INDIVIDUELLE FELDER VERWENDEN UND DARSTELLEN

Transkript

1 INDIVIDUELLE FELDER VERWENDEN UND DARSTELLEN Inhalt 1 Aktivieren der individuellen Felder Eingabe und Darstellung der individuellen Felder für Vorgänge (Briefe, Angebote/ Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen/ Preisanfragen) Eingabe und Darstellung der individuellen Felder für Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Interessenten) Eingabe und Darstellung der individuellen Artikelfelder in den Stammdaten Eingabe und Darstellung der individuellen Artikelfelder direkt im Vorgang Darstellung der individuellen Felder in den Listen Ein Überblick über die Variablen Die Darstellung über den Vorlagendesigner Unter individuellen Feldern versteht man Felder, die Eingaben ermöglichen, die so von orgamax erst einmal nicht abgedeckt sind. Diese Felder stehen in allen Stammdaten wie Kunden und Artikeln sowie allen Vorgängen wie Briefen, Aufträgen, Rechnungen oder Bestellungen zur Verfügung und können frei benannt werden. Eine Darstellung der individuellen Felder ist später auch auf den Druckvorlagen möglich: Entweder direkt im Einleitungs- oder Schlusstext, oder mit Hilfe des Vorlagendesigners an gewünschter Stelle, beispielsweise rechts oben auf der Rechnung. Zusätzlich können viele individuelle Felder auch später in der Gesamtübersicht dargestellt werden, beispielsweise in der Kundenübersicht. 1

2 1 Aktivieren der individuellen Felder Begeben Sie sich unter Stammdaten -> Meine Firma -> individuelle Felder. Hier sehen Sie eine Auflistung über alle Bereiche, in denen individuelle Felder verwendet werden können: Eine Besonderheit gibt es hier bei den individuellen Feldern für Angebote/ Aufträge. Es besteht die Möglichkeit, die Eingaben in den individuellen Feldern von Angeboten oder Aufträgen bei der Weiterverarbeitung an Lieferschein und die Rechnung weiterzugeben, so dass Sie den gleichen Eintrag nicht mehrmals bei ein- und demselben Vorgang vornehmen müssen. In diesem konkreten Beispiel soll im Auftrag ein Kennzeichen eingetragen werden, dass dann weiter an Lieferschein und Rechnung gegeben werden soll. Tragen Sie als Feldnamen die Bezeichnung für das individuelle Feld ein und setzen Sie das Feld auf aktiv. Die eigentliche Eingabe erfolgt dann später im Vorgang. Das Häkchen Werte an Lieferscheine u. Rechnungen übergeben muss ebenfalls gesetzt werden: 2

3 Hinweis: Wird das Häkchen Werte an Lieferscheine u. Rechnungen übergeben gesetzt, sind die Bereiche Lieferscheine und Rechnungen in diesem Fenster ausgegraut. Je nachdem, für welchen Bereich ein individuelles Feld definiert wurde (Stammdaten oder Vorgänge), erfolgt die Eingabe an anderer Stelle. 3

4 2 Eingabe und Darstellung der individuellen Felder für Vorgänge (Briefe, Angebote/ Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen/ Preisanfragen) Diese Form ist geeignet für alle Daten, die vorgangsbezogen anders ausfallen. Klicken Sie im Vorgang links oben auf Erweitert. Ganz oben finden Sie nun alle individuellen Felder zur Auswahl. Hier können Sie die Information eintragen, die später auf dem Ausdruck abgebildet werden soll: Schließen Sie den Vorgang und begeben Sie sich unter Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Textbausteine Bearbeiten Sie hier den Standardtext, in dem die individuellen Felder dargestellt werden sollen. Klicken Sie in Einleitungs- oder Schlusstext und dann auf Variable einfügen. Hier können Sie direkt über individuelle Felder die Felder aus dem Vorgang darstellen, die Sie unter Erweitert bei der Vorgangserstellung eingeben können. Tragen Sie davor die Beschreibung ein, hinter der dann die Eingabe dargestellt werden soll. 4

5 In diesem Beispiel soll der Inhalt aus dem individuellen Feld 1 der Rechnung (das Kennzeichen) auf der Rechnung im Schlusstext dargestellt werden: 5

6 Die Eingabe unter Erweitert : Der fertige Ausdruck auf der Rechnung: 6

7 3 Eingabe und Darstellung der individuellen Felder für Stammdaten (Kunden, Lieferanten, Interessenten) Diese Form ist geeignet für alle Daten, die fest in den Stammdaten gespeichert sind und nicht vorgangsbezogen anders ausfallen. Hier kann die Eingabe direkt in den Stammdaten im Reiter individuelle Felder erfolgen: Die Darstellung erfolgt dann wie weiter oben beschrieben über eine Variable im Einleitungs- und Schlusstext. Begeben Sie sich dazu unter Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Textbausteine und bearbeiten den Standardtext, in dem die individuellen Felder dargestellt werden sollen. Klicken Sie in Einleitungs- oder Schlusstext und dann auf Variable einfügen. Hier können Sie direkt über Kunde -> individuelle Felder die Felder aus den Stammdaten auswählen. Tragen Sie davor die Beschreibung ein, hinter der dann die Eingabe dargestellt werden soll. 7

8 In diesem Beispiel soll der Inhalt aus dem individuellen Feld 1 des Kunden (PKW) auf der Rechnung im Schlusstext dargestellt werden: 8

9 Der fertige Ausdruck auf der Rechnung: 9

10 4 Eingabe und Darstellung der individuellen Artikelfelder in den Stammdaten Die Eingabe im Artikel erfolgt unter Stammdaten -> Artikel -> Individuelle Felder : Die Darstellung auf dem Ausdruck erfolgt dann über eine Variable in der Artikelbeschreibung. Begeben Sie sich dafür in den Artikel aus den Stammdaten und klicken in die Artikelbeschreibung, dann auf Feld-Variablen. Wählen Sie hier Artikel individuelles Feld aus (die Felder 6 bis 10 finden Sie etwas weiter unten in der Liste): 10

11 Die fertige Artikelbeschreibung könnte dann so aussehen: Die Darstellung im Vorgang: 11

12 Hinweis: Haben Sie das Feld nach ergänzt, nachdem bereits ein Vorgang mit diesem Artikel geschrieben wurde, so muss die Artikelbeschreibung auch im Vorgang nochmal um das individuelle Feld ergänzt werden. Alternativ können Sie den Artikel im Vorgang auch erneut aus den Stammdaten laden. Die Variablen für die individuellen Artikelfelder <P_A_INDIVIDUAL> können übrigens auch im Einleitungs- und Schlusstext verwendet werden, dann allerdings nur für den ersten Artikel aus dem Vorgang (im Einleitungstext) beziehungsweise den letzten Artikel (im Schlusstext). Zusätzlich bieten wir eine kostenfreie Onlinevorlage an, die bereits das erste individuelle Artikelfeld als weitere Spalte im Positionsbereich darstellt. Laden Sie dafür die Vorlage mit weiterer Spalte über unser Online-Vorlagenportal: 5 Eingabe und Darstellung der individuellen Artikelfelder direkt im Vorgang Zusätzlich zur Eingabe direkt unter Stammdaten -> Artikel -> Individuelle Felder können Sie für die Artikel auch die Eingaben direkt in der Eingabemaske eines Vorgangs vornehmen. Dafür muss das Feld erst einmal in den Stammdaten definiert werden. Danach kann es in der Eingabemaske über Spalten definieren per gedrückter linker Maustaste in die Überschriftenzeile gezogen werden: 12

13 Die Eingabe kann dann direkt in der Eingabemaske erfolgen: Ist bereits in den Artikelstammdaten etwas in dem Feld eingetragen, wird dieser Eintrag hier dargestellt, kann aber auch geändert werden. Diese Änderung wird dann vorgangsbezogen gespeichert, aber nicht in den Artikelstammdaten aktualisiert. 13

14 6 Darstellung der individuellen Felder in den Listen Es besteht die Möglichkeit, die Eingaben in den individuellen Feldern in der Übersicht über Vorgänge und Stammdaten mit einzublenden. So können Sie sogar danach suchen oder filtern. Begeben Sie sich zuerst in die Liste, in der das Feld ergänzt werden soll. Klicken Sie dann auf Ansicht -> Spalten definieren. Eine Box Anpassen öffnet sich. Hier finden Sie das Feld mit der von Ihnen festgelegten Bezeichnung. In diesem Beispiel ist es das Feld PKW : Klicken Sie nun auf das Feld und halten die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie das Feld oben in die Überschriftenzeile an die gewünschte Stelle und lassen die Maustaste los, sobald zwei grüne Pfeile erscheinen: Das Feld ist nun in der Gesamtübersicht sichtbar. 14

15 6.1 Ein Überblick über die Variablen Hier ein Überblick über die Variablen für die individuellen Felder. So können Sie die Variablen auch direkt im Einleitungs- oder Schlusstext einfügen: M_INDIVIDUAL = individuelle Felder der Vorgänge (Briefe, Angebote, Aufträge, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Bestellungen, Preisanfragen) M_C_INDIVIDUAL = individuelle Felder der Kunden, Lieferanten und Interessenten P_A_INDIVIDUAL = individuelle Felder der Artikel (Darstellung im Einleitungstext nur für die erste Artikelposition des Vorgangs, Darstellung im Schlusstext nur für die letzte Position) 7 Die Darstellung über den Vorlagendesigner Wie weiter oben erwähnt bieten wir fertige Vorlagen mit weiterer Spalte über unser Vorlagenportal zum kostenfreien Download an, die das erste individuelle Artikelfeld im Positionsbereich darstellen. Mehr Informationen dazu hier: Zusätzlich behandelt unser PDF zur Vorlagengestaltung diese und weitere Anpassungen in Bezug auf die Darstellung individueller Felder unter den Punkten: Weiteres (individuelles Feld) anlegen und außerhalb des Positionsbereichs darstellen und Weiteres Feld direkt im Positionsbereich darstellen Hier der Link zum Dokument: 15