PROBLEME BEIM VERSAND BEHEBEN

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1 PROBLEME BEIM VERSAND BEHEBEN Inhalt 1 Einführung Probleme beim versand Ein Überblick über die -Verfahren Festlegen des Standard- programms unter Windows Plugin des Virenscanners als Ursache Test der MAPI-Schnittstelle Einführung Mit orgamax können Sie Ihre Vorgänge, Briefe, Mahnungen etc. bequem per versenden. orgamax spricht dabei die gängigsten -Programme wie Outlook und Thunderbird an, unterstützt dabei aber auch weitere MAPI-fähige -Programme. Webmail-Dienste wie web.de oder gmx.de werden nicht unterstützt, GMX bietet aber beispielsweise die Möglichkeit, das konto direkt unter Outlook einzurichten, welches dann wiederum von orgamax angesprochen werden kann. Weitere Informationen zur Einrichtung Ihres -Programms finden Sie auf unzähligen Seiten im Internet. Ist diese Basis gegeben, können Sie also von Ihrem System aus s empfangen und versenden, ist dies auch mit orgamax möglich. Testen Sie doch einfach mal, ob Sei direkt aus einem Vorgang eine versenden können. Die -Adresse können Sie selbstverständlich anpassen, so dass Sie einen bestehenden Vorgang auch an Ihre -Adresse versenden können. Funktioniert dies bereits einwandfrei, müssen keine weiteren Einstellungen vorgenommen werden. 1

2 2 Probleme beim versand Kommt es zu Problemen beim versand aus orgamax, ist es gegeben falls notwendig, ein anderes - Verfahren in orgamax einzustellen. Je nach System und verwendetem Programm kann dies unterschiedlich ausfallen. Klicken Sie dazu unter orgamax -> Einstellungen -> Allgemein und dort unter Sonstiges. Stellen Sie hier nun ein anderes -Verfahren ein, schließen Sie das Fenster über OK und testen Sie den E- Mailversand erneut. Besteht das Problem weiterhin, wählen Sie ein anderes Verfahren aus. 2.1 Ein Überblick über die -Verfahren Der Mailversand sollte mit dem Verfahren A oder B normalerweise einwandfrei funktionieren. Der Versand im HTML-Format (ab orgamax 15) ist nur mit der Einstellung Verfahren A Html (2) möglich. Auch wenn Ihr -Empfänger Ihre Mail als winmail.dat-datei empfängt, kann die Wahl dieses Verfahrens helfen. Wir empfehlen dazu die Nutzung von Outlook 32 Bit. Andere Mailprogramme werfen an dieser Stelle eventuell eine Fehlermeldung aus. Mit dem Verfahren MAILTO (10) können PDFs nicht automatisch in den Anhang eingefügt werden. Möchten Sie also eine mit Anhang versenden, so müssen Sie den Vorgang vorher als PDF sichern und selbst in den Anhang einfügen. Hinweis: Der automatische Massenversand von markierten Rechnungen ohne Anzeige ist nur mit dem Verfahren A möglich. 2

3 3 Festlegen des Standard- programms unter Windows Sollte das Problem beim Mailversand bestehen, prüfen Sie welches Programm als Standardprogramm für den versand angesprochen wird. orgamax spricht nämlich für den versand das Programm an, welches unter Ihrem System als Standard- programm festgelegt ist. Um dies zu prüfen, begeben Sie sich in die Systemsteuerung von Windows und dort unter Internetoptionen. Wechseln Sie darin unter Programme -> Internetprogramme -> Programme festlegen: 3

4 Dann weiter auf Standardprogramme festlegen. Wählen Sie nun den Punkt aus der Liste aus, klicken darauf mit der linken Maustaste und wählen dann Ihr Standard- programm aus: Jetzt ist sichergestellt, dass das richtige -Programm als Standard eingestellt ist. Prüfen Sie nun, ob der -Versand aus orgamax fehlerfrei funktioniert. 4 Plugin des Virenscanners als Ursache In vielen Fällen wird Ihr Virenscanner zusätzlich ein Plugin unter Outlook installieren (dort Add-In genannt). Sollten Sie beim Mailversand aus orgamax eine Fehlermeldung erhalten, deaktivieren Sie dieses Add-In probehalber einmal. Sollte dies die Ursache sein, lassen Sie dieses Add-In weiterhin deaktiviert oder wenden Sie sich an den Hersteller Ihres Virenscanners. Die Einstellungen für die Add-Ins finden Sie unter Outlook unter Datei -> Optionen -> Add-Ins oder im Menü Extras unter Vertrauenseinstellungen. Mehr Informationen dazu hier: 4

5 5 Test der MAPI-Schnittstelle orgamax nutzt für den Mailversand die MAPI-Schnittstelle von Microsoft, da diese den Versand von s mit Anhang erlaubt. Ist die MAPI-Schnittstelle bereits auf Ihrem System fehlerhaft, wird auch der Versand von Mails aus orgamax nicht einwandfrei arbeiten können. Um zu testen, ob die Schnittstelle einwandfrei arbeitet oder nicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Textdatei oder PDF, die sich auf Ihrem Rechner befindet. Wählen Sie dann Senden an -> -Empfänger. Öffnet sich nun eine neue mit der Datei als Anlage, versenden Sie diese einmal an Ihre eigene -Adresse. Prüfen Sie dann, dass die in der korrekten Form bei Ihnen angekommen ist. Kommt die nur unvollständig an oder öffnet sich erst gar kein Fenster mit einer neuen , liegt die Ursache direkt auf Ihrem System. Wenden Sie sich an dieser Stelle an Ihren Administrator und schildern Sie, dass der Versand von Dateien per Rechtsklick auf Ihrem System nicht möglich ist. Ist die Ursache geklärt, sollte auch der versand aus orgamax wieder möglich sein. 5