PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren

Transkript

1 PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Was ist die E-Bilanz Assistent zur Kontenrahmenaktualisierung Fertig! 11 PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 2

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert das Vorgehen der Kontenrahmenaktualisierung Ihres genutzten Kontenrahmens im zur Vorbereitung auf die E-Bilanz. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Finanzbuchhaltung PRO 2015 (18.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket PRO Version 2015 (18.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Version 2015 (18.xx) PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 3

4 2.0 Was ist die E-Bilanz Die E-Bilanz sieht bei der Bilanz- bzw. GuV-Gliederung abweichend zur HGB-Bilanz/-GuV eine höhere Detaillierung bzw. eine Aufschlüsselung nach steuerlichen Gesichtspunkten vor. Wenn Sie bereits bei der Buchungserfassung solche Tatbestände über zusätzliche Konten trennen, können Sie den manuellen Aufwand für die Erstellung des steuerlichen Jahresabschlusses verringern. Um den Aufwand bei der E-Bilanz-Einführung zu verringern, erlaubt die Finanzverwaltung allerdings die Verwendung sogenannter Auffangposten. Diese kommen zum Einsatz, sofern die Buchhaltungsinformationen nicht die Anforderungen aus der Taxonomie abbilden können. Hierzu gibt die Finanzverwaltung in einem FAQ, das unter abrufbar ist, folgende Hinweise: Deckt keine der differenzierten Positionen der Taxonomie den Sachverhalt zutreffend ab, so können die Auffangpositionen für die Zuordnung genutzt werden. Soweit dies rechnerisch zulässig ist, kann auch die Oberposition in der Taxonomie genutzt werden (zum Beispiel die Kontobezeichnung in der Buchführung Kfz- Reparaturen -> Zuordnung zur Taxonomie-Oberposition Kfz-Kosten oder Kontobezeichnung in der Buchführung Nebenkosten des Geldverkehrs -> Zuordnung zur Taxonomie-Oberposition andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen ). Ob und in welcher Intensität Sie von der Verwendung der sogenannten Auffangposten Gebrauch machen, sollten Sie in einem steuerlichen Beratungsgespräch klären. In Ihrem FAQ macht die Finanzverwaltung allerdings weiterhin auf den Zusammenhang von E- Bilanz und Betriebsprüfungen aufmerksam: Mit der E-Bilanz erhält die Finanzverwaltung Daten, die zu einer zeitnäheren und treffgenaueren Auswahl der zu prüfenden Betriebe genutzt werden können. Der Datensatz liefert somit einen wichtigen Ansatzpunkt dafür, dass sowohl Steuerpflichtige als auch Verwaltung zeitnah nur mit Prüfungen belastet werden, die zur Aufdeckung steuerlicher Risiken führen. Wenn Sie mit Ihrem Steuerberater Daten per Schnittstelle austauschen, sollten Sie auf alle Fälle notwendige Kontenrahmenerweiterungen mit ihm abstimmen. Die Erweiterung des Kontenrahmens sollten Sie mit Beginn Ihres Geschäftsjahres 2013 vornehmen. Innerhalb der Sage Rechnungswesen / Finanzbuchhaltungsapplikationen sind Anpassungen am Kontenrahmen und damit eine XBRL- und E-Bilanz- konforme Buchhaltung möglich. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 4

5 Hinweis: Die nachfolgend genannten Schritte müssen ggf. nur durchgeführt werden, wenn Sie mit einem Bilanz-Mandanten arbeiten. Arbeiten Sie mit einem EÜR- Mandanten, sind diese Schritte für Sie nicht relevant. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 5

6 3.0 Assistent zur Kontenrahmenaktualisierung Um den Assistenten zur Kontenrahmenaktualisierung aufzurufen, gehen Sie wie folgt beschrieben vor: Klicken Sie in der Finanzbuchhaltung auf EXTRA > Konten aktualisieren. Der nachfolgende Assistent erscheint: Klicken Sie auf < Weiter >, wenn Sie mit dem Assistenten fortfahren möchten. Das Fenster zur Erstellung einer Datensicherung erscheint: PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 6

7 Hinweis: Wie in diesem Fenster angesprochen, kann die Aktualisierung Auswirkungen auf den Ausweis von Summen in der GuV und der Bilanz haben. Erstellen Sie, sofern nicht zuvor bereits geschehen, jetzt erst eine Datensicherung - Klick auf den Link Datensicherung starten. Haben Sie eine Datensicherung erstellt, betätigen Sie die Schaltfläche < Weiter >. Im nächsten Fenster wird nach einer kurzen Analyse eine Vorschlagsliste von Konten erstellt die zur Anlage oder zur Änderung anstehen. Hinweis: Dieses Fenster erscheint nur, wenn es Änderungen oder Erweiterung zu dem von Ihnen verwendeten Kontenrahmen gibt. Wenn Sie wissen möchten, welche Änderungen im Detail vorgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche < Änderungen anzeigen > ein Protokoll mit den ermittelten Änderungen erscheint. Dieses Protokoll sollten Sie ausdrucken oder als PDF-Dokument abspeichern. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 7

8 Wichtig: Das Protokoll ist in die nachfolgenden Bereiche aufgeteilt: Konten, die manuell geprüft werden müssen Konten, die automatisch geändert werden Dieses Protokoll sollten Sie sich ausdrucken, um ggf. enthaltene manuelle Anpassungen anhand des Protokolls prüfen und ändern zu können. Lediglich die Konten, welche automatisch geändert werden können, werden im nächsten Schritt vom Assistenten geändert. Die Option Änderungen nicht automatisch vornehmen : Ändern Sie diese Einstellung nicht, werden die ermittelten Sachkonten im nächsten Schritt automatisch angelegt. Aktivieren Sie diese Option, erhalten Sie zum Ende ein Protokoll mit den ermittelten Änderungen um diese dann manuell anlegen zu können. Falls fehlende Sachkonten identifiziert wurden, Sie jedoch die Option Änderungen nicht automatisch vornehmen aktiviert hatten, können Sie hier nochmals das Protokoll zu den identifizierten Sachkonten anzeigen, speichern und drucken lassen. Das Protokoll können Sie verwenden, um die benötigten Sachkonten später manuell anzulegen. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 8

9 Das Fenster zum Fertigstellen des Assistenten erscheint: Wählen Sie die Option Änderungen beibehalten und klicken Sie auf die Schaltfläche < Fertigstellen >, wenn Sie alle im Protokoll angezeigten Änderungen und Erweiterungen übernehmen möchten. Wählen Sie die Option Änderungen verwerfen und klicken Sie auf die Schaltfläche < Fertigstellen >, wenn Sie jetzt keine Änderungen vornehmen und den Vorgang abbrechen möchten. Das Fenster wird sich schließen und es werden keine Änderungen vorgenommen. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 9

10 Nach dem Fertigstellen der Aktualisierung des Kontenrahmens wird das Fenster einfach geschlossen und Sie befinden sich wieder im Hauptmenü des Programms. Wichtig: Wir möchten abschließend erneut darauf hinweisen, dass durch den Assistenten die aufwendigen Kontenerweiterungsarbeiten abgenommen wurden. Es ist allerdings zu empfehlen, dass Sie zusammen mit Ihrem steuerlichen Berater Ihren Kontenrahmen hinsichtlich der E-Bilanz Anforderungen überprüfen. PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 10

11 4.0 Fertig! Der Kontenrahmen ist nun für die E-Bilanz im PC-Kaufmann aktualisiert und Sie können die Übergabe an das E-Bilanz-Tool vornehmen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: PC-Kaufmann Kontenrahmen für E-Bilanz aktualisieren Seite 11

12 Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2014