Verfahrensdokumentation in Papierform

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1 Verfahrensdokumentation in Papierform Die allgemeine Beschreibung des Betriebes Name des Unternehmens Sitz des Unternehmens Rechtsform des Unternehmens Namen der gesetzlichen Vertreter bzw. Der Unternehmer oder Mitunternehmer Branche und Geschäftszweck Beschreibung der im Unternehmen vorhandenen Organisation Gewinnermittlungsart und Gewinnermittlungszeitraum Name des steuerlichen Beraters Beschreibung evtl. Besonderheiten des Unternehmens Seite 1 von 13 Version

2 Die Technische Systemdokumentation / Eingesetzte Geräte Soweit es um die Dokumentation der im Unternehmen eingesetzten GoBD-relevanten Technik geht, muss sich diese sowohl auf die verwendeten Geräte -"Hardware"- wie auch auf die genutzten Programme -"Software"- beziehen. Insoweit können die nachfolgenden Checklisten verwendet werden. Einsatzbereich Gerätename Bedienunganleitung Programmierprotokolle Wartung durch Fakturierung Buchhaltung Kassensystem Warenwirtschaftssystem Zeiterfassungssystem Elektronische Fahrtenbücher Dokumenten- Managementsystem Kostenrechnung Auftragskalkulation Lagerjournal Branchenspezifische Lösungen Weitere Geräte Seite 2 von 13 Version

3 Die Technische Systemdokumentation / Eingesetzte Kassen Fabrikat oder Typbezeichnung Seriennummer Einsatzzeitraum von I bis Anzahl Einsatzort/e Wartung durch Seite 3 von 13 Version

4 Technische Systemdokumentation / Programme Blatt 1 Programmart und Einsatzbereich Programmname Version GoBD-Sicherheit (Revisionssicherheit) vom Anbieter bestätigt oder eigenständig geprüft? Ja Nein noch zu erledigen durch: Fakturierung Buchhaltung Kassensystem Warenwirtschaftssystem Zeiterfassungssystem Elektronische Fahrtenbücher Dokumenten- Managementsystem Kostenrechnung Auftragskalkulation Lagerjournal Branchenspezifische Lösung Schnittstellen zwischen den Programmen Weitere Programme Seite 4 von 13 Version

5 Technische Systemdokumentation / Programme Blatt 2 Programmart und Einsatzbereich Programmname Bedienungsanleitung abgelegt unter / erhältlich bei Gewähr - leistung der Datensicherheit durch Wartung / Program- Aufspielen des mierprotokolle Programms abgelegt unter / durch erhältlich bei Fakturierung Buchhaltung Kassensystem Warenwirtschaftssystem Zeiterfassungssystem Elektronische Fahrtenbücher Dokumenten- Managementsystem Kostenrechnung Auftragskalkulation Lagerjournal Branchenspezifische Lösung Schnittstellen zwischen den Programmen Weitere Programme Seite 5 von 13 Version

6 Die Ablaufdokumentation / Rechnungsausgang /Digitale Dokumente Im Bereich der Dokumentation des Ablaufs der GoBD-relevanten Prozesse im Unternehmen ist in mehrfacher Hinsicht zu differenzieren. Name des Bearbeiters / Abteilung Ort der Ablage etc. Ggf.kurze Beschreibung des Arbeitsablaufes Eingang bei Weiterleitung an Sachliche Prüfung durch Freigabe durch Überwachung des Zahlungsziels durch Zahlung / Überweisung durch Belegablage durch Vergabe einer Beleg- / Ordnungsnummer durch Belegablage in Datei / Ordner etc. Weitergabe an Steuerberater durch Verbuchung der Belege durch Dokumentensicheres Ablegen Archivierung des -Verkehrs in einem Dokumenten- Managementsystem Vernichtung der Belege Seite 6 von 13 Version

7 Die Ablaufdokumentation / Rechnungsausgang / Digitale Dokumente Name des Bearbeiters / Abteilung Ort der Ablage etc. Ggf. kurze Beschreibung des Arbeitsablaufes Erstellung der Rechnung durch Prüfung / Freigabe vor Versand Versand durch Ablage der Rechnung durch Vergabe einer Beleg- / Ordnungsnummer durch Überwachung Zahlungseingang durch Weitergabe an Steuerberater durch Verbuchung durch Dokumentensicheres Ablegen Archivierung des -Verkehrs in einem Dokumenten-Managementsystem Vernichtung der Belege Seite 7 von 13 Version

8 Ablaufdokumentation /Rechnungseingang / Papierdokumente Name des Bearbeiters / Abteilung Ort der Ablage ect. Ggf. kurze Beschreibung des Arbeitsablaufs Eingang bei Sachliche Prüfung durch Rechnerische Prüfung durch Freigabe durch Überwachung des Zahlungsziels durch Belegablage durch Vergabe Beleg-/Ordnungsnummer durch Weitergabe an Steuerberater durch Verbuchung der Belege durch Dokumentensicheres Ablegen Scananweisung erteilt Einscannen durch Vernichtung der Belege Seite 8 von 13 Version

9 Ablaufdokumentation / Rechnungsausgang / Papierdokumente Name des Bearbeiters / Abteilung Ort der Ablage ect. Ggf. kurze Beschreibung des Arbeitsablaufs Erstellung der Rechnung durch Prüfung / Freigabe vor Versand durch Versand durch Ablage der Rechnung durch Vergabe Beleg-/Ordnungsnummer durch Überwachung des Zahlungseingangs durch Weitergabe an Steuerberater durch Verbuchung durch Dokumentensicheres Ablegen Scananweisung erteilt Einscannen durch Vernichtung der Belege Seite 9 von 13 Version

10 Ablaufdokumentation / Interne Vorgänge Name des Bearbeiters / Abteilung Ort der Ablage ect. Ggf. kurze Beschreibung des Arbeitsablaufs Reisekostenabrechnungen Auftragskalkulationen Bewertung von Wirtschaftsgütern Ermittlung von Rückstellungen Interne Lieferscheine Zeiterfassungen Sonstige Excel-, Word-, PDF-Dateien soweit besteuerungsrelevant Interne Anweisungen - falls vorhanden - abgelegt unter: Seite 10 von 13 Version

11 Ablaufdokumentation /Umgang mit baren Einnahmen und Ausgaben / offene Ladenkasse nein ja durch Art der offenen Ladenkasse Schublade Geldkassette anderes, nämlich Werden Kassenbericht/Kassenbuch eigenständig erstellt? Ist der Kassenbericht täglich bei Geschäftsschluss erstellt (zeitnah)? Ist der Kassenbericht retrograd aufgebaut? Liegen handschriftlich geschriebene Kassenberichte vor? Werden die Kassenberichte laufend nummeriert? Ist die Kassensturzfähigkeit gewährleistet? Werden die Kassenberichte vom Unternehmer bzw. seinem Vertreter/Vertreterin unterschrieben? Werden Zählprotokolle erstellt? Werden die Zählprotokolle unterschrieben? Wenn Zählprotokolle erstellt wurden: Beinhalten diese Datum und Uhrzeit? Werden die Betriebsausgaben durch Belege nachgewiesen? Liegen Belege über Bankeinzahlungen und Bankabhebungen vor? Liegen Belege über Geldtransit zwischen Hauptkasse(n) und Nebenkassen und umgekehrt vor? Werden Privatentnahmen und Privateinlagen täglich erfasst? Werden die Privatentnahmen und Privateinlagen durch Eigenbelege nachgewiesen? Seite 11 von 13 Version

12 Ablaufdokumentation / Umgang mit baren Einnahmen und Ausgaben / Registrierkasse bzw. Kassensystem Beschrei- bung des Prozesses Erledigt durch Ablage naherer Anweisungen unter / bei Die Einzeldaten der Kasse werden auf folgendem Speichermedium erfasst und abgelegt Das Interne Kontrollsystem hat folgenden Ablauf (ggf.gesonderte Darstellung) Datensicherung erfolgt nach folgendem Prozess (ggf. gesonderte Darstellung) Seite 12 von 13 Version

13 Anwenderdokumentation / Zugriffsrechte auf Datenverarbeitungsgeräte und Programme Hier geht es entsprechend der vorgenommenen Gliederung um die Dokumentation der Anwender und ihrer Zugriffsrechte. Name Funktion Zugriffsrechte Anwenderdokumentation / Nutzer von Registrierkassen bzw. Kassensystemen Name Funktion Zugriffsrechte Seite 13 von 13 Version