RechnungsDruckerei GOLD EDITION. Kurzanleitung

Transkript

1 GOLD EDITION RechnungsDruckerei Kurzanleitung Persönliche Einstellungen festlegen Rechnungsvorlagen gestalten Logo einfügen Artikel anlegen Kunden anlegen Rechnungen und Lieferscheine erstellen Hinweis für Kleinunternehmer 1

2 Kurzanleitung Rechnungs-Druckerei Dieser Quick Start Guide soll Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Funktionen verschaffen. Ansonsten befindet sich im Programm unten links die Schaltfläche Hilfe. Dort finden Sie das umfangreiche, ausführliche Handbuch sowie Tipps zur Software. Persönliche Einstellungen festlegen Wählen Sie oben in der Menüleiste unter Diverses den Menüpunkt Stammdaten. Hier legen Sie die globalen Einstellungen fest. 2

3 GOLD EDITION Im Reiter Globale Einstellungen 1 können Sie den Mehrwertsteuersatz ändern. Im Reiter Kundenverwaltung legen Sie fest, wie die Kundennummern vergeben werden. Ist das Häkchen Kundennummer automatisch vorgeben gesetzt, wird bei der Neuanlage eines Kunden die Kundennummer aus dem Feld nächste freie Kundennummer übertragen. Die Kundennummern werden automatisch um den Wert 1 erhöht. 3

4 In den Reitern Firmendaten 1 und Firmendaten 2 tragen Sie bitte alle erforderlichen Informationen über Ihre Firma ein. Im Reiter Artikelverwaltung legen Sie fest, wie die Artikelnummern vergeben werden. Ist das Häkchen Artikelnummern automatisch vorgeben gesetzt, wird bei der Neuanlage eines Artikels die Artikelnummer aus dem Feld nächste freie Artikelnummer übertragen. Die Artikelnummern werden automatisch um den Wert 1 erhöht. Bitte denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern! 4

5 GOLD EDITION Um statistische Auswertungen (z.b. Verkaufsschlager oder Umsätze) anzusehen, wählen Sie in der Menüleiste unter Diverses den Menüpunkt Statistik. Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten (z.b. Barzahlung, Bankeinzug, PayPal) legen Sie in der Menüleiste unter Diverses im Menüpunkt Zahlungsoptionen fest. 5

6 Rechnungsvorlagen gestalten So versehen Sie Ihre Rechnungsvorlagen mit Ihrem Firmenlogo: Rufen Sie im Programm die Schaltfläche Rechnungen auf. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Datei, Druckvorlagenvorbelegung und Rechnungsvorlagen, einzeln. Ein neues Fenster öffnet sich. Klicken Sie neben Rechnung1.lst auf die Schaltfläche. Es öffnet sich eine Formularliste, hier wählen Sie Rechnung1.lst und klicken auf die Schaltfläche Öffnen. 6

7 GOLD EDITION Daraufhin öffnet sich die Designoberfläche. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Einfügen und dann auf Bild. Wenn Sie nun die Maus auf der Rechnungsvorlage bewegen, sehen Sie statt des Mauszeigers ein Fadenkreuz. Mit diesem können Sie ein rechteckiges Feld an der gewünschten Stelle aufziehen, wo Sie Ihr Logo einfügen möchten. 7

8 Jetzt öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Bildquelle. Klicken Sie auf Datei, wählen die entsprechende Bilddatei auf Ihrem lokalen Datenträger aus und klicken auf die Schaltfläche Öffnen. Ihr Logo ist nun an der gewünschten Stelle eingefügt. Die Platzierung des Logos kann verändert werden, indem Sie auf den Rand des Bildrahmens klicken und den Rahmen dann mit gedrückter Maustaste verschieben. Auf diese Art und Weise können Sie auch andere Elemente, z.b. weitere Textfelder oder Tabellen einfügen. Vorhandene Elemente können wie oben beschrieben in ihrer Position verändert werden. Bitte denken Sie daran, Ihre Änderungen zu speichern! Wenn Sie Ihr Firmenlogo in Angebote, Lieferscheine, Mahnungen etc. einfügen möchten, verfahren Sie analog zur oben genannten Beschreibung. Rufen Sie zunächst im Programm die entsprechende Schaltfläche aus. Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Datei und danach Druckvorlagenvorbelegung. Sie wählen in der Formularliste nun jedoch die Datei Angebot1.lst, Lieferschein1.lst, Mahnung1.lst usw. Anschließend verfahren Sie wie oben beschrieben weiter. 8

9 GOLD EDITION Artikel anlegen Rufen Sie im Programm die Schaltfläche Artikel auf. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche (oder wählen Sie alternativ in der Menüleiste unter Bearbeiten die Funktion neuer Artikel ). Nun können Sie auf den diversen Reitern alle erforderlichen Informationen eintragen. Im Reiter Preis können Sie festlegen, ob es sich bei den Verkaufspreisen um Brutto- oder Nettopreise handelt. Setzen Sie den Haken im Kästchen VK s sind netto, wenn Sie auf Ihren Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen. Siehe auch Hinweis für Kleinunternehmer (Seite 13). Bitte denken Sie daran, Ihre Eingaben zu speichern! 9

10 Kunden anlegen Rufen Sie im Programm die Schaltfläche Kunden auf. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche (oder wählen Sie alternativ in der Menüleiste unter Bearbeiten die Funktion neuer Kunde ). Nun können Sie auf den diversen Reitern alle erforderlichen Informationen eintragen. Bitte denken Sie daran, Ihre Eingaben zu speichern! Rechnungen und Lieferscheine erstellen Rufen Sie im Programm die Schaltfläche Rechnungen auf. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche (oder wählen Sie alternativ in der Menüleiste unter Bearbeiten die Funktion neue Rechnung ). Im Reiter Kunde können Sie über die Schaltfläche Kunde holen den entsprechenden Kunden auswählen und einfügen. Im Reiter Artikel können Sie die erforderlichen Artikel im Eingabebereich unten rechts über die Schaltfläche Artikel suchen auswählen und einfügen. Wenn Sie auf Ihren Rechnungen die Mehrwertsteuer ausweisen, muss im Kasten Preis der Schaltknopf brutto aktiv sein. Siehe auch Hinweis für Kleinunternehmer (Seite 13). Als Druckvorlage für Ihre Rechnung wählen Sie in der Regel Rechnung1.lst. 10

11 GOLD EDITION Bitte denken Sie daran, Ihre Eingaben zu speichern! Um aus Ihrer Rechnung eine PDF-Datei zu generieren, klicken Sie (oder im allgemeinen Rechnungsmenü auf die Schaltfläche wählen Sie alternativ in der Menüleiste unter Bearbeiten die Funktion Rechnung in PDF umwandeln ). 11

12 Hinweis für Kleinunternehmer Als Kleinunternehmer weisen Sie beim Ausstellen von Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. So gehen Sie vor, um eine korrekte Rechnung auszustellen: Übernehmen Sie in den Stammdaten-Einstellungen (siehe Seite 2) auf dem Reiter Globale Einstellungen 1 die Mehrwertsteuersätze wie hier abgebildet. 12

13 GOLD EDITION In der Preiseinstellung für die Artikelverwaltung (siehe Seite 9) darf im Kästchen VK s sind netto kein Haken gesetzt werden. Legen Sie eine neue Rechnung an (siehe Seite 10). Im Kasten Preis muss der Schaltknopf netto aktiv sein. 13

14 Wählen Sie danach in der Rechnungsverwaltung in der Listenansicht die neue Rechnung aus (sie sollte blau markiert sein). Klicken Sie auf Datei und Druckvorschau, dann Rechnung einzeln und wählen nun Rechnung 3 aus. Auf dieser Rechnung steht bereits der Hinweis, dass der Rechnungsbetrag gemäß 19 UStG keine Umsatzsteuer enthält. Alternativ hierzu können Sie selbstverständlich bei der Gestaltung einer eigenen Rechnungsvorlage (siehe Seite 6) selbst einen entsprechenden Vermerk einfügen. Wenn Sie hierzu noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt per an: info@mut.de 14

15 GOLD EDITION 15

16 Wenn Sie hierzu noch Fragen haben, wenden Sie sich bitte direkt per an: Markt+Technik Verlag GmbH, Espenpark 1a, Burgthann, Informationen zu Updates: 16 Alle Handelsmarken, Produktnamen, Logos und Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen.