbelege in OneDrive elektronisch abgelegt werden. Ihr Büro papierlos werden zu lassen, indem Sie Ihre Papierbelege in OneDrive erfassen und elektronisch einreichen. auf erfasste Belege wie gewohnt in Ihrem Sage 50cloud Belegarchiv oder unterwegs in OneDrive zugreifen. buchhalterischen Geschäftsvorfälle und Belege auch unterwegs erfassen. auch bereits aufgenommene Bilder verwenden, um buchhalterische Geschäftsvorfälle anzulegen. Wenn Sie bereits Sage 50cloud nutzen, laden Sie einfach die App herunter und melden sich mit Ihrem Microsoft Office 365 Konto an. Wenn nicht, können Sie Sage 50cloud und Microsoft Office 365 erhalten, indem Sie sich mit uns unter 0463/38430 in Verbindung setzen. Hinweis: Die nachfolgende Dokumentation wurde mit einem Bilanzierungsmandanten erstellt. Die Buchungsmasken in einem EAR-Mandanten können von der Darstellung abweichen. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: Sage 50cloud (Standard, Comfort, Professional und Quantum) Sage 50cloud Buchhaltung (Standard und Comfort) Sage 50cloud - Capture Seite 3 von 16

4 2.0 Erneut hochladen Wichtig: Wenn Sie Sage 50cloud in Ausgabe x als Neukunde installiert haben oder mit einer früheren Version von Sage 50cloud noch keine Mandanten in die Microsoft Cloud geladen haben, können Sie dieses Kapitel überspringen und gleich mit Kapitel 3 starten. Auf Grund von Anpassungen der Datenstruktur ist es notwendig, dass Sie Ihre Mandantendaten erneut aus Sage 50cloud vollständig übertragen. Wie genau Sie dabei vorgehen, wird Ihnen im nachfolgenden Schritt erklärt. Wenn Sie Sage 50cloud erstmalig nach dem Update starten, erhalten Sie nach der Reorganisation nachfolgenden Hinweis: Lesen Sie den Hinweis genau und bestätigen Sie die Meldung mit < OK >. Klicken Sie im Hauptmenü auf EXRAS > Sage 50cloud & Office 365. Sage 50cloud - Capture Seite 4 von 16

5 Die aktuellen Informationen werden abgerufen und das Fenster für die Office 365 Integration wird Ihnen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche < Erneut hochladen >. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit < Ja >, um die Mandantendaten neu in die Microsoft Office 365 Cloud zu übertragen. Die erfolgreiche Übertragung wird Ihnen angezeigt. Bestätigen Sie die Meldung durch Klick auf die Schaltfläche < OK >. Im Anschluss können Sie das Fenster Office 365 Integration über die Schaltfläche < Schließen > verlassen. Wichtig: Eine Anmeldung in der App Sage 50cloud Capture ist erst möglich, wenn Sie den Mandanten erneut hochgeladen haben. Sage 50cloud - Capture Seite 5 von 16

6 3.0 Sage 50cloud Capture Installieren Sie Sage 50cloud Capture aus dem App-Store. Starten Sie die Capture-App. Der Startbildschirm wird Ihnen angezeigt. Sage 50cloud - Capture Seite 6 von 16

7 Der Anmeldebildschirm wird Ihnen angezeigt. Tippen Sie auf die Schaltfläche < Anmelden >. Geben Sie die Anmeldedaten - und Passwort - Ihres Microsoft Office 365- Accounts ein und tippen Sie auf die Schaltfläche < Anmelden >. Sage 50cloud - Capture Seite 7 von 16

8 Geben Sie den 4-stelligen Code ein. Hinweis: Wenn Sie das Programm erstmalig starten, müssen Sie den vierstelligen Lock-Code einstellen und bestätigen. Das Eingangsmenü mit aktivierter Kamera wird Ihnen angezeigt. Legen Sie einen Kassenzettel vor sich und halten Sie das Telefon darüber. Wenn Sie den korrekten Ausschnitt gefunden haben, tippen Sie auf den weißen Kreis in der Mitte, um das Bild aufzunehmen. Hinweis: Über das Blitzsymbol unten links können Sie den Blitz des Telefons ein- bzw. wieder ausschalten. Über das Kachelsymbol unten rechts, können Sie ein Foto aus der Telefonbibliothek auswählen. Sage 50cloud - Capture Seite 8 von 16

9 Die Aufnahme wird Ihnen angezeigt. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten: Ist die Aufnahme in Ordnung, tippen Sie auf den grünen Kreis unten rechts. Wollen Sie die Aufnahme wiederholen, tippen Sie auf den weißen Kreis unten links. Das Bild wird dann gelöscht und Sie können eine neue Aufnahme machen. Haben Sie das Bild durch tippen auf den grünen Kreis übernommen, wird Ihnen das Bild und Buchung -Fenster angezeigt. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten: Bild und Buchung Nur Bild Bei Bild und Buchung wählen Sie erst eine Buchungsart und tippen Sie anschließend oben rechts auf < Weiter >. Hinweis: Wählen Sie Nur Bild, wird das Bild im Microsoft OneDrive eine gespeichert, Übertragung an Sage 50cloud erfolgt jedoch nicht. Sage 50cloud - Capture Seite 9 von 16

10 Das Fenster zur Erfassung der Buchungsdaten zum Beleg wird Ihnen angezeigt: Wichtig: Die Felder mit einem grünen Sternchen sind Pflichtfelder. Bei diesen müssen Sie Angaben auswählen/eintragen. Wählen Sie einen Mandanten, ein Finanzkonto, das Belegdatum (ist voreingestellt, kann aber noch geändert werden) und geben Sie einen Buchungstext ein. Hinweis: Der angezeigte Mandantenname entspricht dem in den Mandanteneinstellungen von Sage 50cloud, nicht dem in der Mandantenverwaltung. Haben Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt, tippen Sie oben rechts auf < Übertragen >. Die Übertragung wird Ihnen angezeigt: Sage 50cloud - Capture Seite 10 von 16

11 Nach erfolgreicher Übertragung, wird Ihnen der Beleg in der Übersicht angezeigt. Hinweis: Der Status Übertragung offen wird Ihnen solange angezeigt, bis die Daten von Sage 50cloud abgerufen wurden. Wenn Sage 50cloud die Daten empfangen hat, wird Ihnen Übertragen am Datum angezeigt. Wollen Sie jetzt einen neuen Beleg erfassen, tippen Sie oben links auf das Burger-Menü. Tippen Sie hier auf < Erfassung >. Sie können jetzt einen neuen Beleg fotografieren und die Daten wie zuvor gezeigt erfassen. Sage 50cloud - Capture Seite 11 von 16

12 4.0 Belege in Sage 50cloud buchen Belege, welche mit Capture erfasst wurden, können in Sage 50cloud abgerufen und in Buchungen umgewandelt werden. Wichtig: Neue Belege können nicht manuell abgerufen werden. Diese werden automatisch abhängig von in den Synchronisierungseinstellungen der Sage 50cloud Schnittstelle hinterlegten Zeitraum abgerufen. Um zu prüfen, welchen Zeitraum Sie eingestellt haben, rufen Sie unter DIENSTE > Sage 50cloud & Office 365 auf. Wenn Sie als Intervall für die Synchronisierung beispielsweise 3 Stunden eingestellt haben, werden neue Belege automatisch alle 3 Stunden abgerufen. 4.1 Buchen Um die Belege in Sage 50cloud bearbeiten zu können, gehen Sie wie folgt beschrieben vor: Klicken Sie im Hauptmenü auf DIENSTE > IMPORTFUNKTIONEN > Belege aus Office 365 bearbeiten. Sage 50cloud - Capture Seite 12 von 16

13 Das Fenster zur Belegbearbeitung wird Ihnen angezeigt. Über die Schnittstelle synchronisierte und noch nicht bearbeitete Belege werden Ihnen angezeigt. Wichtig: Durch Klick auf < Aktualisieren > werden keine neuen Belege abgerufen. Die Aktualisieren-Funktion dient lediglich dazu, die Ansicht des Fensters zu aktualisieren. Dazu ein Beispiel: Sie öffnen das Fenster und es gibt noch keine neuen Belege. Lassen Sie das Fenster jetztoffenstehen, während im Hintergrund die Synchronisierung neue Belege abgerufen hat, können Sie durch Klick auf Aktualisieren die neuen Belege anzeigen lassen, ohne das Fenster zu verlassen. Wählen Sie den Beleg. Klicken Sie auf Buchen. Sage 50cloud - Capture Seite 13 von 16

14 unterschiedliche Konten 4.2 OP-Zahlung Um eine Zahlung einem OP zuzuordnen, gehen Sie wie folgt beschrieben: Das Fenster zur Belegbearbeitung wird Ihnen angezeigt. Sage 50cloud - Capture Seite 14 von 16

15 Wählen Sie den Beleg. Klicken Sie auf OP-Zahlung. Das Fenster Offene Posten wird Ihnen angezeigt. Wählen Sie den richtigen OP aus und klicken Sie auf Neue Zahlung. Das Fenster für die Zahlung wird Ihnen angezeigt. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf die Schaltfläche < OK >. Die Zahlung wird gebucht und in die Buchungsliste übernommen. Sage 50cloud - Capture Seite 15 von 16

16 5.0 Fertig! Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle durch Druck auf die Taste! die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Sage 50cloud - Capture Seite 16 von 16