VERKNÜPFUNG DES AMAZON-KONTOS MIT ORGAMAX

Transkript

1 VERKNÜPFUNG DES AMAZON-KONTOS MIT ORGAMAX Inhalt 1 Einleitung Abrufen der Bestellungen Anlegen der Zahlungsbedingung Amazon Im Betreff den Vermerk [Wichtig] einfügen Amazon-Bestellnummer auf der Rechnung ausgeben Die kostenfreie Online-Vorlage Rechnung mit Referenznummer Die Textvariable für Einleitungs- oder Schlusstext der Rechnung Durch Anpassung der Rechnungsvorlage

2 1 Einleitung Die Verknüpfung Ihres Amazon-Kontos mit orgamax ist schnell geschehen. Begeben Sie dafür sich zuerst in den Bereich Stammdaten -> Einstellungen -> E-Commerce -> Amazon-Konten. Im Rahmen der Ersteinrichtung öffnet sich ein Hinweisfenster des Einrichtungs-Assistenten. Lesen Sie sich die Hinweise aufmerksam durch, da bestimmte Voraussetzungen für die Anbindung des Amazon-Kontos gegeben sein müssen. 2

3 Klicken Sie nun auf Weiter und melden sich im nächsten Fenster mit Ihren Amazon-Benutzerdaten ein: 3

4 Hinweis: Der folgende Schritt wird im Normalfall von orgamax automatisch im Hintergrund durchgeführt. Durch bestimmte Änderungen seitens Amazon kann es vorkommen, dass die Eingaben von Ihnen erfolgen müssen. Setzen Sie in diesem Fall das Häkchen bei Punkt 2 und geben folgende Daten ein: Name der Anwendung: - orgamax Kontonummer des Anwendungsentwicklers Lesen Sie sich die Vereinbarungen durch und setzen Sie darauf hin die Häkchen und klicken auf Weiter: Hinweis: Im Rahmen dieser Einrichtung wird der Zyklus für das Generieren der Bestellberichte in Ihrer Amazon-Schnittstelle auf 30 Minuten eingestellt. Dies geschieht automatisch. 4

5 Öffnen Sie jetzt erneut den Menüpunkt Stammdaten -> Einstellungen -> E-Commerce -> Amazon-konten: Folgende Eingaben können hier getroffen werden: Keine Verkäufe vor diesem Datum abrufen: Es kann auf Wunsch ein Datum angegeben werden, vor dem keine Amazon-Verkäufe abgerufen werden sollen. Maximal werden die Bestellungen der letzten 60 Tage abgerufen, daher ist hier in der Regel keine andere Einstellung nötig. Standardwerte: Falls diese nicht durch die Bestellung zugeordnet werden können, haben Sie die Möglichkeit, Standardwerte für Liefer- und Zahlungsbedingung sowie für die Auftragsart festlegen. Als Zahlungsbedingung bietet es sich an, eine neue Zahlungsbedingung Amazon zu erstellen. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier. 5

6 Als Auftragsart, Kundenkategorie und Quelle können Sie beispielsweise Amazon oder Onlinekunde hinterlegen, so dass später direkt erkennbar sind, dass diese Vorgänge und Kunden über Amazon eingegangen sind. Dies kann beispielsweise für die Statistik interessant sein, wenn Sie über mehrere Kanäle verkaufen. Auftragsart, Kundenkategorie und Quelle können Sie zuvor über den Menüpunkt Stammdaten -> Kleinstammdaten anlegen. Artikel bei fehlender Zuordnung: Hier können Sie einen generellen Dummyartikel zuweisen, der dann verwendet wird, wenn mit dem Bestellabruf die entsprechenden Artikel nicht unter orgamax gefunden werden können. Die korrekte Artikelzuordnung beim Abruf von Bestellungen ist im Laufe dieser PDF aber noch näher beschrieben, so dass dies in der Regel nicht nötig ist. Frachtkosten etc.: Hier können Sie Artikel aus den Stammdaten hinterlegen, die für Frachtkosten, Geschenkverpackungen, Nachnamegebühr oder Aktionsrabatte im Vorgang eingesetzt werden. Legen Sie dafür jeweils einen Artikel unter orgamax mit der entsprechenden Bezeichnung ohne Verkaufspreis an. Dieser wird, sofern eine solche Position unter Amazon vergeben ist, automatisch von Amazon übergeben. Standardlager (diese Einstellung ist nur bei Lagerbestandsführung interessant): Falls Ihre Bestellungen von Amazon grundsätzlich von einem bestimmten Lager abgehen, kann dies hier festgelegt werden. Lassen Sie hier (Standardlager) vorausgewählt, wenn das im Artikel ausgewählte Standardlager greifen soll. Dies entspricht auch dem Normalfall. orgamax bietet zusätzlich dazu eine intelligente Dublettensuche, um Kundenadressen aus den neuen Bestellungen mit dem vorhandenen Kundenstamm abzugleichen. Setzen Sie dafür das Häkchen links unten bei Dublettensuche aktivieren. Unter den Einstellungen können Sie die Kriterien festlegen, nach denen bei der Bestellverarbeitung nach Dubletten geprüft werden soll. 6

7 2 Abrufen der Bestellungen Das Abrufen der Amazon-Bestellungen findet im Bereich E-Commerce-Bestellungen -> Amazon statt. Ist dieser Bereich ausgegraut, so verfügt Ihr Nutzer nicht über die notwendigen Berechtigungen. Melden Sie sich in diesem Fall als Administrator-Benutzer unter orgamax ein und aktivieren alle Rechte für den Rechtebereich Amazon. Dies ist im Normalfall aber nicht nötig. Mehr Information zur Rechtevergabe erhalten Sie hier: 7

8 Klicken Sie hier unten rechts auf Amazon-Verkäufe einlesen, um die Bestellungen abzurufen: Es erscheint ein Hinweis darauf, dass beim Erstabruf oder beim Abrufen nach längerer Zeit eventuell nur die ersten 15 Bestellberichte mit einem Mal abgeholt werden können. Lesen Sie sich diesen Hinweis aufmerksam durch. Nachdem die Bestellung importiert ist, können Sie diese über einen Rechtsklick in Auftrag, Lieferschein oder Rechnung weiterverarbeiten: 8

9 Über einen Rechtsklick auf die Artikelposition im Detailbereich können Sie, bei fehlender Artikelzuordnung den zugehörigen Artikel wählen oder auch den Artikel im Webbrowser aufrufen, um genau zu sehen welcher Artikel Teil dieser Bestellung ist: Erscheint dieser Hinweis nach der Zuordnung, bestätigen Sie ihn einfach, damit Sie die Artikelzuordnung für diesen Artikel in Zukunft nicht mehr vornehmen müssen: 9

10 3 Anlegen der Zahlungsbedingung Amazon Dies ist im Rahmen der Einrichtung Ihres Amazon-Kontos unter orgamax nicht zwingend notwendig, erleichtert Ihnen aber im Nachhinein die Zuordnung der Zahlung und Verbuchung der Amazon-Provision. Hinweis: Möglich ist dies nur mit freigeschaltetem Modul Finanzen. Öffnen Sie den Menüpunkt Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Zahlungsbedingungen. Legen Sie hier unter dem Reiter Kreditkarten eine neue Zahlungsbedingung an. Nennen Sie diese beispielsweise Amazon und achten Sie darauf, dass das Mahnwesen deaktiviert ist. Als Text für Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnungen können Sie den Hinweis Verkauf über Amazon eintragen. Eine ausführliche Beschreibung zum Anlegen neuer Zahlungsbedingungen erhalten Sie unter folgendem Link direkt unter Punkt 2: Die fertige Zahlungsbedingung könnte so aussehen (achten Sie darauf, dass diese als Zahlungsbedingung unter dem Reiter Kreditkarten angelegt wurde): 10

11 Diese Zahlungsbedingung kann nun unter dem Menüpunkt orgamax -> Einstellungen -> E-Commerce -> Amazon als Standard-Zahlungsbedingung festgelegt werden: 11

12 4 Im Betreff den Vermerk [Wichtig] einfügen Für den Versand von s, die für den Abschluss einer Bestellung nötig sind (wie beispielsweise der Rechnung), setzt Amazon den Vermerk [Wichtig] im Betreff voraus. Sie können unter orgamax die Bezeichnung von Rechnungen beim PDF-Export um den Vermerk [Wichtig] ergänzen. Da der Dateiname der PDF auch als Betreff beim Rechnungsversand per verwendet wird, kann über diesen Weg der Vermerk [Wichtig] im Betreff dargestellt werden. Begeben Sie sich dazu unter Stammdaten -> Meine Firma -> Ausgabeoptionen -> PDF-Exporte. Passen Sie hier die Zeile für Rechnungen an, wie hier im Beispiel: Beim nächsten versand einer Rechnung wird der Vermerk [Wichtig] im Betreff zu lesen sein. Hinweis: Auch die an Nicht-Amazon-Kunden versendeten s werden den Vermerkt [Wichtig] erhalten. Ist dies nicht gewünscht muss auf die Funktion verzichtet oder die Betreffzeile bei diesen Kunden jeweils händisch angepasst werden. 12

13 5 Amazon-Bestellnummer auf der Rechnung ausgeben Falls die Amazon-Bestellnummer auf der Rechnung mit ausgegeben werden soll, ist auch dies möglich. Diese Nummer wird bei orgamax automatisch in das Feld Referenznummer des Kunden in Auftrag und Rechnung geschrieben (dies betrifft auch die Bestellnummer der übrigen Shopsysteme): Um diese Nummer auf der Rechnung darzustellen gibt es verschiedene Wege: 5.1 Die kostenfreie Online-Vorlage Rechnung mit Referenznummer Unsere kostenfreie Online-Vorlage Rechnung mit Referenznummer stellt die Bestellnummer von Amazon mit auf der Rechnung dar, und zwar rechts oben auf der Rechnung gleich unterhalb der Kundennummer. Mehr Informationen zu unserem Vorlagenportal finden Sie hier: Link 13

14 5.2 Die Textvariable für Einleitungs- oder Schlusstext der Rechnung Auch im Einleitungs- und Schlusstext kann die Amazon-Bestellnummer dargestellt werden. Dies ist schnell getan. Begeben Sie sich unter Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Textbausteine. Öffnen Sie hier Ihren Standard-Textbaustein für Rechnungen und ergänzen im Einleitungs- oder Schlusstext diese Zeile hier: Amazon-Bestellnummer: <P_CUSTORDERNO> Mit allen folgenden Rechnungen wird die Nummer auf dem Ausdruck ausgegeben. 5.3 Durch Anpassung der Rechnungsvorlage Falls Sie bereits eine angepasste Vorlage verwenden und die Referenznummer des Kunden (und somit die Amazon-Bestellnummer) direkt auf dem Ausdruck an einer beliebigen Stelle darstellen wollen, ist dies auch per Anpassung der Vorlage möglich. Das Datenbankfeld dafür lautet P_CUSTORDERNO. Alternativ bieten wir die Anpassung auch durch unser Serviceteam an. Senden Sie dazu einfach eine kurze an die Stand der Dokumentation: