PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul

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1 PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 1 von 13

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Was ist das Sage E-Bilanz Tool? Wer braucht die Sage E-Bilanz? Welche Software braucht man, um selbst die E- Bilanz an das Finanzamt zu senden? Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? Installation 5 Lizenzdatei 5 Installation Der erste Start E-Bilanz Export Fertig 13 PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 2 von 13

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird die Übergabe der Kontensalden an das E-Bilanztool für PC-Kaufmann beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Fibu Pro ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Pro ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket ab Version 19 (19.xx) PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 3 von 13

4 2.0 Was ist das Sage E-Bilanz Tool? Das kostenpflichtige Modul Sage E-Bilanz ist eine Software mit deren Hilfe Unternehmen die Daten ihres steuerlichen Jahresabschlusses für die Finanzbehörden aufbereiten und per ELSTER direkt an diese übermitteln können. Dieser Übermittlungsweg wird mit Abschluss des Wirtschaftsjahres 2013 für bilanzierende Unternehmen Pflicht. Die Applikation ist eine eigenständige Lösung, die mit den relevanten Produkten der GS-Office- (GS-Office & GS-Buchhalter) oder PC-Kaufmann-Familie (PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro) installiert wird. Sie verfügt über eine Schnittstelle zur Summenund Saldenliste bzw. zu einer speziellen Bilanzvariante. Die Daten der ERP-Software werden in die Sage E-Bilanz über diese Schnittstelle eingelesen und mit diesem Software- Werkzeug weiter bearbeitet und für die Übergabe an das Finanzamt vorbereitet. Die Übergabe muss aber manuell durch den Anwender initiiert werden. 2.1 Wer braucht die Sage E-Bilanz? Das Programm brauchen nur Unternehmen, die selbst ihren steuerlichen Jahresabschluss erstellen und ohne einen Steuerberater die Daten an das Finanzamt übertragen wollen. 2.2 Welche Software braucht man, um selbst die E-Bilanz an das Finanzamt zu senden? Dafür braucht man die Sage E-Bilanz. Das Modul bieten wir ab den Versionen 2013 für GS-Office, GS-Buchhalter und PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro an. Die Schnittstelle, um die Daten aus der ERP-Software auszulesen und in das Sage E-Bilanz- Modul zu übertragen, wird nur von den aktuellsten Versionen der Programme unterstützt. 2.3 Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? Für die Sage E-Bilanz gelten dieselben Systemvoraussetzungen bzgl. Hardware wie für die GS-Produkte oder den PC-Kaufmann. Auf dem Rechner, der das Modul E-Bilanz ausführt, muss GS-Office, GS-Buchhalter oder PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro in aktueller Version installiert sein. Der Rechner muss außerdem über eine Internet- Verbindung verfügen. Und die Software ELSTER muss aktuell sein. Aus diesem Grund wird zwingend ein gültiger Wartungsvertrag für GS-Office, GS-Buchhalter oder PC- Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro vorausgesetzt. Die Systemvoraussetzungen können von uns aktuell nicht automatisch geprüft werden. Sollte die Schnittstelle zwischen Sage E-Bilanz und ERP-Software nicht funktionieren ist daher zunächst zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Einsatz dieses Werkzeuges erfüllt sind. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 4 von 13

5 3.0 Installation Lizenzdatei Um das Programm in eine Vollversion zu wandeln, benötigen Sie eine PCKEBilanzLic.dat Lizenzdatei. Wichtig: Damit das Programm diese erkennt, muss die Datei vorerst zwingend auf dem Windows-Desktop abgelegt werden. Installation Nachdem der Download des Sage E-Bilanz Moduls beendet wurde, starten Sie die Datei mit einem Doppelklick. Speichern Sie dazu vor der Installation die Lizenzdatei aus der von uns erhaltenen auf Ihrem Desktop ab. Hinweis: Wenn Sie Windows 7 oder Windows Vista nutzen, empfehlen wir die Datei mit der Sekundär-Maustaste (i.d.r. die rechte Maustaste) und mit der Option Als Administrator ausführen zu starten. Die ggf. folgende Warnmeldung bestätigen Sie mit < Ja > Nach dem Start, erscheint der Startbildschirm der Installation. Klicken Sie auf die Schaltfläche < Weiter >. Nachdem Sie den Start der Installation mit < Weiter > bestätigt haben, bestätigen Sie die Auswahl der Komponenten und wählen das Installationsverzeichnis. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 5 von 13

6 Bestätigen Sie die Auswahl der Komponenten. Im nächsten Dialogfenster wird das Installationsverzeichnis vorgeschlagen. Hinweis: Die vorgeschlagenen Verzeichnisse sollten Sie nicht ohne Grund ändern. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 6 von 13

7 Bestätigen Sie in den folgenden beiden Fenstern den Eintrag in das Startmenü sowie die Fertigstellung der Installation. Nach Abschluss der Installation aktivieren Sie die Option Eine Verknüpfung auf dem Desktop, wenn Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop haben wollen. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 7 von 13

8 Bestätigen Sie den Abschluss durch Klick auf die Schaltfläche < Fertig stellen >. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 8 von 13

9 3.3 Der erste Start Starten Sie das Programm per Doppelklick über die Verknüpfung auf dem Desktop. Hinweis: Wenn Sie bei der Installation keine Verknüpfung haben erstellen lassen, starten Sie das Programm aus dem Programmbaum von Windows. Damit für das Programm aktuelle Elsterdaten vorhanden sind, benötigt es beim ersten Start eine Internetverbindung. Wichtig: Das Programm greift zur eigenen Aktualisierung auf den Elsterserver zu. Achten Sie auf Meldungen Ihrer Sicherheitssoftware, die ggf. versucht, diesen Zugriff zu blockieren. Lassen Sie die Aktualisierung zu. Bestätigen Sie die Abfrage bezüglich der Benutzerrechte. Lesen Sie nun unter Hilfe > Willkommen > Zuordnungsvorlagen laden die Vorlagen für die Kontenzuweisung in Ihr Projekt ein. Der Demomandant enthält einige Beispieldatensätze. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 9 von 13

10 4.0 E-Bilanz Export Im Modul der Finanzbuchhaltung rufen Sie über das Menü EXTRAS > IM-/EXPORT den Punkt E-Bilanz Export auf. Dieser Assistent führt Sie durch den Export der Salden Ihres Mandanten. Der Export sieht vor, Ihre Salden für ein komplettes Buchungsjahr zu exportieren. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 10 von 13

11 Hinweis: Bitte beachten Sie beim Exportformat Datev-Kontenrahmen, dass Ihre Sachkonten auch ein zugewiesenes DATEV-Konto beinhalten. Diese sind im Menü STAMMDATEN > SACHKONTEN > BEARBEITEN im Reiter Datev zu hinterlegen. Achten Sie darauf, dass Verweise von Sage Konten nur auf entsprechende Datev-Konten mit derselben buchhalterischen Bedeutung erfolgen dürfen In der Standardeinstellung wird vor dem endgültigen Export mit der Schaltfläche < Export > eine Saldenliste ausgegeben, die vor dem Import überprüft und als Textdatei abgespeichert werden kann. Dazu klicken Sie auf das Disketten-Symbol. Anschließend können Sie einen Speicherort der Datei auswählen. Nach dem Speichern der Datei schließen Sie das Protokoll über die Schaltfläche < X >. Wählen Sie danach die Schaltfläche < Öffnen >, um den Export abzuschließen. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 11 von 13

12 Um Ihre Daten jetzt in das Programm Sage E-Bilanz zu importieren, bestätigen Sie die Dialogseite mit der Schaltfläche < Ja >. PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 12 von 13

13 5.0 Fertig Die Vorbereitungen für die Versendung der E-Bilanz über das E-Bilanztool für PC- Kaufmann sind getroffen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: PC-Kaufmann Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 13 von 13