NovoSales. Kurzanleitung: Angebots PDF

Transkript

1 NovoSales Kurzanleitung: Angebots PDF

2 Inhalt 1. Vorwort Angebots Einstellungen PDF auf Basis: Blankovorlage PDF auf Basis: Briefvorlage PDF auf Basis: Konfigurierbar Angebotsdaten füllen Legende Beispiele Beispiel I PDF auf Basis: Briefvorlage Beispiel II PDF auf Basis: Konfigurierbar (2 Kopfzeilen) Beispiel III - PDF auf Basis: Konfigurierbar (1 Kopfzeile, 3 Fußzeilen)... 18

3 1. Vorwort Mit dem Ziel, Ihnen die Arbeit zu erleichtern und ein deutlich größeres Spektrum an Möglichkeiten in der Angebotserstellung von NovoSales zu bieten, haben wir neue Bereiche und Funktionen implementiert, die wir im Zuge dieses Tutorials erläutern werden. Dieses Tutorial wird Ihnen als Nachschlagewerk dienen und es Ihnen ermöglichen, Ihre Angebote individuell auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden. 2. Angebots Einstellungen Sie finden die Angebots Einstellungen, indem Sie vom Hauptmenü ausgehend die Schaltfläche Einstellungen und anschließend die Registerkarte Angebots PDF auswählen. (Anlage 1) Zur Auswahl stehen Ihnen die Möglichkeiten, das Angebot-PDF mittels Blankovorlage, mit eigener Unternehmens-Briefvorlage oder völlig frei konfigurierbar zu erstellen. Im Standard ist die Blankovorlage gesetzt und sofern Sie in einer früheren Version bereits ein Logo hochgeladen haben, wird dieses auch in der Blankovorlage mit eingedruckt. (Anlage 1)

4 2.1. PDF auf Basis: Blankovorlage Die Blankovorlage bedarf keiner aufwendigen Konfiguration. Hier können Sie die Standardtexte für den Textbaustein 1 (nach der Anrede) und Textbaustein 2 (nach Aufzählung aller Positionen) definieren und anpassen. Diese werden dann in Ihren Angeboten entsprechend vorbelegt und können vor dem Herunterladen der PDF noch um Details ergänzt oder angepasst werden. Nachdem Sie alles entsprechend Ihres Bedarfs angepasst haben, speichern Sie Ihre Änderungen mithilfe der Schaltfläche Änderungen übernehmen PDF auf Basis: Briefvorlage Um das Angebots-Dokument auf Basis Ihrer eigenen Briefvorlage erstellen zu können, müssen Sie zunächst über eine Bilddatei (unterstützte Formate: gif, png, jpg, jpeg) oder eine PDF-Datei mit Ihrer Briefvorlage verfügen. Diese können Sie dann mithilfe der Schaltfläche Datei auswählen hochladen. Falls erforderlich können Sie die Maße der Seitenränder beliebig anpassen, um die Angebotserstellung an Ihre Vorlage anzupassen. (Anlage 2) Die Standardtexte für den Textbaustein 1 (nach der Anrede) und Textbaustein 2 (nach Aufzählung aller Positionen) können Sie mithilfe der dazugehörigen Textboxen ändern. Nachdem Sie alles entsprechend Ihres Bedarfs angepasst haben, speichern Sie Ihre Änderungen mithilfe der Schaltfläche Änderungen übernehmen. ACHTUNG: Sollten Sie als Briefvorlage eine PDF-Datei hochladen, so wird Ihre Briefvorlage im RTF- Angebot nicht korrekt dargestellt werden können. Des Weiteren erhalten Sie auch keine Vorschau in den PDF Einstellungen. (Anlage 2)

5 2.3. PDF auf Basis: Konfigurierbar Wenn Sie Ihre PDF selbst konfigurieren wollen, müssen Sie sich zunächst für ein Vorlagenschema entscheiden. Dementsprechend können Sie wählen zwischen Nur mit Kopfzeile, Nur mit Fußzeile oder Mit Kopf- und Fußzeile (Anlage 3). (Anlage 3) Je nach Entscheidung werden weitere Möglichkeiten eingeblendet und Sie müssen wählen, wie viele Textblöcke Sie in die jeweilige Zeile eingearbeitet haben möchten. Bei der Auswahl von 1 Textblock haben Sie weiter unten eine dazugehörige Textbox, die Sie mit einem beliebigen Inhalt füllen können. Wählen Sie hingegen 2 Textblöcke oder sogar 3 Textblöcke, so müssen Sie sich anschließend noch die gewünschten Blockbreiten festlegen (wie groß der Textblock in mm sein soll). Die Summe der Blockbreiten muss 165 mm ergeben und ein einzelner Textblock darf nicht kleiner als 30 mm sein (Anlage 4). (Anlage 4) Nachdem Sie sich für das Schema und die Anzahl der Textblöcke entschieden haben, können Sie weiter unten (Anlage 5) die entsprechenden Textblöcke mit Inhalt füllen (wie z.b. Ihre Firmendaten, Telefonnummern, o.ä.).

6 (Anlage 5) Sollten Sie über ein Logo verfügen, dass Sie in die Vorlage einbinden möchten, so können Sie einen Haken bei Firmenlogo einbinden setzen und wählen, in welchem Feld dieses erscheinen soll, sowie ob es rechts-, linksbündig oder mittig in diesem Feld erscheinen soll (Anlage 6). (Anlage 6) Eine Vorschau auf der rechten Seite gibt Ihnen eine Vorstellung davon wie Ihre Konfiguration letztlich aussehen könnte. Um an dieser Stelle ein konkretes Beispiel zu zeigen, wurden die Parameter wie in Anlage 3, 4, 5 und 6 genutzt (Anlage 7). Achten sie bei dem Beispiel hauptsächlich auf die Breite der Blöcke Kopfzeile 1, Kopfzeile 2, Kopfzeile 3, Fußzeile 1, Fußzeile 2, und die genutzten Parameter in den Anlagen.

7 (Anlage 7)

8 3. Angebotsdaten füllen Der Angebotsdatenbereich wurde um ein Titel-Feld und verschiedene Preisansichtsmöglichkeiten ergänzt. Mithilfe dieses Formulars werden alle benötigten Felder in Ihrem Angebot selbstständig an die dafür vorgesehenen Positionen gefüllt und briefgerecht ausgerichtet. Alle Daten die sie hier eingeben, werden zu Ihrer entsprechenden Konfiguration gespeichert. Textbaustein 1 und Textbaustein 2 werden nun bei jedem neuen Angebot mit Ihren, in den PDF- Einstellungen hinterlegten Texten, automatisch vorbelegt. Je nach Bedarf können Sie diese Eingaben individuell für jedes Angebot ändern. Dank der Preisauswahlmöglichkeiten können Sie selbst wählen, ob im Angebot alle Preise (Anlage 8), nur die Gesamtpreise der Artikel (Anlage 9) oder gar keine Preise (Anlage 10) angezeigt werden sollen. (Anlage 8 alle Preise) (Anlage 9 nur Gesamtpreise)

9 (Anlage 10 keine Preise) Anlage 11 zeigt Ihnen das Neue Angebots-Formular. (Anlage 11)

10 3.1. Legende 1) Als PDF Basis wurde die Briefvorlage gewählt 2) Empfänger-Firma 3) Empfänger-Anrede Empfänger-Titel Empfänger-Vorname Empfänger-Nachname 4) Empfänger-Straße 5) Empfänger-PLZ Empfänger-Ort 6) Empfänger-Land 7) Hinterlegte Firmendaten des jeweiligen Benutzers 8) Hinterlegter Name der jeweiligen Benutzers (Ansprechpartner / Sacharbeiter) 9) Aktuelles Datum 10) Überschrift mit Angebot + der entsprechenden Kommission 11) Automatisch gesetzte Anrede, passt sich entsprechend der Empfänger-Daten an 12) Textbaustein 1

11 4. Beispiele In diesem Kapitel werden wir Ihnen einige Beispiele zeigen, die Sie als Vorlage für Ihre eigene Angebotserstellung nutzen können. Dabei werden Ihnen auch Tipps und Lösungswege mitgeteilt, um Ihnen das Einrichten Ihrer Angebote so einfach wie möglich zu gestalten. Ihnen wird zunächst das Ergebnis angezeigt und im Anschluss werden Ihnen die Einstellungen für das jeweilige Angebot erläutert. Damit alle unter Kapitel 4 gezeigten Beispiele denselben Inhalt nutzen, wird stets auf den Warenkorb in Anlage 12 zurückgegriffen. (Anlage 12)

12 4.1. Beispiel I PDF auf Basis: Briefvorlage

13 Um ein solches o.ä. Ergebnis zu erhalten, müssen Sie zunächst Ihre Angebotseinstellungen optimieren und alles auf Ihre Briefvorlage optimieren. Betreten Sie dazu über das Hauptmenü den Bereich Einstellungen, wählen die Registerkarte Angebots PDF aus und folgen den weiteren Schritten (Anlage 13): o o Wählen Sie als PDF Basis PDF auf Basis: Briefvorlage Füllen Sie den Textbaustein 1 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 1 ist der Text nach der Anrede wie z.b. Sehr geehrter Herr Mustermann, wir bedanken uns für Ihre Anfrage [ ]) Füllen Sie den Textbaustein 2 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 2 ist der Text nachdem alle Positionen angezeigt wurden und vor dem Mit freundlichen Grüßen ) Laden Sie Ihre Briefvorlage hoch (Sie benötigen Ihre Briefvorlage in digitaler Form als Dateiformat pdf, png, jpg, jpeg oder gif) Legen Sie die Seitenränder fest, in denen der generelle Text zu den Artikeln etc. stehen soll (Anlage 13.1). Um die Textausgabe möglichst perfekt auf Ihr Formular zuzuschneiden, müssen Sie die Werte evtl. ein wenig regulieren Nachdem Sie alle Änderungen getätigt haben, klicken Sie auf Änderungen übernehmen Probieren Sie Ihre PDF auf Basis Ihrer Briefvorlage aus, indem Sie ein Produkt bis zum Warenkorb konfigurieren, oder sich zu Ihrem bereits gefüllten Warenkorb begeben und dort die PDF-Generierung einleiten (Angebotsdaten füllen) Achten Sie besonders auf die Seitenränder und optimieren Sie diese gegebenenfalls (Anlage 13)

14 (Anlage 13.1)

15 4.2. Beispiel II PDF auf Basis: Konfigurierbar (2 Kopfzeilen)

16 Mithilfe der konfigurierbaren PDF Basis haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kopf- und Fußbereich beliebig zu gestalten. Dem Beispiel folgend, betreten Sie über das Hauptmenü den Bereich Einstellungen, wählen die Registerkarte Angebots PDF aus und folgen den weiteren Schritten (Anlage 14): Wählen Sie als PDF Basis PDF auf Basis: Konfigurierbar Füllen Sie den Textbaustein 1 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 1 ist der Text nach der Anrede wie z.b. Sehr geehrter Herr Mustermann, wir bedanken uns für Ihre Anfrage [ ]) Füllen Sie den Textbaustein 2 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 2 ist der Text nachdem alle Positionen angezeigt wurden und vor dem Mit freundlichen Grüßen ) Wählen Sie als Vorlagenschema Nur mit Kopfzeile Unter der Überschrift Kopfzeilenblöcke, wählen Sie 2 Textblöcke und tragen als Blockbreite in das linke Kästchen 105 und in das rechte Kästchen 60 ein Klicken Sie auf die Box Firmenlogo einbinden und weisen das Logo der Kopfzeile 2 Mittig zu. Laden Sie im Anschluss ein entsprechendes Logo in dem Dateiformat png, jpg, jpeg oder gif hoch. Das Logo wird sich entsprechend der im Kästchen befindlichen Breite ausrichten o o o Füllen Sie nun den Inhalt der Textbox von Kopfzeile 1 mit einem beliebigen Inhalt Nachdem Sie alle Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Änderungen übernehmen Probieren Sie Ihre PDF auf Basis Ihrer Briefvorlage aus, indem Sie ein Produkt bis zum Warenkorb konfigurieren, oder sich zu Ihrem bereits gefüllten Warenkorb begeben und dort die PDF-Generierung einleiten (Angebotsdaten füllen) Achten Sie darauf, dass die Textblöcke genug Platz für den eingetragenen Text beinhalten. Sobald ein Text darin zu groß wird, entsteht automatisch ein Zeilenumbruch der evtl. Ihre Formatierung beeinträchtigen könnte Nutzen Sie ggf. einen 3. Textblock als Platzhalter zwischen den beiden bereits genutzten.

17 (Anlage 14)

18 4.3. Beispiel III - PDF auf Basis: Konfigurierbar (1 Kopfzeile, 3 Fußzeilen)

19 Es lassen sich auch andere Muster mithilfe der konfigurierbaren PDF Basis erstellen. Im nächsten Beispiel wird auf die Kopfzeile in Kombination mit der Fußzeile eingegangen. Betreten Sie also über das Hauptmenü den Bereich Einstellungen, wählen die Registerkarte Angebots PDF aus und folgen den weiteren Schritten (Anlage 15): o o Wählen Sie als PDF Basis PDF auf Basis: Konfigurierbar Füllen Sie den Textbaustein 1 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 1 ist der Text nach der Anrede wie z.b. Sehr geehrter Herr Mustermann, wir bedanken uns für Ihre Anfrage [ ]) Füllen Sie den Textbaustein 2 mit dem gewünschten Inhalt (Textbaustein 2 ist der Text nachdem alle Positionen angezeigt wurden und vor dem Mit freundlichen Grüßen ) Wählen Sie als Vorlagenschema Mit Kopf- und Fußzeile Unter der Überschrift Kopfzeilenblöcke, wählen Sie 1 Textblock Unter der Überschrift Fußzeilenblöcke, wählen Sie 3 Textblöcke und tragen als Blockbreite in das linke Kästchen 30, in das mittlere Kästchen 50 und in das rechte Kästchen 85 ein Klicken Sie auf die Box Firmenlogo einbinden und weisen es der Kopfzeile 1 Mittig zu. Laden Sie im Anschluss ein entsprechendes Logo in dem Dateiformat png, jpg, jpeg oder gif hoch. Das Logo wird sich entsprechend der im Kasten befindlichen Breite ausrichten Füllen Sie nun den Inhalt der Textboxen von Fußzeile 1, Fußzeile 2 und Fußzeile 3 mit einem beliebigen Inhalt. Nachdem Sie alle Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf Änderungen übernehmen Probieren Sie Ihre PDF auf Basis Ihrer Briefvorlage aus, indem Sie ein Produkt bis zum Warenkorb konfigurieren, oder sich zu Ihrem bereits gefüllten Warenkorb begeben und dort die PDF-Generierung einleiten (Angebotsdaten füllen) Achten Sie darauf, dass die Textblöcke genug Platz für den eingetragenen Text beinhalten. Sobald ein Text darin zu groß wird, entsteht automatisch ein Zeilenumbruch der evtl. Ihre Formatierung beeinträchtigen könnte

20 (Anlage 15) Ihre Novoferm Vertriebs GmbH