DATEV Dokument-Upload online: Dokumente digitalisieren und an DATEV Unternehmen online übertragen

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Hilfe Anleitung vom Relevant für: Belege online DATEV Unternehmen online Dokument-Upload online Kassenbuch online DATEV Dokument-Upload online: Dokumente digitalisieren und an DATEV Unternehmen online übertragen Inhaltsverzeichnis 1 Über dieses Dokument 2 Information 3 DATEV Dokument-Upload online einrichten 4 Arbeiten mit DATEV Dokument-Upload online 4.1 Belegtypen 4.2 Dokumente scannen Voraussetzung um Dokumente zu scannen und zu bearbeiten Scanner auswählen und Einstellungen festlegen Scanprozess 4.3 Dateivorschau 4.4 Dokumente bearbeiten 4.5 Datei laden und übertragen 4.6 Dokumente übertragen 4.7 Übertragungsprotokoll 4.8 Einstellungen Farbig scannen Duplex scannen Scanner auswählen Dokumente sofort übertragen Warngrenze definieren 4.9 Unterstützte Dateitypen 5 DATEV Dokument-Upload online - Installation Captiva Cloud Runtime 6 Lizenzinformationen Aktuelle Änderungen Seite 1 von 20

2 Aktuelle Änderungen Ergänzung Kapitel 2 und Über dieses Dokument Mit DATEV Dokument-Upload online können Dokumente gescannt oder bereits digital vorliegende Dokumente nach DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. 2 Information DATEV Dokument-Upload online ist eine kostenfreie Zusatzkomponente für DATEV Unternehmen online. Mit DATEV Dokument-Upload online können Dokumente gescannt oder bereits digital vorliegende Dokumente nach DATEV Unternehmen online hochgeladen werden. DATEV Dokument-Upload online wird über die Startseite von Belege online geöffnet. Bearbeitungsfunktionen: Dokumente heften Dokumente entheften Dokumente drehen Eine Kurzanleitung zu DATEV Dokument-Upload online finden Sie unter: Dokument-Upload online in Englisch 1. Im Browser Internetoptionen Sprache öffnen 2. Sprache auswählen und an oberste Stelle schieben 3. Browser neustarten 4. Temporäre Dateien löschen 3 DATEV Dokument-Upload online einrichten Prüfen Sie, ob die folgenden Voraussetzungen für die Nutzung von DATEV Dokument-Upload online im Unternehmen und in der Kanzlei erfüllt sind. Voraussetzungen im Unternehmen / in der Kanzlei: Seite 2 von 20

3 Einen Vertrag für DATEV Unternehmen online und einen Mandantenbestand in Belege online (Bearbeitungsform Standard oder Erweitert) Ein Zugangsmedium (midentity/smartcard/smartlogin) mit mindestens Standardrechten für Belege online (Dok.-Nr ). Zugang zu DATEV Dokument-Upload online: über Internet Explorer oder Chrome Browser (mit SmartLogin). Für das Scannen, die Bildvorschau und das Bearbeiten von Dokumenten werden ein Windows-Betriebssystem und die kostenlose Zusatzkomponente Captiva Cloud Runtime benötigt. Die Nutzung von Captiva Cloud Runtime ist in Serverumgebungen nicht möglich. 4 Arbeiten mit DATEV Dokument-Upload online Nach der Auswahl eines Unternehmens gelangen Sie in den Arbeitsbereich von DATEV Dokument-Upload online. Alle Programmfunktionen können direkt von dieser Seite aus aufgerufen werden. Um die Unternehmensauswahl zu öffnen, klicken Sie auf den Unternehmensnamen. 4.1 Belegtypen Im oberen Bereich werden Ihnen die Belegtypen aus Belege online angezeigt. Über die Auswahl des Belegtyps steuern Sie die spätere Klassifizierung der Dokumente in Belege online. Seite 3 von 20

4 Neue Belegtypen können in Belege online angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden. In DATEV Dokument-Upload online werden die Belegtypen übernommen und angezeigt. Wenn mehr als vier Belegtypen verwendet werden, können die weiteren Belegtypen über die Schaltfläche angezeigt und ausgewählt werden. Der ausgewählte Belegtyp wird im Vorschaubereich angezeigt und die Dokumente zugeordnet. Wenn bei einem Dokument ein anderer Belegtyp zugeordnet werden soll, kann das nach dem Übertragen in Belege online vorgenommen werden. 4.2 Dokumente scannen Voraussetzung um Dokumente zu scannen und zu bearbeiten Um Dokumente scannen und bearbeiten zu können, werden ein Windows-Betriebssystem und die Anwendung Captiva Cloud Runtime benötigt. Die Nutzung von Captiva Cloud Runtime ist in Serverumgebungen nicht möglich. DATEV Dokument-Upload online unterstützt am Arbeitsplatz lokal angeschlossene Scanner. Es werden folgende Treiber unterstützt: TWAIN ISIS Hinweis zum Treiber Ihres Scanners Seite 4 von 20

5 Hinweis zum Treiber Ihres Scanners DATEV empfiehlt den aktuellen Treiber Ihres Scanners zu verwenden. Bitte installieren Sie den aktuellsten Treiber, der der Gerätehersteller anbietet. Wenn Sie einen Scanner mit ISIS-Treiber verwenden, finden Sie über folgenden Link eine Liste der unterstützten Geräte und der empfohlenen Treiber des Scanner Herstellers. Hinweis für macos Captiva Cloud Runtime steht auf macos nicht zur Verfügung. Das Scannen, Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten in DATEV Dokument-Upload online ist nicht möglich. Bereits digitalisierte Dokumente können über die Datei laden oder per Drag&Drop nach Belege online übertragen werden Scanner auswählen und Einstellungen festlegen Wie Sie die Scaneinstellungen treffen Voraussetzung: In den Einstellungen werden die verfügbaren Scanner angezeigt. Vorgehen: 1. Scanner im Auswahlmenü wählen Seite 5 von 20

6 2. Farbig scannen wählen, wenn die Dokumente farbig gescannt werden sollen. Beachten Sie bitte, dass das farbige Scannen die Dateigröße erhöht. 3. Auf Speichern klicken, um die Einstellungen zu speichern. Hinweis zum Duplex scannen Über das Kontrollkästchen Duplex scannen, kann die Vorder- und Rückseite eines Belegs gescannt werden, wenn Ihr Scanner die Funktion unterstützt Scanprozess Über die Scannen den Scanprozess starten. Es kann sein, dass die Abfrage zum Zugriff auf den Scanner bestätigt werden muss. Um zu vermeiden, dass die Abfrage bei jeder Nutzung erscheint, kann der Zugriff dauerhaft erlaubt werden. Seite 6 von 20

7 Die gescannten Dokumente werden nach dem Scannen in DATEV Dokument-Upload online angezeigt und können dort bearbeitet oder an DATEV Unternehmen online übertragen werden. Dokumente sofort übertragen Um Dokumente sofort zu übertragen in den Einstellungen Dokumente sofort übertragen wählen. Die Dokumente werden ohne vorherige Anzeige im Vorschaubereich nach Belege online übertragen. Die Bezeichnung der Schaltflächen Scannen ändert sich in Scannen und übertragen. 4.3 Dateivorschau Die Dateivorschau in DATEV Dokument-Upload online steht nur zur Verfügung, wenn ein Windows-Betriebssystem verwendet wird und die Anwendung Captiva Cloud Runtime installiert ist. Die Nutzung von Captiva Cloud Runtime ist in Serverumgebungen nicht möglich. Seite 7 von 20

8 Die Dateivorschau kann nur bei Dateitypen generiert werden, die von Captiva Cloud Runtime unterstützt werden. Diese sind: GIF, JPG, JPEG, TIF, TIFF, PNG, BMP. Nicht unterstützte Dateitypen werden wie folgt dargestellt: Nicht unterstützte Dateitypen Darstellung Excel PDF Word Seite 8 von 20

9 Nicht unterstützte Dateitypen Darstellung Sonstige, nicht unterstützte Dateitypen In Belege online sind diese Dateitypen dennoch sichtbar und können dort bearbeitet werden. Wie die übertragenen Dokumente in Belege online weiterbearbeitet werden, finden Sie unter: Bearbeitungsform Standard: Dok.-Nr Bearbeitungsform Erweitert: Dok.-Nr Dokumente bearbeiten Um Dokumente zu bearbeiten, benötigen Sie ein Windows-Betriebssystem und die Anwendung Captiva Cloud Runtime. Die Nutzung von Captiva Cloud Runtime ist in Serverumgebungen nicht möglich. Unterhalb der Dateivorschau stehen Ihnen für die Bearbeitung von Bilddateien (GIF, JPG, JPEG, TIF, PNG, BMP) folgende Funktionen zur Verfügung: Dokument vergrößern Dokument drehen : Dokument detailliert betrachten : Dokument um 90 nach rechts drehen Dokument heften : Dokumente zu einem Dokument zusammenführen. Diese Funktion ist nur aktiv, wenn mehr als ein Dokument einem Belegtyp zugeordnet ist. Dokument entheften Dokumente aktiv. Dokument löschen übertragen. : Ein mehrseitiges Dokument in Einzelseiten aufteilen. Diese Funktion ist nur für mehrseitige : Ein Dokument aus DATEV Dokument-Upload online löschen und nicht nach Belege online zu Funktion Dokument heften: Bei dem Dokument, das als erste Seite festgelegt werden soll, auf das Symbol zusammenzuführen. Das Dokument wird als Seite 1 gekennzeichnet. klicken, um Dokumente Seite 9 von 20

10 Um weitere Dokumente zusammenzuführen, in der gewünschten Reihenfolge auf die einzelnen Dokumente klicken. Die jeweilige Seitenzahl wird auf dem Dokument angezeigt. Um die Auswahl einer Seite rückgängig zu machen, auf die höchste Seitenzahl klicken. Durch Klicken auf Seite 1 wird das Heften der Dokumente abgeschlossen und wie folgt dargestellt: Seite 10 von 20

11 4.5 Datei laden und übertragen Dokumente, die bereits digital vorliegen, können über Datei laden ausgewählt oder per Drag & Drop nach DATEV Dokument-Upload online geladen werden. Datei laden Vorgehen: 1. Belegtyp auswählen, dem die Dokumente zugeordnet werden sollen. 2. Um zur Dateiauswahl zu gelangen auf Datei laden klicken. 3. Im Dateiexplorer die gewünschten Dateien auswählen. Es können mehrere Dateien gleichzeitig markiert und in den Vorschaubereich übernommen werden. Nachdem im Dialog auf Öffnen geklickt wurde, werden die Dateien in DATEV Dokument-Upload online angezeigt und können bearbeitet werden. Seite 11 von 20

12 Hinweis zum Dateiübertrag Es können maximal 300 Dateien ausgewählt werden. Werden mehr Dateien ausgewählt, erscheint folgende Meldung und es werden keine Dateien nach DATEV Dokument-Upload online importiert. Dokumente sofort übertragen Seite 12 von 20

13 Vorgehen: Um Dokumente ohne vorherige Anzeige sofort nach Belege online zu übertragen, Einstellungen Dokumente sofort übertragen wählen. Die Bezeichnung der Schaltfläche Datei laden ändert sich in Datei laden und übertragen. Dateien per Drag&Drop hinzufügen Voraussetzung: Nach der Auswahl des Belegtyps können einzelne oder mehrere Dateien markiert und per Drag&Drop zu DATEV Dokument-Upload online hinzugefügt werden. Vorgehen: Die markierte Datei aus dem Quellordner in den Vorschaubereich der Anwendung ziehen. Seite 13 von 20

14 Hinweis zum Dateiübertrag Es können maximal 300 Dateien ausgewählt werden. Werden mehr Dateien ausgewählt, erscheint folgende Meldung und es werden keine Dateien nach DATEV Dokument-Upload online importiert. 4.6 Dokumente übertragen Über Dokumente übertragen können Dokumente nach Belege online übertragen werden. Nachdem die Dokumente erfolgreich übertragen wurden, wird der Protokollbereich automatisch aktualisiert. Hinweis zur Protokollanzeige Seite 14 von 20

15 Hinweis zur Protokollanzeige Nach dem erneuten Aufruf der Anwendung wird die Protokollanzeige zurückgesetzt. 4.7 Übertragungsprotokoll Nach der erfolgreichen Übertragung der Dokumente werden im Protokollbereich die folgenden Informationen angezeigt: Dateiname Datum und Uhrzeit der Übertragung Verwendeter Belegtyp Dateigröße Für die weitere Bearbeitung der Dokumente in Belege online im Programm DATEV Unternehmen online kann der Link unterhalb des Protokolls verwendet werden. Den Protokollbereich finden Sie auf der Seite unten. 4.8 Einstellungen Farbig scannen Um Dokumente farbig zu scannen, muss das Kontrollkästchen Farbig scannen aktiviert sein Duplex scannen Um Dokumente mit der Funktion Duplex zu scannen, muss das Kontrollkästchen Duplex scannen aktiviert sein. Um die Funktion Duplex nutzen zu können, muss der Scanner die Funktion unterstützen Scanner auswählen Über das Auswahlmenü Scanner können Sie Ihr Gerät auswählen. Wenn der Scanner durch die Anwendung DATEV Dokument-Upload online unterstützt wird (siehe Kapitel 4.2.1), wird das Gerät automatisch in der Auswahl vorbelegt. Seite 15 von 20

16 4.8.4 Dokumente sofort übertragen Um Dokumente sofort nach Belege online zu übertragen Einstellungen Dokumente sofort übertragen wählen. Die Bezeichnung der Schaltflächen Scannen und Datei laden ändert sich in Scannen und übertragen sowie Datei laden und übertragen. Seite 16 von 20

17 Hinweis zum Drag&Drop Ist die Einstellung Dokumente sofort übertragen aktiv, steht die Funktion Drag&Drop nicht zur Verfügung Warngrenze definieren Im Feld Warngrenze in KB kann die maximale Dateigröße vor dem Upload der Dokumente definiert werden. Der Standardwert liegt bei 500 Kilobyte. Es kann ein Wert zwischen 0 und Kilobyte angeben werden. Überschreitet die Dateigröße den hinterlegten Wert, erhalten Sie direkt am betreffenden Dokument einen Hinweis auf die tatsächliche Dateigröße. Seite 17 von 20

18 Wenn bei einer Datei die Warngrenze überschritten ist, erscheint eine Sicherheitsabfrage, ob die Datei dennoch an Belege online übertragen werden soll. 4.9 Unterstützte Dateitypen Über DATEV Dokument-Upload online können folgende Dateitypen nach Belege online übertragen werden: BMP, CSV, DOC, DOCX, GIF, JPEG, JPG, ODS, ODT, PDF, PKCS7, PNG, RTF, TIF, TIFF, TXT, XLS, XLSX, XML Hinweis: ZIP-Dateien können nicht geladen werden. In DATEV Dokument-Upload online können Sie mehrere Dateien markieren und anschließend nach Belege online hochladen. 5 DATEV Dokument-Upload online - Installation Captiva Cloud Runtime Die Anwendung Captiva Cloud Runtime installieren: Die Anwendung wird benötigt, um Dokumente in der Anwendung DATEV Dokument-Upload online als Vorschau anzuzeigen, zu scannen und zu bearbeiten. Die Nutzung von Captiva Cloud Runtime ist in Serverumgebungen nicht möglich. Seite 18 von 20

19 Captiva Cloud Runtime steht für Windows-Betriebssysteme zur Verfügung. Sie können die Anwendung Captiva Cloud Runtime hier herunterladen. Im Rahmen der Installation wird ein Systemneustart durchgeführt. Schließen Sie bitte vor der Installation alle Anwendungen und Dokumente. Führen Sie folgende Schritte durch, um die Captiva Cloud Runtime zu installieren. 6 Lizenzinformationen In der Anwendung DATEV-Dokument-Upload online werden die folgenden Open-Source-Komponenten verwendet: Component Link to license dojo bigjs dijit angularjs jquery jquery-ui jquery-encoder slickgrid xstyle put-selector Seite 19 von 20

20 Component Link to license stacktrace moment bootstrap angular-ui-bootstrap Kontextbezogene Links Andere Nutzer sahen auch: Tipps zur Digitalisierung der Belege per Scanner DATEV Belegtransfer: Erste Schritte zur Einrichtung (Schrittanleitung) Erste Schritte DATEV Unternehmen online Checkliste zum erfolgreichen Einstieg in DATEV Unternehmen online Checkliste zum erfolgreichen Einstieg in das Buchen mit digitalen Belegen Copyright DATEV eg Seite 20 von 20