Fortbildung für Verwaltungsangestellte BS Regen. 1. Datensicherung allgemein

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1 Fortbildung für Verwaltungsangestellte BS Regen 1. Datensicherung allgemein Sinnvolle Datensicherung immer auf eigenem physikalischen Datenträger (z.b. externe Festplatte über USB an Verwaltungscomputer anschließen) Beispiel für Freeware (ohne lästige Werbung): html Installation unter Windows 7 (Windows XP funktioniert ähnlich): Rechtsklick auf Downloaddatei Als Administrator ausführen auswählen Dateien in vorgegebenen oder gewünschten Ordner extrahieren Anweisungen folgen Falls das Tool Robocopy nicht auf dem Computer vorhanden ist, kann es nachinstalliert werden (auf Schaltfläche Herunterladen klicken). Eine Kontexterweiterung für Windows Explorer kann installiert bzw. deinstalliert werden (auf Schaltfläche klicken nicht unbedingt notwendig). Mit der Kontexterweiterung kann ein markierter Ordner (Rechtsklick) direkt als Quell oder Zielordner für das Datenabgleichsprogramm festgelegt werden. 1

2 1. Zu sichernden Ordner bzw. Laufwerk wählen (Quellordner) 2. Ordner auf externer Festplatte als Ziel für die Sicherung auswählen (Zielordner) 3. Vergleichen anklicken: Es werden alle unterschiedlichen Dateien zwischen Quell und Zielordner aufgelistet (beim ersten Abgleich natürlich alle, dann nur die neuen oder geänderten Dateien) 4. Abgleichen anklicken: Die vorher aufgelisteten Dateien werden kopiert/ersetzt. Bei sehr alten Dateien ( Uraltsicherungen ) kann es zu Fehlermeldungen kommen ignorieren! Es fehlen hier meist Hinweise in den Dateizuordnungstabellen, die beim Umstieg von Fat16/Fat32 in NTFS nicht korrekt übernommen wurden. 2

3 2. Serienbriefe und Serien E Mails in Office 2010 Wenn ein identischer Brief an verschiedene Adressaten versendet werden soll, bietet es sich an, einen Serienbrief oder eine Serien E Mail zu erstellen. Dazu werden eine Briefvorlage (Word Dokument) und eine Datenbasis benötigt (z.b. Word Datei, Excel Tabelle oder Datenbanken). Word Datei als Datenquelle: Tabelle anlegen (Einfügen Tabelle), ggf. Tabelle formatieren über Formatvorlagen (Entwurf) und Zellbreite automatisch anpassen (Layout automatisch anpassen Fenster automatisch anpassen) Datei als Datenquelle speichern Excel Datei als Datenquelle: Tabelle anlegen, ggf. formatieren oder fertige Exportdateien aus SD bzw. ASV verwenden (in Zwischenablage kopieren und in Excel einfügen). Oberste Zeile muss Spaltenbezeichnungen für die Serienbrieferstellung beinhalten (in Exportdateien anpassen)! Dateiformat überprüfen (.xls (Excel 2003) als.xlsx (Excel 2010) abspeichern) Daten anpassen (z.b. wird in SD/ASV meist das Geschlecht exportiert, das für die Anrede nicht zu gebrauchen ist) o Funktion Suchen/Ersetzen benutzen (schnelle Möglichkeit, wenn Exceldatei nur zur Brieferstellung genutzt wird und nicht laufend gepflegt wird) Spalte markieren Suchen und Auswählen Suchen Registerkarte Ersetzen 3

4 o Funktion WENN DANN SONST benutzen (bietet sich an, wenn Tabelle weiter verwendet werden soll oder für komplexere, personalisierte Anschreiben) Neue Spalte anlegen (z.b. Anrede) Formel in erstes Feld eingeben Formel mit Doppelklick auf Erweiterungskreuz in alle Spaltenfelder kopieren Die Formel bedeutet: Wenn im Feld C2 der Begriff M steht, dann ersetzte durch den Begriff Herr, sonst durch den Begriff Frau. Spalte PLZ formatieren, damit Null am Anfang (z.b ) nicht von Excel weggelöscht wird (Spalte markieren Start Standart (drop down) Mehr Sonderformat) Datei als Datenquelle speichern Briefvorlage erstellen: Gewünschten Text schreiben In Adressfeld Platzhalter für Daten der Datenbasis erstellen: z.b. Anrede Vornamen Nachnamen Straße PLZ Ort Diese Begriffe werden später beim Erstellen des Serienbriefes mit der Datenbasis synchronisiert und müssen mit der Spaltenbezeichnung der Datenquelle übereinstimmen. Es können auch weitere Begriffe definiert werden (ASV exportiert zum Teil Straße und Hausnummern in eine extra Spalte, dann müsste man Straße Hausnummer als Platzhalter vorsehen). 4

5 Serienbrief erstellen (Briefvorlage und Datenquelle zusammenführen): Sendungen Seriendruck starten Seriendruckassistenten Auf rechter Seite Brief Weiter Aktuelles Dokument verwenden Weiter Vorhandene Liste verwenden Durchsuchen (auf Datenquelle verweisen) und Öffnen Ok Weiter Bei Excel Tabelle nichts ändern, wichtig ist, dass Haken aktiv ist! Vorher als Platzhalter eingefügte Begriffe definieren (nicht den Assistenten verwenden!) Bereich markieren (WICHTIG! Keine Leerzeichen markieren!!!) Seriendruckfeld einfügen markierten Feldnamen wählen, z.b. Anrede Bei Excel als Datenquelle muss das Datenfeld PLZ speziell formatiert werden, damit eine mit Null beginnende PLZ komplett dargestellt wird. Feld PLZ anwählen Rechtsklick Feld bearbeiten Feldfunktionen (unten links) in Zeile Feldfunktionen \# ergänzen 5

6 Auch die Anrede am Briefanfang kann über ein entsprechendes Feld (Grußzeile) aus der Datenquelle übernommen werden (Spalte Grußzeile in Excel Tabelle einfügen und mit vorhandenen Daten verknüpfen z.b. über =WENN(ANREDEFELD= Herr ; Sehr geehrter Herr ; Sehr geehrte Frau ) mit ANREDEFELD ist dabei das Feld gemeint, das die Anredebezeichnung in der Tabelle enthält. Beispiel: Grußzeile Nachnamen, Wenn alle Bereiche definiert sind Weiter Erster Brief wird über Vorschau gezeigt kann ausgeblendet werden über Klick auf Datensätze können nun kontrolliert werden (vor bzw. zurück) Weiter Drucken Auswählen, was gedruckt werden soll (z.b. Alle) Ok Drucker auswählen (zur Kontrolle ohne Papierverschwendung z.b. Microsoft XPS Drucker) Wenn alles passt richtigen Drucker wählen 6

7 Serien E Mails können nach dem gleichen Prinzip erstellt werden, es muss in der Datenquelle lediglich ein Spalte mit der E Mail Adresse vorhanden sein. Brief öffnen Sendungen Empfänger auswählen Vorhandene Liste verwenden Auf Datenquelle verweisen Öffnen Fertigstellen und zusammenführen E Mail Nachrichten senden Betreffzeile einfügen NICHT AUF OK DRÜCKEN!!! Outlook öffnen und auf Offline stellen (um vor Versenden der Mails nochmal kontrollieren zu können) In Word auf OK drücken E Mails nun im Outlook Postausgang (kontrollieren) Wenn Ok Outlook auf Online stellen Versand wird durchgeführt Bei Serien E Mails auf Datengröße achten! Zu große Datenpakete (z.b. bei eingefügten Bilddateien) können evtl. nicht versandt werden, da zum Teil die Postfachgröße in Behörden beschränkt ist! 7