Verfahrensdokumentation und IKS. Apotheke: Muster-Apotheke Inhaberin: Michaela Mustermann

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1 und IKS Apotheke: Muster-Apotheke Inhaberin: Michaela Mustermann 3

2 2. Unternehmen und Versionierung 2.1. Beschreibung des Unternehmens: Name: Muster-Apotheke Sitz: Musterstadt Rechtsform: Einzelunternehmen Branche: Apotheken Geschäftszweck: Handel mit Arznei- und Medizinprodukten Gewinnermittlungsart: Bilanzierung 2.2. Genehmigungspflicht Sämtliche Ausführungen und Änderungen der unterliegen der Genehmigungspflicht von: Michaela Mustermann 2.3. Freigabe: Die vorliegende wurde durch die unter Punkt 17 genannten Personen freigegeben und gilt ab Freigabedatum bis zu einer Aktualisierung. Das Freigabedatum ist Punkt 17 zu entnehmen Versionsnummer: Die trägt die Versionsnummer: Versionsnummer Vorgänger: Die aktuelle ersetzt die bis dahin geltende mit der Nummer: Versionierung: Eine Übersicht der vorgenommenen Änderungen befindet sich im Kapitel Aufbau der Versionierung: Der Aufbau der Versionsnummern bildet sich wie folgt: Die erste Stelle der Versionsnummer (Bsp.: ) ist dem Hauptdokument immer zugewiesen. Die zweite Stelle der Versionsnummer (Bsp.: ) wird aufgrund von grundlegenden Änderungen in der erhöht. Diese Änderungen betreffen Ergänzungen oder Anpassungen von Arbeitsabläufen aufgrund von Änderungen in der Software oder Gesetzesänderungen. Die dritte Stelle der Versionierung (Bsp.: ) wird aufgrund von Anpassungen an apothekeninternen Prozessen, Verantwortlichkeiten, Namenswechseln, etc. erhöht. 10

3 5. Wareneingang 5.1. Bestellung von Waren Die Bestellung von Waren erfolgt über das Programm Bestellwesen. Ware wird durch das System in dem Augenblick bestellt, in dem der Mindestbestand unterschritten wird. Hierbei überprüft das System die hinterlegten Einstellungen, die Bezugskennzeichen sowie den AMO (Abverkauf pro Monat) Jedem Artikel sind ein Bestellpunkt und eine Bestellmenge zugeordnet. GAWIS löst automatisch beim Erreichen oder Unterschreiten des Bestellpunktes eine Bestellung aus. Wurde ein Lieferant fest zugeordnet (meist Herstellerbezug), wird die Bestellung unter diesem Lieferanten gespeichert. Wurde kein Lieferant zugeordnet, werden die zu bestellenden Artikel in einem "Sammeltopf" gespeichert. Die hier gespeicherten Artikel werden über rabattorientierte Bestellmodelle den entsprechenden Lieferanten zugeordnet. Dieser Bestellvorschlag wird aufgerufen und kann noch manuell verändert werden. Manuell bestellte Artikel (z. B.: Bestellungen von der Kasse aufgrund von Defekten) werden hier noch einmal überprüft. Ist der Bestellvorschlag überprüft, wird er für die Übertragung per MSV3- Verfahren freigegeben und an den Lieferanten gesandt oder von diesem abgerufen. Bei Direktlieferanten ist ggf. eine schriftliche Bestellung per Fax oder möglich, wenn diese nicht über das MSV3-Bestellverfahren arbeiten können. Weitere Erläuterungen hierzu sind im GAWIS Handbuch unter Bestellwesen / Wareneingang zu finden. Bestellvorgang Großhandelsbestellungen: In der Regel werden Artikel automatisch durch die Warenwirtschaft bestellt siehe Punkt 5.1, wenn der Bestand den automatisch ermittelten Bedarf unterschreitet sowie Artikel durch das Personal in Handverkauf angefordert werden. Dass für den Bestellvorgang verantwortliche Personal ist nicht für die Zahlung der entsprechenden Rechnungen verantwortlich. Für die Bestellungen sind folgende Mitarbeiter verantwortlich: 21

4 Direktbestellungen: Direktbestellungen werden über den PC eingegeben und an die Hersteller gesendet, gefaxt oder telefonisch bestellt. Eine Kopie der Bestellung wird dann in den Ordner offene Bestellungen abgeheftet. Für die Bestellungen sind folgende Mitarbeiter verantwortlich: Verantwortliche Mitarbeiter: Kontrollvorgang: Beim Einscannen werden die Artikel automatisch als Minus angezeigt. Durch die PKAs erfolgt daraufhin ein Abgleich mit den existierenden Rückstellungen. Bedarfsermittlung Die Ermittlung des Bedarfs erfolgt automatisch durch das Programm Lageroptimierung. Hierzu werden die durchschnittlichen Verkäufe der letzten Monate ausgewertet und diese beim hinterlegten Anbieter bestellt. Die Bedarfsermittlung wir manuell durchgeführt. Hierzu sind die Mindestbestände durch die Apotheke festgelegt worden. Lieferantenkonditionen Die individuellen Konditionen der Großhandelslieferanten sind im System hinterlegt. Hierdurch werden die Preise der Artikel bei Wareneingang und Bestellung automatisch mit dem Netto Netto EK verbucht. Weitere Erläuterungen zu diesem Punkt finden sich im Handbuch des Systems unter dem Punkt Bestellregeln / Rabatte. Die individuellen Konditionen der Großhandelslieferanten sind nicht im System hinterlegt. Offene Bestellungen Offene Bestellungen werden im System in der Auftragsverwaltung angezeigt und können bei Nichtverfügbarkeit über einen anderen Großhandel bezogen werden. Bei aufgeteilten Bestellungen, müssen Artikel die in einer Bestellung nicht mehr in der Ursprungsbestellung angefordert werden, manuell herabgesetzt werden. Dies soll gewährleisten, dass Artikel nicht doppelt angefordert werden. 22

5 9.3. Tagesabschluss Nach Abschluss aller für den Tagesabschluss notwendigen Vorarbeiten wird der Tagesabschluss erstellt. Der Tagesabschluss der Kassen kann immer nur bis zu einem Datum durchgeführt werden. Bei einem Tagesabschluss wird immer automatisch mit dem auf Datum und Uhrzeit des letzten Kassenabschlusses folgenden Kassenvorgang begonnen. Somit sind alle in diesen Zeitraum fallenden Buchungen im aktuell durchgeführten Tagesabschluss enthalten. Eine Auswahl eines manuellen Startzeitpunktes ist nicht möglich. Weiterhin enthält der Tagesabschluss eine eindeutige Z-Nummer. Diese Z-Nummer garantiert die lückenlose Dokumentation aller Tagesabschlüsse. Der nochmalige Ausdruck eines Tagesabschlusses wird immer mit der Zusatzinformation Wiederholungsdruck versehen. Erstellung des Tagesabschlusses Am Ende jedes Arbeitstages wird an jeder Kasse der Tagesabschluss anhand der Anleitung von GAWIS durchgeführt. Am Ende jedes Arbeitstages wird nur der zusammengefasste Tagesabschluss anhand der Anleitung von GAWIS durchgeführt. Zusammengefasster Tagesabschluss Der zusammengefasste Tagesabschluss führt die Umsätze aller Kassen zusammen. Der entsprechende Programmpunkt ist unter GAWIS- Menüpunkt A (Verkauf) 07 (Kassenprogramme) 5 (Tageskasse) aufzurufen. Für die Erstellung des Tagesabschlusses laut der GAWIS Bedienungsanleitung sind folgende Mitarbeiter verantwortlich: Der Tagesabschluss enthält stets die laufende Nummer sowie die Uhrzeit und das Datum der Ausgabe, sowie die Retouren. Kontrolle der Daten Nach Erstellung des Tagesabschlusses wird durch den verantwortlichen Mitarbeiter die korrekte Übernahme aller wichtigen Punkte vom Tagesabschluss in das Kassenbuch geprüft. Jede Abweichung wird direkt korrigiert. Die Kontrolle der übergebenen Daten wird auf dem Tagesabschluss durch Gegenzeichnung vermerkt. 63

6 11. Finanzbuchführung Zusammenstellung der Unterlagen Die Zusammenstellung der Unterlagen hat nach Vorgabe des Steuerbüros zu erfolgen und wird von folgenden Mitarbeitern durchgeführt: Übermittlung der Buchungsbelege an die Buchhaltung Alle Belege werden mit Unternehmen online an den Steuerberater übermittelt Kontoauszüge Die Kontoauszüge werden dem Steuerberater wie folgt zur Verfügung gestellt: Die Kontoauszüge werden dem Steuerberater per Kontoauszugsmanager zur Verfügung gestellt Nutzung von Exportschnittstellen In der Apotheke werden die Exportschnittstellen der Programme verwendet um eine schnelle und fehlerfreie Übertragung der Daten zu ermöglichen. Damit werden die folgenden Daten exportiert: Wareneingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch, Kassenbuch Hierzu werden die entsprechenden Dateien nach Anleitung der ADV ausgegeben und per Mail an den Steuerberater gesendet. Für den Export der Daten ist folgender Mitarbeiter verantwortlich: Archivierung aufbewahrungspflichtiger Belege Die Archivierung der Unterlagen erfolgt in den Archivräumen. Diese befinden sich an folgendem Ort: Archivräume Im Keller Für die ordnungsgemäße Einlagerung sind die folgenden Mitarbeiter verantwortlich: 70