GS-Buchhalter/GS-Office E-Bilanz Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul

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1 GS-Buchhalter/GS-Office E-Bilanz Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Copyright 2014 SageGmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Was ist das Sage E-Bilanz Modul? Wer braucht die Sage E-Bilanz? Welche Software braucht man, um selbst die E- Bilanz an das Finanzamt zu senden? Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? Installation Lizenzdatei Ablauf der Installation Der erste Start E-Bilanz Export Erste Schritte im E-Bilanz Tool Import Sage E-Bilanz Validieren Senden Fertig! 23 GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird die Übergabe der Kontensalden an das E-Bilanztool für GS- Office beschrieben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Office ab Version 2015 (Standard, Comfort und Professional) GS-Buchhalter ab Version 2015 (Standard und Comfort) GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 3

4 1.0 Was ist das Sage E-Bilanz Modul? Das kostenpflichtige Modul Sage E-Bilanz ist eine Software mit deren Hilfe Unternehmen die Daten ihres steuerlichen Jahresabschlusses für die Finanzbehörden aufbereiten und per ELSTER direkt an diese übermitteln können. Dieser Übermittlungsweg wird mit Abschluss des Wirtschaftsjahres 2013 für bilanzierende Unternehmen Pflicht. Die Applikation ist eine eigenständige Lösung, die mit den relevanten Produkten der GS-Office- (GS-Office & GS-Buchhalter) oder PC-Kaufmann-Familie (PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro) installiert wird. Sie verfügt über eine Schnittstelle zur Summenund Saldenliste bzw. zu einer speziellen Bilanzvariante. Die Daten der ERP-Software werden in die Sage E-Bilanz über diese Schnittstelle eingelesen und mit diesem Software- Werkzeug weiter bearbeitet und für die Übergabe an das Finanzamt vorbereitet. Die Übergabe muss aber manuell durch den Anwender initiiert werden. 1.1 Wer braucht die Sage E-Bilanz? Das Programm brauchen nur Unternehmen, die selbst ihren steuerlichen Jahresabschluss erstellen und ohne einen Steuerberater die Daten an das Finanzamt übertragen wollen. 1.2 Welche Software braucht man, um selbst die E-Bilanz an das Finanzamt zu senden? Dafür braucht man die Sage E-Bilanz. Das Modul bieten wir ab den Versionen 2013 für GS-Office, GS-Buchhalter und PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro an. Die Schnittstelle, um die Daten aus der ERP-Software auszulesen und in das Sage E-Bilanz- Modul zu übertragen, wird nur von den aktuellsten Versionen der Programme unterstützt. 1.3 Welche Systemvoraussetzungen gelten für die Sage E-Bilanz? Für die Sage E-Bilanz gelten dieselben Systemvoraussetzungen bzgl. Hardware wie für die GS-Produkte oder den PC-Kaufmann. Auf dem Rechner, der das Modul E-Bilanz ausführt, muss GS-Office, GS-Buchhalter oder PC-Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro in aktueller Version installiert sein. Der Rechner muss außerdem über eine Internet- Verbindung verfügen. Und die Software ELSTER muss aktuell sein. Aus diesem Grund wird zwingend ein gültiger Wartungsvertrag für GS-Office, GS-Buchhalter oder PC- Kaufmann Komplettpaket / Fibu Pro vorausgesetzt. Die Systemvoraussetzungen können von uns aktuell nicht automatisch geprüft werden. Sollte die Schnittstelle zwischen Sage E-Bilanz und ERP-Software nicht funktionieren ist daher zunächst zu prüfen, ob die Voraussetzungen für den Einsatz dieses Werkzeuges erfüllt sind. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 4

5 2.0 Installation 2.1 Lizenzdatei Um das Programm in eine Vollversion zu verwandeln, benötigen Sie eine Lizenzdatei z.b. GSEBilanzLic.dat. Wichtig: Damit das Programm diese erkennt, muss die Datei vorerst zwingend auf Ihrem Desktop abgelegt werden. 2.2 Ablauf der Installation Speichern Sie die Lizenzdatei, aus der von uns erhaltenen , noch vor der Installation auf Ihrem Desktop ab. Die Prüfung findet beim Programmstart statt. Nachdem der Download des Sage E-Bilanz Moduls beendet wurde, starten Sie die Datei mit einem Doppelklick. Hinweis: Wenn Sie Windows 7 oder Windows Vista nutzen, empfehlen wir die Datei mit der Sekundär-Maustaste (i.d.r. die rechte Maustaste) und mit der Option Als Administrator ausführen zu starten. Nach dem Start, sehen Sie als erstes den Startbildschirm der Installation. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 5

6 Nachdem Sie den Start der Installation mit < Weiter > bestätigt haben, bestätigen Sie die Auswahl der Komponenten. Im nächsten Dialogfenster wird das Installationsverzeichnis vorgeschlagen. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 6

7 Hinweis: Die vorgeschlagenen Verzeichnisse sollten Sie nicht ohne zwingenden Grund ändern. Sollte eine Netzwerkinstallation stattfinden, so wählen Sie bitte den vorher ausgewählten Datenpfad der Clients. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 7

8 Bestätigen Sie in den folgenden beiden Fenstern den Eintrag in das Startmenü sowie die Fertigstellung der Installation. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 8

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10 2.3 Der erste Start Nach Abschluss der Installation, bestätigen Sie bitte < Fertig stellen >. Starten Sie das Programm per Doppelklick über die Verknüpfung auf dem Desktop. Damit für das Programm aktuelle Elsterdaten vorhanden sind, benötigt das Programm beim ersten Start eine Internetverbindung. Wichtig: Das Programm greift zur eigenen Aktualisierung auf den Elsterserver zu. Achten Sie auf Meldungen Ihrer Sicherheitssoftware die versucht diesen Zugriff zu blockieren. Lassen Sie die Aktualisierung zu. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 10

11 Bestätigen Sie die Abfrage bezüglich der Benutzerrechte und nutzen Sie den Assistenten sowie die Video-Einführung zum Kennenlernen der Funktionalitäten des Sage E-Bilanz Tools. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 11

12 3.0 E-Bilanz Export Um die Export-Datei für Sage E-Bilanz für GS-Office zu erstellen, klicken Sie im Hauptmenü auf den Punkt DIENSTE > EXPORTFUNKTIONEN > Jahresabschluss an Sage E-Bilanz für GS-Office. Das Fenster für den E-Bilanz Export Assistent erscheint. Betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 12

13 Das Fenster mit den Exportinformationen wird geöffnet: Hier wählen Sie im oberen Bereich das Wirtschaftsjahr aus, welches exportiert werden soll. Darunter wählen Sie die Buchungsbereiche (Stapelbereich, Dialogbereich oder Beide Bereiche ). Zuletzt legen Sie unten das Verzeichnis fest, wohin die Daten exportiert werden sollen. Haben Sie alle Einstellungen getroffen, betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. Hinweis: Das Verzeichnis kann angepasst werden, sollten Sie aber nur in Ausnahmefällen ändern. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 13

14 Die Daten, welche Sie im Fenster zuvor festgelegt haben, werden jetzt exportiert: Hinweis: Dieser Vorgang kann - je nach Menge der zu exportierenden Informationen - einige Zeit in Anspruch nehmen. Der Fortschritt wird Ihnen in diesem Fenster angezeigt. Bitte warten Sie den Export ab. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 14

15 Ist das Exportieren der Daten abgeschlossen, wird Ihnen das nachfolgende Fenster angezeigt: Hier haben Sie die Möglichkeit sich das Protokoll (blauer Link) für den Export anzuschauen. Darunter sehen Sie die Information, wo auf dem Computer die Datei gespeichert wurde. Klicken Sie auf den unteren blauen Link Klicken Sie hier, um die Sage GS-Office E- Bilanz zu starten. Hinweis: Das Protokoll enthält neben den Informationen zum Ablauf des Exports auch die Auflistung der exportierten Konten inkl. Beschreibung und dem Saldo. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 15

16 Nach dem Klick auf den Link erscheint nachfolgende Information: Bestätigen Sie diese Meldung mit Klick auf die Schaltfläche < OK >. Wichtig: Sollte der blaue Link nicht vorhanden sein, ist das E-Bilanz-Programm bei Ihnen nicht installiert. Schließen Sie das Fenster, beenden Sie das GS-Programm und installieren Sie zuerst die E-Bilanz-Software. Wiederholen Sie danach die Schritte aus dieser Anleitung. Informationen, wie Sie die E-Bilanz-Software erhalten können, finden Sie auf der Internetseite: GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 16

17 4.0 Erste Schritte im E-Bilanz Tool Sage E-Bilanz wird gestartet. Das Öffnen der Software kann einen Augenblick in Anspruch nehmen. Der Fortschritt wird Ihnen angezeigt. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 17

18 4.1 Import Sage E-Bilanz Nach der Übergabe der Salden wird für Ihren Mandanten ein Projekt angelegt, wo vorab entschieden werden muss welche Taxonomie Ihren Daten zugrunde gelegt wird. Die genannten Branchen nutzen bitte die jeweilige Spezial- bzw. Ergänzungs-Taxonomie. Alle anderen können die Kern-Taxonomie verwenden. Während die Branchen-Taxonomien Ergänzungen zur Kern-Taxonomie sind, haben Banken und Versicherungen immer ihre eigene Taxonomie zu verwenden. Entsprechendes gilt bei Tochterunternehmen. Wichtig: Achten Sie darauf die korrekte Taxonomie zu wählen. Eine nachträgliche Korrektur ist nicht möglich und bedeutet den Neubeginn. Welche Taxonomie für welchen Bilanzzeitraum Verwendung findet erfahren Sie hier: Taxonomie 5.1: Taxonomie 5.2: Taxonomie 5.3: GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 18

19 Informationen, wie Sie die E-Bilanz-Software erhalten können, finden Sie auf der Internetseite: Nach einem Import von Daten aus Ihrem Buchhaltungssystem können Sie direkt mit dem E-Bilanz-Tool arbeiten. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 19

20 4.2 Validieren Die Validierung der Daten sollte erfolgen, sobald alle Daten erfasst sind. Zunächst wird gefragt, welche Berichtsbestandteile gesendet werden sollen. Wählen Sie beispielsweise folgende Berichtsbestandteile aus: Allgemeine Informationen Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Ergebnisverwendung Steuerliche Gewinnermittlung Die Funktion führt zunächst folgende Aufgaben durch: Regeln aus dem Regelwerk werden angewendet Ungültige Zustände der NIL-Angaben (nicht gefüllte Mussfelder) werden behoben Summierung wird neu aufgebaut Das E-Bilanz-Dokument wird erstellt und die Daten werden validiert. Validierung bedeutet, dass noch vor dem Sendevorgang das Dokument auf technische Lesbarkeit im Finanzamt getestet wird. Nur fehlerfreie Datensätze können durch dieses Verfahren übertragen werden. Fehlermeldungen werden nach der Validierung angezeigt. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 20

21 Fehler-Bearbeitung im Fenster "Projektvalidierung" Wenn die Validierung abgebrochen wird, kann das Fenster " Projektvalidierung " bearbeitet werden. In diesem Fenster wird jeder gemeldete Einzelfehler angezeigt. Klicken Sie auf das kleine Icon vor Elster Fehler, damit die Fehler-Einträge aufgeklappt werden. Die ausführlichen Fehlermeldungen werden angezeigt. Ein Doppelklick auf die Fehlermeldung verzweigt zur auslösenden Taxonomie-Position. Hier kann das Mapping oder der Inhalt des Feldes geändert und gespeichert sowie die Validierung wiederholt werden. Häufige Fehlergründe sind: Fehlende / Falsche Berichtsbestandteile ein steuerlich nicht erlaubter Sachverhalt wird gemeldet, z. B. Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften diese Position ist in einer Steuerbilanz nicht zulässig 4.3 Senden Bevor der Sendevorgang gestartet wird, muss ein Datenübermittler-Stammsatz vorhanden sein bzw. angelegt werden. Die Erstanlage kann beim ersten Sendeaufruf getätigt werden. Das Verwaltungsprogramm ist unter dem Menüpunkt Datei / Datenübermittler verwalten zu finden. Über den Button "Senden" wird der Sendevorgang gestartet. Ein Datenübermittler ist auszuwählen. Bestätigen Sie das beim Testversand beliebige Passwort. Bei Verwendung des echten Zertifikats wird Ihnen das Passwort nach der Registrierung von Elster mitgeteilt. In diesem Fall ist auf korrekte Eingabe des Passwortes zu achten. Anschließend bestätigen Sie bitte die Berichtsbestandteile, die bereits bei der Validierung festgelegt wurden. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 21

22 Zunächst werden die Validierungs-Funktionen erneut ausgeführt. Bei fehlerfreier Validierung erfolgt das Senden des Datensatzes an die Finanzverwaltung. Im Erfolgsfall erscheint eine entsprechende Meldung. Das Protokoll und das technische Protokoll werden angezeigt. Der Button "Übertragungsprotokoll öffnen" wird aktiviert. Wenn diese Funktion aufgerufen wird, erscheint das Übertragungsprotokoll mit der Ticketnummer im Fenster "Übertragungsprotokoll". Dieses Übertragungsprotokoll sollte zusammen mit dem aktuellen Live-Reporting- Ausdruck abgelegt bzw. archiviert werden. Weitere Protokolle sind im Kapitel» Bericht anzeigen aufgeführt. Die Ticketnummer ist der Beleg, dass Sie den Meldepflichten nachgekommen sind. Hinweis: Wann sollte ich meinen Steuerberater hinzuziehen? Sie sollten Ihren Steuerberater möglichst frühzeitig hinzuziehen, um sich individuell beraten zu lassen so können Sie die Auswirkungen der E-Bilanz-Einführung auf Ihr Unternehmen besser beurteilen. GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 22

23 5.0 Fertig! Die Vorbereitungen für die Versendung der E-Bilanz über das E-Bilanztool für GS- Programme sind getroffen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Buchhalter/GS-Office - Datenübergabe an das Sage E-Bilanz Modul Seite 23

24 Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2014