Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen

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1 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen

2 Herausgeber: DATEV eg, Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z. T. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr /05-01

3 Inhaltsübersicht Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online- Anwendungen Seite 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 4 2. Einrichtung und Vorbereitung 8 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online Tipps zur Einrichtung Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/ Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten

4 2

5 Ihre Referenten Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Daniela Kuhnekath Organisationsberaterin der DATEV eg Thomas Meister Wolfgang Sievert StBG mbh, Gifhorn Inhalte 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/ Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 3 DATEV eg; alle Rechte vorbehalten

6 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 4

7 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online? Programmziel: Abbildung Ihres Verkaufsprozesses: Erstellung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen. Kontierung und Kostenstellen können erfasst und über das Rechnungsausgangsbuch online, mit Hilfe des DATEV Rechenzentrum, in die Finanzbuchführung übernommen werden. Datenspeicherung im DATEV Rechenzentrum 5

8 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online? Programminhalt: Belegarten: Erstellen von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungserinnerungen. Prozessorientiert Startseite und Navigationsleiste Belegübersicht Suchfunktionen Erstellung von Belegvorlagen Erfassen von Artikel/ Importmöglichkeiten von Artikel Verkaufspreis pro Artikel Kundenstammdaten können importiert werden Rabatt pro Kunde definierbar Erstellung von Auswertungen: Absatz- und Umsatz-Informationen zu Kunden und Artikel, z. B. mit welchem Kunden bzw. Artikel wird am meisten/wenigsten Umsatz erzielt Sicherung der Belegbilder 6

9 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online? Auftragswesen online Unternehmen DATEV Unternehmen online Belege online oder Belegverwaltung online und Rechnungsausgangsbuch online Belegbild Belegbild + Buchungsinformation Auswertungen Steuerberater Buchführung 7

10 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 8

11 2. Einrichtung und Vorbereitung Schritte zur Inbetriebnahme: Bestellung DATEV Auftragswesen online (Artikel: 95195) und DATEV Unternehmen online (Artikel: 95138) über den DATEV-Shop Die erforderlichen SmartCard-Berechtigungen über die Kanzlei-SmartCard mit Administrator-Rechten einrichten Neuanlage des Datenbestandes über die Anwendung Stammdaten in DATEV Unternehmen online Belege / Belegverwaltung online (falls noch nicht vorhanden) oder Belege / Belegverwaltung online und Rechnungsausgangsbuch online Auftragswesen online Einrichtung DATEV Auftragswesen online Gestaltung der Belegvorlagen Kontrolle und ggf. Anpassung der Programmeinstellungen Pflege der Artikel-Stammdaten Pflege der Kunden-Stammdaten 9

12 2. Einrichtung und Vorbereitung Wegweiser Bestellung DATEV Auftragswesen online Administration SmartCard für DATEV- Auftragswesen online Neuanlage DATEV Auftragswesen online Einrichtung DATEV Auftragswesen online Gestaltung der Briefvorlagen Programmeinstellungen Artikel-Stammdaten Kunden-Stammdaten 10

13 2. Einrichtung und Vorbereitung Bestellung DATEV Auftragswesen online: 11

14 2. Einrichtung und Vorbereitung Bestellung DATEV Auftragswesen online: Voraussetzung: Es liegt bereits ein Vertrag DATEV-Unternehmen online und eine Unterberaternummer vor! 12

15 2. Einrichtung und Vorbereitung Wegweiser Bestellung DATEV Auftragswesen online Administration SmartCard für DATEV- Auftragswesen online Neuanlage DATEV Auftragswesen online Einrichtung DATEV Auftragswesen online Gestaltung der Briefvorlagen Programmeinstellungen Artikel-Stammdaten Kunden-Stammdaten 13

16 2. Einrichtung und Vorbereitung Administration SmartCard für DATEV Auftragswesen online: 14

17 2. Einrichtung und Vorbereitung Administration SmartCard für DATEV Auftragswesen online: 15

18 2. Einrichtung und Vorbereitung Administration SmartCard für DATEV Auftragswesen online: 16

19 2. Einrichtung und Vorbereitung Administration SmartCard für DATEV Auftragswesen online: TIPP: Sie können auch direkt nach der Bestellung im DATEV-Shop die Rechte vergeben! 17

20 2. Einrichtung und Vorbereitung Wegweiser Bestellung DATEV Auftragswesen online Administration SmartCard für DATEV- Auftragswesen online Neuanlage DATEV Auftragswesen online Einrichtung DATEV Auftragswesen online Gestaltung der Briefvorlagen Programmeinstellungen Artikel-Stammdaten Kunden-Stammdaten 18

21 2. Einrichtung und Vorbereitung Neuanlage DATEV Auftragswesen online: Anlage von DATEV-Auftragswesen online über Stammdaten online Rufen Sie Anwendungen Belegwesen Stammdaten auf Klicken Sie auf Mandanten Neu anlegen 19

22 2. Einrichtung und Vorbereitung Neuanlage DATEV Auftragswesen online: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auftragswesen online. Falls Belege/Belegverwaltung online noch nicht angelegt wurde, aktivieren Sie ebenfalls das Kontrollkästchen Belege/Belegverwaltung online Achtung: Bei Nutzung der DATEV- Rechnungsbücher online ist ein Zahlen vom Belegbild nicht möglich!!! 20

23 2. Einrichtung und Vorbereitung Neuanlage DATEV Auftragswesen online: 21

24 2. Einrichtung und Vorbereitung Neuanlage DATEV Auftragswesen online: Klicken Sie im Anlageassistenten mehrmals auf, ergänzen Sie die erforderlichen Angaben und klicken Sie am Ende des Assistenten auf.. TIPP: Weitere Hilfe bei der Einrichtung erhalten Sie über DATEV-Serviceinformation Dok.-Nr.:

25 2. Einrichtung und Vorbereitung Wegweiser Bestellung DATEV Auftragswesen online Administration SmartCard für DATEV- Auftragswesen online Neuanlage DATEV- Auftragswesen online Einrichtung DATEV Auftragswesen online Gestaltung der Briefvorlagen Programmeinstellungen Artikel-Stammdaten Kunden-Stammdaten 23

26 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Für jede Belegart kann eine Vorlage erstellt werden. Beim Erfassen der Belege können Sie dann auf die jeweilige Belegvorlage zugreifen. Um den Belegdesigner zu öffnen, klicken Sie im rechten oberen Bereich des Bildschirms auf die Schaltfläche Belegvorlagen. 24

27 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Im Belegdesigner können Sie individuelle Belegvorlagen gestalten. Es kann ggf. ein Briefpapier gestaltet werden und das Layout angepasst werden. Für die Ersteinrichtung von Belegvorlagen kann ein Einrichtungsassistent genutzt werden. Hierzu klicken Sie unter Weiterführende Links auf Ersteinrichtung von Belegvorlagen. 25

28 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Es öffnet sich die Startseite des Einrichtungsassistenten. Bestätigen Sie mit Weiter. 26

29 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Unter dem Punkt Briefpapier auswählen haben Sie die Möglichkeit, entweder ein Briefpapier als Hintergrund hochzuladen (unterstützte Bildformate: PNG, JPG, PDF) oder mit Hilfe des Assistenten Ihr Briefpapier zu gestalten. Sie haben auch die Option, Ihr Briefpapier zu einem späteren Zeitpunkt hochzuladen. 27

30 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Unter dem Punkt Ich möchte mit Hilfe des Assistenten mein Briefpapier gestalten können Sie aus den verfügbaren Vorlagen eine auswählen. Im Vorschaufenster können Sie unter dem Punkt Beispieldaten individuelle Beispieldaten eingeben. Unter Vorschau drucken sehen Sie das Druckbild des Beleges. 28

31 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Unter Punkt 5 können Sie die Vorlage anpassen. Nutzen Sie hierzu die Einstellungen. Klicken Sie auf Weiter und Fertigstellen, um die Vorlage zu speichern. Auf Basis der erstellten Vorlage werden die Vorlagen für die weiteren Belegarten automatisch erzeugt: Sie können jederzeit Änderungen unter dem Menüpunkt Belegvorlagen vornehmen. 29

32 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Sie können Ihr Briefpapier gestalten, indem Sie vorhandenes Firmenpapier digitalisieren und als Hintergrundbild hinzufügen. Oder Sie gestalten das Briefpapier frei mit Hilfe der Bausteine. Ziehen Sie in diesem Fall über Drag&Drop die benötigten Bausteine an die gewünschte Position im Beleg. In der Programmhilfe finden Sie Informationen zur Verwendung der einzelnen Bausteine. 30

33 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Anschließend können Sie das Layout des Beleges an das Briefpapier anpassen. 31

34 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen möchten, klicken Sie auf das Symbol Rückgängig. Im oberen Bereich des Bildschirms können Sie die Ansicht der Belegvorlage per Schieberegler und über die Symbole Seite auf gesamter Fensterbreite anzeigen und gesamte Seite anzeigen anpassen. 32

35 2. Einrichtung und Vorbereitung Gestaltung von Briefvorlagen Erstellen Sie für jede Belegart eine Belegvorlage. Eine bereits erstellte Vorlage kann für weitere Belegarten kopiert werden. Wählen Sie hierfür die Schaltfläche Weitere Funktionen und Layout kopieren. Wählen Sie die gewünschte Belegart, und fügen Sie die Vorlage über Weitere Funktionen und Layout einfügen ein. 33

36 2. Einrichtung und Vorbereitung Kontrolle und ggf. Anpassung der Programmeinstellungen Belegnummern Hier legen Sie für jede Belegart (z. B. Angebot, Lieferschein) die Ausgangsbelegnummer fest. 34

37 2. Einrichtung und Vorbereitung Kontrolle und ggf. Anpassung der Programmeinstellungen Einheiten Die wichtigsten Einheiten sind bereits hinterlegt. Weitere Mengen-, Gewichts- oder andere Einheiten können Sie über die Schaltfläche anlegen. 35

38 2. Einrichtung und Vorbereitung Kontrolle und ggf. Anpassung der Programmeinstellungen Steuersätze Die Steuersätze Volle Steuer (19 Prozent), ermäßigte Steuer (7 Prozent) und steuerfrei sind automatisch hinterlegt und können nicht geändert werden. Über die Schaltfläche können Sie individuelle Steuersätze anlegen. 36

39 2. Einrichtung und Vorbereitung Kontrolle und ggf. Anpassung der Programmeinstellungen Textbausteine Es sind bereits Standardtexte hinterlegt. An den aktiven Kontrollkästchen in der Spalte Verwendung erkennen Sie, für welche Textart der jeweilige Textbaustein verwendet werden kann. Über die Schaltfläche Textbaustein anlegen können Sie weitere Textbausteine hinzufügen. 37

40 2. Einrichtung und Vorbereitung Pflege der Artikel-Stammdaten 1. Klicken Sie auf der Startseite von Auftragswesen online auf das Symbol Artikel. 2. Wenn Sie einen neuen Artikel anlegen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Artikel anlegen und erfassen Sie die Daten zu Ihrem Artikel. 38

41 2. Einrichtung und Vorbereitung Pflege der Artikel-Stammdaten oder Wenn Sie einen bereits angelegten Artikel bearbeiten möchten, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Artikel oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Artikel und klicken Sie auf das nun erscheinende Symbol Bearbeiten. Über diesen Weg stehen Ihnen auch die Funktionen Artikel kopieren und Artikel löschen zur Verfügung. 39

42 2. Einrichtung und Vorbereitung Pflege der Artikel-Stammdaten 3. Wenn Sie Artikel in Auftragswesen online importieren möchten, die auf Ihrem PC lokal als Datei gespeichert sind, klicken Sie im rechten Bereich des Bildschirms unter Weiterführende Links auf den Link Artikel importieren. In der Programmhilfe finden Sie Informationen über den Aufbau der Artikelimport-Datei. 40

43 2. Einrichtung und Vorbereitung Pflege der Artikel-Stammdaten Hier können Sie Daten hinterlegen, die Sie zum Beispiel beim Erfassen und Bearbeiten von Artikeln und für die gesamte Verkaufsabwicklung immer wieder benötigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen. Folgende Einstellungen können Sie hinterlegen: Artikelgruppen Die Artikelgruppe Standard ist automatisch vorbelegt und kann nicht geändert werden. Sie können jedoch über Artikelgruppe anlegen weitere Artikelgruppen anlegen. 41

44 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 42

45 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen So erstellen Sie ein neues Angebot: 1. Klicken Sie auf der Startseite von Auftragswesen online im Bereich Verkauf auf den Link Angebote erstellen. 43

46 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 2. Das Dialogfenster Kunde auswählen öffnet sich. Wählen Sie den entsprechenden Kunden aus oder legen Sie einen neuen Kunden an. Bei Neuanlage wird dieser in den Stammdaten online gespeichert. 3. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK. 44

47 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Erfassen Sie in den jeweiligen Eingabefeldern die Werte. 45

48 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Wenn Sie eine Position markieren, erscheint das Symbol Weitere Funktionen. Darüber können Sie eine Textposition, eine Zwischensumme oder einen Seitenumbruch einfügen, eine Position löschen oder Positionen neu nummerieren. 46

49 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Angebot in Rechnung weiterführen Über Beleg weiterführen können die Folgebelege erstellt werden. Speichern Sie den Beleg nach Fertigstellung. 47

50 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Buchungsangaben zum Beleg erfassen Über das Symbol in der Belegerfassung öffnen Sie die Detailansicht. Beachte: Die Buchungsinformationen können automatisch vorgeschlagen werden, wenn unter Einstellungen Datenweitergabe hinterlegt wurde, dass die Ausgangsrechnungen als digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen über das Rechnungsausgangsbuch bereitgestellt werden und Konten hinterlegt wurden. 48

51 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Belegübersicht Über den Link Verkauf gelangen Sie in die Belegübersicht. Mit einem Klick auf die entsprechenden Dokumentenkörbe können die gewünschten Belegarten zur Ansicht ausgewählt oder abgewählt werden. 49

52 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Listenansicht Verschiedene Such- und Filterfunktionen erleichtern die Belegsuche. Über die Filterfunktionen können Belege nach Status und für bestimmte Zeiträume angezeigt werden. 50

53 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Galerieansicht Es kann zwischen Listen- und Galerieansicht gewechselt werden. 51

54 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Voraussetzung für die Datenweitergabe ist die korrekte Einstellung Die Ausgangsrechnungen aus Auftragswesen online können als digitale Belegbilder weitergegeben werden. Über Unternehmen online können diese im DATEV-Rechenzentrum archiviert, weiterverarbeitet und gleichzeitig Ihrem steuerlichen Berater für die Buchführung zur Verfügung gestellt werden. Besprechen Sie mit Ihrem Unternehmer, wie die Daten bereitgestellt werden sollen: Legen Sie die Art der Datenweitergabe unter Einstellungen Datenweitergabe fest digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen über Rechnungsausgangsbuch online digitale Belegbilder ohne Buchungsinformationen über den Posteingang von Belegverwaltung online 52

55 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Wenn Sie sich für die Bereitstellung der Daten als digitale Belegbilder mit Buchungsinformationen über das Rechnungsausgangsbuch entscheiden, klären Sie bitte zusätzlich, wer von Ihnen die Daten im Rechnungsausgangsbuch online bereitstellt und wann bzw. wie oft die Daten bereitgestellt werden sollen. Weiterhin können Geschäftsvorfälle angelegt werden und die entsprechenden Konten. Besprechen Sie dies mit Ihrem steuerlichen Berater. 53

56 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Bereitstellung aus der Belegerfassung. 54

57 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Bereitstellung mehrerer buchungsrelevanter Belege über die Startseite Sie können über die Startseite über den Link Rechnungen für Unternehmen online bereitstellen alle noch bereitzustellenden buchungsrelevanten Belege bereitstellen. Bestätigen Sie die Belege mit Belege bereitstellen. 55

58 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Bereitstellen für Berater 56

59 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 57

60 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Bereitstellung über Rechnungsbücher online 58

61 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Bereitstellung über Rechnungsbücher online 59

62 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Bereitstellung über Rechnungsbücher 60

63 Exkurs: Auftragswesen online ohne Rechnungsausgangsbuch online Neuanlage DATEV Auftragswesen online ohne Rechnungsausgangsbuch online: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auftragswesen online. Falls Belege/Belegverwaltung online noch nicht angelegt wurde, aktivieren Sie ebenfalls das Kontrollkästchen Belege/Belegverwaltung online 61

64 Exkurs: Auftragswesen online ohne Rechnungsausgangsbuch online Bereitstellung über Posteingang 62

65 Exkurs: Auftragswesen online ohne Rechnungsausgangsbuch online Bereitstellung über Posteingang 63

66 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 64

67 5. DATEV Kassenbuch online und Kassenbericht online DATEV Kassenbuch online: Anfangsbestand der Kasse ist nur solange änderbar, solange im aktuellen Wirtschaftsjahr noch keine Belegsätze erfasst wurden. Die Kassenumsätze müssen chronologisch erfasst werden. Das Kassenbuch prüft dies anhand des Datums der Belegsätze. Nachträglich eingefügte Belegsätze werden nach Datum sortiert. Die Erfassungsreihenfolge wird anhand der laufenden Nummer festgehalten und kann nicht verändert werden. Löschen von Belegen: die vom Programm automatisch vergebene laufende Nummer ist fest. Lücken, die durch fehlerhafte Belegsätze entstehen, werden nicht aufgefüllt, sondern als gelöschte Belegsätze weitergeführt. Das Kassenbuch online nimmt eine Kassenminusprüfung vor. Diese verhindert, dass durch die Erfassung eines Belegsatzes ein negativer Kassenbestand auftritt. 65

68 5. DATEV Kassenbuch online und Kassenbericht online DATEV Kassenbuch online: 66

69 5. DATEV Kassenbuch online und Kassenbericht online DATEV Kassenbericht online: Anfangsbestand der Kasse ist ohne Kassenminusprüfung grundsätzlich änderbar. Die Kassenumsätze müssen chronologisch erfasst werden. Das Kassenbuch prüft dies anhand des Datums der Belegsätze. Nachträglich eingefügte Belegsätze werden nach Datum sortiert. Die Erfassungsreihenfolge wird anhand der laufenden Nummer festgehalten. Ohne Kassenminusprüfung kann die Reihenfolge neu sortiert werden. Löschen von Belegen: ohne Kassenminusprüfung ist ein Löschen von Belegsätzen möglich. Der Kassenbericht online nimmt keine Kassenminusprüfung vor. 67

70 5. DATEV Kassenbuch online und Kassenbericht online DATEV Kassenbericht online: 68

71 5. DATEV Kassenbuch online und Kassenbericht online DATEV Kassenbericht online: 69

72 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 70

73 6. Tipps zur Einrichtung DATEV Kassenbuch online einrichten: Unter dem Menüpunkt Kassen können Sie eine neue/ bzw. weitere Kassen anlegen, bereits bestehende Kassen ändern oder löschen. Eine Änderung der Kassenminusprüfung von Nein auf Ja ist nicht möglich! Das Löschen einer Kasse ist nur dann möglich, wenn mindestens 2 Kassen angelegt sind. Existiert nur eine Kasse, wird das Symbol zur Löschung nicht angezeigt. 71

74 6. Tipps zur Einrichtung 72

75 6. Tipps zur Einrichtung 73

76 6. Tipps zur Einrichtung 74

77 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 75

78 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Belegsätze erfassen: Die Kassenumsätze können hier ohne Belegbild erfasst werden 76

79 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Belegsätze erfassen vom Belegbild: Die Kassenumsätze können hier mit Hilfe der gescannten Belege erfasst werden Achtung: Scannen Sie auch Ihre Bareinnahmen, um die Reihenfolge im Kassenbuch online zu gewährleisten. 77

80 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen Kassenbuch für den steuerlichen Berater bereitstellen: Eine Änderung der Erfassungssätze ist nach der Bereitstellung im Kassenbuch online nicht mehr möglich!!! 78

81 Rechnungen auf Knopfdruck und Kassenbuch online mit den DATEV Online-Anwendungen Inhalt 1. Leistungsbeschreibung DATEV Auftragswesen online 2. Einrichtung und Vorbereitung 3. Verkaufsbeleg als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 4. Rechnungsausgänge in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 5. DATEV Kassenbuch online und DATEV Kassenbericht online 6. Tipps zur Einrichtung 7. Kassenbuch als Unternehmer erstellen und für den steuerlichen Berater bereitstellen 8. Kassenbuch/Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten 79

82 8. Kassenbuch/ Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Bereitstellung über Kassenbuch online 80

83 8. Kassenbuch/ Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Buchungsvorschläge bearbeiten 81

84 8. Kassenbuch/ Kassenbericht in Kanzlei-Rechnungswesen pro verarbeiten Buchungsvorschläge bearbeiten 82

85 Auf Wiedersehen Daniela Kuhnekath Organisationsberaterin der DATEV eg Thomas Meister Wolfgang Sievert StBG mbh, Gifhorn 83

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