DATEV Unternehmen online: Kassenbuch erfassen

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Anleitung Letzte Aktualisierung: Relevant für: DATEV Unternehmen online Kassenbuch online DATEV Unternehmen online: Kassenbuch erfassen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Überblick und Beschreibung zu Kassenbuch online 3 Einrichten von Kassenbuch online 4 Arbeiten mit Kassenbuch online 4.1 Kassenübersicht 4.2 Erfassen 4.3 Kassenbewegungen anzeigen 4.4 Kassenbestand zählen 5 Weitere Informationen Aktuelle Änderungen Ein Satz wurde im Kapitel 4.3 angepasst.. 1 Über dieses Dokument In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie mit DATEV Kassenbuch online ein elektronisches Kassenbuch erfassen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Weiter wird beschrieben, welche Tätigkeiten hierfür auszuführen sind. 2 Überblick und Beschreibung zu Kassenbuch online DATEV Kassenbuch online ist ein Bestandteil von DATEV Unternehmen online. Mit dem Kassenbuch online können Kassenbelege browserunterstützt im Internet erfasst werden. Eine Programminstallation ist nicht notwendig. Während der Belegerfassung unterstützt Sie das Programm durch eine laufende Prüfung der Eingaben (Kassenminus, Chronologie und Vollständigkeit) bei der Einhaltung der relevanten Ordnungsmäßigkeitsanforderungen (insb. GoBD). Seite 1 von 8

2 Die damit verbundenen organisatorischen Anforderungen sind in der Hilfe zum Programm unter Organisationsanweisungen hinterlegt. Bei der Erfassung der Kasse kann zusätzlich zu den Bewegungsdaten eine Nachricht an die Kanzlei übermittelt werden. Die in Kassenbuch online erfassten Daten können über das DATEV-Rechenzentrum in die Finanzbuchführung mit den DATEV Rechnungswesen-Programmen (Kanzlei-Rechnungswesen / Rechnungswesen) übernommen werden, in welchem fehlende Angaben ergänzt werden können. In den DATEV RechnungswesenProgrammen kann die Kontierung mit Hilfe der Lerndatei weitgehend automatisiert werden. Zugang zu Kassenbuch online: 3 Einrichten von Kassenbuch online Zuerst muss der Mandantenbestand angelegt werden. Die Neuanlage kann wahlweise die Kanzlei oder der Mandant durchführen. Neuen Bestand anlegen Vorgehen: 1. DATEV Unternehmen online über starten. 2. Meine Anwendungen Stammdaten klicken. 3. Mandanten Neu/Erweitern klicken. 4. Den Anweisungen des Neuanlage-Assistenten folgen. Beachten Sie Geben Sie bei der Neuanlage die gleiche Beraternummer und Mandantennummer ein, die auch in der Buchführung verwendet wird. Legen Sie Beginn und Ende des Wirtschaftsjahrs sowie die Sachkontennummernlänge in den Grunddaten Rechnungswesen entsprechend den Angaben in den DATEV Rechnungswesen-Programmen an. Für die Nutzung von Kassenbuch online müssen Sie zusätzlich die Kontonummer der Kassen eingeben. Optional können Sie bei der Anlage den Anfangsbestand und das entsprechende Datum erfassen. Weitere Informationen zum Erfassen des Anfangsbestands finden Sie im Dok.-Nr Wenn Sie im Kassenbuch online Kassenbewegungen direkt vom Belegbild erfassen wollen, muss dafür ein Bestand für Belege online angelegt werden. 4 Arbeiten mit Kassenbuch online Seite 2 von 8

3 4.1 Kassenübersicht Die Kassenübersicht zeigt alle angelegten Kassen des gewählten Wirtschaftsjahrs in Form von Kacheln mit folgenden Informationen: Kassenname: Überschrift der Kachel Kassenbestand: unterhalb des Kassennamens ausgewiesen Bei aktuellen und zukünftigen Wirtschaftsjahren: Bestand zum heutigen Tag. Bei Wirtschaftsjahren, die in der Vergangenheit liegen: Endbestand des Wirtschaftsjahrs. Der Aufbau der Seite orientiert sich am Erfassungsprozess des Anwenders: Über die Schaltfläche können Belege gescannt oder bereits digital vorliegende Belege hochgeladen werden. Weitere Informationen zu DATEV Dokument-Upload online finden Sie im Dok.-Nr Unter legen Sie weitere Kassen für Ihr Unternehmen an. Mit der Auswahlliste wählen Sie das Wirtschaftsjahr aus, in dem gearbeitet werden soll. Mit dem Klick auf das Stiftsymbol daneben gelangen Sie in das Menü für die Bearbeitung der Wirtschaftsjahre (Jahresübernahme, Löschen). Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dok.-Nr Unter Optionen gelangen Sie zur Verwaltung der Kassenstammdaten. Zusätzlich ist hier die Funktion zum Import und Export von Kassenbewegungen platziert. Kassenstammdaten bearbeiten: Sie sehen auf einen Blick die angelegten Kassenstammdaten (Bezeichnung, Kontonummer in der Buchführung, Anfangsbestand und Datum Anfangsbestand). Sie können hier jederzeit die Bezeichnung der Kasse ändern. Kassen bearbeiten Wenn Kassenbewegungen zu einer Kasse erfasst wurden, können Sie Kontonummer, Anfangsbestand und Datum des Anfangsbestands nicht mehr ändern. Wenn Sie die Kontonummer einer Kasse ändern möchten und Kassenbewegungen erfasst wurden, legen Sie eine neue Kasse an. Erfassen Sie Kassenbewegungen nur in der neuen Kasse. Weitere Informationen zur Kassenverwaltung erhalten Sie im Dok.-Nr Seite 3 von 8

4 Kassenbewegungen können im ASCII-Format importiert und exportiert werden. Eine Beschreibung zum Aufbau der Importdateien ist in der Programmhilfe direkt verlinkt. Zusätzlich finden Sie hier die Ausgabe des Exports steuerliche Außenprüfung für eine Betriebsprüfung. Weitere Informationen erhalten Sie im Dok.-Nr Im oberen rechten Bereich rufen Sie die Einstellungen auf. Hier verwalten Sie Belegtexte und passen die Erfassungsmaske auf Ihre Bedürfnisse an. Informationen dazu erhalten Sie im Dok.-Nr Erfassen Folgendes Video gibt Ihnen einen Einblick in die Anwendung: DATEV-Servicevideo Arbeiten mit dem modernisierten Kassenbuch online (Stand: ) Neue Kassenbewegungen erfassen Vorgehen: 1. In der Kassenübersicht bei der zu erfassenden Kasse auf Erfassen klicken. 2. In der Belegauswahl einen Beleg oder den Eintrag Ohne Beleg erfassen auswählen. Beachten Sie, dass ausschließlich Belege angezeigt werden, die einem Belegtyp mit dem Belegkreis Sonstige zugeordnet sind. Weitere Informationen zu den Belegtypen und Belegkreisen finden Sie im Dokument: Belege online - Stammdaten (Dok.-Nr ) 3. Zeitraum auswählen. Seite 4 von 8

5 4. Kassenbewegungen erfassen. 5. Wenn ein Beleg in mehrere Positionen aufgeteilt werden soll: Auf klicken. Die Position erfassen. Zur Erfassung weiterer Positionen auf klicken. 6. Auf Speichern klicken. 7. Wenn eine Kassenbewegung mit Beleg erfasst und noch kein Belegablageort eingestellt ist: Unter Belege verschieben nach den Ablageort wählen und auf Auswählen klicken. Hinweis Das Bearbeiten von Belegbildern (z. B. heften, entheften, löschen, Ablageort oder Belegtyp ändern) erfolgt in der Anwendung Belege online. Weitere Informationen erhalten Sie im Dok.-Nr Hinweis zur Vorbelegung von automatisch erkannten Werten Wenn zum Beleg OCR- oder ZUGFeRD-Daten gespeichert sind, werden die Felder Beleg-Nr. und Einnahme/Ausgabe mit diesen Werten vorbelegt. Sicher erkannte OCR-Daten sind grün gekennzeichnet. Unsicher erkannte OCR-Daten sind orange gekennzeichnet. Der erkannte Wert für Betrag wird bei jedem Erstaufruf des Kassenbuch online stets in das Feld Einnahme vorbelegt. Über Wechseln kann der Betrag zwischen den Feldern Einnahme und Ausgabe getauscht werden. Beim nächsten Beleg erfolgt die Vorbelegung des Betrags in das zuletzt gewählte Feld. Weitere Informationen zum Verwalten der Kassenbewegungen erhalten Sie im Dok.-Nr Die Navigation zurück zur Kassenübersicht erfolgt über die Navigationsleiste. 4.3 Kassenbewegungen anzeigen Auf der Seite Kassenbewegungen werden alle erfassten Kassenbewegungen mit den wichtigsten Informationen im gewählten Zeitraum angezeigt. Seite 5 von 8

6 Weitere Informationen erhalten Sie durch einen Klick auf die jeweilige Kassenbewegung oder im Erfassungsbericht. Sie haben die Möglichkeit, über die Suchleiste nach Kassenbewegungen im gewählten Zeitraum zu suchen. Als Suchergebnis werden die Kassenbewegungen angezeigt, deren Suchbegriff in den folgenden Feldern enthalten ist: Betrag Belegtext Datum Belegnummer Laufende Nummer Noch nicht festgeschriebene Kassenbewegungen können geändert oder gelöscht werden. Dazu klicken Sie in der Übersicht auf die entsprechende Kassenbewegung. Über die Schaltfläche Festschreiben & Bereitstellen werden die Kassenbewegungen unveränderbar festgeschrieben und gleichzeitig für die weitere Verarbeitung in den Rechnungswesen-Produkten bereitgestellt. Erst durch das Festschreiben wird die laufende Nummer in der erfassten Reihenfolge der Kassenbewegungen vergeben. Seite 6 von 8

7 Bereits festgeschriebene Kassenbewegungen werden in der Übersicht grau dargestellt, die noch nicht festgeschriebenen und bearbeitbaren Kassenbewegungen sind schwarz. Hinweis zu festgeschriebenen Kassenbewegungen Festgeschriebene Kassenbewegungen können nicht mehr geändert werden. Wie Sie festgeschriebene Kassenbewegungen korrigieren können, erfahren Sie im Dok.-Nr Mit der Schaltfläche bereits erfassten Kassenbewegungen. starten Sie das nachträgliche Zuordnen von digitalen Belegen zu Die nachträgliche Zuordnung von Belegen zu Kassenbewegungen ist auch nach dem Festschreiben und Bereitstellen an die Finanzbuchführung möglich. Wenn eine Zuordnung von Belegen nach der Abholung durch die Finanzbuchführung erfolgt, kann der Beleg nicht mehr an die Finanzbuchführung übermittelt werden. Die Zuordnung zum Beleg kann gegebenenfalls direkt in der Finanzbuchführung erfolgen. Um einen Überblick über alle Informationen der erfassten Kassenbewegungen zu erhalten, rufen Sie den Erfassungsbericht auf (Dok.-Nr ): Seite 7 von 8

8 Weitere Informationen zu den genannten Arbeitsschritten finden Sie im Dok.-Nr Kassenbestand zählen Abschließend können Sie bei einem Kassensturz ein Kassenzählprotokoll erstellen und drucken. Bei einem Kassensturz wird überprüft, ob der in der Kasse befindliche Geldbetrag mit dem berechneten Bestand aus den Kassenaufzeichnungen übereinstimmt. Weitere Informationen erhalten Sie im Dok.-Nr Weitere Informationen GoBD in DATEV Unternehmen online (Dok.-Nr ) Voraussetzungen für das Arbeiten mit DATEV Unternehmen online (Dok.-Nr ) Schnittstellen in den DATEV-Programmen (Dok.-Nr ) DATEV XML-Schnittstelle online - Ablauf der Rechnungs- und Kassendatenübertragung (Dok.-Nr ) Kassenbelege aus dem DATEV-Rechenzentrum holen (Dok.-Nr ) Schlagwörter: Dokumentenorganisation, GoBD Kontextbezogene Links Andere Nutzer sahen auch: Arbeiten mit DATEV Kassenbuch online Kassenbuch online - Kassen bearbeiten Modernisiertes Kassenbuch online Organisationsanweisung Modernisiertes Kassenbuch online Kassenübersicht Von Kassen- und Warenerfassung für Office auf Kassenbuch online umsteigen Copyright DATEV eg Seite 8 von 8